Перевод работника на удаленную работу дополнительное соглашение. Образец приказа о переводе на дистанционную работу

22.09.2019Рубрика: Ведение бизнеса

19 апреля 2013 года вступил в силу федеральный закон, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ в части введения особенностей регулирования труда дистанционных работников. Закон вводит такие новые понятия, как «дистанционная работа»/«дистанционные работники», и призван урегулировать уже фактически существующие формы дистанционной занятости. Под дистанционной работой, в соответствии со ст. 312.1 ТК РФ, понимается выполнение работником определенной трудовым договором трудовой функции при условии выполнения работы:

Вне места нахождения работодателя, его иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности),

Вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При этом юридически значимым является также условие об использовании для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети интернет.

Если компания запланировала организовать для своих работников перевод на удаленную работу, то отметим основные ее преимущества для работодателя.

Не требуется внесение записей в работника. Сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку. Однако для этого требуется заключение соглашения между работником и работодателем. Представляется, что такого рода соглашение может быть частью трудового договора о дистанционной работе. Таким образом, узаконение дистанционного труда является первым существенным шагом к выведению трудовых книжек из оборота.

Однако вышеуказанное нововведение на практике может привести к следующему казусу. Согласно ч. 4 ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Логично предположить, что если работник и работодатель договариваются не вносить записей в трудовую книжку, то и ее оформление не требуется. По крайней мере, указанной логике во многих случаях могут последовать стороны трудовых отношений. Однако если при таких обстоятельствах после увольнения с первого места работы, которая носила дистанционный характер, работник поступит на работу в «обычном» режиме, новый работодатель может отказаться оформлять работнику трудовую книжку (по крайней мере, за собственный счет), ссылаясь на то формальное основание, что трудовой договор заключается не впервые.

Работодатель не обязан получать для работника страховое свидетельство. По общему правилу для лиц, впервые поступающих на работу, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляет работодатель (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). В отношении же дистанционного труда предусмотрен иной механизм. Обязанность по получению свидетельства пенсионного страхования переложена с работодателя на дистанционного работника, впервые заключающего трудовой договор.

Постановка компании на налоговый учет по месту работы дистанционного работника не требуется. Одним из наиболее серьезных препятствий к применению удаленной работы на практике являлось положение налогового законодательства, обязывающее компанию регистрировать обособленное подразделение в случае организации стационарных рабочих мест вне места нахождения работодателя. Очевидно, что выполнение данного требования создает много сложностей для компаний. Существующая проблема может быть в значительной мере решена с учетом рассматриваемых изменений. Теперь в Трудовом кодексе указывается, что дистанционная работа осуществляется вне стационарного рабочего места, то есть отсутствует основной признак образования обособленного подразделения, предусмотренный в ст. 11 НК РФ.

Возможность использования электронного документооборота. В отношении дистанционных работников работодатель получает возможность вести кадровый документооборот в электронном виде. Правда, закон полностью не исключает необходимость оформления кадровых и рабочих документов в письменной форме, но при этом предоставляет широкие возможности для взаимодействия работника и работодателя в электронной форме с использованием сети «Интернет» и иных сетей общего пользования. Сюда входит ознакомление работника с локальными нормативными актами, приказами, распоряжениями работодателя и иными документами путем обмена электронными документами. При этом ведение кадрового документооборота между работодателем и дистанционным работником полностью в бумажной форме также допускается. Теоретически характер взаимоотношений между дистанционным работником и работодателем допускает даже ситуацию, когда работник и представитель работодателя никогда не встретятся лично. Тем не менее вызывают вопросы определенные терминологические неточности, допущенные в законе. В частности, согласно ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ (предъявляемые при заключении трудового договора), могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа. При этом не a priori, а лишь по требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе. Однако ни паспорт гражданина РФ, ни военный билет, ни иные перечисленные в ст. 65 ТК РФ документы не могут существовать в форме электронного документа (по крайней мере, на сегодняшний день). Очевидно, что законодатель имел в виду копии указанных документов, заверенные однако выбрал не самый лучший способ выражения этого замысла.

Минимальные обязательства работодателя с точки зрения охраны труда. Поправки в Трудовой кодекс разрешили много насущных вопросов, связанных с охраной труда, которые были серьезным камнем преткновения для оформления дистанционной работы. Теперь работодатель несет обязательства, связанные с санитарно-бытовым и лечебно-профилактическим обслуживанием работников, обязательным социальным страхованием работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и ознакомлением работников с требованиями охраны труда. Иные обязанности по охране труда (включая по условиям труда, расследование несчастных случаев на производстве и др.) работодатель нести не обязан, если иное не будет согласовано с работником в договоре.

Оформление частичной дистанционной занятости

Уже cейчас очевидно, что применение ряда положений о дистанционном труде на практике будет затруднено, в том числе, из-за неясности некоторых формулировок, по крайней мере, до момента формирования практики применения новых норм. В частности, не совсем понятно, можно ли распространить положения о дистанционном труде на действующих работников? Многие категории работников в настоящее время оформлены как надомники или иным образом, но фактически являются дистанционными работниками (исходя из определения дистанционной работы, данного в законе). Работодателям было бы удобно, чтобы на таких работников стали распространяться положения о дистанционном труде, исходя из буквального толкования положения закона: «дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе». Данное положение действует только с 19 апреля 2013 года. В связи с этим можно сделать вывод о том, что перевод на удаленную работу действующих работников в категорию дистанционных невозможен без внесения изменений в трудовой договор, потребуется их увольнение и новый наем, что, безусловно, создаст целый ряд неудобств.

Кроме того, на практике работники часто совмещают дистанционную работу с работой в офисе работодателя. Очевидно, что если работник выполняет ту или иную работу или часть работы в месте, находящемся под контролем работодателя, то положения, регулирующие дистанционный труд, в данном случае не применяются. При этом, однако, работник может выполнять как дистанционно, так и находясь в офисе, одну и ту же трудовую функцию. В связи с этим возникает вопрос касательно документального оформления такого «совмещения».

По тексту закона неоднократно употребляется термин «трудовой договор о дистанционной работе». Представляется, что согласно буквальному толкованию этого термина предметом такого трудового договора является дистанционная работа. В этом случае работа в офисе может рассматриваться как «другая [недистанционная] работа». Соответственно, выполнение офисной работы может осуществляться по другому трудовому договору как работа по совместительству (ст. 60.1 и гл. 44 ТК РФ) или же, наоборот, как основная работа. При этом то, что работа будет осуществляться по той же должности, не вызовет никаких нареканий со стороны проверяющих органов. Сама ст. 60.1 ТК РФ никаких запретов на подобное совместительство не содержит, на что неоднократно указывал и Роструд (письма от 01.06.2011 № 1495-6.1 и от 18.06.2012 № 873-6-1)

Однако встречается и менее формальный подход к оформлению таких отношений: вышеуказанное «совмещение» вполне может быть закреплено в рамках одного документа (одного договора) постольку, поскольку это не ухудшает положение работников по сравнению с указанными требованиями. Согласно указанному подходу, если работник совмещает работу в офисе с дистанционной занятостью, соответствующие условия могут быть прописаны в одном документе.

Тем не менее следует понимать, что если работодатель хочет, чтобы это были именно дистанционные отношения с частичной офисной занятостью (или, наоборот, офисная занятость с частично дистанционными отношениями), то для этого, с учетом вышеуказанного, может потребоваться расторжение старого и заключение нового договора о дистанционной работе, в который будут включены условия о частичном выполнении работы в офисе или, соответственно, дистанционно.

Если «офисный» договор будет изменен путем включения условия о дистанционной работе, то существует риск того, что на работника не будут в полной мере распространяться условия, предусмотренные гл. 49.1 ТК РФ - это будет возможно только в том случае, если указанные условия не будут противоречить общим положениям Трудового кодекса РФ.

Заключение трудового договора через интернет

Одним из наиболее важных нововведений относительно дистанционного труда является совершенно иной подход к заключению трудового договора. В соответствии ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ работодатель обязан не позднее 3 календарных (не рабочих) дней со дня заключения трудового договора путем обмена электронными документами направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Уже сейчас ясно, что на практике с этим будут возникать определенные сложности. В частности, в законе не указывается, каким именно образом должен быть оформлен такой экземпляр договора. Согласно общим положениям о заключении трудового договора в письменной форме (ч. 1 ст. 67 ТК РФ) договор должен быть подписан обеими сторонами, однако в случае с дистанционной работой весьма затруднительно обеспечить подписание договора со стороны работника. Пожалуй, единственный способ - отослать работнику оба экземпляра, которые он должен подписать, и один отослать обратно работодателю. Тем не менее указанные и некоторые другие неточности в части регулирования электронного взаимодействия между дистанционным работником и работодателем могут привести к отказу компаний использовать электронные документы для оформления трудовых договоров и иных кадровых документов.

Возмещение работнику расходов на и другие затраты

Заключение трудового договора и иной документооборот в рамках дистанционной работы может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием усиленных (далее - ЭП). Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» такая подпись считается наиболее защищенным видом ЭП. В настоящее время ЭП (с помощью которых создаются ЭП) и ключей проверки ЭП (которые используются для проверки подлинности ЭП) имеются лишь у немногих физических лиц. Чаще всего ими пользуются в хозяйственной деятельности.

Небольшая распространенность применения данной технологии сама по себе является очевидной проблемой для использования электронного документооборота в трудовых отношениях. Также не стоит забывать, что стоимость выдачи ключа и сертификата составляет несколько тысяч рублей. При этом срок действия ключа и сертификата ограничен и составляет, как правило, один год. После истечения срока действия текущих ключа и сертификата должны быть получены новые, что, соответственно, требует дальнейших вложений. Очевидно, что многие работники и кандидаты не захотят тратить собственные средства на получение вышеуказанных ключей и сертификатов. Тем более, что кроме как для целей взаимодействия с работодателем, данные ключи и сертификаты могут им не понадобиться. Более того, для заключения трудового договора путем обмена электронными документами приобретение ключа и сертификата электронной подписи требуется еще до возникновения трудовых отношений. В этой ситуации логичней, чтобы компания взяла на себя расходы по приобретению данных ключа и сертификата.

Однако в случае если работодатель соглашается компенсировать работникам соответствующие расходы, возникает вопрос касательно возможности учета таких расходов для целей налогообложения прибыли и, соответственно, правильного их оформления. Безусловно, многое в этом вопросе будет зависеть от позиций и которые пока не выработаны. В соответствии со ст. 312.3 ТК РФ размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств определяются по соглашению сторон в трудовом договоре. Это также касается порядка возмещения других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.

Если сравнить вышеуказанную формулировку с положениями ст. 188 ТК РФ «Возмещение расходов при использовании личного имущества работника», то, пожалуй, основным отличием особенностей регулирования дистанционного труда является большее количество вопросов, требующих урегулирования непосредственно в договорном порядке. В частности, согласно ст. 188 ТК РФ такие вопросы, как размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование личного имущества, не обязательно должны определяться по соглашению сторон, а могут регулироваться, например, приказами работодателя, что, среди прочего, повышает оперативность и изменения соответствующих условий.

Особенности режима работы при дистанционном труде

В соответствии со ст. 312.4 ТК РФ дистанционный работник определяет режим рабочего времени и отдыха по своему усмотрению. Но одновременно с этим работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, включая учет продолжительности сверхурочной работы (ч. 4 ст. 191, ч. 7 ст. 199 ТК РФ). При этом целью учета рабочего времени, среди прочего, является также заработной платы работников (в частности, оплата сверхурочной работы). В связи с этим остается неясным, каким образом работодатель будет осуществлять такой учет в отношении дистанционного работника, самостоятельно определяющего свой график.

Соответственно, вопросы режима и учета рабочего времени все-таки необходимо четко регулировать на уровне трудового договора. Тем не менее злоупотребить правом и «приписать» себе лишние часы при должном подходе со стороны работодателя дистанционному работнику вряд ли удастся. С учетом сложившейся судебной практики, сверхурочная работа оплачивается не менее чем в двойном размере только в том случае, если она осуществляется по письменному распоряжению работодателя. Поэтому возможностей для злоупотреблений со стороны дистанционных работников остается не много при условии, что режим рабочего времени и порядок согласования сверхурочной работы будет четко формализован в трудовом договоре.

Увольнение дистанционного работника

В соответствии со ст. 312.5 ТК РФ расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором. У многих работодателей может возникнуть вполне логичный вопрос - означает ли это, что в трудовом договоре можно указать иные основания для увольнения, чем указаны в Трудовом кодексе РФ?

Практика применения аналогичной нормы в отношении надомников (ст. 312 ТК РФ) фактически отсутствует. Однако с учетом запрета ухудшения положения работника по сравнению с действующим законодательством можно сделать вывод о том, что уволить дистанционного работника по основаниям, прямо не предусмотренным Трудовым кодексом РФ, без существенных рисков признания такого увольнения незаконным, будет затруднительно. Аргументом в пользу этой позиции является то, что редакция законопроекта, принятая в первом чтении («помимо оснований, предусмотренных Трудовым кодексом, трудовой договор с дистанционным работником может быть прекращен по основаниям, предусмотренным трудовым договором»), в итоге была изменена, как указано выше, с учетом решения Комитета по труду, социальной и делам ветеранов Госдумы ФС РФ. Более того, вышеуказанная норма о прекращении трудового договора с дистанционным работником сформулирована таким образом, что ее буквальное толкование позволяет предположить, что все основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя должны быть прямо поименованы в трудовом договоре, даже если это будет дублировать положения Трудового кодекса РФ.

Трудности с увольнением дистанционного работника, особенно по дисциплинарным основаниям, усугубляются самим характером работы, который не предполагает наличия стационарного рабочего места и усложняет контроль за выполнением работником своих трудовых обязанностей.

Тем не менее, ввиду того, что запись об увольнении, как указано выше, может не вноситься в трудовую книжку работника, негативные последствия увольнения для работника в случае расторжения договора по порочащему его основанию могут быть несколько снижены. То есть, если дистанционный работник будет уволен по основанию, предусмотренному трудовым договором, но не предусмотренному Трудовым кодексом РФ, но запись об этом не будет сделана в трудовую книжку, то мотивов для обжалования увольнения у работника будет меньше.

Обмениваться документами с дистанционным работником вы можете как в электронном виде, используя квалифицированную электронную подпись, так и традиционным способом – передавая бумаги лично или отправляя их по почте

Для чего нужен документ

Чтобы перевести сотрудника с обычных условий труда на дистанционный труд, необходимо получить от него заявление. На его основании работодатель подготовит дополнительное соглашение к трудовому договору.

В каком виде составляется

Должность, Ф. И.О. сотрудника, просьба о переводе, причина, по которой ему понадобился такой перевод, и желаемая дата, период, в течение которого сотрудник хочет трудиться на условиях дистанционной работы, его подпись и дата.

Частая ошибка

Иногда кадровики забывают о том, что на заявлении работника должна быть резолюция руководителя организации или уполномоченного им лица. Заявление без резолюции считается нерассмотренным (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Укажите в дополнительном соглашении режим рабочего времени сотрудника, исходя из потребностей организации (ст. 57 ТК РФ). Дистанционный работник вправе распределять рабочее время и время отдыха по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором (ч. первая ст. 312.4 ТК РФ)

Для чего нужен документ

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме в двух экземплярах.

Что обязательно должно быть в документе

Наименование документа, дата и место его составления, реквизиты трудового договора, в который компания и сотрудник вносят изменения, пункты договора, которые будут изменены, или текст новой редакции, дата, с которой соглашение вступит в силу, реквизиты сторон.

Частая ошибка

Многие работодатели при переводе на дистанционную работу заключают с сотрудником новый трудовой договор, предварительно уволив его. На самом деле достаточно заключить дополнительное соглашение и издать приказ.

Приказ о переводе на дистанционную работу

Регистрируйте приказы о переводе в Журнале регистрации приказов по личному составу. В случае необходимости их легче будет найти

Для чего нужен документ

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель должен издать приказ (распоряжение) о переводе на дистанционную работу.

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Наименование работодателя, номер и дата составления, Ф. И.О. переведенного сотрудника, дата перевода, подписи и расшифровка подписей руководителя организации (или иного уполномоченного лица) и работника.

Внимание!

Работодатель обязан обеспечивать безопасность труда дистанционников: ознакомить их с требованиями охраны труда, расследовать и учитывать несчастные случаи, оплачивать взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев (ст. 312.3 ТК РФ)

Частая ошибка

Некоторые работодатели полагают, что сведения о переводе на дистанционный труд требуется вносить в трудовую книжку. Этого делать не нужно.

Личная карточка

Для чего нужен документ

После издания приказа сведения о переводе на дистанционную работу нужно зафиксировать в личной карточке работника в разделе «Дополнительные сведения».

В каком виде составляется

По унифицированной форме № Т-2 либо иному образцу, утвержденному в организации.

Что обязательно должно быть в документе

Сведения о переводе, его дата, реквизиты приказа и дополнительного соглашения к трудовому договору, на основании которого оформлен приказ.

Табель учета рабочего времени подтверждает присутствие сотрудника на работе, на его основании рассчитывается заработная плата.

В каком виде составляется

По унифицированной форме № Т-12 или Т-13 либо иному образцу, утвержденному в организации. На дистанционных работников ведется по общим правилам.

Что обязательно должно быть в документе

Фамилии, инициалы, должности сотрудников, их табельные номера, отметки о явках и неявках на работу, количество отработанных дней и часов.

Частая ошибка

Многие руководители полагают, что все сотрудники компании не могут трудиться дистанционно. Это не так. Трудовой кодекс не ограничивает число сотрудников, работающих на таких условиях (ст. 312.1 ТК РФ).

Регулирующей трудовой договор с дистанционным работником. Особенность дистанционной работы в том, что:

место работы находится вне места нахождения работодателя;
работа выполняется в электронной форме.

Заключение трудового договора

Дистанционный работник, труд которого регулируется специальными нормами, — это лицо, которое заключило трудовой договор о дистанционной работе. Этот договор должен соответствовать нормам ТК РФ, но имеет ряд особенностей. Так, согласно ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ между работником и работодателем может быть предусмотрен электронный документооборот, но тогда в дистанционном договоре с работником должна быть предусмотрена квалифицированная электронная подпись, которую можно использовать для всех документов начиная с трудового договора (ст. 312.2 ТК РФ).

Договором может быть предусмотрена компенсация в случае использования собственного или арендованного оборудования, программ и прочих необходимых для работы средств (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Также может быть предусмотрена обязанность работника использовать оборудование или программы, которые рекомендует или предоставит работодатель (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

Кроме того, в трудовом договоре может содержаться требование о предоставлении отчетов дистанционным работником с указанием сроков такого отчета и порядка предоставления (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

С учетом того, что невыполнение этих требований может быть определено в качестве основания для расторжения договора, необходимо четко определять требования к дистанционному работнику. Так, в случае предоставления отчетов договор может содержать формы или образцы отчетов, требования к периодичности отчетов с указанием не просто даты, а времени предоставления, например с учетом рабочего времени непосредственного руководителя или офиса. Надо учитывать, что при отсутствии времени предоставления работник может предоставить отчет до 24-00 своего часового пояса, и работодатель получит документ на следующий рабочий день, при этом претензии к работнику будет сложно предъявить.

Предусмотрено, что работник самостоятельно определяет график работы, если в трудовом договоре не указан конкретный режим (ст. 312.4 ТК РФ). Поэтому при заключении договора может быть указано о необходимости находиться на связи с работодателем в определенное время.

Предоставление отпуска дистанционному работнику должно производиться согласно нормам трудового законодательства.

Расторжение дистанционного трудового договора

Общие основания увольнения применяются и при этом виде договора, но особенность в том, что в трудовой договор допускается включать дополнительные основания расторжения (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Надо учитывать, что на дистанционных работников распространяются положения трудового законодательства, поэтому дополнительные условия о расторжении:

не должны ухудшать положение работника;
не должны иметь дискриминационный характер;
должны быть связаны с трудовыми обязанностями сотрудника.

Кроме того, это условие должно быть сформулировано таким образом, чтобы иметь однозначное толкование и документальное подтверждение.

Так, например, может быть предусмотрено условие о расторжении договора в случае отсутствия связи с работником. Но это возможно в том случае, если договором установлена обязанность нахождения на связи дистанционного сотрудника в определённое время и сотрудник не выходит на связь по своей вине, а не в связи с техническими проблемами, к примеру отсутствием связи по вине провайдера.

Увольнение дистанционного работника оформляется приказом с указанием основания. Если с работником установлен электронный документооборот, то в день прекращения трудового договора работодатель обязан направить бумажную копию приказа заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

Возможное основание увольнения указано в образце трудового договора с дистанционным работником, приложенным к статье.

Образец трудового договора с дистанционным работником

На самом деле достаточно заключить дополнительное соглашение и издать приказ. Приказ о переводе на дистанционную работу Для чего нужен документ На основании дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель должен издать приказ (распоряжение) о переводе на дистанционную работу.

Перевод сотрудника на дистанционную работу

В каком виде составляется В произвольной письменной форме. Что обязательно должно быть в документе Наименование работодателя, номер и дата составления, Ф. И.О. переведенного сотрудника, дата перевода, подписи и расшифровка подписей руководителя организации (или иного уполномоченного лица) и работника. Частая ошибка Некоторые работодатели полагают, что сведения о переводе на дистанционный труд требуется вносить в трудовую книжку. Этого делать не нужно.

Заявление о переводе на дистанционную работу

выполнение работы может осуществляться средствами труда (оборудованием, компьютерными программами), рекомендованными работодателем и принадлежащими либо работнику, либо работодателю;
передача результатов труда может происходить посредством электронных средств связи;
для осуществления электронного взаимодействия возможно оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему формировать юридически значимые электронные документы;
все особые условия, имеющие отношение к обеспечению трудового процесса, охране труда, предоставлению отпусков, увольнению, оговариваются в трудовом соглашении.

Переход к удаленной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем и может быть как временным, так и постоянным.

Переводим офисных сотрудников на дистанционную работу

Страховое пенсионное свидетельство Как оформить страховое пенсионное свидетельство дистанционному сотруднику Если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель обязан оформить ему страховое пенсионное свидетельство (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). При приеме на работу дистанционного сотрудника действует особый порядок.

Сотрудник самостоятельно обращается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ и получает на себя свидетельство (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ). Данные о полученном свидетельстве сотрудник отправляет работодателю в электронном виде, как и остальные документы, которые сотрудник предъявил при устройстве на работу (ч.

3 ст. 312.2 ТК РФ). Режим работы Как установить режим работы дистанционному сотруднику Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник устанавливает по своему усмотрению.

Образец приказа о переводе на дистанционную работу

Такой порядок следует из положений статей 212 и 312.3 Трудового кодекса РФ. Особенности документооборота Какие особенности имеет обмен документами с дистанционными сотрудниками Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме, заверив свое обращение электронной подписью.

Внимание

Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой. Тогда работодателю следует направить такие копии по почте заказным письмом с уведомлением, если в заявлении прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде.

В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.

Оформляем перевод на дистанционную работу

В каком виде составляется По унифицированной форме № Т-2 либо иному образцу, утвержденному в организации. Что обязательно должно быть в документе Сведения о переводе, его дата, реквизиты приказа и дополнительного соглашения к трудовому договору, на основании которого оформлен приказ.

Внимание! Личная карточка оформляется только в бумажном виде, так как с некоторыми записями в ней работник знакомится под роспись, а все исправления заверяются подписью ответственного за ведение личной карточки Табель учета рабочего времени Совет Количество отработанных часов в табеле учета рабочего времени указывайте согласно трудовому договору с дистанционником Для чего нужен документ Табель учета рабочего времени подтверждает присутствие сотрудника на работе, на его основании рассчитывается заработная плата.

Образец приказа о дистанционной работе

Указывать в качестве места работы Интернет оснований нет, так как он является средством исполнения трудовой функции, а не местом работы. В таком случае в трудовом договоре с дистанционщиком будет достаточно отразить только место его заключения.

В качестве места можно указать и местонахождение работодателя. Если при этом у вас меняется слишком много условий трудового договора, то дополнительным соглашением можно просто трудовой договор изложить в новой редакции: Дополнительное соглашение к трудовому договору.

Новаяредакция трудового договора А для новой редакции можно взять за основу разработанный Системой проект договора с дистанционным работником: Трудовой договор с дистанционным сотрудником Подробности в материалах Системы Кадры: 1.

Как оформляется перевод на дистанционную работу?

ПГ/8960-6-1. В качестве места работы можно указать как домашний адрес, так и любое другое место, где будет фактически проходить рабочий процесс. В то же время исходя из определения дистанционной работы в ряде случаев указать место работы в договоре с дистанционщиком по объективным причинам не представляется возможным.

Например, в случае когда сотрудник осуществляет трудовую функцию вне стационарного места и какой-либо конкретной территории.

Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:

в иное структурное подразделение;
на другую должность или в другую квалификационную категорию;
на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

указание на суть вносимого изменения;
дату начала действия этого изменения;
перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.

Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте.
Личная карточка Для чего нужен документ После издания приказа сведения о переводе на дистанционную работу нужно зафиксировать в личной карточке работника в разделе «Дополнительные сведения». В каком виде составляется По унифицированной форме № Т-2 либо иному образцу, утвержденному в организации.
Что обязательно должно быть в документе Сведения о переводе, его дата, реквизиты приказа и дополнительного соглашения к трудовому договору, на основании которого оформлен приказ. Табель учета рабочего времени Для чего нужен документ Табель учета рабочего времени подтверждает присутствие сотрудника на работе, на его основании рассчитывается заработная плата.

Заявление работника о переводе на дистанционную работу

Изложить пункт 1.4 трудового договора от 18 января 2010 г.№ 7в следующей редакции: «Работник исполняет свою трудовую функцию дистанционно». 2. Все другие условия трудового договора от 18 января 2010 г.№ 7считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами. 3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 марта 2013 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу. Подписи сторон: Работодатель: «Альфа»Адрес: 125008, г.

Москва, ул. Михалковская, д. 20ИНН 7708123459, КПП770801001р/с 40702810400000001119в Отделении 3 Московского ГТУ Банка РоссииБИК 044599000 Работник: Дежнева Анна Васильевнапаспорт серии 46 02№545177выдан УВД Воскресенского р-наМосковской обл. 15.04.2002Адрес регистрации: 125373,г. Москва, бул. Яна Райниса,д. 24, корп. 2, кв. 474 А.В.

Львов А.В.
В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель обязан:

расследовать и учитывать происходящие с дистанционными сотрудниками несчастные случаи и профзаболевания;
выполнять предписания государственной инспекции труда;

осуществлять обязательное социальное страхование дистанционных сотрудников от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
знакомить дистанционных сотрудников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем для работы.

Соблюдать другие обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в отношении дистанционных сотрудников (например, обеспечивать спецодеждой, обучать безопасным методам и приемам выполнения работ и т.

Разберемся, какие бумаги потребуется оформить, если вы решили пойти на встречу сотруднику в его желании работать удаленно. Ниже вы найдете схему, в которой указан порядок оформления документов, которые требует перевод на дистанционную работу.

Заявление сотрудника с просьбой перевести его на дистанционную работу

Работник пишет его в произвольной письменной форме. При этом в нем должны быть указаны: должность, Ф. И.О. сотрудника, просьба о переводе, причина, по которой ему понадобился такой перевод, и желаемая дата, период, в течение которого сотрудник хочет трудиться на условиях дистанционной работы, его подпись и дата.

Имейте ввиду, что по инициативе организации перевод на дистанционную работу возможен только с согласия сотрудника и при условии, что компания предупредила об этом за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

Дополнительное соглашение к трудовому договору

При переводе сотрудника на дистанционную работу меняются условия его труда, в частности, место работы, режим рабочего времени и др. Это означает, что понадобится внести изменения в трудовой договор, оформив дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ). Укажите в дополнительном соглашении режим рабочего времени сотрудника, исходя из потребностей организации (ст. 57 ТК РФ). Дистанционный работник вправе распределять рабочее время и время отдыха по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором (ч. первая ст. 312.4 ТК РФ).

Составляется в произвольной письменной форме в двух экземплярах. И обязательно содержит наименование документа, дата и место его составления, реквизиты трудового договора, в который компания и сотрудник вносят изменения, пункты договора, которые будут изменены, или текст новой редакции, дата, с которой соглашение вступит в силу, реквизиты сторон.

На дистанционника распространяется действие всех норм трудового права. То есть работодатель обязан выплачивать ему и отпускные, и больничные, которые рассчитываются в обычном порядке (ст. 312.1 ТК РФ).

Приказ о переводе на дистанционную работу

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель должен издать приказ (распоряжение) о переводе на дистанционную работу. Регистрируйте приказы о переводе в Журнале регистрации приказов по личному составу. В случае необходимости их легче будет найти.

Этот документ также составляют в произвольной письменной форме. Его обязательные реквизиты: наименование работодателя, номер и дата составления, Ф. И.О. переведенного сотрудника, дата перевода, подписи и расшифровка подписей руководителя организации (или иного уполномоченного лица) и работника.

Личная карточка

После издания приказа сведения о переводе на дистанционную работу нужно зафиксировать в личной карточке работника в разделе «Дополнительные сведения». Вы можете разработать личную карточку самостоятельно, взяв за основу унифицированную форму № Т-2. Например, убрав графы для статистических кодов (письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). При это укажите сведения о переводе, его дата, реквизиты приказа и дополнительного соглашения к трудовому договору, на основании которого оформлен приказ.

Личная карточка оформляется только в бумажном виде, так как с некоторыми записями в ней работник знакомится под роспись, а все исправления заверяются подписью ответственного за ведение личной карточки.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени подтверждает присутствие сотрудника на работе, на его основании рассчитывается заработная плата. Количество отработанных часов в табеле учета рабочего времени указывайте согласно трудовому договору с дистанционником

Его оформляют по унифицированной форме № Т-12 или Т-13 либо иному образцу, утвержденному в организации. На дистанционных работников ведется по общим правилам. При этом в нем должны быть: фамилии, инициалы, должности сотрудников, их табельные номера, отметки о явках и неявках на работу, количество отработанных дней и часов.