К функциям управленческой информации относятся. Общие функции управления

Функции управления - это виды управленческой деятельности, которые обеспечивают формирование способов влияния на деятельность организации.

Управленческие процессы на предприятии происходят на основе функционального распределения. Суть управленческой деятельности на всех уровнях управления обеспечивают функции менеджмента.

На сегодняшний день к функциям управления относится:

· планирование,

· организация,

· мотивация,

· контроль,

· регулирование.

В Советском Союзе выделяли такие функции менеджмента:

· планирование,

· организация,

· координация,

· стимулирование,

· регулирование,

· контроль.

Американские ученые Альберт Мескон, и Дж. Хедоури выделяют четыре функции менеджмента:

· планирование,

· организация,

· мотивация,

· контроль.

Эти функции управления связаны процессами принятия решений и коммуникацией.

Функция планирования является номером один в менеджменте. Реализуя ее, предприниматель или управляющий на основе глубокого и всестороннего анализа положения, в котором в данный момент находится фирма, формулирует стоящие перед ней цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы. Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки организации и использовать систему показателей деятельности, необходимую для последующего контроля результатов. Кроме того, планирование обеспечивает более четкую координацию усилий структурных подразделений и таким образом укрепляет взаимодействие руководителей разных служб организации. А это значит, что планирование - это непрерывный процесс изучения новых путей и методов совершенствования деятельности организации за счет выявленных возможностей, условий и факторов. Следовательно, планы не должны носить директивного характера, а меняться в соответствии с конкретной ситуацией.

По своей сути, функция планирования отвечает на три основных вопроса:

Где мы находимся на данное время? Руководители должны оценить сильные и слабые стороны организации в таких важных отраслях, как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и разработки, трудовые ресурсы. Все это осуществляется с целью определения, чего может реально добиться организация.

Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы в окружающей среде, такие, как конкуренция, клиенты, законы, политические факторы, экономические условия, технология, снабжение, социальные и культурные изменения, руководство определяет, что может помешать организации достижению этих целей.

Как мы собираемся это сделать? Руководители должны решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь выполнения целей организации.

Планирование - это одно из средств, с помощью которого руководство обеспечивает единственное направление усилий всех членов организации для достижения ее общей цели.

Функция организации - это формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее работы - персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами. В любом плане, составляемом в организации есть создание реальных условий для достижения запланированных целей, часто это требует перестройки структуры производства и управления с тем, чтобы повысить их гибкость и приспособляемость к требованиям рыночной экономики. При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в реальность, используя важную функцию менеджмента, как мотивация.

Функция мотивации - это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. Для этого осуществляется их экономическое и моральное стимулирование, обогащается само содержание труда и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. С конца XVIII по XX век было распространенное мнение, что люди всегда будут работать лучше, если у них есть возможность заработать больше. Считалось, таким образом, что мотивация - это простой вопрос, который сводится к предложению предоставления соответствующих денежных вознаграждений в обмен на усилие. Руководители узнали, что мотивация - это результат сложной совокупности потребностей, которые постоянно изменяются.

Функция контроля - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Существуют три аспекта управленческого контроля. Первый аспект - установление стандартов - это точное определение цели, которая должна быть достигнута в определенное время. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект - это измерение того, которое было в действительности достигнуто в определенный период, и сравнения достигнутого с ожидаемыми результатами. Если эти обе фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, ему известен и источник этой проблемы. Третий аспект - стадии, на которой выполняются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от начального плана. Одно из возможных действий - пересмотр целей для того, чтобы они стали реальнее и отвечали ситуации. Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

Функция координации - это центральная функция менеджмента. Она обеспечивает достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио и телевещания, документы. С помощью этих и других форм связей устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирование, организация, мотивации и контроля), а также действие руководителей.

7. Фридрих Энгельс «Происхождение семьи, частной собственности и государства». Глава IX.

«Происхождение семьи, частной собственности и государства» (нем. Der Ursprung der Familie, des Privateigenthums und des Staats) - произведение немецкого мыслителя Фридриха Энгельса (1820-1895), посвященное основным проблемам первоначальной истории, эволюции семейно-брачных отношений, анализа процессов разложения родового общества, становления частной собственности, общественных классов и государства. Первое издание книги вышло в Цюрихе в начале октября 1884 года.

Книга была написана Энгельсом в течение двух месяцев - с конца марта до конца мая 1884 года. Разбирая рукописи Маркса, Энгельс обнаружил подробный конспект книги Л. Г. Моргана «Древнее общество», составленный Марксом в 1880-1881 гг. и содержащий много его критических замечаний, собственных положений, а также дополнений из других источников. Ознакомившись с этим конспектом, Энгельс решил написать специальную работу, рассматривая это как «в известной мере выполнение завещания» Маркса. Кроме конспектов К. Маркса, при работе над книгой Энгельс привлек дополнительные материалы своих собственных исследовании по истории Древней Греции и Древнего Рима, древней Ирландии, древних германцев и другие.

Опираясь на материал книги американского этнографа и историка Льюиса Моргана «Древнее общество, или Исследование направлений человеческого развития от дикого состояния к варварству и далее к цивилизации» (англ. Ancient society: or, Researches in the Lines of Human Progress from Savagery through Barbarism to Civilization), а также на работы других учёных, Энгельс в данном произведении исследует основные черты развития первобытнообщинного строя. В работе раскрыт процесс разложения первобытнообщинного строя и образования классового общества, основанного на частной собственности. Он прослеживает изменение форм брака и семьи в связи с экономическим прогрессом общества, анализирует процесс разложения родового строя (на примере трех народов: древних греков, римлян и германцев) и его экономические причины.

Энгельс показывает далее, что разделение труда и рост производительности труда привели к возникновению обмена частной собственности, к разрушению родового строя и к образованию классов. В работе показаны общие характерные черты этого общества; выяснены особенности развития семейных отношений в различных общественно-экономических формациях; вскрыты происхождение и сущность государства.

Возникновение классовых противоречий, по мнению Ф.Эргельса, вызвало к жизни государство как средство защиты интересов господствующего класса.

Основные выводы, к которым приходит Энгельс в данной работе:

· Частная собственность, классы и государство существовали не всегда, а возникли на определенной ступени экономического развития;

· Государство в руках господствующих классов всегда является лишь орудием насилия, угнетения широких масс народ;

· Классы должны неизбежно исчезнуть, так же как неизбежно они в прошлом возникли. С исчезновением классов неизбежно исчезнет государство.

Состав общих функций управления не зави-сит от объекта управления, эти функции выполняются по отно-шению ко всем объектам управления. Разные авторы выделяют свои перечни общих функций управления.

Тем не менее можно упорядочить существующие различия в их классификациях:

1) выделяется или нет координация как самостоятельная Функция управления;

2) выделяются или нет связующие процессы (процесс приня-тия решений и коммуникаций) или они выступают как процессы Реализации функций управления;

3) выделяется или нет руководство (лидерство) как самостоя-тельная деятельность;

4) называют разное число категорий, в которое «собираются» функции управления.

Ряд авторов выделяют пять функций : планирова-ние, организацию (или организовывание), координацию, конт-роль и мотивацию . Взаимосвязь между ними может быть предс-тавлена круговой диаграммой, изображающей содержание любо-го процесса управления (рис. 5.40). Стрелки на диаграмме пока-зывают, что движение от стадии планирования к контролю воз-можно лишь путем выполнения работ, связанных с организовы-ванием процесса и с мотивированием работающих. В центре ди-аграммы находится функция координации, обеспечивающая сог-ласование и взаимодействие всех остальных функций. Однако, по нашему мнению, каждая функция представляет собой дея-тельность по координации, которую практически невозможно обособить в ограниченном количестве подразделений.

Рис. 5.40. Взаимосвязь общих функций управления

Интересный, но не совсем оправданный подход к выделению функций управления предложен американскими учеными в об-ласти управления Г. Кунцом и С. О"Доннелом . Они рассмат-ривают функции управления как функции управляющего, хотя во многом содержание функций совпадает с ранее рассматривае-мыми классификациями. Функции управления как таковые от-личаются от функций управляющего. Представление о функциях управления как функциях управляющего — это один из самых ранних подходов к их классификации. Авторы выделили функ-ции: планирование, организацию, работу с кадрами, руководство и лидерство, контроль.

В учебнике «Основы менеджмента » под редакцией А. А. Радугина к основным «отечественным» функциям авторы относят :

1) целеполагание (на наш взгляд, выделение целеполагания как отдельной функции не совсем оправдано, так как любая дея-тельность предполагает постановку целей управления и поэтому сложно обособить этот вид деятельности в рамках конкретного подразделения);

2) организацию;

3) регулирование (на наш взгляд, это часть функции конт-роля);

4) активизацию (представлена несколько уже, чем мотива-ция);

5) контроль.

Иное представление общих функций управления дано О. С. Виханским , рассматривающим процесс управления как функцию администрирования, выделенную еще А. Файолем, и последовательно, поэтапно реализующуюся по отношению к объекту управления. Если раньше эта функция была определена как предвидение, руководство, координирование и контролиро-вание, то в настоящее время она состоит из следующей логичес-кой цепочки:

Установление целей;

Разработка стратегии (составная часть планирования);

Планирование работы;

Проектирование работы (понимается близко к функции ор-ганизации);

Мотивирование к работе;

Координация работы;

Учет и оценка работы (составная часть контроля);

Контроль работы;

Обратная связь (составная часть контроля).

Таким образо м, при анализе функций количество выделяе-мых самостоятельных категорий может быть ограничено.

Интересная и оригинальная классификация дана у А. К. Казан-цева . Авторы выделяют три группы функций менеджмента:

1) общие функции;

2) социально-психологические функции;

3) технологические функции.

Общие функции отражают основные стадии процесса управ-ления деятельностью организации. Это формирование целей (все функции формируют цели, и этот процесс неразрывно связан с осуществлением функции управления); планирование; организа-ция; контроль.

Социально-психологические функции менеджмента связаны в основном с характером производственных отношений в коллек-тиве (формируют поведенческие аспекты реализации общих функций). К ним относят делегирование и мотивацию.

По нашему мнению, наиболее оптимальным является отнесе-ние к социально-психологическим функциям функции мотива-ции, делегирование же является частью функции организации.

Технологические функции менеджмента - виды деятельнос-ти, составляющие содержание технологии труда менеджера;

Принятие решений;

Коммуникация.

Можно выделить следующие особенности общих функций управления:

1. Общие функции управления всегда применяются ком-плексно и по всему спектру управленческого действия. В этой связи нельзя говорить о большей или меньшей важности тех или иных функций управления, так как в разных ситуациях различ-ные его функции могут приобретать доминирующий характер;

2. Общие функции управления не зависят от его объекта, так как :

во-первых , они применимы к любым социально-экономи-ческим процессам или системам. Так, вполне правомерно гово-рить о контроле эксперимента, регулировании уличного движе-ния, учете денежного обращения и т.д.;

во-вторых , функции управления применимы и к самим функциям управления как специализированным видам деятель-ности. Имеет место, например, понятие организации контроля производственной деятельности, планирования учета товарных запасов и т. д. В этом случае первое понятие характеризует целе- полагание, системообразование, второе — содержательный ха-рактер деятельности. Организация контроля предполагает прежде всего, что контроль должен иметь определенные органи-зационные формы, характеризоваться конкретными структур-ными формами;

в-третьих , функции управления применимы и к самому про-цессу управления (процесс управления может рассматриваться как процесс реализации функций управления и как процесс реа-лизации управленческого решения), и к системе управления. Так, например, организация управления предполагает формирование вполне определенных организационных форм управления и как процесса, и как системы, разработку структурных элементов с закрепленными правами и ответственностью органов управле-ния, исследование и обеспечение свойств целостности, органич-ности, связности и т. д.;

3) между функциями управления нет жестких, однозначных границ. Один и тот же вид управленческой деятельности может обнаруживать признаки двух или даже нескольких функций уп-равления, их тесное взаимопереплетение. Вместе с тем во многих практических случаях понимание функций управления как неко-торых «технологических переделов» управленческой деятельнос-ти чрезвычайно важно, поскольку владение каждой из функций требует формирования определенных профессиональных качеств руководителя. Так, профессиональное владение функцией конт-роля требует несколько иных качеств от руководителя, чем орга-низаторская деятельность.;

4) в структуре деятельности руководителей различных уров-ней функции управления имеют различный удельный вес (опре-деляется экспертным путем).

С учетом перечисленных особенностей можно выделить как наиболее обоснованную классификацию, данную М. Месконом . В этой книге принят подход, основанный на объединении существенных видов деятельности в небольшое число категорий, которые сейчас общепринято считать применимыми ко всем ор-ганизациям. Авторы полагают, что процесс управления состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля.

Они также считают , что эти первичные функции объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений, а Руководство (лидерство) они рассматривают как самостоятель-ную деятельность. Четыре функции управления — планирование, организация, мотивация и контроль — имеют две общие характе-ристики: все они требуют принятия решений и для всех необхо-дима коммуникация. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений, называют связующими процессами.

Планирование — это непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития всей организации и ее структур, ных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов.

Организация как функция управления нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы в жизнь. Организация непосред-ственно связана с систематической координацией многих задач и, следовательно, формальных взаимоотношений людей, их вы-полняющих.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к дея-тельности для достижения личных целей и/или целей органи-зации.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организа-цией своих целей. Он состоит из установления норм, измерения полученных результатов и проведения необходимых корректиру-ющих мер.

1. Планирование – это прогнозирование и подготовка к будущему. Неспособность планировать означает некомпетентность менеджера.
2. Организация – это обеспечение бизнеса всем необходимым для функционирования (оборудование, материалы, финансирование, люди), важнейшим элементом здесь является учебная подготовка менеджера.
3. Мотивация – вид управленческой деятельности по побуждению человека к деятельности, имеющая определенную целевую направленность.
4. Координаци я – распределение. Командная деятельность как средство выполнения организационной работы; По сути это – управление подчиненными.
5. Контроль – проверка и надзор за тем, чтобы всё шло так, как запланировано.

Изначально, согласно теории Адама Смита , единственной управленческой функцией было инвестирование – вложение капитала и приобретение рабочей силы и оборудования. Потом Тейлор ввёл функцию планирования , контроля и координирования в качестве самостоятельных видов деятельности менеджера.
А Файоль скомпилировал и перечислил основные функции, а также заложил основы особого направления в менеджменте – структурно-функционального подхода.

Функция планирования

Предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать её участники, чтобы достичь этих целей.
Планирование состоит в том, что:

• проводится всесторонний анализ текущего положения, в котором находится компания;
• обеспечивается детализация установленных целей деятельности организации и доведение их до отдельных структурных звеньев и исполнителей,
• согласовываются очерёдность и сроки реализации отдельных работ,
• определяется состав необходимых ресурсов,
• устанавливается состав реализуемых проектов,
• распределяются задания по участникам,
• разрабатывается стратегия действий, составляются необходимые планы и программы.
• обеспечивается выполнение заданий, установленных на каждый период времени.

Функция организации

Предназначена для создания реальных условий, чтобы достичь запланированных целей.
С помощью этой функции менеджмента обеспечивается выполнение установленных плановых заданий с целью реализации принятой стратегии развития предприятия.
Для этого следует:

• установить состав необходимых ресурсов и исполнителей,
• распределить задания,
• обеспечить необходимым для работы персоналом, финансами, оборудованием, расходными материалами, помещениями;
• скоординировать работу исполнителей во времени,
• наладить кооперацию участников, обеспечить контроль и взаимную информацию.

Выполнение перечисленных задач осуществляется путём создания организационной структуры предприятия .

Таким образом, функция организации обеспечивает рациональное сочетание во времени и пространстве всех элементов производственного процесса с целью наиболее эффективного выполнения принятых плановых решений.

Функция мотивации

Деятельность, имеющая целью побудить сотрудников эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. Для этого осуществляется их экономическое и моральное стимулирование и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития.

Функция контроля

Завершает управленческий цикл и, таким образом, гарантирует эффективность осуществления всех остальных функций.
Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем, до того как они превратятся в серьезные неполадки. Также функция контроля используется для стимулирования успешной деятельности.
Процесс контроля состоит из проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

В определении функций, в их дифференциации и интегрировании сохраняется исторически сложившееся противоречие. Так, в функциях проявляется сущность и содержание управления.
Функция - это объективная составляющая управления, такая часть управления как целого, проявление которой является условием проявления этого целого.
Управление - совокупное осуществление функций. Объективная совокупность функций присуща управлению на каждой из ступеней иерархической лестницы и при любых особенностях производства.
Дать исчерпывающий перечень функций управления невозможно, но целесообразно их разделение на общие и конкретные.
Так, к общим функциям можно отнести:
- прогнозирование;
- планирование;
- мотивацию;
- координацию и регулирование;
- организацию;
- контроль;
- учет и анализ.
К конкретным функциям относятся:
- производственные функции (технические, технологические, организация труда и т. п.);
- управление НТП;
- экономические функции;
- политические функции.
Функция планирования. Предполагает принятие решения о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей. Это подготовка сегодня к завтрашнему дню, определение того, что требуется и как этого добиться. План представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния организации. Стадии процесса планирования в основном универсальны, что же касается определенных методов и стратегии, то они существенно различаются. Обычно организация формирует единый план для управления ее общей деятельностью, но в ее рамках отдельными менеджерами применяются для достижения определенных целей и задач организации различные методы. Таким образом, составлена «карта пути», по которому должна пройти организация за отдельно взятый период времени.
Планирование предполагает использование всех методов, тактик и процедур, которые менеджеры используют для планирования, прогнозирования и контроля будущих событий. Все виды техники планирования варьируются от таких традиционных методов, как бюджетные методы, до более сложного моделирования, разработки планов или отдельных его разделов на основе теории игр и проектов сценариев. Использование такой техники планирования позволяет уменьшать неопределенность, повышает точность прогноза, а также способствует отслеживанию и анализу факторов, оказывающих влияние на план.
С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно на нее реагировать. Поэтому следует учитывать то, что неопределенность является одной из основных причин, по которой планирование может помочь организации лучше управлять в условиях неопределенности, более эффективно реагировать на изменения внешней среды.
Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивировано, т. е. путем внешних (внутренних) воздействий на человека побуждаются к действию определенные мотивы, влекущие за собой те или иные поступки. Известно, что самым мощным организующим средством координации группового поведения является интерес к труду. Например, монотонный, не требующий конкретных знаний труд является менее интересным, чем творческая и креативная работа.
Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.
Мотивирование - это процесс воздействия на человека с целью реализации им определенных действий путем пробуждения тех или иных мотивов.
Традиционный подход основывается на признании того, что сотрудники выступают в роли ресурсов, активов, которые необходимо мотивировать, увеличивать трудоспособность.
В связи с тем, что существуют различные способы мотивации, менеджер должен:
- во-первых, установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника. Данные критерии, сведенные воедино, формируют личную философию, которая представляет собой основополагающее поведение.
Разработав личную философию, менеджеры могут создать такую рабочую среду окружения, которая будет способствовать мотивации сотрудников. Эта окружающая среда, или организационный климат, оказывает существенное влияние на отношение к делу работников, воздействует на сотрудников таким образом, что они значительно легче и менее болезненно воспринимают правила и регламент организации;
- во-вторых, создать атмосферу, благоприятную для мотивации рабочих;
- в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, так как, для того чтобы работник был полностью мотивирован и работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе и понимать, чего от него ждут. Прямое общение с руководителем свидетельствует о его доступности в одинаковой мере для всех работников, а обратная связь обеспечивает основу для мотивации.
Функция контроля . Некоторые организации создают целые системы контроля. Их функции заключаются в посредничестве между планами и деятельностью, т. е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента и реальными показателями деятельности организации. Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но видов и систем контроля. Все системы контроля базируются на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные. Цель контроля заключается в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента.
Различают следующие виды контроля:
- предварительный контроль. Он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет следующие разновидности.
Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и тому подобные, указывающие на то, что в организации что-то не в порядке.
Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры;
- текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Зачастую объектом являются сотрудники, а сам он - прерогатива их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями для достижения этих целей;
- заключительный контроль. Цель такого контроля - помощь в предотвращении ошибок в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем - в процессе ее выполнения).
Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.
Контроль важен, но может быть весьма дорогостоящим. Поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного анализа, так как функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция движима другой. Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.
На наш взгляд, в будущих контрольных системах будут использованы новые приспособления и новые достижения, однако базис, на котором они создаются, останется тем же.
Функция организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Можно рассматривать его как процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей.
Поскольку концепция организации состоит в сведении воедино всех специалистов организации, задача состоит в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность для каждого из них.
Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, ее целей, технологии и персонала. Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить свои планы и тем самым достичь свои цели. Вне зависимости от типов и масштабов деятельности каждая организация должна быть некоторым образом организована.
Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:
- определение и детализация целей фирмы, которые были выявлены в ходе планирования;
- определение видов деятельности по достижении этих целей;
- поручение различных задач отдельно взятым людям и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;
- координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство, т. е. каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит;
- единство цели заключено в том, работает ли каждый член организации на общую цель, т. е. никто не должен работать против целей организации;
- размах контроля или размах менеджмента основан на том, отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников.
Рассмотренные функции управления являются общими для всего менеджмента, т. е. функции управления применимы ко всем управленческим действиям. Их особенность состоит в том, что в менеджменте они конкретизируются применительно к организации.

Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что так же состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

Впервые их состав был сформулирован А.Файолем, который выделил пять исходных функций управления: планирование, организовывание, распоряжение, координирование и контроль. Другие авторы разработали иные перечни функций: планирование, организация, распорядительство, мотивация, руководство, контроль, коммуникация, исследование, оценка, подбор персонала. В последующих разработках состав функций управления пополнялся, в том числе и за счет детализации тех или иных видов управленческих работ. Но очень часто говорят лишь о четырех функциях управления - планирование, организация, мотивация и контроль. Эти четыре первичных функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения.

Без проявления функций управления невозможно нормальное функционирование организации или предприятия, поэтому изучению и анализу функций управления нужно уделять достаточное внимание.

Сущность и содержание функций менеджмента

Функции управления - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ.

Таким образом, для выполнения той или иной работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления. Функции имеют особый характер, содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть не связанными между собой, так и неразрывно связанными. То есть в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс.

Рис.1 Функции управления

Процесс управления состоит из четырёх взаимосвязанных функций (рис.1).

Планирование - это центральная функция. Планирование предполагает постановку целей, задач системы управления и организации в целом путем определения метода и средств их достижения. В условиях рынка планирование становится непрерывным, циклично повторяющимся процессом разработки эффективных путей и методов развития и функционирования организации. Эта функция пронизывает все виды управленческой деятельности и стадии процессов структурных звеньев любой организации.

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать руководители, чтобы достичь этих целей. Функция планирования отвечает на три вопроса:

· Где организация находится в настоящее время?

Сюда входят сильные и слабые стороны организации, т.е. финансы, маркетинг, производство, трудовые ресурсы. Все это осуществляется с целью определить, чего может добиться организация.

· Куда она хочет двигаться?

Надо оценивать возможности и угрозы в окружающей организацию среде, такие как конкуренция, клиенты, законы, политические факторы, экономические условия, снабжение, технология, руководство определяет, какие цели должны быть у организации и что может помешать организации достичь этих целей.

· Как организация собирается сделать это?

Руководители должны решить, как и что должны делать члены организации, чтобы достичь выполнения целей организации.

Планирование должно осуществляться непрерывно, в силу изменений в окружающей среде, ошибок. Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.

Организация

Организовывать - значит создать некую структуру, а также обеспечение всем необходимым для её нормальной работы. Цель организационной структуры в то, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией задач. Важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению.

Определение и распределение целей с учетом характера взаимоотношений между управленческими и производственными звеньями по созданию условий для достижения целевой функции организации.

1. Структурная организация (включает структуру полномочий и структуру коммуникаций) т.е. деление организации по горизонтали на широкие блоки;

2. Организация процесса производства (включает организацию работы персонала различных должностей, работы во времени, работы в пространстве).

Организация структуры основывается на планах, соответственно и вносят изменения в планы, которые потребуют изменений в структуре. Все успешно функционирующие организации регулярно оценивают свою организационную структуру, и изменяют их так, как этого требуют внешние условия.

Мотивация.

Побуждение работника к активной деятельности по достижению целей организации с помощью системы стимулов. В любой сфере деятельности успех зависит от индивидуальных способностей работников и степени их подготовки. Это накладывает определённый отпечаток и на процесс управления в части его усложнения. Данная функция основывается на удовлетворении сложной структуры потребностей человека в соответствии с действием закона о возвышении потребностей. Руководитель, чтобы эффективно двигаться навстречу цели, должен координировать работу и заставлять людей выполнять её.

Функция мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом.

1. Определение потребности работников;

2. Предоставление возможности работнику удовлетворить эти потребности через

хорошую работу.

Важная роль в результативности деятельности организации принадлежит искусству управления. Необходимо выделить социальные мотивации персонала, являющиеся существенным резервом повышения эффективности деятельности организации:

· Создание климата взаимного доверия, уважения и поддержки;

· Повышение демократичности руководства;

· Участие в управлении, принятии решений;

· Предоставление работы в соответствии с интересами,

· Склонностями и профессиональной подготовкой;

· Своевременный должностной и квалификационный рост;

· Участие в успехе, в прибылях;

· Предоставление возможности для обучения;

· Создание творческой атмосферы, дающей возможность самовыражения в труде и др.

В процессе мотивации предполагается использование определённой последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей- интересы людей - мотивы деятельности - цель - действия людей. В качестве мотивов может выступать потребность в карьерном росте, заинтересованность в интересных коммуникациях. То есть мотивы, побуждающие человека к творческой, активной, производительной работе - многогранны, как и сам человек и общественные отношения, которые оказывают на него воздействие.

Осуществляя действия по мотивации, менеджер воздействует на другого человека через его цели, жизненные позиции, планы и ожидания, создавая эффективную мотивацию производственной деятельности работника. Например, мотивация специалистов - ориентирована на профессиональный рост. Для удовлетворения высших потребностей предварительно должны быть удовлетворены первичные потребности, и необходима высокая производственная и управленческая культура.

Контроль

Это количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. А также процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Вот почему на рис.1. стрелки, исходящие от контроля, идут к планированию. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, для того, чтобы организация функционировала успешно. В ней выделяют два главных направления:

1. Контроль за выполнением работ, намеченных планами;

2. Принятие мер по корректировке всех значительных отклонений от плана или самого плана.

Контроль обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе. Он неразрывно связан с остальными функциями управления и, с одной стороны, зависит от них, с другой же - предопределяет их содержание. Поэтому при организации контроля на предприятии необходимо учитывать факторы, предрешающие эффективность проведения этой управленческой функции. В их составе выделим главные:

· Организационные - объекты контроля (что должно контролироваться, кто контролирует);

· Масштабы контроля - количество и точность контролируемых параметров;

· Контрольная информация - объем, частота, точность и своевременность информации для контроля;

· Затраты на контроль.

Рис.2 Этапы процесса контроля

В процедуре контроля согласно рис.2 первый этап - это установка стандартов. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности, которые определяются при планировании.

На втором этапе определяется масштаб допустимых отклонений. Только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызвать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение результатов. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, можно определить, какие действия необходимо предпринимать.

Заключительная стадия - оценка результатов. Руководство должно решить, важная ли информация получена. Важная информация - это та, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия решения.

Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение - необходимо ли действовать, и если да, то как.

Различают следующие виды контроля:

1. Предварительный контроль - Он осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых планов, процедур и линий поведения.

Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым (человеческим), материальным и финансовым ресурсам.

2. Текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ.

Чаще всего его объектом являются сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Базируется он на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями для достижения этих целей.

3. Заключительный контроль. Его цель - помочь предотвратить ошибки в будущем.

Так же функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Он обеспечивает руководство необходимой информацией для планирования аналогичных процессов в будущем и разработки систем мотивации, направленных на повышение заинтересованности в улучшении ожидаемых результатов.

Контроль, попросту говоря, это процесс, обеспечивающий достижение целей организации и определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может так же использоваться для стимулирования успешной деятельности.