Üzleti e-mail minta. Üzleti levelezés

Bármely szervezet, kereskedelmi cég vagy vállalkozás tevékenységének sikere elválaszthatatlanul összefügg a viselkedéskultúrával és az etiketttel. A vezető és az alkalmazottak minden cselekedetének figyelembe kell vennie a jó modor szabályait, és a helyzetnek megfelelőnek kell lennie.

Az etikett egyik legfontosabb része az üzleti levelezés.

Becslések szerint a munkahelyi idő közel 50%-át papírokkal és postával töltik. Ez azonban szükséges, mivel a hozzáértő üzleti levelezés jelentősen növelheti a vállalat forgalmát, és felgyorsíthatja a különböző szolgáltatások és részlegek interakcióját.

Természetesen itt is vannak bizonyos minták, amelyekről ebben a cikkben mindenképpen szó lesz. Az üzleti levelezés szabályai régóta egységesek. A meglévő GOST R.6.30-2003 segít a szöveg helyes elhelyezésében a lapon, megmondja, hogy milyen behúzásokat, margókat és betűtípusokat készítsen. Az üzleti levelezést a beszédminták egységessége és ismétlődése jellemzi.

Azonban minden levél egyéni. Nagy nyomot hagy rajta a feladó személye, pozíciója, helyzete és címzettje. Az üzleti levelezés bizonyos mértékig a kreativitás és a kemény munka kombinációja.

Az üzleti levelezés fajtái

Az okmányforgalom papír alapon és e-mailben történik.

A vállalatnál folyó összes levelezés a következő csoportokba sorolható:

Hivatalos/informális levelezés;

Belső és külső.

A hivatalos levelezés magában foglalja a kereskedelmi ajánlatokat, hálaleveleket és garanciákat, kereskedelmi megállapodásokat, cégmegrendeléseket, munkaköri kötelezettségeket, kéréseket, követeléseket, követeléseket.

Az informális levelezés magában foglalja az üzleti partnerek, ügyfelek és alkalmazottak különféle gratulációit; részvét, bocsánat, meghívások és köszönet.

A belső dokumentumok csak egy vállalat osztályai között keringenek, míg a külső dokumentumok túlmutatnak annak határain.

Az üzleti levelezés szabályai: belső tartalom

A fő követelmény a levél rövidsége és egyértelműsége. Ne nyújtsa a szöveget több oldalra. A legjobb megoldás az egyikbe illeszkedés.

Az üzleti levelezés szabályai magukban foglalják az összetett, homályos, idegen és nagyon speciális szavak és kifejezések kizárását a szövegből. Minden mondatnak rövidnek kell lennie, a szerző fő gondolataival és „víz” nélkül.

Levelében kerülje a kettős értelmezést, ellenkező esetben, ha viták merülnek fel, nehezebb lesz megvédeni álláspontját és bizonyítani, hogy mit értett egy bizonyos kifejezés alatt.

Az üzleti levelezés írásának szabályai arra kötelezik az írót, hogy a címzettet nevén és apanéven szólítsa, előtte a „Kedves...” címet. És mindenképpen használd a „te” szót, még akkor is, ha jó baráti kapcsolatot ápolsz a levél címzettjével.

A bevezetőben a vezeték- és keresztnév feltüntetése mellett az üzenet fő célja is szerepel. Az üzleti levelezés példái elég sablont és közhelyet ismernek az ilyen esetekre: „Az előző levéllel kapcsolatban...”, „Emlékeztetjük...”, „Tájékoztassunk...” és mások.

A címzett számára kedvezőtlen választ (ajánlat elutasítása, együttműködés megtagadása) lágyítsa a következő mondatokkal: „Sajnos nem tudjuk kihasználni a javasolt feltételeket...” vagy hasonló.

Külső papíralapú dokumentáció

Minden üzleti levelet céges fejléces papírra kell írni, amely tartalmazza a cég adatait és az összes elérhetőséget.

Feltétlenül tüntesse fel a dokumentum pontos dátumát.

A lap jobb felső sarkát a címzett kezdőbetűi és a címzett cég címe foglalják el.

Bontsa fel a szöveget értelmes bekezdésekre, hogy az olvasó könnyebben megértse és észlelje. Legfeljebb 4-5 sor.

Minden szót nagybetűvel írni rossz forma.

A levélhez dokumentumokat lehet csatolni. Ebben az esetben külön sorban szerepelnek a lap bal alsó részén. Az üzleti etikett szerint a levélre 10 napon belül meg kell válaszolni. Ha a probléma megoldásához több időre van szükség, a címzettnek erről értesítenie kell.

Írás után ismét gondosan ellenőrizze a szöveget, hogy nincsenek-e benne helyesírási és nyelvtani hibák. Ha van időd, tedd félre a levelet, és később térj vissza hozzá. Általános szabály, hogy olyan pontatlanságokat fedeznek fel, amelyeket először nem vettek észre. Ez a tanács a legfontosabb az ügyfélpanasz megválaszolásakor. Nem szabad még jobban irritálnia az embert egy írástudatlanul írt levéllel.

Amikor a dokumentumot megírta és néhányszor ellenőrizte, nyomtassa ki A4-es papírra. Ez a méret a szabványos méret minden levelezéshez, még akkor is, ha maga a szöveg csak fél lapot foglal el.

Nyomtatás előtt tesztelje a tintát a nyomtatóban, hogy elkerülje az elmosódott vagy hanyag kimenetet.

Bizonyos esetekben a névjegykártyát is csatolhatja a dokumentumhoz, és magát a nyomtatott lapot egy átlátszó fájlba csatolhatja.

A céglogóval ellátott márkás boríték is jó formának számít.

Az informális üzleti levelezés lefolytatásának szabályai gyakran érzelmesebbek, mint az üzleti papírokban, és kevésbé sablonosak. Ide illik a rövidítések és a színes jelzők használata, például a gratulációban: csodálatos, érzékeny, kedves.

Üzleti e-mailek

Az a tény, hogy nem a postai hálózaton keresztül küldi a leveleket borítékban, nem lehet megnyugtató. Az üzleti levelezés szabályai ezekben az esetekben is érvényesek.

A hozzáértő és korrekt elektronikus üzleti üzenetek pozitív képet alkotnak a vállalkozásról és egy konkrét személyről egyaránt. A hírnév az üzleti életben sokat ér!

Az e-mailben történő levelezés alapvető szabályai

Munkahelyi e-mail címét csak a rendeltetésének megfelelően használja.

Ügyeljen a postafiók nevére. Munka közben ne használjon helytelen neveket, például „baby”, „superman”, még akkor sem, ha angol átírással vannak feltüntetve.

Mindig töltse ki a „tárgy” oszlopot, különben levele spambe kerülhet. Az olyan leírások, mint a „terv”, „lista”, „kereskedelmi ajánlat”, „jelentés” nem alkalmasak. Elég sok hasonló levél lehet a címzett postaládájában. Legyen olyan konkrét, amennyire csak lehetséges, hogy miről szól az üzenet. Ne használjon öt szónál többet. Írd nagybetűvel a tárgyat. Nem kell pontot tenni a végére.

Ha egy korábban kapott e-mailre válaszol, feltétlenül távolítsa el a „Re” szót a tárgysorban.

Kommunikációs stílus

Tartsa a levelet üzleti formátumban. Távolítsa el a fenyegető, könyörgő, parancsoló hangnemet.

Az elektronikus üzleti levelezés szabályai nem teszik lehetővé hangulatjelek, illetve nagyszámú kérdőjel vagy felkiáltójel használatát a szövegben.

Legyen udvarias. Az elején kötelező köszönés és a végén a beszélgetőpartnertől való búcsú jó forma. Például: „Tisztelettel...” vagy így: „Tisztelettel...”.

Az üzleti levelezés és annak „aranyszabálya”: ne keverjen több különböző témát egy üzenetben. Jobb, ha egy sor levelet küld.

Egy e-mailnek fele olyan hosszúnak kell lennie, mint egy papírlevélnek.

Munka mellékletekkel

Ha túl sok az átadandó információ, ne az egészet a levél törzsébe tegye, hanem külön dokumentumként csatolja mellékletként.

A címzett kényelme érdekében nevezze át az elkészített dokumentumokat olyan névre, amelyet megért. Ez megmutatja érdeklődését és megnyeri a tetszését. Gondolja át, hány munkamappa van a címzett számítógépén, és hogyan fogja ezek között megkeresni az Ön levelét.

Feltétlenül tájékoztassa a címzettet a küldendő fájlokról, hogy ne tekintse véletlenszerű vírusnak. Nagy dokumentumok archiválása.

A legjobb, ha túl nagy (200 kbyte feletti) mellékleteket küld más módon, például ftp-szerveren keresztül.

Egyes levelezőszerverek nem engedik át és blokkolják az olyan formátumokat, mint a COM, EXE, CMD, PIF és számos más formátum.

Ha levelének több címzettje is volt, szánjon időt a tömeges továbbítás minden bizonyítékának törlésére. A címzettnek egyáltalán nincs szüksége ilyen többletinformációra. A „bcc” parancs segít.

Az e-mailben történő üzleti levelezés lebonyolításának szabályai előírják a másik fél tájékoztatását a levelezés megérkezéséről. Ha pillanatnyilag nem tud válaszolni, értesítse erről beszélgetőpartnerét. Mentse el levelezési előzményeit a további kérdések és eljárások elkerülése érdekében.

Ha a válasz fontos és sürgős, lehetőség van a címzett további értesítésére telefonon, Skype-on vagy ICQ-n. Ha még ezután sem tudott pozitív eredményt elérni, emlékeztesse újra magát.

Nem ritka, hogy amikor egy dokumentumot kér, válaszul egy üres levelet kap egy csatolt fájllal. Ez elfogadhatatlan. Az üzleti levelezés példái megkövetelik, hogy a vonatkozó információkat elhelyezzék a dokumentum törzsében. Például ez: "Küldöm a kéréséhez szükséges adatokat."

Ne felejtse el feltüntetni a koordinátákat a levél végén: minden elérhető kommunikációs mód, pozíció, cég weboldala, közösségi oldalakra mutató hivatkozások.

A szervezet elérhetőségének írásakor adjon meg minél több információt - telefonszámot körzetszámmal, címet irányítószámmal. Végtére is, a kommunikáció nem csak a régió lakosaival történik. Ha minden információ birtokában van, könnyebben felveheti Önnel a kapcsolatot.

És az utolsó szabály: aki elkezdte a levelezést, annak be kell fejeznie az elektronikus párbeszédet.

Következtetés

Az üzleti levelezés kényes ügy. Néha egy pillantás is elég ahhoz, hogy határozott véleményt alkosson egy személyről és az általa képviselt szervezetről. Az üzleti írás szabályainak ismerete nagyban segítheti karrierjét.

Az e-mailen keresztüli kommunikáció minden modern irodai dolgozó munkájának szerves részét képezi. És a könyvelők sem kivételek. Hogyan lehet úgy levelezést folytatni, hogy az üzleti kommunikáció eredményes, érzelmileg kényelmes és rendkívül etikus legyen? Néhány gyakorlati tanácsot adok az olvasóknak.

TIPP 1. Ne hagyja figyelmen kívül a címzetthez intézett személyes fellebbezést leveleiben

Ezzel megmutatja, hogy figyelme az adott személy személyiségére irányul. Ha egy levelet egy adott címzettnek írnak, akkor a személyes cím hiánya helytelennek és udvariatlannak tűnik.

Amikor az első levelek egyikét írja a címzettnek, gyakran felvetődik a kérdés: mi a legjobb módja annak, hogy megszólítsa – egyszerűen a keresztnevén vagy a kereszt- és családneve alapján? Ebben az esetben meg kell nézni, hogy mi van az aláírásban, amely az illető levelét végződik. Ha ott van feltüntetve a név (atyanév nélkül), pl "Svetlana Kotova", akkor keress bátran név szerint. És ha az aláírás azt mondja „Svetlana Vasilievna Kotova, a Trenzor LLC főkönyvelője”, akkor ennek megfelelően kell megszólítania a címzettet. Mindenesetre a második lehetőség rendkívül helyes, és ezért mindenki számára előnyös.

Nem javaslom a „Feladó” mezőben található információkra hagyatkozni. Hiszen gyakran kezdetben nem az e-mail cím tulajdonosa, hanem a cég informatikusa tölti ki az e-mail beállításakor.

Egyébként határozottan azt tanácsolom, hogy ne használja a név rövid alakját üzleti partner vagy ügyfél megszólítása során ("Sash" helyett "Sasha", "An" helyett "Anya"), bármilyen demokratikus az írás. stílusát és nem számít, milyen régi a levelezése. Ami a beszédben ismerősen hangzik, az írott beszédben túl egyszerűnek tűnik.

TIPP 2. Különös figyelmet fordítson az üdvözlés formájára

Nem szabad használni a kifejezést "Jó nap!". Még ha jó szándékkal is illeszted a címzett időzónáját, ez a mondat ízléstelenül hangzik, sőt, vulgárisnak is mondanám. Jobb semleges lehetőségeket használni: "Helló...", "Jó napot...". És természetesen, ha tudja, adja hozzá a címzett nevét az üdvözléshez. Én például személy szerint sokkal kellemesebbnek találom az arctalan helyett "Helló!" személyeskedj – Szia, Tamara!.

Ne feledje, hogy ezzel a címzett idejét takaríthatja meg. Végül is képes lesz azonnal felmérni a kapott levél tartalmát, és gyorsan dönteni annak prioritásáról és fontosságáról.

A tárgysor legyen rövid, de ugyanakkor pontosan tükrözze a levelezés tárgyát. Például, „Megállapodás, számla, aktus az Alpha LLC-től”"Dokumentumok" helyett. Amint a tárgyalt kérdés szempontjai megváltoznak, tisztázza a témát. Például, „Együttműködés Permmel” → „Együttműködés Permmel. A tárgyalások időpontja" → "Együttműködés Permmel. Megállapodás tervezet".

Ha a levelezés során azt látja, hogy a „Tárgy” mezőt a címzett véletlenszerűen töltötte ki, vagy egyáltalán nem tölti ki, vegye a kezdeményezést a saját kezébe, és próbálja ki a két forgatókönyv valamelyikét.

1. FORGATÓKÖNYV. Válaszolásakor saját maga töltse ki a „Tárgy” mezőt. Ha a címzett figyelmes, talán már ez is elég lesz ahhoz, hogy levelezését megfelelő formába hozza.

2. FORGATÓKÖNYV. Ha a címzett továbbra is figyelmen kívül hagyja a „Tárgy” mező kitöltését, írjon neki egy levelet a következővel: „Alla, azt javaslom, hogy a „Tárgy” mezőben azonnal tüntesse fel a levél tárgyát. Úgy gondolom, hogy így jelentősen növeljük kommunikációnk hatékonyságát.”.

TIPP 4. Ügyeljen a „To” és a „Cc” mezőkre

Világosan meg kell értenie ezen területek általánosan elfogadott célját egy üzleti környezetben:

• <если>a „Címzett” mezőben csak Ön szerepel - ez azt jelenti, hogy a levél feladója választ vár Öntől kérdésére vagy kérésére;
• <если>több címzett is van a mezőben - a feladó mindegyiktől vagy bármelyik címzetttől választ vár. Ebben az esetben válaszadáskor mentse el a feladó által a „Válasz mindenkinek” funkcióval beállított címzettlistát (természetesen feltéve, ha szándékosan nem csak a levél írójának akar válaszolni, elrejtve válasza lényegét a levelezés többi résztvevőjétől);
• <если>az Ön neve megjelenik a „Másolás” mezőben – a feladó szeretné, ha tisztában lenne a kérdéssel, de nem vár választ Öntől. Ez azt jelenti, hogy ne kezdjen levelezésbe ebben a kérdésben. Ha mégis úgy dönt, hogy ezt teszi, akkor a jó forma jele az lenne, ha a levelet a következő kifejezések egyikével kezdi: „Ha lehetséges, szeretnék csatlakozni ennek a kérdésnek a vitájához...”, "Hadd mondjam el a véleményem...".

Ami a BCC területet illeti, üzleti etikai szempontból ez a legvitatottabb e-mail eszköz. Néha szinte titkos megfigyelés és tájékoztatás eszközének tekintik. Végül is a BCC-ben elhelyezett címzettek nem láthatók a többi címzett számára. Egyes, általában nagyvállalatoknál, amelyek etikai kérdésekben különösen skrupulárisak, szigorúan tilos ezt a mezőt vállalati levelezésben használni, kivéve a tömeges küldeményeket. De a legtöbb vállalatnál használják, betartva a következő szabályokat:

• a „Titkos másolat” mezővel kitöltött levél elküldése feltételezi, hogy a levél írója értesítette (vagy értesíti) a rejtett címzetteket az ilyen típusú üzenet okáról és céljáról;
• a rejtett címzettnek nem kell levelezésbe lépnie.

A tréningek során gyakran felteszik a kérdést: vannak-e általánosan elfogadott szabványok arra vonatkozóan, hogy egy ügyfél, kolléga levelére mennyi időn belül kell válaszolni? De nem tudsz rá általános választ adni.

Ha belső levelezésről beszélünk, itt mindent magának a cégnek a sebessége és életritmusa határoz meg. Vannak cégek, amelyeknél a több mint másfél órás késedelem rossz modornak minősül. És valahol a válasz napközben a dolgok sorrendjében van.

Általános szabály, hogy egy levélre a legelfogadhatóbb válaszidő 2-3 óra. Ez az úgynevezett kényelmes várakozási idő, amikor a küldő válaszra vár, és nem tapasztal belső kényelmetlenséget a címzett hallgatása miatt.

De mi van akkor, ha miután megkapta és elolvasta a levelet, rájön, hogy nem tud rá 24 órán belül teljes választ adni? Ezután a jó modor szabályai szerint értesítse a feladót a levél átvételéről és a válaszadás hozzávetőleges határidejéről. Például: „Helló, Szergej Vasziljevics! Megkaptam a levelét. A következő pár napon belül válaszolok” vagy „Andrey, megkaptam a levelet. Köszönöm! A válaszhoz több információra van szükségem. Igyekszem legkésőbb válaszolni...”.

TIPP 6. Tartsa be az információk levélben történő bemutatásának alapvető szabályait

Nem sok van belőlük:

• levél olvasásakor a legkényelmesebb hangerő elfér „egy képernyőn”, legfeljebb egy A4-es oldalon;
• Az elküldött mellékletek mennyisége nem haladhatja meg a 3 MB-ot. A nagyobb fájlok miatt a levél lefagyhat a címzettnél;
• A mellékletek „csomagolásakor” használja az univerzális zip vagy rar kódolást. Más mellékállomások blokkolhatók vagy lekapcsolhatók az átvitel során, és problémákat okozhatnak a címzett számára;
• soha ne kezdje el a választ új levélként (a levelezési előzmények mentése nélkül). Ellenkező esetben a címzett kénytelen lesz időt vesztegetni az eredeti üzenet keresésére;
• olyan nyelven írjon, amely a címzett számára a lehető legérthetőbb. Sokan felteszik a kérdést, hogy helyénvaló-e szakmai vagy belső vállalati szókincs, szleng, rövidítések és anglicizmusok használata.

Erről minden esetben külön kell dönteni.

Így a vállalaton belüli vállalati levelezés szinte mindig tele van szlengekkel és rövidítésekkel: minden résztvevő számára ismerősek és érthetőek, és időt takarítanak meg. De óvatosan kell használni őket a partnerekkel folytatott levelezésben.

Volt ilyen eset a praxisomban. Egy kolléga egy kiadó számára készített anyagokat, és utolsó levelében ezt írták neki: „Mása, kérjük, küldje el az összes anyagot minél hamarabb”. Masha úgy döntött, hogy ez egy számára ismeretlen formátum megjelölése, amelybe a szöveget le kell fordítani. Rengeteg időt ölt meg horoggal vagy csalással, hogy kitalálja, hogyan tegyen eleget a kiadó kérésének. Képzelje el a gép bosszúságát, amikor 2 nappal később megtudja, hogy a titokzatos „asap” a széles körben használt angol nyelvű „a lehető leghamarabb” szó rövidítése. De Mása a kérés kézhezvételétől számított fél órán belül küldhetett anyagokat!

TIPP 7. Minden betűt fejezzen be egy aláírástömbbel és a névjegyeivel

Függetlenül attól, hogy milyen közelről ismeri a címzettet, és mennyi ideig tart a levelezése, minden levelének tartalmaznia kell egy aláírást és elérhetőségi adatokat tartalmazó blokkot. Ez az üzleti kommunikáció kultúrájának szerves része.

A blokknak tartalmaznia kell:

• a kereszt- és vezetékneved. Nincs szükség rövidítések használatára. Ahelyett „T.L. Vorotyncev" aláírásomban jelzem "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" vagy "Tamara Vorotyntseva" hogy a címzett megértse, hogyan fordulhat hozzám válaszlevélben;
• a te helyzeted. Ez lehetőséget ad a címzettnek, hogy megértse hatáskörének és szakmai kompetenciájának határait a kérdések megoldásában;
• elérhetőségei (telefon, email, cégnév, honlap). Így szükség esetén további operatív kommunikációra is lehetőséget biztosít a címzettnek.

Mindehhez az elhangzottakhoz szeretném hozzátenni: az Ön e-mailjei azok a ruhák, amelyekkel üdvözöljük. Más szóval, az üzleti levelezés etikettjének betartásával a legkellemesebb benyomást keltheti a címzettben.

Vállalkozásának sikere sok összetevőből áll: minőségi termékből, megfelelően megválasztott fejlesztési stratégiából és munkatársai professzionalizmusából. Ezen túlmenően nagyon fontos összetevője az, hogy hogyan kommunikál az ügyfelekkel vagy kollégákkal.

Ma arról fogunk beszélni, hogy milyen fontos az üzleti etikett a levelezésben, milyen alapvető szabályok léteznek a levélírásra, hogyan alkalmazzuk azokat a gyakorlatban, és ez hogyan befolyásolhatja vállalkozása fejlődését.

Miért kell betartania az üzleti levelezés szabályait

Fotó az oldalról Először

Elképzelhetetlen a cégek és cégek üzleti kommunikációja elektronikus levelezés nélkül. Az internet hosszú időn át uralta a világot. Senki sem fog emlékezni arra, mikor oldott meg utoljára üzleti problémákat postai hírküldéssel. Gondoljunk csak arra, hogyan kommunikál kollégákkal, ügyfelekkel, ügyfelekkel és versenytársakkal?

Próbáljunk meg válaszolni néhány kérdésre:

• Érezted már úgy, hogy egy e-mail elküldése után nem kapsz választ?
• Előfordult már, hogy visszahívta beszélgetőpartnerét, és megkérte, hogy olvassa el az üzenetét?
• Többször újraolvastad ugyanannak az üzenetnek a szövegét anélkül, hogy megértenéd, hogy a beszélgetőtárs pontosan mit akar elkérni tőled?
• Megpróbált összetett problémákat több e-mail használatával megoldani, de soha nem jutott a megfelelő döntésre anélkül, hogy személyesen megbeszélte volna?

Ha mindez Önről szól, akkor a levelezés alapvető szabályait bevetve nem csak időt takarít meg, hanem lehetővé teszi vállalkozása minél hatékonyabb működését, átlátható feltételeken alapuló bizalmi kapcsolatokat épít ki nemcsak az ügyfelekkel, hanem a kollégákkal is. és a beosztottak.

Ezért olyan fontos az üzleti etikett elsajátítása.

Az üzleti levelezés folytatásának alapvető szabályai

Igyekszünk elmondani Önnek azokat a rendelkezéseket, amelyek egyszerű és élvezetes élménnyé varázsolják munkafolyamatát. Osszuk két részre a posztulátumokat.

• Az első az etikai szabályokat tartalmazza. Ezek alkotják cége stílusát, és lehetővé teszik, hogy képet alkosson Önről. Ezért meg kell adni őket Speciális figyelem.

Ha egy üzleti levél szövegét a következő kifejezéssel kezdi:

Szia Ivanov
vagy
Jó estét, Natasha

Egyszerűen hülyeség sikeres együttműködést remélni beszélgetőpartnerével.

• A másodikban pedig azok, amelyek segítenek a kommunikációban és az információcserében. Ezek a szabályok tisztán egyéniek, és a projekteken és feladatokon végzett munka keretén belül érvényesek. Természetesen minden cégre egyedi rendelkezések vonatkoznak.

Tehát mit kell betartania az üzleti levelezés stílusának kialakításakor:

• Kezdje levelét egy udvarias megszólítással

Próbálja meg beírni a címzett teljes nevét, rövidítések és változtatások nélkül.

• Ügyeljen arra, hogy megfogalmazza és tükrözze az üzenet tárgyát

Ez segít a címzettnek koncentrálni az üzenetére, és azonnal odafigyelni rá.

• Írj helyesen

Nagyon fontos, hogy elküldés előtt ellenőrizze a szöveget. Nem akarja, hogy a címzettnek legyen véleménye rólad, mint írástudatlan vezetőről vagy alkalmazottról?

• Szerkezet

Távolítsa el a hosszú lírai kitérőket és a vizet. Az olvasónak nem kell tudnia, mivel töltötte a napot. Csak világosság és rövidség.

• Figyelmeztet

Ha szöveges fájlokat, képeket vagy egyéb dokumentumokat küld üzenetében, feltétlenül jelentse ezt, mert ez segít elkerülni a dokumentumok elvesztését.

• Levelezést tartani

Soha ne töröljön üzeneteket. Ez egy nagyon fontos szempont. Az elmentett levelek sok probléma megoldásában segítenek. Ha ellentmondásos probléma merül fel, egyszerűen megkeresheti a megfelelő üzenetet, és megnézheti, mi történt valójában. Sok híres üzletember csatolja az aláíráshoz azt a kérést, hogy ne törölje az üzenetet

A betűtípusok

Fotó a DengoDel.com üzleti portálról

Minden fogadott vagy elküldött üzenet több csoportra osztható.

Két csoportba soroljuk őket:

• Kommunikációs levelek (elutasítások, követelések, kifogások, vallomások stb.).
• Megállapodási levelek.

Tehát nézzük meg mindkét típust részletesebben:

Kommunikációs levelek: az üzleti kommunikáció fontos aspektusa

Ebbe a csoportba tartozik minden olyan üzenet, amelyet a vállalaton belüli kommunikáció keretében használnak.

Mire kell figyelni ilyen levelek írásakor?

Természetesen a szerkezetén. Ne írj mindent egy folyamatos lapra. Ne feledje, hogy az üzenetnek világos szerkezetűnek kell lennie. A következő jól megtervezett elemekből kell állnia:

• Tantárgy

A legjobb, ha igét tartalmaz. A beszédnek ez a része cselekvést jelöl, és minden cselekvés felhívás, amely magára vonja a figyelmet.

Például:

Megállapodni a szerződésben.

Készítsen jelentést.

Ha egyszerűen elküld egy fájlt, akkor tüntesse fel a nevét a tárgyban.

Megállapodás a tejtermelővel.

Íme néhány példa, amelyek segítenek megérteni, miért olyan fontos az üzenet céljának helyes formázása.

Fénykép a rulesplay.ru/ oldalról

A téma segít megtalálni a keresett üzenetet, így nem veszít el semmit.

A belső levelezés lebonyolításához egyetlen sablont használhat, amelyet csak az Ön cégében fogadnak el. De ha másik cégnek írsz, a legjobb, ha először a nevét, majd a témát tüntesd fel.

• Tartalom

Nagyon fontos, hogy hozzáértően és lényegre törően írj. Csak építő gondolatok. Nagyon fontos megtanulni helyesen és megérteni a gondolatok megfogalmazását és kifejezését. E nélkül nehéz sikert elérni. Ha a szövegben hivatkozik egy korábban kapott üzenetre, akkor ne legyen lusta idézni és valamilyen élénk színnel kiemelni.

• Aláírás

Minden alkalmazottnak rendelkeznie kell egy közös sablonnal. Az aláírásnak olyan fontos adatokból kell állnia, amelyek tükrözhetik szervezete címét, telefonszámát vagy egyéb elérhetőségeit. Szükséges, hogy a kommunikáció Önnel ne tűnjön nehéznek.

Például: Üdvözlettel: Ivanov I.89166567889
vagy
Szergejev innovációs osztály vezetője. V.V.

Ha az a cél, hogy bizalmi kapcsolatot alakíts ki a beszélgetőpartnerrel, akkor használj személyes aláírást, amelyet az üzenet fő részéhez kell csatolni. Az ilyen személyre szabott jegyzetek nagyon kellemesek lesznek bármely kollégája vagy ügyfele számára.

Például: Minden jót, Nyikolaj Nyikolajevics

Köszönöm a mai beszélgetést.

Vigyázz magadra.

Köszönj a családnak.

Megállapodási levél: az üzleti levelezés nélkülözhetetlen eszköze

Az ilyen típusú leveleket találkozók, tárgyalások, értekezletek és tanácskozások után készítik.

Fő célja, hogy tisztázza a megoldott kérdéseket.

Íme egy példa egy ilyen üzenet szerkezetére:

• Kezdje azzal, hogy üdvözöli és megszólítja azt a személyt, akivel kommunikál.
• Ezután ismételje meg az üzenet céljának kijelentését, még akkor is, ha azt a szóbeli beszélgetés során már jelezték.
• Sorolja fel az összes megvitatott kérdést. És meséljen nekünk az összes meghozott döntésről és elhatározásról.
• Ezt követően javítson ki néhány kevésbé fontos problémát. Ezzel arra készteti beszélgetőpartnereit, hogy elgondolkodjanak a dolog lényegén, annak esetleges javításán, korszerűsítésén.
  A végén tegye fel kérdéseit beszélgetőpartnereinek, hogy megtudja, minden világos-e számukra.

Mi a helyes tervezéstől függ

Fotó a Langformula.ru oldalról

Nézzünk meg néhány fő pontot:

• Betűtípus

Csak egy stílusban írjon. Minden második szót félkövéren vagy aláhúzva kell használni. Emelje ki azt, ami kizárólagosan fontos, és csak ritka esetekben.

Ne csak nagybetűvel írj. Sokan ezt kiabálásként és elégedetlenségként érzékelik. Az ilyen üzenetek nem váltanak ki választ, hanem csak félelmet keltenek.yu

• Bekezdések

Ne feledje: egy külön gondolat külön bekezdés. Nem kell mindent ugyanazzal az ecsettel festeni. Ellenkező esetben fennáll a veszélye annak, hogy beszélgetőpartnere félreérti.

• Bemélyedések

Ügyeljen arra, hogy a szövegblokkok ne olvadjanak össze. Így a levél könnyen és kellemesen olvasható lesz.

• Linkek

Ha a szövegen belül használja őket, akkor vizuálisan vonzóbbá válik, sőt, informatívabbá is válik.

Hogyan válasszunk a megfelelő stílusba

Nagyon jól beszél az üzenetek stílusáról „Az üzleti kommunikáció művészete. Törvények, trükkök, eszközök” Alexander Karepin.

Az üzeneteket azokra az üzenetekre osztja, amelyek legjobban üzleti és személyes jellegűek. Nézz a képre.

Fotó a rulesplay.ru webhelyről

Ha hirtelen úgy találja, hogy a bal oldali oszlop technikái a legjellemzőbbek az üzleti levelezésére, akkor dolgoznia kell a kommunikációs stílusán.

Milyen eredményre vezethet az üzleti levél szabályainak betartása: következtetés helyett

Gondolt már arra, hogy hány e-mailt küld és fogad naponta? Átlagosan körülbelül 30, esetleg 40, 50. Most gondolja át, mennyi időt tölt azzal, hogy megértse mindegyik célját, lényegét és célját. Hány probléma és kérdés megoldásában segített a levelezése?

Elpazaroljuk az időnket, és nem értékeljük. De ha akár 20 másodperccel is kevesebbet hagy egy üzenet áttekintésére, akkor mennyi időt takarít meg a munkanapja során? Körülbelül 15 perc. Mit szólnál egy héthez? Mit szólnál egy évhez?

Az üzleti levelezés nem csupán etikett, amelyre az udvariassághoz és a kapcsolatok harmonizálásához van szükségünk. Ez egy olyan eszköz, amely segít az üzleti folyamatok kialakításában és stabilizálásában az Ön vállalatában, így a menedzsment és az alkalmazottak tevékenysége hatékonyabbá és hasznosabbá válik.

Reméljük, hogy az ebből az anyagból megszerzett tudás valóban hasznos lesz az Ön számára, és kiindulópont lesz vállalkozása kompetens struktúrájának felépítéséhez.

Az e-mailen keresztüli üzleti kommunikáció minden modern ember életének szerves része: írunk a munkahelyi kollégáknak, a vezetőségnek, az ügyfeleknek, az üzleti partnereknek, a minket ismerőknek és azoknak, akik még nem ismernek minket. Mi az üzleti etika az elektronikus levelezésben, és mennyire szükséges a sikeres üzlethez?

Minden egyes levél névjegykártyánk, és üzleti pozíciónkat tükrözi. És ha számunkra fontos, hogy ez a névjegy tisztességesen nézzen ki, és az üzleti pozíció hozzájáruljon a kommunikáció kényelméhez és eredményességéhez, akkor a jó modor alapvető szabályainak ismerete és a napi levelezésben való betartása a siker legfontosabb feltétele.

Az elektronikus üzleti levelezés tekintetében ugyanazok a szabályok és előírások érvényesek, mint az üzleti szféra az üzleti interakció bármely más formájában: telefonos kommunikáció, tárgyalás stb. Véleményem szerint az üzleti e-mail levelezés etikája több megingathatatlan elven alapul:

1. Az ellenfelek kölcsönös tisztelete egymás személyisége és üzleti pozíciója iránt.
2. Figyelem az ellenfél üzleti érdekeire.
3. Az adatvédelmi kérdések fontosságának megértése.
4. Pontosság az információcserében.

Tekintsünk gyakorlati eszközöket ezen elvek megvalósításához

1. Kompetensen és világosan megtervezett „Tárgy” / „Tárgy” mező

A tárgy megadásával a címzett időt takarít meg, így azonnal felmérheti a kapott levél tartalmát, és gyorsan dönthet annak fontosságáról az olvasás során.

2. Üdvözlet és személyes megszólítás a címzettnek/címzetteknek

Bizalmat kelt, és személyessé teszi a levelet. A címzett nevének figyelmen kívül hagyása helytelenségnek minősül.

3. Címzési pontosság

A „Címzett”, „Másolatot kap” és „Bcc” mezők helyes kitöltése a hatékony és etikus kommunikáció legfontosabb eszköze. A hibák elkerülése érdekében, amikor ezekkel a területekkel dolgozik, ismernie kell a céljukat, amely általánosan elfogadott a modern üzleti környezetben:

• ha az Ön neve szerepel a közvetlen címzett mezőben („Címzett”), ez azt jelenti, hogy a levél feladója választ vár Öntől a kérdésére;
• ha ebben a mezőben több címzett van elhelyezve, ez azt jelenti, hogy a levél feladója mindegyik címzetttől vagy bármelyik címzetttől választ vár;
• Ha az Ön neve szerepel a „Másolat” mezőben, az azt jelenti, hogy a feladó szeretné, ha Ön tisztában lenne a problémával, de nem vár választ Öntől. Ne adja meg a levelezés tárgyát, ha a „Másolat” mezőben az Ön neve szerepel. Ha mégis úgy dönt, hogy levelezésbe kezd, akkor a jó modor jele az lenne, ha a levelet a következő kifejezések egyikével kezdené: „Engedjék meg, hogy csatlakozzam ennek a kérdésnek a vitájához...”, „Elnézést a közbeavatkozásért...”, „Hadd mondjam ki a véleményemet...”.

Az etikai szempontból kiemelt figyelmet érdemel a „vak másolat” terület. Ez a „legsebezhetőbb” e-mail eszköz az üzleti etika szempontjából, mert... ezt a mezőt általában a titkos ellenőrzés és információ eszközeként fogják fel. A Titkos másolat címzettjei nem láthatók más címzettek számára. Egyes etikai kérdésekre érzékeny vállalatok megtiltják ennek az eszköznek a használatát a vállalati levelezésben. Ez alól kivételt képeznek a tömeges küldemények (például meghívók). Sok címzettnek küldik el őket, de az e-mail címeket nem szabad mindenki számára látni.

Vannak cégek, amelyek nyugodtabban kezelik a „Bcc” mezőt, betartva a következő univerzális szabályokat:

• a „Vakmásolat” mezőbe azokat a címzetteket (rejtett címzetteket) kell elhelyezni, akiknek tisztában kell lenniük a levelezéssel, de tudatosságuk nem lehet nyilvánvaló a közvetlen címzettek számára;
• a „Vakmásolat” rovat kitöltött levél küldése feltételezi a levél írójának és a rejtett címzetteknek az előzetes megállapodást vagy utólagos tájékoztatást ezen tájékoztatás okáról és céljáról;
• a rejtett címzett ne lépjen be a levelezés tárgyába a BCC mezőből.

4. A válasz gyorsasága

A levélre adott válaszidő az Ön pozíciójának egyik mutatója a partnerek és ügyfelek üzleti érdekeihez képest. A cégek eltérő szabványokat alkalmaznak e tekintetben. Egy levélre adott válaszadási/reakciós idő két-három órán belül van. Ha egy levél kézhezvétele és elolvasása után megérti, hogy nem tud rá 24 órán belül válaszolni, akkor a helyes forma az lenne, ha elküldené a címzettnek, hogy megkapta a levelét, és válaszolni fog rá: "Kaptam egy levelet. Ma napközben válaszolok" vagy "Kaptam egy levelet. A válaszadáshoz további információk szükségesek. Igyekszem legkésőbb válaszolni...”

Ajánlunk

5. Helyes munka az információkkal (kötet, nyelv, szerkezet, formátum)

A levél szövegében az információk megjelenítésének jellege és sajátossága egyben eszköze és mutatója annak a képességének és vágyának, hogy a levelezést a lehető legpontosabban és legtisztelőbben bonyolítsa le a címzett felé:

• maximális kényelem a levél kötetének olvasásakor, amely „egy képernyőn” elfér, maximum - egy A-4 formátumú lap szövegének mennyiségében;
• az elküldött mellékletek mennyisége nem haladhatja meg a 3 MB-ot (a nagyobb fájlok problémákat okozhatnak, mivel előfordulhat, hogy nem jutnak át a címzett levelezőszerverén);
• Jobb, ha az elküldött fájlokat univerzális kódolásba „csomagoljuk”: Zip vagy rar (más kiterjesztések blokkolhatók vagy levághatók a továbbítás során, és problémákat okozhatnak a címzettnek);
• a címzetttől érkező levélre válaszolva a válasz szövegét a levél tetejére (elejére) kell elhelyezni, nem pedig a levél aljára (ez megkíméli a címzettet attól, hogy az előző szöveget „görgesse”). az Ön által írt választ kereső levelezés);
• A címzett levelére nem szabad új levélként válaszolni (a levelezési előzmények mentése nélkül). Egy ilyen válasz arra kényszeríti a fogadó címzettet, hogy időt vesztegetjen az eredeti üzenet keresésére;
• Olyan nyelven kell írni, amely a címzett számára a lehető legérthetőbb. Minden konkrét esetben megválaszolódik a szakmai, belső vállalati szókincs, a szleng, a rövidítések és az anglicizmusok (bármilyen más nyelvű angolból kölcsönzés) használatának célszerűsége.

Ha a szleng és a rövidítések használata növeli a levelezés sebességét és hatékonyságát, akkor a szleng használata elfogadható és etikus. Így a vállalaton belüli belső levelezés szinte mindig tele van szlenggel: ismerős és érthető a levelezés minden résztvevője számára, és időt takarít meg. De a külső üzleti partnerekkel/ügyfelekkel folytatott levelezésben ez óvatosságot igényel.

Előfordul, hogy nem nélkülözheti a terminológiát. Például egy cég olyan terméket/szolgáltatást nyújt az ügyfeleknek, mint például az online reklámozás, és az olyan fogalmakat, mint a „média-kontextuális szalaghirdetés”, „kulcsszavak”, „negatív szavak”, „ctr” semmivel sem helyettesíthetjük, ezeket be kell vezetni. üzleti környezetbe, és tanítsa meg az ügyfelet a velük való együttműködésre. Ebben az esetben fontos, hogy mindkét fél türelmes legyen és hajlandó legyen magyarázkodni és tanulni.

Vannak azonban olyan esetek, amikor a rövidítések és kifejezések használata kerülendő és kerülendő.

PÉLDA:

Egy barátom 2 napig kereste a választ arra a kérdésre: mi az ASAP. Anyagokat készített a kiadó számára, és utolsó levelében ezt írták neki: „ Mása, kérjük, küldje el az összes anyagot mielőbb" Masha úgy döntött, hogy ez egy számára ismeretlen formátum megjelölése, amelybe a szöveget „le kell fordítani”. Az idő, amit Masha a „megfejtéssel” és a kiadó kérésének kielégítésével töltött, 2 napot vett igénybe. Képzeld el a Gép bosszúságát, amikor 2 nap múlva kiderült, hogy a titokzatos „amint megtörtént” mögött egy angol nyelvű környezetben széles körben használt rövidítés áll. a lehető leghamarabb» – « a lehető leggyorsabban».

TANÁCS: ne éljen vissza angol kifejezésekkel, speciális kifejezésekkel és belső rövidítésekkel a külső ügyfelekkel és partnerekkel folytatott levelezésben.

6. Aláírás és elérhetőség elérhetősége

Ez egy szükséges attribútum, amelynek minden betűje véget kell vetnie. Az aláírási blokkban a következőket kell elhelyezni:

1. Az Ön kereszt- és vezetékneve.

Ez személyre szabottá teszi a levelezést, ami befolyásolja a kommunikáció hatékonyságát és pszichológiai komfortérzetét. Az aláírásban nem szabad rövidítéseket használni. T.L helyett Vorotyntseva aláírásomba Tamara Leonidovna Vorotyntseva (vagy Tamara Vorotyntseva) írok, hogy a címzett megértse, hogyan léphet kapcsolatba velem válaszlevélben.

1. Jelölje be pozícióját.

Ezzel lehetővé teszi, hogy a címzett megértse az Ön hatáskörének és szakmai kompetenciájának határait a kérdések megoldásában.

1. Elérhetőségi koordináták (telefon, email, cég neve és címe, honlapja).

Ezzel lehetőséget biztosít a címzettnek szükség esetén további operatív kommunikációra.

A fentieket összefoglalva, és a különböző cégek levelezésének megfigyelésében szerzett sokéves tapasztalattal bátran kijelenthetem a következőket: az etikai normák a modern üzleti közösségben nem csak és nem is annyira névleges jellemzői a jó modornak, hanem gyakorlati eszközök. az élethez, amelyek lehetővé teszik, hogy az üzleti kommunikáció helyes, gyors, kényelmes és végső soron hatékony legyen.

Ügyeljen a Tamara Vorotyntseva által vezetett képzésre.

Cikkek

Az e-mailben folytatott üzleti levelezés kényelmes módja az üzleti szervezetek közötti írásbeli kommunikációnak. Rengeteg levelet kell írni és kapni, a kommunikáció gyorsasága és korrektsége pedig a sikeres cég egyik összetevője. Az üzleti levelezés néhány szabálya.

Az e-mail szilárdan elfoglalta helyét az üzleti levelezésben előnyeinek köszönhetően - éjjel-nappal elérhető, hatékonyság és egyszerű használat. Ebben a cikkben megvizsgáljuk az online üzleti levelezés néhány árnyalatát.

Levelek fogadása

1. A munkanap során többször is ellenőriznie kell postafiókját. Ellenkező esetben halogathatja a fontos kérdéseket, és elakadhat mások munkája.
2. Ha levelet kap, akkor el kell olvasnia, mert valaki küldte. Természetesen itt nem spamről beszélünk.
3. Ha vezetői pozíciót tölt be, akkor a munkanapja az e-mailek ellenőrzésével kezdődik. A kényelem érdekében állítsa be e-mail kliensét úgy, hogy 10-20 percenként automatikusan kézbesítse vagy küldje el a leveleket.
4. Ha elfoglalt, és kap egy e-mailt, nézze meg, kitől származik, mi a tárgysor, és gyorsan a címre pillantva felmérheti az e-mail fontosságát.
5. Próbáljon meg azonnal válaszolni az e-mailekre – ez segít elkerülni a beérkező leveleket.

Helyesen kell használnia a Címzett, Másolat és Titkos másolat mezőket.

1. "Kinek". Ha kérdést küld, vagy valamiben pontosítást kér, akkor választ vár attól a címzetttől, akinek az adatai a „címzett” mezőben vannak feltüntetve. Amikor Ön a címzett, meg kell válaszolnia a kérdést. Vagyis ez a mező a címzett adatait jelzi.
2. "Másolat". Az a címzett, akinek az adatai ebben a mezőben vannak feltüntetve, mintegy „meghívott szemtanúk”. Ebben az esetben a címzett ne válaszoljon a levélre. Ezen túlmenően, ha ilyen levelet kell küldeni, akkor udvariasságból a „bocsánat a megszakításért” sorokkal kell kezdődnie.
3. "Rejtett másolat". A főcímzett nem tud arról, hogy a levelet annak a címzettnek küldték, akinek az adatai a „vakmásolat” mezőben vannak feltüntetve. Ezenkívül ez a mező tömeges levélküldéskor használatos.

Válaszadáskor ne feledkezzen meg a „Válasz mindenkinek” gombról, ez segít abban, hogy egyetlen címzettet se hagyjon ki. Bármikor eltávolíthatja a nem kívánt címzetteket, és hozzáadhat újakat.

Tárgy mező. Ezt a mezőt mindig ki kell tölteni. Az a személy, akinek a levél címzett, hatalmas mennyiségű levelet kaphat naponta, és ennek a mezőnek a segítségével felmérheti a levél fontosságát. A levél tárgysorának röviden és informatívan tükröznie kell a levél tartalmát.

"Az írás fontossága." Ha a levél fontos vagy sürgős információt tartalmaz, amely azonnali figyelmet igényel, jelezze ezt a fontosság „magas” értékre állításával. Ezzel e-mailjei kiemelkednek a beérkező levelek közül. De ne használja fel feleslegesen ezt a funkciót.

Hogyan kell válaszolni az e-mailre

Az alábbiakban egy rövid útmutatót tekintünk meg a levélre adott válasz megírásához.

1. Mindig köszöntéssel kell kezdeni - az udvariasság tiszteletére, semmit nem lehet tenni.
2. Az emberrel az ő nyelvén kell kommunikálnia. És ez nemcsak a nyelvészetre vonatkozik, hanem a kommunikáció formáira is. Az informális kommunikáció tiszteletlenségnek, sőt a beszélgetőpartner megsértésére tett kísérletnek is tekinthető.
3. Ne használjon átírást, kivéve, ha mobiltelefonról küld levelet. Ha az e-mail kliense nem rendelkezik orosz nyelvvel, küldje el a levél szövegét az alkalmazásban.
4. Az üzleti levélnek következetesnek, pontosnak és tömörnek kell lennie. A pontosság azt jelenti, hogy egyértelműen fel kell tüntetni a hivatkozott adatokat (dátum, hely, idő stb.). Specifikusság - a levél címzettjének az első soroktól kezdve meg kell értenie, hogy pontosan mit kell tőle elvárni. Tömörség. Ha tisztán gondolkodsz, akkor képes vagy világosan kifejezni a gondolataidat. És a beszélgetőpartnere azonnal látni fogja és értékelni fogja. Ezért érdemes több oldalra kerülni a „vizet”, ha pár mondatban ki tudod fogalmazni a dolog lényegét.
5. Ha egy levél több kérdést, feladatot vagy témát tartalmaz, ezeket fel kell strukturálni és el kell különíteni egymástól. A folyamatos gondolatfolyam nehezen olvasható, és még nehezebb kiszedni belőle a fontos pontokat.
6. A levélben tett megkeresésekre a lehető legrészletesebben kell válaszolni. Az olyan válaszok, mint „meglesz”, elfogadhatatlanok.
7. A levél szövegében ne legyen hiba. Nem baj, ha bemászik egy-két kisebb elírás. De ha levélről betűre krónikus írástudatlanságban szenved, akkor a beszélgetőpartner nem fogja a legjobb benyomást tenni rólad.
8. Mindig olvassa le a leveleit! Olvassa el többször a levelet, és győződjön meg arról, hogy nem maradt-e le semmiről, ellenőrizze, hogy nincsenek-e benne hibák, helyesek-e a címzett adatai, stb., stb.