Внутренний аудит кадровой документации. Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции

Документации. Описание

Аудит кадровой документации включает в себя полную диагностику всей кадровой документации организации на наличие, корректность ее оформления и ведения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Аудит кадровой документации предусматривает проверку следующих документов:

· Личные дела работников; · Личные карточки Т2; · Трудовые договоры и дополнительные соглашения; · Приказы по личному составу; · Приказы по основной деятельности; · Журналы учета; · Трудовые книжки; · Графики отпусков; · Приказы по отпускам; · Штатное расписание; · Табель учета рабочего времени; · Командировочные документы; · Локальные нормативные акты; · Должностные инструкции по всем видам работников.

А нужен он, даже скорее необходим, по следующим причинам:

- аудит кадровой документации позволяет вам получить полную картину о состоянии кадровых дел в компании, наличии или отсутствии документов, которые должны быть согласно Трудовому Кодексу РФ, получить справку по каждому работнику, оценить работу кадровой службы;

- аудит кадровой документации защищает вас от штрафов и претензий Рострудинспекции, Прокуратуры, налоговых органов (в части проверки размеров начисляемой заработной платы), и непосредственно работников, которые по каким-либо причинам обижены на компанию, нелояльны к ней

- аудит кадровой документации дает вам возможность выявить типичные ошибки в вашей кадровой документации и принять меры к их систематическому искоренению и не повторению в последующем.

В каких ситуациях аудит кадровой документации особенно необходим?

Аудит кадровой документации необходим в следующих ситуациях:

Бывшие или действующие работники намереваются предъявить вам претензии, относящиеся к трудовым отношениям между вами и ними. В этом случае жизненно важно обеспечить, чтобы кадровая документация полностью соответствовала действующему законодательству, а также было полное соответствие в нумерации, датах документов, не были различны номера одних и тех же документов на бумаге и в 1С, все документы об отпусках, командировках, платежные ведомости по выплате заработной платы, были надлежаще оформлены, соблюдены требования охраны труда, а работники ознакомлены с ними. В противном случае компании не избежать претензий Рострудинспекции, или прокуратуры, а, следовательно, и наложения штрафов в пользу государства до 50 000 рублей, не считая удовлетворения требований самого работника, и наличия административной «судимости» руководителя компании;

Организация долгое время развивалась, наращивала штат, но кадровую документацию вела «спустя рукава». В этом случае, как показывает практика, в кадровой документации накапливается большое количество ошибок, которые, в конце концов, приводят к неправильному начислению заработной платы, отсутствию учета или неправильному учету отгулянных отпусков, полному несоответствию должных инструкций и фактически исполняемых работниками обязанностей, несоответствию между приказами, трудовыми договорами, электронной базой, графиками отпусков, личными карточками и т.д. Хаос в кадровой документации приводит к хаосу в работе компании, вы не знаете, кого когда направить в отпуск, сколько кому заплатить, с кого чего требовать, и в такой ситуации аудит кадровой документации абсолютно необходим;

Вы хотите проверить работу кадровой службы, либо кадровая служба по собственной инициативе проводит самопроверку вследствие большой загрузки текущими делами и невозможностью отвлекаться на прошедшие периоды, либо новый пришедший кадровый работник ввиду большого штата не в силах самостоятельно провести аудит кадровой документации.

Какие виды аудита кадровой документации проводятся?

Специалисты ПБ «ЮРИСТОКРАТ» проводят следующие виды аудита кадровой документации:

1. Сплошной аудит кадровой документации , при котором подвергается проверке вся кадровая документация за определенный период.

2. Выборочный аудит кадровой документации, который, в свою очередь, может быть двух видов:

2.1. аудит кадровой документации по определенным работникам за определенные годы.

2.2. аудит только определенной кадровой документации, например, только приказов о приеме и увольнении и трудовых договоров.

3. Целевой аудит кадровой документации, который проводится применительно к конкретному работнику или группе работников, с которыми компания находится в конфликтном или предконфликтном состоянии и в связи с этим необходимо, чтобы все кадровые документы были в полном порядке.

Приведенная выше классификация носит, в первую очередь прикладной характер. С научной точки зрения аудит кадрового делопроизводства может быть разделен на:

1. Профилактический аудит кадрового делопроизводства. Такой аудит кадрового делопроизводства направлен на превентивное устранение недостатков ведения кадрового учета , упредив возникновение проблемы.

2. Оперативный аудит кадрового делопроизводства, который необходимо быстро провести вследствие грядущей проверки Рострудинспекции или Прокуратуры, о наступлении которой компании достоверно известно.

Управление трудовыми правоотношениями представляет собой один из столпов хозяйственной деятельности организации любой организационно-правовой формы. В связи с этим документальное оформление трудовых правоотношений, правильное ведение кадровой документации и учета в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации является очень важным. Даже в наше время, когда для большинства работодателей очевидно, что ведение кадрового делопроизводства является такой же неотъемлемой частью функционирования организации, как и ведение бухгалтерского учета, внимание это сегменту уделяют далеко не все.

Некоторые работодатели осознают важность учета кадров и ведения кадровой документации только при проведении проверки надзорными органами (Рострудинспекции, Прокуратуры), либо возникновении трудовых споров, в том числе судебных и только в этих случаях просят оказать услуги по экстренному аудиту и восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что может уже не дать желаемого результата, так как конфликтные работники попросту откажутся подписывать какие-либо документы и восстановить кадровый учет в полном объеме не удастся.

В этой ситуации защищены оказываются те, кто превентивно подумал о необходимости ведения кадрового делопроизводства и заключил договор на оказание услуг по ведению кадрового учета заблаговременно. В этих компаниях с кадровой документацией оказывается все в порядке и оснований для наложения штрафов со стороны проверяющих органов нет.

Как только возникла необходимость в аудите или восстановлении кадрового делопроизводства следует организовать привлечение независимых кадровых специалистов, которые смогут объективно оценить текущее состояние дел, исследовать локальные нормативные правовые акты, посмотреть, соответствуют ли они требованиям действующего законодательства. По результатам аудита кадрового делопроизводства уже проводится устранение выявленных огрехов и проблемных зон (отсутствие платежных ведомостей, начисление заработной платы один раз в месяц, различные суммы окладов приказах, договорах и штатном расписании и т.д.), производится налаживание кадрового делопроизводства.

При возникновении трудовых споров, которые рассматриваются в суде, правильная кадровая документация будет хорошим письменным доказательством вашей правоты, а ее отсутствие - причиной решения спора в пользу работника. Аудит кадрового учета включает в себя:

1. Оценку правильности ведения кадровой документации , проверка соответствия локальных нормативных правовых актов требованиям действующего законодательства.

2. Выявление нарушений, ошибок или несоответствий требованиям закона в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации .

3. Оценку правильности ведения необходимых журнальных форм по регистрации кадровых документов.

4. Определение отсутствующих локальных нормативных правовых актов, наличие которых обязательно в любых организациях.

Специалисты Правового бюро «ЮРИСТОКРАТ» проведут сплошной, выборочный и целевой аудит кадровой документации , по вашему выбору, выявят и устранят все недостатки кадровой документации, даже самые сложные и труднорешаемые .

2. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Сроки

За 1 рабочий день 1 специалистом проверяется в среднем 10 человеко-лет.

Анализ локальных нормативных актов проводится со скоростью в среднем 30 страниц текста документов за 1 день.

Расчет сроков аудита кадровой документации производится исходя из указанных цифр.

На практике в среднем аудит кадровой документации для средней фирмы занимает 3-10 рабочих дней.

3. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Порядок действий

1 . Вы оформляете по электронной почте, либо лично в вашем или нашем офисе заказ на аудит кадровой документации .

2 . Наш специалист выезжает к вам для оценки состояния кадровой документации, необходимого объема и глубины аудита . Мы направляем вам коммерческое предложение.

3. После согласования предложения мы начинаем работу по аудиту кадровой документации , которая может включать в зависимости от оговоренного объема работы следующее:

Анализ состояния документов:

· Личные дела: проверка наличия, проверка перечня документов, входящих в личные дела, формирование титульного листа.

· Личные карточки: проверка наличия, проверка заполнения, проверка на соответствие законодательству.

· Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение): проверка наличия, проверка на соответствие законодательству, проверка соответствия трудовым договорам, штатному расписанию, трудовым книжкам, иным документам.

· Приказы по основной деятельности: проверка на соответствие законодательству.

· Приказы по отпускам: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству.

· Уведомления о времени начала отпуска: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству.

· Графики отпусков: проверка наличия, проверка заполнения, проверка на соответствие законодательству.

· Трудовые договоры: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству, сличение с приказами и иными документами на предмет расхождений. Проверка изменений, дополнений.

· Штатные расписания: проверка наличия, проверка соответствия законодательству, проверка соответствия приказам и иным документам.

· Табели учета рабочего времени: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству.

· Командировочные документы: проверка приказов, командировочных удостоверений, служебных заданий, проверка на соответствие законодательству.

· Трудовые книжки: проверка правильности заполнения трудовых книжек, сличение с приказами по личному составу на предмет расхождения, регистрация в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

· Проверка базы «1С. Зарплата и Кадры» или иной аналогичной: проверка соответствия документам – приказам, трудовым договорам, штатному расписанию и т.п.

· Проверка наличия необходимых локальных нормативных актов: экспертиза ЛНА, рекомендации по внесению изменений.

· Проверка наличия необходимых должностных инструкций: экспертиза должностных инструкций, рекомендации по внесению изменений.

4. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Результат

По результатам аудита кадровой документации вы получаете:

Правовое заключение, содержащее выводы по результатам аудита кадровой документации в компании, полностью и наглядно отражающее состояние дел;

5. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Гарантии

Мы гарантируем:

Полную финансовую ответственность в размере штрафов, наложенных государственными органами, в случае нашей ошибки в рекомендациях, что закреплено Договором на оказание услуг по аудиту кадровой документации.

6. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Цена

Аудит кадровых документов своими силами
Кадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.

Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.

Когда необходима проверка?

Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:

"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2008, N 6

Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.

Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.

Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства (далее - аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:

• при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
• при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;
• при смене руководителя организации;
• при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
• при изменении системы оплаты труда;
• при массовом высвобождении работников.

Кто проводит аудит

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.

Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.

Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства

1. Организационный этап.
2. Определение перечня подлежащих проверке документов.
3. Сверка документов.
4. Проверка кадровой документации.
5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

На первом, организационном, этапе необходимо:

• определить цели и задачи проведения кадрового аудита;
• сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;
• определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного - двух месяцев);
• издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:

• трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.;
• трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225). Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек";
• табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения. Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств;
• личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) ("Личная карточка государственного (муниципального) служащего"). Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике;
• приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ;
• личные дела сотрудников. Необходимость их ведения установлена ведомственными нормативными актами. В качестве примера можно привести ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации", согласно которой прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов определяется руководителем Федеральной таможенной службы. Схожая норма содержится в ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О Прокуратуре Российской Федерации". В частности, указано, что личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Порядок ведения личных дел прокурорских работников устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а работников Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации - Председателем Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации. В настоящее время действуют и иные ведомственные нормативные акты, устанавливающие необходимость ведения личных дел сотрудников;
• локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ), и др.

Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:

• коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
• должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
• перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
• график сменности;
• договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
• договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
• положение об охране коммерческой тайны;
• положение об адаптации работников;
• положение о порядке прохождения испытательного срока;
• положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

• журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
• журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы - прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
• журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.

Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.

Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства. Приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек. Во-первых, в учреждении должен быть приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек лица. Далее необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.

Заключительный этап кадрового аудита - оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты. К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.д.

Н.Н.Булыга

Редактор журнала

"Отдел кадров

бюджетного учреждения"

Аудит кадровых документов своими силами
Кадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.

Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.

Когда необходима проверка?

Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:

Чтобы компания могла избежать многих неприятностей, которыми чреваты проверки, хотя бы два раза в год проводите аудит документов. Процедура необходима и кадровой документации. Особенно востребован кадровый аудит перед проверкой ГИТ. Рассмотрим поэтапно, как нужно быстро и качественно проверять кадровые документы.

Из материала вы узнаете:

• Какие четыре этапа необходимо предусмотреть, планируя проведение кадрового аудита;
• В чем преимущества и недостатки внешнего и внутреннего кадрового аудита;
• Как создать отчет и проанализировать результаты кадрового аудита организации.

Этап 1. Подготовительные действия для проведения кадрового аудита

Первоначально следует определиться, какими силами и в каком объеме будет проводиться процедура кадрового аудита. Для проведения внешнего аудита гендиректор компании или собственник приглашают сторонних специалистов, аудит внутренний обычно стараются выполнить, используя возможности персонала компании.

Шаг 1. Определение типа кадрового аудита, который будет использоваться в организации – внутренний или внешний.

Справка

Аудит кадрового делопроизводства – это ряд контрольно-аналитических процедур, проверка кадрового документооборота организации на соответствие требованиям трудового законодательства РФ с учетом последних изменений, а также внутренним требованиям компании. Кроме того, это анализ эффективности документооборота и разработка предложений по минимизации материальных и трудовых затрат.

Шаг 2. Определение круга специалистов, которые будут заниматься проверкой кадровых документов в компании.

Решаются вопросы, касающиеся того, как будет проводиться аудит: при помощи консультантов со стороны (внешний аудит) или используют собственных сотрудников (внутренний аудит). В качестве внешних консультантов приглашают работников компании предоставляющей специализированные услуги либо фрилансеров.

В процедуре проведения кадрового аудита любого типа принимают участие:

• глава фирмы;
• представители отдела кадров или сотрудники службы по персоналу;
• представители юридического отдела компании;
• работники отдела планово-экономических операций компании;
• работники службы по охране труда.

В том случае, если проводится внутренний аудит кадровых документов, из числа указанных сотрудников формируется рабочая группа, которая отвечает за результаты. В процедуре проведения внешнего аудита ответственные работники обязаны передавать консультантам всю необходимую информацию и оказывать им всестороннюю поддержку.

Преимущества и недостатки двух видов кадрового аудита – внутреннего и внешнего – мы собрали для наглядности в сводную таблицу.

Таблица. Внешний и внутренний аудит кадровых документов: преимущества и недостатки

Процедура проведения общего (сплошного) аудита кадровой документации

Цель процедуры общего аудита кадров – установить и выявить все нарушения трудового законодательства , которые были допущены в ходе ведения кадровой документации.

Проводятся действия направленные на поштучную проверку всех кадровых документов организации, нарушение которых может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговой инспекции, инспекции по труду и прочих проверяющих органов. Проведение такой проверки необходимо, когда компания выставлена на продажу, меняется ее руководство, а также в случае, когда нужно навести порядок в документации.

Как правило, компании ограничиваются выборочным аудитом.

Этап 2. Проведение кадрового аудита

Шаг 1. Устанавливаем регламент кадрового аудита

В том случае, если кадровый аудит проводится с использованием собственных сил организации, следует:

1. Издать соответствующие приказы и распоряжения;
2. Определить цели и задачи кадрового аудита;
3. Сформировать состав ответственной комиссии;
4. Установить сроки проверки.

Если на роль аудиторов привлекаются специалисты сторонней организации, необходимо:

1. Выбрать провайдера, после того как будет проведен тщательный анализ рынка;
2. Заключить договор, в котором определить сроки, цели, задачи, полномочия и обязанности сторон;
3. Издать приказ, где указать цели и задачи проведения процедуры аудита, а также задачи рабочей группы, которая призвана оказывать внешним консультантам содействие.

Шаг 2. Определяемся с пакетом необходимых документов

Следует составить подробный список документов, которыми должны располагать работники кадровой служба организации. В Трудовом кодексе РФ есть указание на некоторые обязательные документы. В указанный список должны входить:

• трудовые договоры (ст. 56, 67 ТК РФ);
• трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ)
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• положения о защите персональных данных (гл. 14 ТК РФ).

В Трудовом кодексе также имеются косвенные упоминания, затрагивающие многие локальные нормативные акты, которые стоит также включить в список обязательных кадровых документов компании. Взять, к примеру, упоминаемое в ст. 15, 57 ТК РФ штатное расписание.

Есть ряд других нормативных актов, которые закрепляют требования использовать в компании многие другие кадровые документы. К примеру, в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003г. за № 225 «О трудовых книжках», упоминается о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Важно: какие документы при проверке у вас не имеют право требовать с 1 июля 2016 года

С 1 июля 2016 года вступает в силу Распоряжение Правительства от 19 апреля 2016 г. . С этого момента проверяющие не могут требовать от работодателей предоставить ряд документов, в том числе:

• выписки из ЕГРН, ЕГРЮЛ, ЕГРИП
• информацию о среднесписочной численности
• сведения о наличии или отсутствии задолженности по страховым взносам, пеням, штрафам, налогам и сборам, и другие.

Полный перечень документов, которые вы не обязаны предоставлять, можно посмотреть в Распоряжении Правительства от 19 апреля 2016 г. . Эти бумаги ревизоры должны теперь самостоятельно запрашивать в госорганах. Например, выписку из ЕГРЮЛ – у ФНС, сведения из бухотчетности – у Росстата, и так далее.

Шаг 3. Процедура сверки документов при кадровом аудите

В строгом соответствии с составленным списком следует проверка наличия документов. После чего, во избежание нарушения законодательства, надлежит тщательно изучить их содержание. Полученные в ходе сверки результаты заносятся в специальную таблицу. Затем необходимо определить, каким локальным нормативным актам требуется доработка, а какие должны быть вновь созданы.

Шаг 4. Проведение анализа содержания кадровых документов

На этом этапе проводится тщательное изучение тех документов, в которые необходимо доработать или дополнить. Затем следует проверка содержания этих документов аудиторами в части их соответствия нормам законодательства и внутриорганизационным правилам.

Нередко организации нарушают основное правило (ст. 8 ТК РФ), согласно которому не подлежат применению нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством или принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников. Во всех подобных случаях следует руководствоваться нормами трудового законодательства .

В том случае, если выявленные нарушения немногочисленны, они фиксируются в заранее составленной таблице. Для более значительного количества нарушений создают отдельную таблицу.

Шаг 5. Процедура проверки другой кадровой документации

В ходе проверки кадровых документов внутренняя или внешняя комиссия проверяет:

Правильность ведения распорядительных документов;

• Хранение приказов по основной деятельности организации и приказов по личному составу;
• Оформления приказов о назначениях на новые должности руководителей (генерального директора, руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и так далее.);
• Порядок заполнения трудовых книжек.

Несколько слов об аудите трудовых книжек

В первую очередь, стоит проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек.

При проведении кадрового аудита в компании следует обязательно убедиться, что все трудовые книжки имеются в наличии и прошли соответствующую регистрацию в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. А также необходимо проверить, что все сделанные в трудовых книжках записи подкреплены соответствующими приказами.

Записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении должны быть продублированы в личных карточках работников и скреплены их подписями, удостоверяющими в том, что они ознакомлены с таковыми. Хранение трудовых книжек и вкладышей в них должно осуществляться в несгораемом сейфе. Все работы по хранению, ведению и заполнению трудовых книжек должны вестись в соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Этап 3. Действия по формированию отчета о проведении кадрового аудита

Шаг 1. Выбор формы отчета о проведении кадрового аудита в компании

Форма отчета должна иметь вид документа, в котором содержатся описательные части и таблица с перечнем выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению. Рекомендации можно оформить в виде приложения к отчету. Отчет состоит из следующих частей:

1. Анализа наличия документов в соответствии с требованиями трудового законодательства;
2. Анализа соответствия оформления документов требованиям трудового законодательства;
3. Оценки содержания внутренних локальных нормативных актов организации;
4. Результата проверки соответствия кадровых процедур требованиям законодательства;
5. Анализа соответствия документов требованиям архивного законодательства;
6. Ссылок на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании имеются нарушения;
7. Оценки рисков (с указаниями нарушений, которые могут привести к возникновению трудовых споров или возможного применения штрафных санкций со стороны проверяющих органов);
8. Рекомендаций по устранению ошибок, допущенных в кадровом делопроизводстве;
9. Расстановки приоритетов в ходе дальнейшей работы с кадровой документацией.

Шаг 2. Представление отчета лицу заказавшему проверку

Представление отчета заказчику аудиторской проверки (обычно, это первое лицо фирмы) для согласования и утверждения дальнейших действий (издания приказа об исправлении выявленных нарушений, распределения этих действий между определенными сотрудниками). Отчет, как правило, предоставляется аудитором лично, так как именно аудитор, имеет возможность сразу разъяснить все тонкости проведенной работы.

Этап 4. Действия по результатам кадрового аудита

После окончания процедуры кадрового аудита на основе полученных результатов составляется план действий кадровой службы, направленный на устранение выявленных в ведении делопроизводства недостатков. В документе указываются конкретные сроки устранения недостатков и называются ответственные за это должностные лица. Следует также определиться со временем проведения повторного аудита, необходимого для проверки исправления предыдущих нарушений.