Внедрение и развитие систем электронного документооборота: избавляемся от заблуждений и формируем истинные цели. Внедрение СЭД.Опыт внедрения системы электронного документооборота в компании План внедрения сэд в организации

Работа по найму

В соответствии с разработанными мировыми и отечественными практиками внедрения информационных систем (ИС) в настоящей статье рассмотрим процесс внедрения СЭД, включающий несколько этапов работ. Результатом внедрения СЭД является промышленная эксплуатация Системы в рамках всего предприятия.

Экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с повышением качественного содержания информации. Цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение. Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие пять шагов.

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

  • 1. Повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях).
  • 2. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с первым направлением, т.е. экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для предприятия.

Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости. Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:

  • Шаг 1. Предпроектное обследование или описание предприятия.
  • Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.
  • Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.
  • Шаг 4. Оптимизация документооборота.
  • Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).

Информационное обследование и анализ

Задачами первого шага - описание предприятия - являются определение потребностей менеджмента и выявление влияния факторов. Потребности менеджмента выявляются на основе изучения функций, заложенных в должностных инструкциях, и описания групп управленческих решений, принимаемых на разных уровнях управления. Для критического анализа можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность. Работы рекомендуем проводить параллельно с анализом качественного содержания информации.

При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.

В ходе предпроектных работ, в частности, нужна большая детализация в части описания центров создания (преобразования, использования) информации и их персонифицированных взаимосвязей (учетных точек); описанию документов и существующих документопотоков.

Разработка систем документооборота под цели управления и психологию менеджмента, безусловно, с учетом технологических и организационных особенностей предприятия, должна начинаться без привязки к конкретному программному продукту. Вначале нужно создать идеологию, и только затем искать под нее программный продукт.

Перед началом процесса внедрения СЭД на предприятии рекомендуем провести экспресс обследование (предпроектное обследование) с целью:

  • получения общей информации об объекте внедрения СЭД;
  • определения целей внедрения;
  • определения общих ключевых требований к СЭД и границ проекта;
  • определения общего состояния организации документооборота и делопроизводства;
  • определения основных участников проекта (формирование рабочей группы);
  • определения общего уровня сложности потенциального проекта;
  • оценки потребностей по миграции данных и интеграции с другим ПО;
  • сбор информации, необходимой для подготовки эффективного и выигрышного Коммерческого предложения, если обследование и внедрение будет проводить сторонняя компания.

На данном этапе осуществляется выбор платформы, на которой будет разработана СЭД.

На данном этапе, исходя из полученной первичной информации, назначается Руководитель проекта (РП), который составляет базовый план работ, иерархическую структуру работ (WBS), а также Устав проекта.

В ходе информационного обследования исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («as is» - «как есть»). В результате анализа собранных данных предлагаются оптимизированные бизнес-процессы («to be» - «как должно быть»), формулируются функциональные требования к СЭД.

Целями информационного обследования являются:

  • изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
  • разработка рекомендаций по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства;
  • определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта;
  • разработка технического задания (ТЗ).

С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (руководителей заинтересованных подразделений и сотрудников, которые непосредственно должны будут работать в новой СЭД). В процессе работы рекомендуется:

  • Составить список существующих видов документов в организации и сделать обследование каждого вида документа:

описать технологию документирования (совокупность реквизитов, при необходимости, их расположение, последовательность и особенности оформления); показать условия движения документов (наличие подписей, виз, проверки и др.), схему движения документов (маршрут) или перечень основных визирующих, подписывающих и т.д.; описать способ регистрации (формат регистрационных номеров);

  • Составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто/какое подразделение и какие виды документов создает).
  • Составить список сотрудников, визирующих, подписывающих, утверждающих документы (кто какие виды документов визирует/подписывает; условия, при которых необходима виза/подпись).
  • Составить список регистраторов документов
  • Определить, какие виды документов необходимо ставить на контроль (определить контролеров, условия постановки на контроль, условия снятия с контроля и другую необходимую информацию).
  • Составить список других ответственных за процесс обработки.
  • На основе перечисленной выше информации составить алгоритм движения документов (оперограмму). См. Пример 1.
  • Определить необходимые отчетные документы (условия создания отчетов и их формы).
  • На основе обследования составить Инструкцию по ДОУ (при необходимости).
  • Составить Номенклатуру дел с указанием сроков хранения и принципов формирования дел (при необходимости).
  • Составить список документов с указанием условий предоставления доступа к ним (например, в зависимости от должности).

На основании перечисленной выше информации разрабатываются функциональные требования к СЭД или техническое задание на ее разработку (ТЗ). В частности, Аналитик должен составить требования к формату и составу регистрационно-контрольных карточек (набор и расположение полей в карточке, способы заполнения в СЭД и др.), маршрутам движения документов и другие требования, необходимые для настройки и разработки СЭД.

Исходя из практики проектирования систем документооборота, можно предложить следующую последовательность работ:

  • 1. Построение схем учетных точек основного производства, вспомогательных производств, функциональных служб.
  • 2. Построение схем их взаимосвязей.
  • 3. Сбор заполненных форм документов и отчетов в разрезе учетных точек.
  • 4. Их систематизация в альбомы.
  • 5. Описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности (в какие сроки, кому и от кого передается документ).
  • 6. Построение тематических и сводных схем документооборота.
  • 7. Проведение логического и реквизитного анализа документов.
  • 8. Анализа пути прохождения документов в процессе их создания, согласования и утверждения.
  • 9. Выработка предложений по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности в связи с предложениями по изменению других параметров управленческого учета (учет по отклонениям, центрам ответственности и др.).
  • 10. Разработка предложений по устранению дублирования информации.
  • 11. Разработка предложений по унификации документов.
  • 12. Разработка предложений по рационализации движения документов и отчетности.
  • 13. Разработка проекта оптимизированной сводной схемы документооборота и внутренней отчетности.
  • 14. Разработка и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней отчетности.

При выполнении перечисленных операций следует учесть некоторые советы.

Учетные точки. Во-первых, вы определяете субъекты взаимоотношений в ходе обмена информацией. Их можно назвать центрами возникновения, потребления и передачи информации, или учетными точками. Итак, учетные точки зафиксированы, на предыдущем этапе описаны взаимосвязи подразделений, теперь вы можете, соединив и дополнив этот материал, построить схемы взаимосвязей учетных точек.

Данные схемы помогут вам не только отсечь несущественные связи на первых шагах проекта без облечения их в документальную форму, но и сэкономить время и деньги. Они незаменимы при тестировании предложений по оптимизации на предмет «все ли учтено».

Альбомы и описания документов. Важный шаг - создание альбомов документов, существующих на момент выполнения проекта, и их описание; это самая трудоемкая, неинтересная и неблагодарная работа.

При проведении работ по оптимизации документооборота воспользуйтесь советами, полученными в результате анализа практики ошибок: своевременно ставьте ограничения - «не объять необъятного»; выясните, составляет ли документ тот же работник, что и подписывает, или есть реальные невидимые исполнители; в ситуациях, когда начальник цеха подписывает накладную на передачу полуфабриката в следующий цех, определитесь, сколько раз вы опишите движение документа: один раз от цеха к цеху, или проследите весь путь. При этом должен быть идентичный принцип записей по всем подразделениям организации.

При проведении работ должно соблюдаться обязательное условие: описание документов необходимо представлять в единообразной форме по всем подразделениям организации.

Локальные и общие схемы документооборота. После описания документов можно переходить к построению схем. Они способствуют ответу, например, на вопрос - сколь труден путь рядового документа в четырех экземплярах в отличие от самой производственной операции. Анализ схемы движения документа заставляет задуматься о целесообразности итоговых маршрутов. Например, зачем нужны первичные документы по внутреннему перемещению в плановом отделе?

Пример 1. Оформить полученную в результате обследования информацию предлагаем в виде оперограммы (см. Рисунок 1) или в виде алгоритма (см. Рисунок 2). В качестве примера предлагаем рассмотреть жизненный цикл приказов по основной деятельности. Технология работы с данным видом документов наиболее унифицирована и может применяться на различных предприятиях.

Рисунок 1. Оперограмма жизненного цикла приказа по основной деятельности

Рисунок 2. Алгоритм обработки приказов по основной деятельности

В статье «Информационное обследование в рамках внедрения СЭД», опубликованной в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» №2, 2007, перечислены вопросы, которые можно использовать в анкетах или при интервьюировании пользователей. Вопросы являются рекомендательными.

Четких требований для проведения обследования не существует, поэтому в каждом конкретном случае, используя готовые наработки, нужно проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению.

Информационное обследование является важным этапом оптимизации ДОУ и внедрения СЭД. Ведь от полученной информации и качества ее представления напрямую зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработки требований к функционалу СЭД. В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования – получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать.

Тематический анализ и оптимизация документооборота

Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам. Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха.

Для выработки решения о сокращении записей рекомендуется проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ. Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов:

Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.

Разработка и настройка СЭД

На данном этапе осуществляется реализация описанных в ТЗ требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций Системы на выбранной платформе.

Целями физической реализации СЭД являются:

  • разработка структуры БД СЭД;
  • разработка экранных форм;
  • разработка механизмов: визирования, регистрации, исполнения и др.
  • разработка технической документации на Систему.
  • Наличие необходимых функций в системе (процедуры согласования, регистрации, исполнения, контроля исполнения, предоставления доступа и другое);
  • Наличие необходимых карточек документов;
  • Сложность и стоимость доработки Системы;
  • Максимальное количество одновременно работающих пользователей, при котором система работает стабильно и скорость обработки запросов является удовлетворительной;
  • Максимально количество подключенных к Системе пользователей;
  • Стоимость лицензий (на сервер, 1 АРМ);
  • Сложность и стоимость администрирования Системы, технической поддержки;
  • Возможность, сложность и стоимость обновления версий;
  • Возможность работы удаленным пользователям (при необходимости);
  • Стоимость и качество консалтинговых услуг;
  • Надежность Поставщика (степень известности на рынке, количество успешно завершенных проектов и другое).

В ходе этой стадии непосредственно реализуются описанные на этапе информационного обследования требования.

Большинство работ по разработке выполняется вне территории Заказчика, поэтому, постоянное и эффективное взаимодействие Разработчиков с Заказчиком является ключевым фактором для успешного завершения разработки и приемки системы Заказчиком.

Процесс тестирования является решающим в обеспечении качества разработки. Планирование и подготовка тестирования должны начаться насколько возможно рано. Конечные пользователи должны быть максимально вовлечены в подготовку критериев тестирования. Критически важным является то, чтобы тестирование проводилось Заказчиком.

Опытно-промышленная эксплуатация

Целью внедрения Системы является факт начала работы пользователей в СЭД (Система должна удовлетворять потребности и запросы пользователей) и стабильно работающая Система (без сбоев и ошибок).

В процессе внедрения выполняются следующие работы:

установка и настройка ПО;

  • обучение персонала и администраторов СЭД;
  • разработка документации на СЭД для пользователей (Help);
  • устранение ошибок в работе системы;
  • доработка СЭД по замечаниям и предложениям пользователей;
  • разработка нормативной документации: инструкции по ДОУ, регламенты работы с различными видами документов;
  • организация технической поддержки пользователей (консультирование пользователей по вопросам работы в системе).

Данный этап является наиболее сложным для всех участников проекта (пользователей, разработчиков, внедренцев). На данном этапе происходит адаптация программного продукта, его апробирование, тестирование в реальных условиях работы. Наиболее сложным является преодоление психологического барьера у пользователей при начале работы в новой для них среде, т.к. пользователи вынуждены изменить привычные и устоявшиеся для них способы работы. В связи с этим на данном этапе важно проводить обучение и консультирование пользователей. Это поможет им адаптироваться к новым условиям работы.

Промышленная эксплуатация

Промышленная эксплуатация СЭД – это использование стабильно работающей и полностью отвечающей требованиям пользователей СЭД в процессе выполнения должностных обязанностей сотрудников организации.

Работы, выполняемые в процессе эксплуатации СЭД:

  • Консультирование и обучение пользователей по вопросам работы в СЭД;
  • Администрирование справочников (организационная структура, пользователей, маршруты согласования, списки рассылки и др.);
  • Администрирование сервера и ПО;
  • Осуществление резервного копирования (back-up)

На данном этапе можно инициировать процесс развития СЭД: добавление новых функций, расширение границ проекта внедрения (добавление новых категорий/видов документов, расширение числа пользователей / подразделений / предприятий холдинга, добавление новых функций).

С целью сокращения времени на реализацию и внедрение СЭД работы перечисленных этапов могут реализовываться параллельно в зависимости от уровня сложности задач автоматизации, используемого программного обеспечения (ПО) и др.

На протяжении всего жизненного цикла проекта внедрения СЭД должны проводиться работы по управлению проектом. Например, рекомендуется использовать американский стандарт ANSI/PMI 99-001-2004 (Руководство PMBOK).

Управление проектом

Проект – временное предприятие для создания уникальных продуктов или услуг. Управление проектом – отдельная область менеджмента, предназначенная специально для управления временной деятельностью с уникальными результатами.

Самые известные/широко используемые стандарты управления проектами:

  • PMBOK (американский стандарт: www.pmi.ru);
  • Prince2 (английский стандарт: www.ogc.gov.uk/prince2);
  • IPMA (европейский стандарт: www.ipma.org);
  • P2M (японский стандарт: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Основные действующие лица:

  • Менеджер (руководитель) проекта – лицо, ответственное за управление проектом.
  • Спонсор проекта – лицо, обеспечивающее финансовые ресурсы проекта и осуществляющее административную и организационную поддержку проекта.
  • Заказчик (потребитель) проекта – лицо, которое будет использовать результаты проекта.
  • Заинтересованные стороны в проекте – лица, активно вовлеченные в проект и/или интересы которых могут быть затронуты выполнением проекта (которые влияют и на которых влияют результаты проекта).

Пример жизненного цикла проекта:

Устав проекта – это первый официальный документ проекта. Формально подтверждает существование проекта. Наделяет РП полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. РП определяется и назначается как можно раньше. РП необходимо всегда назначать до начала планирования и желательно на этапе разработки Устава проекта.

Устав проекта подлежит детализации в фазе планирования проекта.

Устав проекта может включать в себя:

  • Описание бизнес потребностей для инициации проекта;
  • Цель или основание проекта;
  • Описание потребностей и ожиданий, а также степень влияния заинтересованных сторон;
  • Суммарный план ключевых контрольных точек проекта (Milestones);
  • Описание функциональных организаций;
  • Описание организационных допущений и ограничений;
  • Суммарный бюджет проекта.

Описание содержания проекта – это информация о целях и задачах проекта полученная от Заказчика на стадии инициации (информационного обследования). Она может содержать общие показатели, и подлежит дальнейшему уточнению и разработке руководителем проекта на стадии планирования и разработки. Это формулировка проекта (что необходимо сделать).

Процесс разработки описания содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием.

Основные составляющие документа:

  • Цели проекта;
  • Описание продукта проекта
  • Результаты проекта
  • Допущения и ограничения в проекте, границы проекта;
  • План контрольных точек проекта.

План управления проекта – это официально утвержденный документ для руководства исполнением проекта. Это документ, который содержит и интегрирует результаты планирования во всех областях проекта (время, затраты, ресурсы, риски, качество и т.д.)

План управления проектом может состоять из одного или нескольких дополнительных планов, таких как:

  • План управления содержанием проекта;
  • Календарный план;
  • План управления стоимостью;
  • План управления качеством;
  • План управления персоналом;
  • План управления взаимодействием;
  • План управления рисками;
  • План управления снабжением;
  • План усовершенствования процессов

Невозможно создать детальный план для всего проекта сразу.

Базовый план – это официально утвержденный документ, относительно которого измеряется выполнение проекта и который будет использован для управления и контроля за исполнением проекта. Используется для контроля отклонения хода проекта.

Рабочий план – это документ или набор документов, который изменяется по мере выполнения проекта и поступления дополнительной информации. Рабочий план, как правило, всегда отличается от базового. Рабочий план изменяется РП.

Исполнение проекта – основной процесс осуществления проекта (задействована значительная часть ресурсов).

В основные обязанности РП входят:

  • Интеграция и координация действий по выполнению плана проекта;
  • Постоянное сравнение и анализ отклонений текущего исполнения проекта по сравнению с базовым планом проекта;
  • При необходимости – инициация запросов на изменение;
  • Прогнозы стоимости и сроков проекта.

15 способов не провалить внедрение электронного документооборота в организации

Выбор СЭД

О том, как успешно выбрать систему документооборота, . Однако выбором и покупкой софта проект внедрения СЭД не ограничивается. Можно найти отличную систему, но при этом организовать провальное внедрение. Продукт будет установлен в организации, но не будет использоваться в полную силу, будет неудобен пользователям или не принесет ожидаемой выгоды.

Опыт отечественных и зарубежных проектов внедрения систем документооборота в организациях показывает, что заказчики СЭД раз за разом совершают одни и те же ошибки, которые приводят, в лучшем сценарии, к неэффективному использованию СЭД, а в худшем - к ее бесполезности или к тому, что проект внедрения останавливается на половине пути.

Мы попытались собрать наиболее распространенные ошибки и составить список того, что не нужно делать для успешного перехода на ЭДО.

1. НЕ РАСПЫЛЯЙТЕ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ПРОЕКТ МЕЖДУ НЕСКОЛЬКИМИ ЛЮДЬМИ

Эксперты, поставщики, консультанты, занимающиеся вопросами внедрения электронного документооборота, едва ли не хором утверждают, что один из первых шагов в данном процессе - организация рабочей группы по внедрению системы. В рабочую группу рекомендуют привлекать как лиц со стороны компании-вендора, так и со стороны организации-заказчика.

Камень преткновения, на который может натолкнуться проект на данном этапе - «семибоярщина» в рабочей группе со стороны заказчика. В компании, внедряющей электронный документооборот, может быть несколько подразделений (или отделов), и в каждом из них - свои люди, заинтересованные во внедрении безбумажного документооборота и управления бизнес-процессами.

У каждого из инициаторов, разумеется, будет свое видение того, для чего нужен электронный документооборот, и как система должна использоваться. Если при этом все участники рабочей группы имеют равные полномочия в организации активности по внедрению СЭД, то может возникнуть ситуация, в которой каждый инициатор будет «тянуть одеяло на себя».

В этом случае проект может завязнуть, в лучшем случае, на стадии обсуждения. В менее удачных сценариях - тогда, когда каждый из инициаторов отдал уже распоряжения, развил какую-то активность по внедрению СЭД в своем подразделении, потратил деньги. Возникает путаница, организационная и финансовая, и проект сворачивают, чтобы не допустить дальнейших потерь.

Важно обеспечить такой баланс сил, чтобы у рабочей группы со стороны Заказчика был один ответственный руководитель электронного документооборота - менеджер проекта, за которым будет оставаться последнее авторитетное слово в вопросах стратегии внедрения СЭД. Безусловно, предложения остальных участников могут и должны учитываться. Но ответственность за успешное ведение проекта должен взять кто-то один.

2. НЕ СТОИТ НЕДООЦЕНИВАТЬ БЮДЖЕТ И СРОКИ

Посчитать, сколько стоит система электронного документооборота, несложно. Любой уважающий себя вендор предложит вам , на котором можно приблизительно прикинуть стоимость лицензий в зависимости от редакции системы, количества пользователей, наличия дополнительных модулей и так далее.

На самом деле, стоимость технических средств обеспечения электронного документооборота несопоставима со стоимостью человеческих и временных ресурсов, которые требуются для успешного внедрения. Кроме стоимости самих лицензий, в бюджет проекта входит планирование, консультирование, настройка, тестирование, установка, обучение и дальнейшая поддержка системы - подводная часть бюджетного айсберга, о которой не подозреваешь, пока не столкнешься лицом к лицу.

    Как правило, при расчете бюджета и планировании внедрения чаще всего забывают учесть: стоимость обновления аппаратного обеспечения для обеспечения оптимальной производительности системы (покупка серверов, работа ИТ-отдела и т.д.); ;

    стоимость и время труда рабочей группы по внедрению СЭД;

    человеческие, временные и финансовые затраты на оцифровку и ввод документов в СЭД; стоимость обучения пользователей и администраторов.

Лучше начать с небольшого проекта и корректно распланировать его по деньгам и жестко - по срокам, чем пытаться автоматизировать сразу все, и в итоге выяснить, что на это не хватает либо средств, либо времени.

3. НЕ ВНЕДРЯЙТЕ СИСТЕМУ САМОСТОЯТЕЛЬНО, ЕСЛИ ВАМ НЕ ХВАТАЕТ КОМПЕТЕНТНОСТИ

Недоверие к подрядчикам и стремление сделать все самостоятельно - гвоздь, которым был заколочен не один гроб проекта внедрения. Случается, что заказчик переоценивает собственные силы и силы своих специалистов в уверенности, что он сам знает, «как лучше» внедрить электронный документооборот.

Разумеется, успешные примеры самостоятельного внедрения системы электронного документооборота есть, и их немало - мы сами искренне гордимся . Однако в большинстве случаев успешный проект внедрения СЭД - результат сотрудничества и взаимопонимания между заказчиком и вендором.

Часть внедрений СЭД на предприятиях рушится из-за того, что заказчик убежден в своей экспертизе, недооценивает риски электронного документооборота и отказывается от помощи профессионалов по внедрению ЭДО. В этом случае, если проект внезапно буксует, организация остается с проблемой один на один, и не знает, как ее решать.

Другая часть проектов страдает, потому что заказчик пытается самостоятельно придумать способы реализации своих задач и навязать их специалистам подрядчика при постановке технического задания. Вместо «что надо сделать», клиент пытается сам объяснить «как надо сделать», что при нехватке специализированных знаний ни к чему конструктивному не приводит. Хорошо, если удается договориться.

Важно трезво оценивать собственные возможности и не отказываться от сотрудничества, когда это необходимо. Кроме того, честный и адекватный диалог между заказчиком и исполнителем помогает избежать излишних споров и ускоряет реализацию проекта внедрения.

4. НЕ ВЫБИРАЙТЕ ПОДРЯДЧИКОВ СЛИШКОМ ШИРОКОГО ПРОФИЛЯ

В Сети ходит известная шутка про «ты ж программист»: некоторые люди считают, что если человек зарабатывает написанием программ, то он по умолчанию должен уметь решать проблемы с любой техникой, от компьютера до электрочайника. Что в действительности совершенно не так, и если даже программист по доброте душевной возьмется чинить вам чайник, не факт, что он сделает это хорошо. Потому что это работа мастера по бытовой технике.

Некоторые заказчики портят себе внедрение электронного документооборота, выбирая интегратора по тому самому принципу «ты ж программист». Заказчик предполагает, что если компания-интегратор внедряет системы автоматизации бухгалтерского учета, и «до кучи» еще и СЭД, то она одинаково хорошо разбирается и в том, и в другом. Что в действительности, опять же, вовсе не так.

Интегратор, успешно автоматизировавший вашу бухгалтерию, конечно, может взяться и за документооборот, но в итоге может оказаться, что процесс внедрения электронного документооборота идет уже слишком долго, а в результате получается не то, что нужно. Подобная история произошла у одного из наших крупных заказчиков - проект буксовал до тех пор, пока руководство не приняло решение сменить интегратора. (В итоге все закончилось хорошо, ).

Доверяя автоматизацию другим людям, важно выбирать специалистов в своем деле. В вопросе внедрения СЭД это компании, занимающиеся разработкой СЭД, или их .

5. НЕ ВОСПРОИЗВОДИТЕ СТАРУЮ СЭД НА БАЗЕ НОВОЙ

Этот повод для провала проекта подстерегает заказчиков, которые принимают решение заменить устаревшую СЭД. В компании уже была система, она выполняла какие-то задачи, и в итоге возникает большой соблазн организовать работу новой системы по образу и подобию предыдущей.

Причем довольно часто случается так, что из старой СЭД в новую в первую очередь хочется перенести не актуальные бизнес-процессы компании, а какие-то мелкие привычные вещи - расположение элементов интерфейса, специфическую (не имеющую отношения к функционированию бизнеса) функциональность старой платформы, и прочее. Это довольно бессмысленное занятие - на привыкание к новому интерфейсу затрачивается куда меньше времени, чем на воспроизведение старого.

Более фундаментальная проблема - перенос в новую СЭД неэффективных бизнес-процессов из старой. Нежелание оптимизировать процессы работы с документами приводит к тому, что из старой системы в новую придет целый «хвост» проблем электронного документооборота, которые мешали организации ранее. Вот на реорганизацию и обдумывание того, как сделать работу с документами быстрее и лучше, время потратить можно и нужно.

6. НЕ ОТКАЗЫВАЙТЕ СЕБЕ В КАСТОМИЗАЦИИ, ЕСЛИ ВЫБРАННАЯ СЭД ЭТО ПОЗВОЛЯЕТ

Этот пункт достаточно спорный и является яблоком раздора между сторонниками различных подходов к разработке СЭД - «коробочного» и платформенного. Разница между ними, в сущности, заключается в том, что «коробочные» продукты адаптируются под пользователя в основном за счет предоставленных разработчиком настроек и конфигурационных файлов, а вторые - в основном за счет программирования. Первый способ проще, но менее гибок, второй - более сложен, но открывает широкие возможности для адаптации системы под нужды организации.

Эксперты отрасли с «коробочной» стороны утверждают, что кастомизацией системы увлекаться не стоит. В качестве аргументов приводится высокая стоимость внедрения и поддержки конечного продукта, а также проблемы с обновлением системы - уникальная функциональность может вызывать проблемы совместимости при переходе на новые версии «коробочной» системы.

Мы, как представители платформенного подхода, разумеется, считаем (), что выгода от кастомизации превышает стоимость ее проведения. Затраты на создание одного нового модуля для системы окупаются за счет массы факторов - к примеру, ускорения работы компании за счет оптимизации процесса работы с документами, или вывода из эксплуатации устаревших систем, которые ранее исполняли функции, реализованные в новом модуле.

Что касается проблем с обновлением, то для современной платформы СЭД их практически не существует - механизмы создания расширений платформы, на основе которых создается новая функциональность, позволяют обновлять функциональность платформы без потери совместимости с «дописанной» функциональностью. Этот принцип является в построении платформенной СЭД. Но будьте внимательны при выборе системы, далеко не все платформы СЭД обладают такими преимуществами.

Таким образом, если выбранная СЭД изначально не рассчитана на гибкую кастомизацию, лучше ей не увлекаться - можно действительно провалить проект. Однако, если продукт позволяет кастомизировать себя по максимуму, странно этим не пользоваться.

7. НЕ ОГРАНИЧИВАЙТЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СИСТЕМЫ ОТДЕЛОМ ДОУ

Один из самых верных способов снизить эффективность системы - замкнуть ее использование внутри отдела делопроизводства. Да, основная функция СЭД - автоматизировать бумажный документооборот, но ведь с документами работают не только одни делопроизводители - потоки документов только завершают свой путь на полках архива.

Резюме: Не стоит изолировать систему от общей ИТ-инфраструктуры организации - интегрированное решение будет удобнее для использования сотрудниками вне отдела ДОУ.

9. НЕ ПЫТАЙТЕСЬ УБЕЖДАТЬ СОТРУДНИКОВ, ЧТО СЭД - ХОРОШАЯ ШТУКА

Людям, которые всю жизнь работали только с бумажными документами, бывает крайне сложно объяснить, что СЭД позволит им работать быстрее и эффективнее. Руководство организации может быть обеими руками за автоматизацию документооборота, оно может выбрать СЭД, заключить договор, даже установить систему в организации - но пользователи будут ее игнорировать.

Нередко случается так, что по окончанию проекта выясняется - сотрудники не понимают, зачем им вообще поставили СЭД. И если работают в ней, то только «из-под палки» руководителя. Фактически, проект оказывается провален - и причина этому то, что руководство не озаботились тем, чтобы обеспечить принятие системы пользователями.

Принятие нового программного инструмента конечным пользователем - это проблема, которую сложно решить силой убеждения. Гораздо эффективнее поставить пользователя в такое положение, в котором он сам осознает, что новая система ему необходима.

С одной стороны, необходимо сделать так, чтобы СЭД была доступна и необходима в работе критической массе сотрудников компании. С другой стороны - в системе должна быть доступна критическая масса документов, необходимых сотрудникам.

Если не выполняется любое из этих условий, страдает общий процент использования СЭД по компании. Кроме того, не следует забывать о том, что к неподготовленному пользователю система должна быть максимально дружелюбна - в конце концов, в его прежнем мире ему еще не приходилось сравнивать традиционный и электронный документооборот.

10. НЕ ЭКОНОМЬТЕ НА ОБУЧЕНИИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Этот пункт напрямую вытекает из предыдущего. Поставив сотрудников лицом к лицу с СЭД, важно не допустить такой ситуации, в которой им придется самостоятельно бороться с неведомой доселе программой. Даже блистательно внедренная в технологическом плане СЭД не будет эффективна, пока пользователи не получат адекватного обучения.

На самом деле, это справедливо для любого приложения, даже самого привычного. Большинство пользователей, ежедневно работающих с клиентом электронной почты или Word/Excel, не знают 90% функциональности этих программ. Что уж говорить о масштабной системе для работы с документами?

Если вы рассчитываете оптимизировать документооборота и улучшить производительность сотрудников при помощи внедрения электронного документооборота, определенно не стоит приносить в жертву от 25% до 95% возможностей системы документооборота, о которых пользователи просто не будут знать, потому что вы сэкономили на обучении.

Кроме того, сотрудники имеют свойство уходить из компании, а на их место приходят новые. Поэтому курсы СЭД - это время от времени повторяющееся мероприятие, для которого можно выделить отдельную статью расходов на постоянной основе.

11. НЕ ДОПУСКАЙТЕ АНАРХИИ В СИСТЕМЕ

Когда система переходит из тестовой эксплуатации в промышленную, может воцариться сущий хаос - на первых порах еще не разобравшиеся в системе подчиненные могут пытаться ставить задачи начальникам, и так далее. Это совершенно нормально, но лучше, чтобы этот этап не затягивался.

Для этого, как правило, вводится регламент работы с системой документооборота, который в приказном порядке доводится до сведения сотрудников. Некоторые вендоры (и мы в том числе) бесплатно предлагают типовой регламент работы со своей СЭД в рамках пакета услуг по внедрению после заключения договора на внедрение системы электронного документооборота.

Типовое положение об электронном документообороте в организации кратко описывает порядок работы с основными функциями любой СЭД - в нашем случае, с задачами, документами и канцелярией. При необходимости его несложно переписать «под себя» и своих сотрудников.

12. НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О МОБИЛЬНОСТИ

«Система требует делать все через веб-браузер/десктоп-клиент, а я », - еще одна распространенная жалоба сотрудника на неэффективно внедренную СЭД.

Если у сотрудника, привыкшего работать с собственного мобильного устройства, нет доступа к общей информации в СЭД при помощи привычного гаджета, то ему приходится пересаживаться за ПК, что превращает работу с системой в лишние мучения. Бизнес-процессы начинают идти медленнее.

От оперативности, с которой в работу попадают данные, например, заявки, договоры или протоколы, между тем, зависит скорость выполнения задач. Кроме того, если у каждого сотрудника будет постоянный доступ к данным, связанным с работой над проектом, это сделает более эффективным его обсуждение с руководителями и коллегами на собраниях.

Именно эти показатели - скорость и эффективность работы - все и пытаются повысить, внедряя электронный документооборот. Мобильность этому способствует, и ее не следует игнорировать, подбирая технические и программные средства электронного документооборота.

13. НЕ ПРОПУСКАЙТЕ ОБНОВЛЕНИЯ

Единственная неизменная вещь в мире - то, что он постоянно изменяется. Меняются ожидания рынка от бизнеса, точно так же меняются ожидания пользователей от ИТ-систем.

Каждый новый релиз включает в себя новую функциональность и улучшения существующих функций, исправление ошибок.

Поэтому регулярно обновлять систему необходимо, чтобы поддерживать ее безошибочную работу и получать выгоду от новых возможностей системы. Иначе через определенное, возможно, весьма значительное время после завершения внедрения придется запускать новый проект - заменять морально устаревшую систему на очередную новую СЭД.

14. НЕ ОТКАЗЫВАЙТЕСЬ ОТ ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОДДЕРЖКИ

Когда вы открываете занавес, и все поднимают бокалы с шампанским, чтобы поздравить вас с успешным завершением проекта внедрения СЭД, никому и в голову не приходит, что этот прекрасный момент может вскоре превратиться в кошмар.

По нашему опыту, перевод системы в действительную эксплуатацию - наиболее сумбурная и тяжелая часть проекта. В процессе осуществления электронного документооборота у заказчика постоянно возникают различные нюансы, которые поставщику приходится парировать «на лету» постоянными обновлениями - вот, к примеру, очень красочный пример того, .

Поэтому важно, чтобы как минимум в первые полгода-год после внедрения системы вендор обязался предоставлять вам исправления ошибок и изменения по вашему требованию, а также поддерживать систему в стабильном состоянии. Продление договора на поддержку также гарантирует вам своевременные обновления - эти два пункта взаимосвязаны.

15. НЕ БОЙТЕСЬ ПЕРЕМЕН

«Управление бизнес-процессами, в первую очередь, заключается не в технологиях, а в изменениях», - утверждают аналитики Gartner Research.

Изменения - это то, чему естественным образом сопротивляется любое человеческое существо. Внедряя в организации что-то новое, необходимо настроиться на то, что изменения - это нечто, происходящее постоянно и приносящее новые возможности.

У успешного проекта должен быть четкий план введения изменений, и первый шаг в нем - поиск таких же открытых к изменениям единомышленников среди сотрудников, которые смогут двигать процесс изменений в организации.

Ваша команда должна быть уверена, что внедрение электронной системы управления документооборотом - это ценное приобретение для организации, и это изменение необходимо внедрить. Еще ни один проект не завершался удачно без настроя на победу.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

1. Введение

2. Правовая база электронного документооборота

3. Электронной документооборот - его возможности

4. Типологизация автоматизированных систем делопроизводства

5. Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме внедрения информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время на правительственном уровне рассматриваются концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных информационных ресурсов. Совместными усилиями органов государственной власти при координации Министерства экономического развития и торговли РФ, фирм-разработчиков программного обеспечения и заинтересованных организаций предпринимаются попытки решить задачи эффективного внедрения информационно-коммуникационных технологий в работу органов власти в рамках проводящейся в настоящее время административной реформы.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Цель работы - проанализировать нормативно-правовые аспекты внедрения систем электронного документооборота.

Достижение цели требует выполнения комплекса задач:

изучить правовую базу использования электронных технологий в документационном обеспечении управления, ее современное состояние и перспективные тенденции развития;

рассмотреть возможности электронного документооборота, сравнив функциональные свойства электронного и бумажного документов;

проанализировать типологию систем автоматизации делопроизводства, рассмотрев основные критерии их классификации;

изучить организационно-методическое обеспечение внедрения систем электронного документооборота.

Правовая база электронного документооборота

Правовую основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты.

Правовые аспекты, регламентирующие использование электронных технологий в документообороте, относятся к особой, интенсивно развивающейся отрасли современного права, так называемому информационному законодательству.

В соответствии с целью и задачами работы проанализирую законодательные акты, регламентирующие использование систем электронного документооборота, порядок защиты электронных документов, наделение их юридической значимостью.

Конституция РФ - важнейший законодательный акт Российской Федерации - является своеобразным фундаментом правового регулирования информационных правоотношений. В настоящее время Конституция РФ является нормативно-правовым актом прямого действия. По нашему мнению, это повышает ее значение и роль в регулировании делопроизводства и документооборота. При использовании информационно-документационных технологий необходимо учитывать ряд норм и положений Основного закона РФ. В частности, согласно ст. 71 Конституции, информация и связь находятся в ведении Российской Федерации. Гарантируется свобода массовой информации. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст. 29). Однако сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом (ст. 24).

Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященным отдельным сферам правового

регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство Российской Федерации. Например, в Гражданском кодексе России признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Согласно Гражданскому кодексу, информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности. Так, статья 160 Гражданского кодекса предполагает возможность заключения сделок в электронной форме.

Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, систем ЭВМ или их сетей. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» является основным, фундаментальным законодательным актом в структуре информационного права, который регулирует отношения возникающие при: «осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации».

Положения настоящего Федерального закона не распространяются на отношения, возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.

В данном законе содержатся определения важнейших терминов в области информационного и документационного обеспечения управления. При рассмотрении автоматизированных информационных систем (АИС) представляют интерес дефиниции понятий «документированная информация» (это «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»), «информация» (это «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления»), «информационная система» («совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»), «доступ к информации» («возможность получения информации и возможность ее использовать»), «электронное сообщение» («информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети») и ряда других. Термин «информация» определяется в законе как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Законом установлен правовой режим документирования информации:

1) документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы, а порядок документирования информации нормативно устанавливается органами государственной власти,

ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ;

документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, определяемом законодательством России. Закон также допускает использование электронной цифровой подписи для подтверждения юридической силы документов при работе с информацией в электронном виде;

за правонарушения при работе с документированной информацией организации их должностные лица должны нести ответственность в соответствии с законодательством России и ее субъектов.

Таким образом, данный закон допускает и регулирует использование юридически значимых документов в электронном виде. Кроме того, законом установлены категории информации по уровню доступа, определено понятие «информация о гражданах (персональные данные)» (это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность»), регламентирован правовой режим персональных данных. Эти положения закона также необходимо учитывать при создании систем электронного документооборота.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» обеспечивает правовое регулирование отношений в области передачи информации за пределы России и получении ее извне. Он определяет термин «информационные процессы» как «процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации».

Перспективной технологией, без которой невозможно представить современное делопроизводство являются базы данных. Они составляют основу современных автоматизированных систем ДОУ. Ряд важнейших аспектов работы с базами данных регламентируются институтом авторского права. Так, отношения, связанные с созданием, правовой охраной и использованием баз данных, как результата творческого труда по подбору и организации данных, регулируются Федеральным законом «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных», который относит базы данных к объектам авторского права и предоставляет им правовую охрану как сборникам. Этим законом база данных определяется как «объективная форма представления и организации совокупности данных (например, статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ».

Организация юридически значимого электронного документооборота стала возможной с использованием технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП). Базовыми нормативно-правовыми актами, регулирующими первоначальные основы правового регулирования ЭЦП, являются Гражданский кодекс РФ (ст. 160), а также Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 11). Так, как уже было указано выше, ст. 160 Гражданского кодекса допускает использование ЭЦП при совершении сделок. Соответственно, федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет юридическую силу электронного документа только после подписания его ЭЦП, а также юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно - технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии (ст. 5).

Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» урегулирована технология проставления (порядок создания и применения) той разновидности электронной подписи, которая использует метод ассиметричной криптографии (открытого ключа) - электронной цифровой подписи (ЭЦП). Следует отметить, что действие закона распространяется только на документы, образующиеся при совершении гражданско-правовых сделок.

В законе дано определение ЭЦП - это «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

Закон раскрывает условия использования ЭЦП. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

1. Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронно-цифровой подписи, не утратил силы (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

2. Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

3. Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Большое значение в процедуре подтверждения подлинности ЭЦП имеет понятие сертификата ключа подписи. Сертификат ключа подписи - это документ (традиционный или электронный, заверенный ЭЦП), включающий в себя открытый ключ электронной цифровой подписи. Сертификат ключа подписи выдается специальной организацией - удостоверяющим центром участникам обмена информацией для удостоверения ЭЦП. Сертификат содержит все сведения об условиях использования ЭЦП.

Политика государства в области регулирования применения и реализации криптографических средств, в том числе и средств ЭЦП, определяется требованием использовать только средства, сертифицированные уполномоченными государственными органами. Функция по организации функционирования сети удостоверяющих центров электронной цифровой подписи возложена на Федеральное агентство по связи. Безусловно, для решения множества проблем, связанных с национальной безопасностью, необходимо наличие определенных ограничений в области разработки, применения и оборота средств ЭЦП.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит, что в состав Архивного фонда Российской Федерации включаются архивные документы независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Это означает, что электронные документы подлежат организации, упорядочению и сохранению в пределах сроков, установленных перечнями и другими нормативными актами наравне с традиционными. Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.

Сфера применения электронного документооборота - это и внутренний документооборот организаций всех форм собственности, и так называемое «электронное правительство» - документооборот государственных и муниципальных органов между собой, с гражданами и хозяйствующими субъектами. На развитие данного направления применения информационных технологий направлена Федеральная целевая программа «Электронная Россия на 2002-2010 гг.». Целями программы «Электронная Россия» в области делопроизводства являются перевод всей документации в электронную форму, стандартизация межведомственного обмена информацией, а также обеспечение прав на свободный поиск, получение, передачу и использование информации. Программа включает три этапа. Первый этап реализации программы (был рассчитан на 2002 г.) предполагает проведение анализа нормативной правовой базы с целью выявления ключевых проблем, препятствующих широкому внедрению информационных и коммуникационных технологий (ИКТ), изучение уровня информатизации экономики, анализ эффективности расходования бюджетных средств, выделяемых на информатизацию, проведение полного учета государственных информационных ресурсов, анализ зарубежного опыта реализации подобных программ, изучение опыта работы в сфере ИКТ различных организаций. Второй этап реализации программы (рассчитан на 2003-2004 гг.) включает реализацию конкретных проектов и комплекса мероприятий на основе проведенных исследований по внедрению ИКТ в организациях государственного сектора экономики. На этом этапе должна быть создана основа единой информационной и телекоммуникационной инфраструктуры для органов государственной власти и органов местного самоуправления, бюджетных и некоммерческих организаций, системы электронной торговли в сфере поставок продукции для федеральных государственных нужд и для общественных пунктов подключения к общедоступным информационным сетям. На третьем этапе реализации программы (рассчитанном на 2005-2010 гг.) предполагается массовое распространение информационных и коммуникационных технологий во всех сферах общественной деятельности, внедрение стандартизированного электронного документооборота и систем обеспечения информационной безопасности.

Преимущественно вопросы создания и использования электронных документов решаются ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в точной и быстрой передаче документированной информации, которые оговаривают возможные случаи использования электронных документов. Это акты финансовых органов, налоговой и таможенной службы и др. Например, Министерством финансов Российской Федерации устанавливаются требования к порядку представления страховыми (страховыми медицинскими) организациями годовой статистической отчетности на магнитных носителях.

Технологии ЭЦП и электронной документации применяются и в других министерствах: в Министерстве по налогам и сборам - при создании собственной гарантированной системы передачи данных, в Министерстве образования - при организации дистанционного обучения и др. Как правило, все ведомственные нормативные акты основываются на Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Подводя итоги, отметим, что на сегодняшний день применение электронного документа переходит от элитарного использования (на объектах высоких технологий, в специальных целях, для нужд высшего государственного аппарата) в разряд стандартных процедур взаимодействия экономических объектов. Дальнейшее внедрение информационных технологий в России требует развития законодательной базы электронного документооборота. Необходимо разработать нормативную базу использования электронных документов, найти методы решения проблем защиты электронных документов, установить ответственность за нарушение правил, регулирующих электронный документооборот.

Необходимо также внести соответствующие изменения в действующие законы (Гражданский кодекс, Уголовный кодекс, Кодекс об административных правонарушениях) и соответствующие подзаконные нормативно-правовые акты.

Электронный документооборот - его возможности

Признание превосходства электронных офисных технологий перед бумажными является, по сути, общим местом в современной литературе по делопроизводству. Это связано с тем, что электронный документ имеет значительно лучшие характеристики, чем бумажный с точки зрения оперативности его составления, поиска, передачи, согласования.

Основными преимуществами электронного документа перед бумажными являются следующие:

Для бумажных документов и время, и надежность, и стоимость доставки зависят от выбранного сервиса (почта, курьер и т. д.) и варьируются в достаточно больших пределах. Для электронных документов все упомянутые указатели близки к идеальным значениям.

При использовании бумажных документов достаточно трудоемкой процедурой является поиск документов, поскольку он осуществляется вручную по классификаторам. Принципиально новой возможностью при работе с электронными документами является технология содержательного, или контекстного поиска, что значительно упрощает доступ заинтересованных лиц к массивам документальной информации.

Особенной для электронных документов является возможность создания интерактивных документов. Бумажная среда для документов является средой негибкой, консервативной. После того, как документы напечатаны, остается очень мало возможностей для их изменения. Наоборот, электронные документы могут непрерывно модернизироваться автором. Например, разместив на корпоративном Web_сервере подобную страницу с обратной связью, маркетинговые отделы компании смогут провести анализ посетителей и более точно спланировать работу сбытового аппарата.

Бумажные документы не могут содержать гиперссылки. Использование гипертекстовой и гипермедиа технологии в электронных документах существенно повышает эффективность работы специалистов с большими и распределенными документальными базами данных, позволяя посредством гиперссылок осуществлять просмотр и поиск тематически связанных документов.

Совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме последовательного доступа к бумажному документу, тогда как при создании и обработке электронных документов существует возможность параллельной коллективной работы, тогда как совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме после.

6. Еще одно из технологических преимуществ электронных документов - расширение среды их представления. В электронные документы можно включить такие динамические объекты, как видео и озвучивание. Эта возможность имеет смысл, например, при протоколировании совещаний и конференций.

В научной литературе применительно к электронному документу получил распространение термин «интеллектуальный документ». Это понятие используется, что бы подчеркнуть, что электронный документ не просто компьютерное представление своего предшественника, а нечто большее, содержащее помимо статистической информации еще указатели на другие источники данных. Таким образом, документ становится эволюционирующей и интеллектуальной сущностью, способной самостоятельно и непрерывно поддерживать свою новизну и актуальность. Тесная связь приложений технологии регламентирования хода работ с регламентом движения электронных документов внутри учреждения обеспечивает другой уровень интеллекта, преобразуя документ в самоуправляемый объект. Управление документами в электронной форме - не просто дань современным технологиям, это совершенно иные возможности по управлению интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, напрямую связанные с успешностью представления на рынке. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективные. Вместе с тем существует ряд препятствий дальнейшему повышению удельного веса электронных документов в управлении. Полностью исключить бумажные документы из работы невозможно, поскольку большое количество документов, имеющих юридическую силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго. Это связано с несовершенством нормативно-правовой базы электронных документов, поскольку до сих пор не создан стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий признание их юридической силы. Проблема обеспечения аутентичности электронных документов особенно обостряется, если их нужно хранить долго - более 5-7 лет. В этом случае, вследствие устаревания компьютерных систем и (или) форматов данных, может потребоваться перенос документов в другую компьютерную систему и / или преобразование в новые форматы (миграция). Таким образом, для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия бумажные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации. Соответственно, нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (документы со сроком хранения «Постоянно»).

Типологизация автоматизированных систем делопроизводства

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Разнообразие программных средств автоматизации делопроизводства, представленных на российском рынке, делает актуальной проблему их типологизации.

Они различаются:

По типу информации, на обработку которой ориентирована система
(фактографическая или документационная);

Комплексности охвата различных фаз жизненного цикла документа;

набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;

степени открытости, т. е. возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;

множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения.

К сожалению, отсутствие унифицированной терминологии приводит к разнообразию названий систем. Продукция фирм-разработчиков носит такие названия, как: система электронного документооборота, система автоматизации документооборота, система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления документооборотом, система электронного управления документами, автоматизированная система ДОУ ит. п.

Каждый производитель вводит свою систему обозначений и терминов,по-своему расставляет приоритеты.

Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что на сегодня эта область информационного рынка пока еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента.

Не разработана пока и общепринятая система классификации этих систем. Практически каждый поставщик или аналитическое агентство предлагает собственную систему классификации.

В данной главе я рассмотрю основные встречающиеся в литературе классификации автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

По соответствию основным задачам делопроизводства различают следующие системы:

Специализированные системы автоматизации делопроизводства;

Системы автоматизации документооборота; о системы управления потоком работ;

Системы управления потоком работ;

Электронные архивы документов;

Системы коллективной обработки документов.

По степени унифицированности и интегрированности функций программные продукты разделяются на несколько групп:

отдельные прикладные программы для обработки систем документации (кадровой, бухгалтерского учета и отчетности, регистрационно-контрольные картотеки). Это так называемые «коробочные пакеты», которые легко устанавливаются и настраиваются. Они рассчитаны на решение локальных задач небольшой организации - как правило, основанные на системах управления базами данных, поддерживающих архитектуру «файл-сервер» (трех-пяти пользовательские или без ограничения пользователей);

офисные пакеты (пакеты прикладных программ), которые представляют собой несколько прикладных программ различных функций, связанных единым пользовательским интерфейсом, мощными средствами обмена данных между программами, унификацией классификации, форматов представления данных и т. д.;

интегрированные автоматизированные системы делопроизводства - совокупность средств создания, движения, поиска документов и баз данных, охватывающая, по возможности, все документируемые функции учреждения. Как правило, они создаются на основе СУБД, поддерживающих технологию клиент-сервер. Современный уровень развития информационных технологий предполагает использование именно интегрированных систем. Интегрированные автоматизированные системы также классифицируются по нескольким признакам. Определяющими являются уровень масштабирования системы (количества автоматизированных рабочих мест), мультиформатность (восприимчивость системы к данным различных форматов и способность формата данных, создаваемых автоматизированной системой, конвертироваться в форматы других систем) и многофункциональность.

Интегрированные системы разделяются на две разновидности: корпоративные информационные системы (КИС) и системы управления делопроизводством (СУД). КИС предназначены для автоматизации всего комплекса задач предприятия или учреждения (как документируемых, так и не документируемых), сбора, анализа информации, планирования, организации и координации действий, контроля за исполнением, внутренней и внешней коммуникации. Таким образом, КИС интегрируют все базовые бизнес-процессы в единое информационное пространство. КИС создаются на базе разветвленной компьютерной сети и имеют архитектуру клиент-сервер.

Компонентами КИС являются специализированное программное обеспечение, системы разработки и управления проектами, аналитические системы поиска и обобщения информации, ее классификации, удаления избыточного информационного шума; средства массового ввода документов

(программа оптического распознавания символов). Один из важнейших компонентов КИС - система автоматизированного делопроизводства.

Понятие корпоративности в данном смысле подразумевает наличие довольно крупной, территориально распределенной информационной системы, которая носит замкнутый характер и способна к саморегулированию, перенастройки принципов своего функционирования.

Системы управления делопроизводством (СУД) - информационные системы, позволяющие автоматизировать работу с документами на всех этапах, начиная с регистрации и заканчивая списанием в архив. СУД являются составной частью, ядром корпоративных информационных систем.

В основу этой классификации, как мы видим, положен иерархический принцип: корпоративные информационные системы - это системы более высокого уровня, которые включают в себя системы управления документооборотом.

Похожую классификацию систем электронного управления документами(СЭУД) в зависимости от их функций, масштаба, роли системы в процессе работы над документами, предлагает Л.А. Сысоева. СЭУД разделяются на:

Системы электронного делопроизводства (осуществляют контроль и регистрацию всех действий с документами);

Системы электронного документооборота (осуществляют не только фиксацию действий с документами, но и само регламентируемое движениедокументов с помощью коммуникационных технологий);

Корпоративные системы управления документами (на основе технологий Workflow и GroupWare). Основное отличие и преимущество корпоративной системы управления документами состоит в том, что такая архитектура обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом. Корпоративные системы объединяют функциональные задачи, охватывающие все направления деятельности предприятия, реализующие их программное обеспечение (бизнес-приложения) и связанные с бизнес-приложениями документы в единую информационную систему.

В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важным принципом классификации может быть ориентация систем автоматизации на отечественное и западное делопроизводство, то есть авторский принцип. Существующие на данный момент системы можно разделить на:

Системы западного производства. Пока на российском рынке
представлено только три западные системы (среды разработок):
Documentum, DOCS Open/DOCSFusion, Lotus DminoDoc;

российские системы, в основе которых лежит платформа Lotus Domino/Notes;

полностью российские разработки.

Ввиду различий двух традиций делопроизводства - западной и российской - автоматизированные системы западного производства нашли в России весьма ограниченное применение. Подобные системы не всегда стыкуются с реалиями отечественного делопроизводства: вертикальным направленностью документооборота, контролем работы с документами по регистрационным карточкам, сложным набором реквизитов регистрационно-контрольных форм и др.

Оригинальные (разработанные российскими производителями) системы создаются специально для автоматизации отечественного делопроизводства. Такие системы ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях. Часто задача таких систем - обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов.

Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства за счет обработки документов в сети с использованием современных технологий. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии делопроизводства. В зависимости от полноты реализации безбумажной технологии, автоматизированные системы делопроизводства разделяют на три группы:

Автоматизированные системы, которые представляют собой сопровождение к традиционным документам (электронный аналог регистрационного журнала и регистрационно-контрольной картотеки); - автоматизированные системы с полной версией электронного документа и полнотекстовым поиском позволяющие параллельно осуществлять бумажный и безбумажный документооборот; - системы с полным отказом от бумажных «двойников», использующие в качестве оригиналов электронный документ. В современной литературе именно такие системы называются системами электронного документооборота.

Существующие автоматизированные системы можно подразделить в зависимости от категории их потребителей. Так, выделяют несколько типов потребителей:

крупные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т. п.);

территориальные органы управления (администрации городов субъектов федерации, муниципалитета и т. п.);

коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, эта классификация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей автоматизированных систем управления документооборотом.

В соответствие с проектным подходом к классификации систем автоматизации делопроизводства их можно подразделить на тиражируемые, заказные и полузаказные. Тиражируемые продукты представляют собой законченные продукты и не требуют доводки со стороны разработчика. Заказные системы разрабатываются для индивидуального потребителя и имеют уникальные характеристики. Полузаказная система создается как модульная конструкция из готовых элементов.

А. Акопянц в своей статье «К выбору систем автоматизации документооборота» предлагает системы классифицировать по признаку - на автоматизацию какого типа документооборота они рассчитаны:

массового типового документооборота, который обслуживает основную производственную деятельность и оперирует большим кол-вом однотипных документов, исполняемых по стандартным процедурам (для сотовых операторов - договора на подключение и набор типовых заявлений, для банков - платежные и другие поручения и др.);

прочего документооборота, который, как правило, меньше по объему, но гораздо разнообразнее по типам документов и процедурам их обработки (исполнение распоряжений вышестоящих организаций и руководства, договора «обслуживающих» подразделений и др.).

При этом эти типы документооборота, как правило, разделены по структурным подразделениям, исполнителям и автоматизированным системам. Массовый типовой документооборот обрабатывается функциональными подразделениями, обслуживается специфическими корпоративными информационными системами и зачастую вообще не проходит через канцелярию. Документооборот второго типа обслуживается канцелярией, управлением делами, специальным выделенным персоналом (делопроизводителями).

Несмотря на разнообразие систем автоматизации документационного обеспечения управления, их основу формируют следующие типовые информационные технологии:

технологии обработки изображений документов (Imaging System), которые предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, сформированных на основе сканирования;

технологии оптического распознавания символов (Optical Character Recognition - OCR), которые предназначены для получения из графического образа бумажного документа электронной копии в формате текстового файла. Данная технология часто интегрируется с технологией обработки изображений документов. На основе технологии ОСR можно автоматизировать, например, процесс получения электронной копии с документа, пришедшего по факсу;

системы управления документами. Они предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления документами, представленными в электронном виде разными форматами. Это многофункциональные документальные информационные системы, ориентированные на обработку слабоструктурированной текстовой информации. Системы управления документами позволяют помимо типовых функций развитых документальных информационных систем (например, индексирование, разнообразные способы доступа к документу и его составным частям - разделам, многоуровневая защита данных) реализовать функции управления документом на уровне его структурных компонент (установление связи между компонентами, объединение частей документа), контроля версий документа, обмена документами по сети, публикации документов на Web_сайте, и др. Данный класс систем является универсальным, т. е. автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на службы делопроизводства, от разработки и создания проекта документа, до списания в дело, включая документооборот и хранение документов;

системы автоматизации деловых процедур (WorkFlow System) - технологии поддержки потоков заданий (документов). Предназначены для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов. Базовые технологии систем данного типа позволяют описать любой бизнес-процесс (поэтому неотъемлемой частью таких систем является графический редактор маршрутов работ), а также спроектировать и организовать наиболее рациональную маршрутизацию документов в соответствии с заданной последовательностью действий (шагов) по выполнению как конкретной работы, так и систем взаимосвязанных работ. В результате прописывается маршрут документа по всем рабочим местам, определяются права доступа к документу и круг функциональных обязанностей исполнителей в каждой точке маршрута. Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ. Системы применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций. Простая автоматизация работы с документами, осуществляемая с помощью системы

WorkFlow позволяет в итоге сэкономить до половины рабочего времени на осуществление операции, особенно в учреждениях, для которых производство и обработка документов играет первостепенную роль (государственные ведомства, информационные агентства, издательства и т. д.);

¦ технологии организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами. Системы, реализующие эти технологии, относят к типу GroupWare - программные системы для рабочих групп. К основным задачам, которые они решают, относят задачи хранения, просмотра и совместного использования документов. Кроме этого, они могут осуществлять маршрутизацию документов, календарное планирование. Эффективность функционирования такой системы обеспечивается такими ее важнейшими компонентами, как развитая система защиты документов, в том числе система управления доступом к документам; система синхронизации изменений в различных БД; система обмена информацией.

Такое программное обеспечение наиболее эффективно проявляет свои возможности на базе корпоративных Internet_систем и достаточно легко интегрируется с такими естественными для групповой работы приложениями, как электронная почта, телеконференции и WorkFlow. Многие системы такого класса строятся по принципу All-in-one, когда в одной программе содержатся почти все инструменты, необходимые в настольном приложении: календарь, часы, планирование встреч и совещаний, рассылка заданий сотрудникам и контроль за их выполнением, коллективная работа над документами и поддержка версий документов, и многое другое.

Основное назначение систем WorkFlow и GroupWare - автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе, причем системы поддерживают неограниченное количество работающих (ограничение только по техническим характеристикам). Однако системы класса GroupWare ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное совместное использование информации группой пользователей. Системы класса WorkFlow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ на уровне «большой» группы исполнителей. Основное отличие WorkFlow от GroupWare - автоматическое обеспечение прохождение документа по цепи исполнителей на основе заранее заданной схемы. Основное отличие WorkFlow от GroupWare - отсутствие жесткого задания схем бизнес-процессов. Системы WorkFlow и GroupWare не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга.

Такое разделение достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных систем стараются объединять все эти и еще

многие другие технологии, поэтому конкретные программные продукты сложно отнести к какой-либо одной категории.

Л.А. Сысоева, ссылаясь на аналитиков компании «IDC», выделяет также следующие категории технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами:

Системы, ориентированные на бизнес-процессы (Business - process EDM). Как правило, они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, которые обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ;

корпоративные системы (Enterprise-centric EDM). Они обеспечивают корпоративную структуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступной всем пользователям в организации. Отличительной особенностью корпоративных систем является способ использования и распространения информации внутри организации. Как правило, эти средства не ориентированы только на решение узко определенной задачи. Они внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей;

системы управления контентом (CMS - Content Management Systems). Они реализуют мониторинг создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов. Доступность информации не в виде документов, а в меньших объектах облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Значение систем управления контентом возрастает в связи с тем, что Интернет на сегодняшний день становится важнейшим инструментом ведения бизнеса, позволяющим существенно оптимизировать взаимоотношения бизнес - партнеров, и управление Web_контентом становится первостепенной задачей для повышения эффективности бизнеса. Системы управления контентом представляют собой автоматизированный

редакторский комплекс, служащий для управления содержанием и структурой Интернет-ресурса в онлайновом режиме. Ключевой составляющей программного продукта является поддержка разработки контента. Именно с разработки начинается жизненный цикл любого материала, публикуемого на сайте: ведутся работы по его созданию, редактированию и утверждению контента, а роль СМS_системы заключается в автоматизации этих процессов, поддержке совместной работы авторов, программистов и менеджеров. Помимо систем управления Web_контентом к системам класса СМS относятся системы электронного документооборота организации, использующие Web_интерфейс. Такие системы используются для оптимизации бизнес-процессов средних и крупных организаций, интегрированы с корпоративной информационной системой и позволяют создавать портальные интернет - решения, системы взаимодействия с поставщиками и сбытовой сетью;

Системы управления информацией (Information Management Systems). Такие системы обеспечивают агрегирование, управление, и доставку информации через сети Internet, Extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать информацию в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

Предлагаемые классификации являются примерными, их можно дополнять другими системами (например, системами управления корпоративными электронными записями, системами управления выводом и т. д.).

Таким образом, вопрос классификации автоматизированных систем делопроизводства достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. В последние годы все более широкое распространение получают такие понятия как система управления знаниями, система

управления корпоративным содержанием, система управления ресурсами предприятия, система управления взаимоотношениями с клиентами и др., что отражает главную тенденцию - создание корпоративных информационных ресурсов как основы современной организации и технологии информационного обеспечения.

Так, технология управления знаниями играет все большую роль для организации с точки зрения централизованного хранения всей сетевой информации. Возможности систем управления знаниями выходят за рамки анализа и структурирования данных и охватывают все формы коллективной работы. Они позволяют следить за тем, как пользователь работает с информацией; любые ответы по электронной почте, созданные документы и сеансы поиска в Web превращаются в пассивный способ доставки сформулированных знаний. Поисковые механизмы таких систем не только находят фразы по ключевым словам, но и выводят имена авторов и тех, кто проводил поиск по определенной теме, а также предлагает способ связаться с ними. Кроме того, в результате поиска включается список пользователей, подключенных к сети в данный момент.

Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM_системы) - это системы выстраивания взаимоотношений с клиентами, инструменты для управления отношениями, для наращивания клиентской базы. Это новый подход к ведению бизнеса с абсолютной ориентацией на клиента. Функциональность такой системы охватывает маркетинг, продажи и сервис, поддержку клиентов, анализ данных, что соответствует всем стадиям привлечения клиента. Одной из важнейших задач систем этого уровня является организация взаимодействия между подразделениями маркетинга, продаж и сервисного обслуживания. С помощью подобных систем становится возможным оценить эффективность затрат на различные маркетинговые программы и акции. Более четкая организация работы

дает возможность сконцентрировать усилия на определенной целевой аудитории, управлять процессом привлечения клиентов и тесно и плодотворно взаимодействовать с отделом продаж. Внедрение системы в отделе продаж компании, в свою очередь, позволит в полной мере управлять продажами от распределения потенциальных клиентов до подготовки контрактов. Важны и вопросы хорошего послепродажного обслуживания, профессионализм и своевременность отклика на обращение клиентов: СКМ-система поможет наладить бесперебойную и качественную работу обслуживающего подразделения.

ERP_системы (Enterprise Rescourcer Planning - планирование ресурсов корпорации) - последнее достижение в эволюции автоматизированных интегрированных систем управления предприятием. Системы класса ERP позволяют поддерживать весь цикл управления - планирование, учет, контроль и регулирование - практически для всех основных функций деятельности. В первую очередь сюда относятся:

планирование производственной деятельности;

управление закупками, запасами, продажами;

управление финансами;

управление персоналом;

управление затратами;

управление проектами, программами;

проектирование продукции и технологических процессов.

Следует подчеркнуть, что все функциональные блоки ERP_системы

тесно взаимосвязаны между собой, что позволяет осуществлять действительное управление практически всеми аспектами деятельности современного предприятия.

Системы класса ЕRР не связаны с производственным процессом непосредственно, они не являются автоматизированными системами управления технологическими процессами, но имеют дело с моделью технологического процесса. Их работа состоит в улучшении деятельности предприятия, оптимизации материальных и финансовых потоков на основе вводимой на рабочих местах необходимой информации. В одной системе охватывается планирование и управление всей деятельностью производственного предприятия, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю. Как следствие, ЕRР-системы позволяют достичь согласованности работы различных подразделений, снижая при этом административные издержки и устраняя проблему интеграции данных для разных приложений. Эти системы являются инструментом повышения эффективности управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе своевременной и достоверной информации, выдаваемой компьютером.

Обобщая изложенное выше, отмечу, что рынок программных продуктов предназначенных для автоматизации ДОУ, в настоящее время стремительно развивается. Изучение его возможно только на основе типологизации существующих автоматизированных систем делопроизводства. Однако проблема классификации программных средств автоматизации ДОУ находится, по сути, в начальной стадии разработки и требует дальнейшего изучения. Отметим, что помимо общих характеристик (наличие средств защиты документов, возможность регистрации, учета, поиска документов и др.) системы различаются по назначению, функциональным возможностям, уровню адаптации к российской традиции делопроизводства и многим другим параметрам. Наличие обоснованных критериев классификации систем автоматизации ДОУ имеет важнейшее значение на этапе выбора программного продукта.

Заключение

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

В настоящей работе я попытался комплексно рассмотреть вопросы, связанные с внедрением и реализацией электронного документооборота. Были проанализированы различные аспекты этой проблематики: правовые, организационные, программно-технические и др.

Подобные документы

    Делопроизводство бумажных и электронных документов. Современные системы электронного документооборота и системы автоматизации классического делопроизводства. Создание безбумажного делопроизводства в загруженных участках управленческой деятельности.

    курсовая работа , добавлен 08.12.2010

    Изучение организации и средств информационных технологий в делопроизводстве. Рассмотрение основных электронных офисных систем. Нормативы, стандарты и требования организации делопроизводства. Исследование систем управления гостиницей по документам.

    курсовая работа , добавлен 30.04.2014

    Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.

    курсовая работа , добавлен 17.07.2013

    Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.

    дипломная работа , добавлен 12.12.2007

    В статье рассмотрены критерии эффективности, которые позволяют с высокой степень адекватности оценить проектирования, разработку и внедрение систем документооборота. Критерии основаны на элементах формальной модели композитного документооборота.

    статья , добавлен 19.04.2006

    Принципы классификации управленческих информационных систем. Особенности информационных систем управления в государственных структурах. Средства автоматизации и хранения информации. Модернизация системы электронного документооборота казначейства.

    дипломная работа , добавлен 20.09.2013

    Принципы автоматизации делопроизводства. Принципы технологии электронного документооборота. Системы управления документооборотом на основе web-технологий. Использование электронной почты. Система корпоративного электронного архива.

    курсовая работа , добавлен 17.03.2004

    Принципы автоматизации и типы архитектур систем учета электронного документооборота. Бизнес-процессы в среде "1С: Предприятие 8". Структура информационной базы электронного документооборота деканата. Объекты и методы механизма бизнес-процессов.

    дипломная работа , добавлен 27.06.2013

    Анализ структуры и методологии CASE-средств. Методологии проектирования, используемые в CASE-средствах. Основные понятия о системах электронного документооборота, их создание с помощью CASE-средств. Объектно-ориентированное и структурное проектирование.

    курсовая работа , добавлен 18.07.2014

    Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов.

С распространением компьютеров 100% документов создаются в электронном виде. Тем не менее больше половины из них по-прежнему распечатываются для ознакомления и согласования.

Что же касается обмена документами и подписания договоров между хозяйствующими субъектами, то здесь бумажные носители используются практически всегда.

Существует три способа подачи :

  • Через Систему гарантированной доставки сообщений в личном кабинете налогоплательщика;
  • На магнитных носителях с ЭЦП
  • Через программу «Терминал налогоплательщика» в отделениях налоговой инспекции.

Увеличение эффективности работы и сокращение издержек – это цель, которая стоит перед любым предприятием, планирующем оставаться в бизнесе еще в течение долгих лет. И она может быть достигнута с внедрением электронного документооборота, тем более это предусмотрено в российском законодательстве.

При этом важно уделить внимание тем документам, которые должны распечатываться в бумажном виде по законодательству и проследить за тем, чтобы бумажный и электронный документооборот не дублировали друг друга, потому что в этом случае ничего сэкономить не удастся.

Если же все организовать правильно, то электронный документооборот – это залог эффективности современного предприятия.

Внедрение системы электронного документооборота. Что лежит на поверхности?

Дмитрий Садовников

В настоящее время многие руководители предприятий стали более осторожно рассматривать варианты внедрения корпоративного программного обеспечения. Обусловлено это в первую очередь экономической ситуацией, и важной составляющей здесь является боязнь погрязнуть в процессе «внедрения невнедряемого». Все признают необходимость внедрения, но никто не хочет становиться «дойной коровой» ни для своих, ни, тем более, для внешних внедренцев. Знаете, как оно бывает, — то «нюанс образовался», то форма оказалась не та, то сервер слабый, то еще что-то… И пошло вытягивание денег…

Компания «Лоция Софт» почти два десятка лет работает в тесном контакте со своими российскими пользователями. Мы с пониманием относимся к такой сдержанной позиции руководителей и применяем политику абсолютной честности по отношению к потенциальным пользователям. В связи с этим хочется отметить, что несмотря на то, что Lotsia PDM PLUS рассматривают в первую очередь как программу для организации технического документооборота, ее богатые возможности и полезность могут проявить себя быстрее в случае использования для автоматизации управленческого документооборота. Это лежит на поверхности, ближе руководству, вроде бы даже проще и не затрагивает напрямую производственную деятельность, что может стать отправной точкой для признания старта внедрения успешным и расширения применения Lotsia PDM PLUS для решения других задач.

Тем не менее, мы были вынуждены принять во внимание и такой момент, что большинство руководителей считают управленческий документооборот типовым. Сами мы так не считаем, но и здесь, исходя из того, что клиент всегда прав, решили пойти у него на поводу. В результате мы выпустили новую версию типовой настройки по управлению корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией (ОРД), которая абсолютно бесплатно будет входить в комплект поставки Lotsia PDM PLUS. Более того, любая организация — пользователь Lotsia PDM PLUS может запросить и бесплатно получить данную настройку для изучения и применения. Так что для пользователей это прямая экономия времени и денег. Времени — за счет типичности, денег — за счет готовности настройки к внедрению собственными силами и с минимальными затратами.

Что же именно включает в себя новая версия настройки Lotsia PDM PLUS по управлению корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией? Если просто перечислить то, что входит в состав настройки, ничего особенного не обнаружится. Да его и нет. Вопрос в реализации и, внимание (!), в затратах на сопровождение. Поэтому было бы правильнее прокомментировать некоторые функции.

Начнем с самого начала — меню пользователя. Мы реализовали меню пользователя укрупненно — в двух вариантах. Возможно, пользователю будет удобно сначала выбрать операцию: открыть, найти, зарегистрировать, посмотреть тип документа (рис. 1). А может быть, ему захочется сразу обратиться к типу документа и выполнить операцию с выбранным типом (рис. 2).

Меню привязывается к профилю пользователя, и не исключено, что кому-то из пользователей будет удобнее одно меню, а кому-то — другое. Пожалуйста, используйте оба меню.

Но наш пример настройки меню может предполагать и более детальное профилирование пользователей. К примеру, регистрацией документов будут заниматься лишь один-два человека. Тогда соответствующие пункты «уйдут» из общего меню и останутся в меню сотрудников-регистраторов.

Есть и более интересные варианты. Если присмотреться к копиям экранов меню, приведенным на рисунках, то можно увидеть такие пункты, как «Журнал регистрации…». Это отчеты. Отчеты в Lotsia PDM PLUS формируются по тем данным, которые в систему уже введены. Способ построения отчетов с точки зрения содержания и оформления может быть различным — это определяется при настройке отчета во встроенном генераторе отчетов (рис. 3).

Но для конечного пользователя наиболее важной является возможность быстро сориентироваться в отображаемых данных. Для этого в свое время был разработан уникальный механизм быстрой фильтрации. Он основан на известных почти всем автофильтрах. Но мы пошли дальше и реализовали возможность мгновенно отфильтровывать форму по указанным значениям полей: достаточно лишь нажать клавишу Alt и щелкнуть по значению одного или нескольких полей. Это обеспечивает небывалую по скорости и удобству визуальную фильтрацию данных. К примеру, пользователь хочет просмотреть все входящие письма от АО «Лютик». Он нажимает Alt и щелкает по слову «Лютик». Хочет дофильтровать еще по какому-нибудь полю — дополнительно нажимает Ctrl. Хочет сбросить фильтр — нажимает Esc. Возвращаясь к автофильтрам, отметим, что пользователи, которые не любят работать с клавиатурой, могут пользоваться традиционным способом пометки мышью фильтруемых значений в выпадающем списке. Просто с клавиатурой быстрее и удобнее, можно даже добавить — профессиональнее.

Так вот, некоторые пользователи, узнав о возможности быстрой фильтрации, говорят, что им больше ничего и не нужно: утром отчет открыл, и весь день останется только фильтровать, получая нужную информацию.

Это действительно удобно, учитывая возможность построения гигантского разнообразия форм отчетов. В то же время все отчеты позволяют получать более детальную информацию. Двойной щелчок по строке покажет пользователю полную версию карточки документа. Кроме того, несложно реализовать и редактирование данных прямо в отчетах.

Что же касается ввода данных, то, применительно к рассматриваемой тематике, важно обеспечить скорость. Речь в первую очередь идет о регистрации документов: входящих и исходящих писем, приказов, распоряжений, служебных записок, во вторую — о комментариях исполнителей. Ключевые моменты здесь следующие:

  • кнопка вызова окна регистрации документа должна быть всегда «под рукой», в меню, в панели инструментов;
  • вводимая информация должна быть сохранена максимально быстро. Это особенно актуально при регистрации, например, телефонограмм;
  • пользователь должен быть максимально избавлен от ручного ввода.

При разработке настройки по управлению корреспонденцией и ОРД в Lotsia PDM PLUS должное внимание было уделено скорости ввода и достоверности данных. Что это значит? Поясним на примере приведенных выше ключевых моментов:

  • кнопка вызова окна регистрации документа всегда доступна, в каком бы окне Lotsia PDM PLUS пользователь ни работал. Более того, можно вызвать окно регистрации документа ярлыком с рабочего стола или из другой папки, или из панели задач;
  • скорость ввода информации обеспечивается за счет всего двух обязательных полей. Достаточно выбрать отправителя и ввести тему. Отправитель выбирается из справочника, но справочник может быть пополнен «на лету», в процессе регистрации входящего документа. При разработке процедуры пополнения справочника использовался тот же принцип скорости ввода;
  • чем меньше пользователь допустит ошибок при вводе, тем целостней впоследствии будет информация в отчетах и выше скорость поиска. Для минимизации ошибок ввода используются любые возможности, позволяющие избежать ввода с клавиатуры, — флажки, переключатели, выпадающие списки, окна выбора, справочники.

Файлы входящего письма (рис. 4) могут быть получены как обычным способом, так и со сканера или из сообщения электронной почты. Lotsia PDM PLUS интегрирована с TWAIN-сканерами, а клиент электронной почты входит в базовую поставку.

Здесь важно заметить, что файлы всех документов хранятся в защищенных хранилищах и доступ к ним для редактирования или просмотра возможен только согласно настройкам системы безопасности Lotsia PDM PLUS. Без всяких исключений. Ведется история доступа к каждому файлу документа. А все операции пользователей в системе, включая вход в нее, журналируются подробнейшим образом.

Исходящие документы могут регистрироваться (рис. 5) либо как инициативные, либо как ответ на входящие. Точно так же и входящие письма могут регистрироваться как ответы на исходящие. В таких случаях автоматически ведется история переписки — вся цепочка писем выстраивается в хронологической последовательности. При этом если письмо изначально было отправлено нескольким получателям, то ответы от каждого из них регистрируются и автоматически попадают в историю переписки.

Без сомнения, очень востребованной окажется возможность автоматизированного формирования оформленных документов с «синими» подписями и интеграция с офисными приложениями, позволяющая напрямую работать и обмениваться информацией с Lotsia PDM PLUS, а также автоматически формировать и сохранять в Lotsia PDM PLUS PDF-файлы.

На входящие письма могут налагаться резолюции, выдаваться поручения и назначаться ответственный исполнитель и соисполнители. Резолюция и все поручения отображаются в структуре документа (рис. 6).

Встроенный генератор отчетов и выходных форм обеспечивает формирование журналов регистрации входящих и исходящих документов за выбранный период, а отчет «Ход исполнения документа» (рис. 7) показывает всю историю резолюций и поручений, сроки их получения, исполнения и комментарии исполнителей. Опять же, дважды щелкнув по строке отчета, пользователь, как минимум, получает возможность просмотреть детализацию данных. Других вариантов обработки двойного и одинарного щелчка по строке или по конкретному полю много, поэтому подробно здесь расписывать их не имеет смысла. Ограничимся только следующим тезисом: все в руках администратора. Своего, не внешнего. Это ли не показатель?

Что же касается работы с организационно-распорядительной документацией: приказами, распоряжениями, служебными записками, то здесь технология работы похожая, только экранные формы другие, соответствующие типу документа (рис. 8-10).

Здесь можно отметить, что для приказов в блоке документооборота предусмотрена процедура согласования.

Кроме того, все документы ОРД могут быть связаны с другими документами ОРД и корреспонденцией — в качестве как основания, так и результата (рис. 11).

Во исполнение приказа могут выпускаться распоряжения, поэтому данная возможность обеспечивается прямо с формы приказа, при этом распоряжение автоматически связывается с приказом как последующий документ (рис. 12).

Все связанные документы сразу же отображаются в форме и позволяют по двойному щелчку просмотреть детальную информацию.

Документооборот в Lotsia PDM PLUS — это целая система возможностей. Здесь и невероятная гибкость, достижимая без программирования, и безграничное разветвление по исполнителям, и прозрачные для пользователей механизмы назначений прав доступа, статусов и прочих атрибутов информационных объектов.

В базовой настройке по управлению корреспонденцией и ОРД мы предлагаем универсальную схему-маршрут, которая позволяет согласовывать любые документы (рис. 13).

Особенность этого маршрута в том, что любой список согласующих лиц в нужной последовательности определяется перед отправкой на согласование, каждый согласующий может согласовать документ или выдать любое количество замечаний. При этом система автоматически контролирует срок согласования каждым участником и через заданное количество рабочих дней после поступления документа на согласование напоминает об истечении срока.

В системе напоминаний в данном случае задействован производственный календарь предприятия, который ежегодно формируется в Lotsia PDM PLUS.

Таким образом, новая бесплатная настройка Lotsia PDM PLUS по управлению корреспонденцией и ОРД создана на принципах максимизации скорости ввода данных, контроля исполнения и ведения списка текущих задач для пользователей. При этом сама настройка открыта для совершенствования собственными силами, что существенно снижает затраты на внедрение и без того недорогой системы.

И, пожалуйста, помните, что управление корреспонденцией и ОРД — это только начало большого и интересного пути, который компания «Лоция Софт» всегда поможет вам пройти по кратчайшему маршруту, чтобы быстрее перейти к эффективной реализации задач по управлению техническим документооборотом и данными о продукции.

Вам также может быть интересно
Презентация
Автобизнес 0
Презентация "природный и попутный нефтяной газ"
Слайд 1«Попутный нефтяной газ и экологические проблемы, возникающие при его утилизации». Слайд...
«Здоровье – главное богатство человека»
HoReCa 0
«Здоровье – главное богатство человека»
Категория: физическое здоровье (в какой форме мы находимся, как выглядим т.д.) психологическое...
Небесная сфера и ее элементы презентация
Термины и понятия 0
Небесная сфера и ее элементы презентация
Суточное вращение небесной сферы Суточное вращение небесной сферы - видимое движение светил,...
Демократическая Республика «Конго Полезные ископаемые и климат
Торговля 0
Демократическая Республика «Конго Полезные ископаемые и климат
Cлайд 1 Cлайд 2 КОНГО КО НГО, Республика Конго (франц. Republique du Congo), государство в...
Презентация на тему
Справочник 0
Презентация на тему "обмен веществ в организме" Презентация обмен веществ как единая система процессов
Чтобы пользоваться предварительным просмотром презентаций создайте себе аккаунт (учетную запись)...
Управление мчс по юао. МЧС на детской площадке! Организация и проведение работы по противопожарной пропаганде. взаимодействие со
Должностные обязанности 0
Управление мчс по юао. МЧС на детской площадке! Организация и проведение работы по противопожарной пропаганде. взаимодействие со
Большинство детей после долгого дня в детском саду прогуливались со своими родителями на детской...