Трудовой договор с директором обособленного подразделения. Примерный трудовой договор с руководителем обособленного структурного подразделения

19.05.2019Рубрика: Бизнес-идеи

После того как подобран достойный руководитель обособленного подразделения , необходимо подписать с ним трудовой контракт. В нашей консультации мы обратим внимание на некоторые особенности заключения соглашения с таким ответственным лицом.

Договор + доверенность

Мало учредить обособленное подразделение, нужно еще подыскать компетентного специалиста с опытом управления, который сможет им руководить. Закрепляют его полномочия сразу 2 документа – трудовой контракт и доверенность от головного офиса.

Указанный образец трудового договора с руководителем обособленного подразделения фиксирует его права, обязанности, ответственность и гарантии. А доверенность позволит от имени предприятия реализовывать эти полномочия.

Особенности

Обратите внимание: главой «обособки» человек становится с подачи именно головного офиса. От него же ему будет выписана доверенность на реализацию задач, стоящих перед подразделением. Говоря юридическим языком, закон не признает его единоличным исполнительным (либо иным) органом юридического лица.

Свой трудовой договор руководитель обособленного подразделения заключает с компанией по общим правилам Трудового кодекса. Но можно выделить 2 особенности:

испытательный период может длиться до 6 месяцев (ст. 70 ТК РФ);
в контракте нужно обязательно привести точный адрес ОП, которое возглавит человек, и его точное название по уставу (ст. 57 ТК РФ).

Обязанности

Имейте в виду: весь спектр обязанностей руководителя обособленного подразделения нужно указать не только в трудовом контракте с ним, но и в положении об «обособке», откуда их и переносят в договор.

Например, как главу ОП человека могут обязать решать следующие задачи:

руководство обособленной структурой в разрезе поставленных задач;
планирование различных мероприятий, мониторинг за их реализацией;
участие в подборе кадров и разделении обязанностей среди персонала;
тактическое и стратегическое планирование, разработка распорядительных и других документов по ОП;
охрана труда и улучшение квалификации персонала;
вопросы поощрения и привлечения к ответственности работников ОП.

За что отвечает

По общему правилу ответственность руководителя обособленного подразделения складывается из.

Организациями, в составе которых имеются обособленные подразделения, достаточно часто допускаются ошибки в составлении штатной документации. Поэтому данную статью посвятим разбору того, как может осуществляется прием на работу в обособленное подразделение, кто может заполнять трудовые книжки сотрудников, может ли быть у филиала свое штатное расписание, и др.

Согласно статье 55 ГК РФ, обособленное подразделение является представительством юридического лица, расположенным вне места постоянного нахождения последнего, представляющим его интересы и обеспечивающим их защиту.

Характерные черты обособленного структурного подразделения:

не является юридическим лицом;
должно быть указано в учредительной документации создавшего его юридического лица;
наделено имуществом юридического лица, сформировавшего его;
в налоговом органе регистрируется по адресу фактического местонахождения.

Если отдельное подразделение является филиалом юридического лица, то им осуществляются все функции последнего, включая и функции представительства.

На законодательном уровне то, каким образом должен осуществляться учет персонала в организациях с отдельными подразделениями, не установлено. Поэтому право выбора, в чьи обязанности будет входить прием и увольнение кадров обособленного подразделения, кто должен будет издавать распоряжения, касающиеся трудовой деятельности, где хранятся и кем заполняются трудовые книжки и т.п., предоставляется нанимателю.

Если филиалов и представительств в организации относительно немного, а, следовательно, и штат небольшой, то кадровое делопроизводство зачастую осуществляется централизованно. Такой организацией документооборота предусматривается следующее:

вся кадровая документация (распоряжения, приказы, трудовые договоры, акты и т.п.) заверяются руководителем предприятия;
вся документация, включая трудовые книжки, находится на хранении в главной организации;
ведение кадровых документов и их передача в головную компанию осуществляются одним из сотрудников обособленного подразделения.

Оформление работника в филиал/представительство

Прием на работу в обособленные структурные подразделения осуществляется путем заключения с соискателем трудового контракта, который со стороны нанимателя подписывается руководителем этого подразделения.

Стоит отметить, что в качестве нанимателя в таком случае выступает не филиал/представительство, а сама организация в лице руководителя учреждения. В преамбуле контракта о сотрудничестве должно быть указано: «Общество с ограниченной ответственностью «Трудовик» в лице директора Первомайского филиала ООО «Контакт» Астапова Остапа Остаповича, действующего по доверенности № 111111 от 10.10.14, именуемое дальше «Работодатель»».

Согласно статье 57 ТК РФ, при трудоустройстве в обособленное структурное подразделение в контракте должно быть отмечено, что предлагаемое место работы будет предоставлено в указанном представительстве/ филиале, а также местонахождение последнего.

В реквизитах контракта должны быть указаны реквизиты головной организации, то есть, для вышеприведенного примера, ООО «Трудовик».

Перед подписанием контракта о сотрудничестве работник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с:

коллективным договором (если он имеется);
правилами внутреннего распорядка;
другими нормативными актами локального типа, которые непосредственно касаются трудовой деятельности по замещаемой должности.

После заключения договора о сотрудничестве руководителем филиала/представительства издается приказ по форме № Т-1 о принятии сотрудника на работу. Это распоряжение должно быть представлено для ознакомления под роспись новому работнику в течении трехдневного срока с момента начала выполнения им установленных контрактом должностных обязанностей.

В соответствии с трудовым законодательством России, работодателями ведутся трудовые книжки для всех лиц, проработавших у них свыше пяти дней, если для последних занимаемое в организации этого нанимателя место работы является основным.

Итак, согласно приказу, уполномоченным сотрудником производится запись в трудовой книжке о приеме на работу в обособленное подразделение. Эта запись может быть представлена следующим образом: заголовок – «ООО «Трудовик», в первой графе – порядковый номер отметки, во второй графе — дата трудоустройства согласно приказу, в третьей графе — «Принят на работу в Первомайский филиал в отдел реализации на должность », в четвертой графе – дата и номер распорядительного документа.

Трудоустройство: Видео

Выбор способа ведения кадрового делопроизводства в обособленным подразделении

Анализируя вышеизложенное, можно отметить, что то, как будет осуществляться учет персонала в обособленном структурном подразделении, зависит от выбранного способа кадрового документооборота – централизованно или по месту. Оба варианта обладают как плюсами, так и минусами, так что выбор здесь полностью зависит от предпочтений работодателя.

При централизованном регулировании трудовых отношений следует детально продумать и документально закрепить процедуру и сроки перенаправления кадровой документации, с учетом при этом сроков, определенных трудовым законодательством. В случае передачи полномочий по управлению трудовых взаимоотношений непосредственно руководителю филиала/представительства, очень важно правильно оформить соответствующую документацию: доверенность, положение о представительстве/филиале, распоряжение о назначении лица, ответственного за хранение печати, оформление и хранение трудовых книжек, и пр.

Общим для обоих вариантов является порядок составления штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Утверждается штатное расписание соответствующим распоряжением по организации, и содержит в себе все обособленные подразделения. Оригинал этого акта хранится в главном офисе, а в каждом обособленном подразделении находится выписка из него, заверенная уполномоченным лицом.

Внутренний трудовой распорядок утверждается руководителем организации с участием при этом представительного органа сотрудников. Оригинал этих Правил находится в головном офисе, а для подразделений (филиалов, представительств) оформляются копии, которые уполномоченное лицо заверяет печатью и подписью.

"Отдел кадров коммерческой организации", 2011, N 5

Законодательство РФ предоставляет организациям право осуществлять функции предприятия не только в месте, где они находятся, но и в других регионах путем открытия обособленных подразделений - представительств и филиалов. В связи с этим у работодателя возникает вопрос: каким образом регулировать трудовые отношения с работниками таких подразделений? О том, как передаются полномочия по оформлению трудовых отношений с работниками филиалов, кто может производить записи в трудовых книжках, может ли филиал иметь свое штатное расписание и свою печать, вы узнаете из данной статьи.

В силу п. п. 1, 2 ст. 55 ГК РФ представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту, а филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Характерные особенности представительств и филиалов таковы:

не являются юридическими лицами;
наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом;
должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица;
действуют на основании утвержденных положений;
регистрируются в налоговом органе по месту их нахождения.

Как должно осуществляться кадровое делопроизводство в организациях, имеющих обособленные подразделения, законодателем специально не регулируется. Поэтому право выбрать, кто должен осуществлять прием и увольнение работников филиалов, кто издает приказы, связанные с трудовой деятельностью, кем оформляются и где хранятся трудовые книжки, составлять ли отдельное штатное расписание для филиала и т.п., предоставляется работодателю.

Если обособленных подразделений в организации немного и штат работников в них небольшой, кадровое делопроизводство, как правило, осуществляется централизованно. При такой организации документооборота:

все кадровые документы (приказы, распоряжения, акты, трудовые договоры и т.д.) подписываются руководителем организации;
все документы, в том числе трудовые книжки, хранятся в головной организации (по месту ее нахождения);
ведение кадровой документации и передачу ее в головную организацию обычно осуществляет один из работников обособленного подразделения.

Примечание. Организации могут создавать филиалы и представительства за пределами РФ в соответствии с законодательством иностранных государств, если иное не предусмотрено международными договорами <1>.

<1> Статья 5 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Но если у организации много обособленных подразделений, находящихся в разных регионах РФ (либо за границей РФ), централизованный документооборот не только создает неудобства, но и не позволяет соблюдать сроки, установленные Трудовым кодексом. Поэтому очень часто полномочия по решению кадровых вопросов передаются непосредственно подразделениям.

Оформляем полномочия

Поскольку наиболее часто коммерческие организации открывают обособленные подразделения в виде филиалов, рассмотрим, как правильно организовать кадровое делопроизводство в филиале. Как уже было отмечено, наличие филиала должно быть отражено в первую очередь в учредительных документах организации. При открытии филиала в процессе деятельности в учредительные документы вносятся изменения, которые регистрируются в налоговом органе в установленном законодательством порядке.

Напомним, что решение об открытии филиала в обществах с ограниченной ответственностью принимается собранием участников (учредителей) общества, в акционерных обществах - советом директоров.

Свою деятельность филиал осуществляет на основании положения о филиале.

Так как филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются приказом руководителя организации и действуют на основании доверенности (абз. 2 п. 3 ст. 55 ГК РФ).

Обратите внимание! В учредительных документах организации и положении о филиале не должно быть ограничений или запретов по вопросам передачи полномочий по управлению обособленным подразделением.

Составляя доверенность на имя руководителя филиала, кроме полномочий представлять интересы организации в различных органах, осуществлять руководство филиалом (представительством), заключать сделки и подписывать договоры, необходимо прописать право на:

принятие и увольнение работников подразделения;
подписание трудовых договоров;
издание приказов, внесение записей в трудовые книжки;
применение дисциплинарных взысканий и поощрений;
заключение договоров о материальной ответственности и др.

Данные обязанности можно указать и в трудовом договоре с руководителем филиала.

Кроме того, что определенными полномочиями в области кадрового делопроизводства наделяется руководитель филиала, в каждом подразделении существует работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства (например, инспектор по кадрам, секретарь, менеджер по персоналу или даже бухгалтер). А в больших филиалах создается отдельное подразделение - отдел кадров, отдел по работе с персоналом и др.

Обратите внимание! Если работу с кадровой документацией осуществляет один сотрудник, то его обязанности должны быть оформлены в трудовом договоре, должностной инструкции либо возложены на работника приказом руководителя организации. Отдельным приказом следует установить обязанность по ведению и хранению трудовых книжек.

Штатное расписание: одно или несколько?

Поскольку филиалы не являются самостоятельными юридическими лицами, основной документ, которым регламентируется их деятельность и который в обязательном порядке должен быть в наличии, - это положение о филиале. Также работодателю необходимо обеспечить свои обособленные подразделения копиями учредительных документов организации и ее локальными нормативными документами (правилами внутреннего трудового распорядка, инструкциями по охране труда, по кадровому делопроизводству, положениями о заработной плате, о командировках и др.), которые утверждаются руководителем организации.

Обратите внимание! Для филиалов могут быть составлены отдельные локальные нормативные акты, утвержденные руководителем филиала (если ему предоставлены такие полномочия), которые должны быть согласованы с руководителем организации.

Достаточно часто возникает вопрос: может ли филиал иметь свое штатное расписание? Законодательством данный вопрос не урегулирован. Напомним, что штатное расписание - это локальный нормативный акт, который отражает структуру организации, содержит перечень структурных подразделений (в том числе обособленных), наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размерах должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Для него применяется унифицированная форма N Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). С одной стороны, поскольку штатным расписанием оформляются структура и штатный состав всей организации, а филиал является ее структурным подразделением, штатное расписание должно быть одно на всю организацию и утверждаться руководителем организации. С другой стороны, филиалы "могут осуществлять все функции юридического лица", и, если руководителю филиала будет предоставлено право утверждения штатного расписания филиала, противоречить законодательству это не будет. Но в этом случае расписание должно быть согласовано с руководителем организации. В качестве примера можно привести полномочия руководителя (президента) ОАО "РЖД", среди которых кроме утверждения штатного расписания аппарата управления общества есть полномочие по согласованию штатного расписания филиалов и представительств общества <2>.

<2> Пункт 83 Постановления Правительства РФ от 18.09.2003 N 585 "О создании открытого акционерного общества "Российские железные дороги".

Поскольку в филиале могут быть и кадровая служба, и бухгалтерия, то есть структурные подразделения, при составлении штатного расписания рекомендуем название филиала писать в графе "Наименование организации" после названия организации согласно учредительным документам, например "ООО "Ритм", Ивановский филиал, г. Иваново".

Процедуру утверждения, согласования и передачи копии или выписки из штатного расписания в головную организацию рекомендуем прописать в локальном нормативном акте и положении о филиале.

Оформляем работника в филиал

Принимая работника в филиал, с ним заключают трудовой договор, который со стороны работодателя подписывает руководитель филиала. Не стоит путать: в качестве работодателя в данном случае будет выступать не филиал, а сама организация в лице руководителя филиала. В преамбуле трудового договора следует писать: "Общество с ограниченной ответственностью "Ритм" в лице директора Ивановского филиала ООО "Ритм" Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании доверенности N... от... именуемое в дальнейшем "Работодатель".

В соответствии со ст. 57 ТК РФ при приеме на работу в филиал в договор должно быть включено условие о месте работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. Таким образом, в пункте "Место работы" следует сделать запись: "Местом работы работника является общество с ограниченной ответственностью "Ритм" (ООО "Ритм"), Ивановский филиал, расположенный в г. Иваново".

В реквизитах договора указываются реквизиты организации ООО "Ритм".

До подписания трудового договора работника необходимо ознакомить под роспись со следующими документами:

правилами внутреннего распорядка;
коллективным договором (если таковой имеется);
иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

После подписания трудового договора обеими сторонами руководитель филиала издает приказ о приеме работника на работу по форме N Т-1, утвержденной Постановлением N 1. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Согласно ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Постановление N 225), работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Итак, на основании приказа уполномоченный сотрудник производит запись в трудовую книжку принятого работника. При этом в трудовой книжке отмечают место работы с указанием обособленного структурного подразделения. Запись выглядит следующим образом: заголовок - "Общество с ограниченной ответственностью "Ритм", ниже - "ООО "Ритм", под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата приема на работу в соответствии с приказом, в графе 3 делается запись "Принят на работу в Ивановский филиал в отдел закупок на должность менеджера", в графе 4 проставляется - номер и дата приказа.

Изменение организационных условий

Рассмотрим, какие действия необходимо произвести и как оформить документы в случаях, когда филиал ликвидируется, переименовывается или когда работника переводят из одного филиала в другой.

Ликвидация филиала. Если работодатель принял решение закрыть филиал, но организация при этом продолжает свою деятельность, расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. 4 ст. 81 ТК РФ).

Обратите внимание! Данное правило распространяется только при прекращении деятельности структурного подразделения, расположенного в другой местности. Если же филиал и головная организация находятся в пределах одного населенного пункта, то увольнять по данному основанию нельзя. В этом случае следует увольнять в связи с сокращением штата или численности предприятия.

При ликвидации филиала работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности (если иное не закреплено в трудовом или в коллективном договоре).

О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией филиала работники предупреждаются персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Трудовые договоры могут быть расторгнуты и ранее двух месяцев, но при этом работнику выплачивается дополнительная компенсация в размере его среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении (ст. 180 ТК РФ).

При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией филиала работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен (ст. 178 ТК РФ).

При увольнении работников в связи с ликвидацией филиала в трудовых книжках необходимо сделать следующую запись: "Трудовой договор расторгнут в связи с прекращением деятельности Ивановского филиала в г. Иваново, пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

Сокращение численности или штата сотрудников филиала. Оно осуществляется в том же порядке, что и сокращение численности или штата сотрудников организации, согласно ТК РФ. Но у работодателей часто возникает вопрос: надо ли предлагать сокращаемым сотрудникам филиала имеющиеся вакансии в головной организации или других обособленных подразделениях? В силу ст. 81 ТК РФ увольнение по сокращению численности или штата допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности.

Руководствуясь данной статьей, можно сделать вывод, что работодатель обязан предлагать имеющиеся у него вакансии в головной организации или других филиалах, если все они находятся в одной местности. Если сокращение численности или штата происходит в филиале г. Калуги, а головная организация находится в г. Москве, вакансии, существующие в Москве, работодатель предлагать не обязан, если только это не предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Изменение наименования или места нахождения филиала. Если меняется наименование филиала, ничего, кроме внесения записей в трудовую книжку, делать не нужно (разумеется, все же придется внести изменения в учредительные документы и положение о филиале). В данном случае применяется по аналогии порядок изменения наименования организации. Запись в трудовой книжке будет выглядеть так: "Ивановский филиал переименован в "Филиал г. Иваново". Если же филиал изменил свое место нахождения, которое является обязательным условием трудового договора, следует руководствоваться ст. 72 ТК РФ (изменение определенных сторонами условий трудового договора по соглашению сторон) и в письменном виде заключить с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Перевод работника. В силу ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. То есть, если вы хотите, чтобы работник из одного филиала перешел в другой, оформляйте перевод. Поскольку изменение структурного подразделения считается изменением существенных условий трудового договора, от работника следует получить согласие. В п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 <3> сказано: исходя из содержания ст. ст. 60 и 72.1 ТК РФ работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, кроме случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, а также переводить работника на другую постоянную работу без его согласия.

<3> "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".

Перевод оформляется путем заключения дополнительного соглашения и издания приказа по унифицированной форме N Т-5, утвержденной Постановлением N 1, после чего запись о переводе вносится в трудовую книжку и личную карточку работника.

При переводе работника в другую местность ему предоставляются определенные гарантии. Если согласие на перевод получено, по предварительной договоренности с работником работодатель обязан возместить расходы на переезд самого работника, членов его семьи и провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) и на обустройство на новом месте жительства. Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора (ст. 169 ТК РФ).

Если же работник отказывается от перевода в другую местность, трудовой договор с ним прекращается по основанию, предусмотренному п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, - отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Как правильно оформить увольнение?

Увольнение работников филиала осуществляется в порядке, установленном Трудовым кодексом. Но при оформлении документов могут возникнуть некоторые затруднения, например, не совсем ясно, на чье имя работник должен писать заявление об увольнении по собственному желанию. Поскольку работодателем является юридическое лицо, создавшее филиал, заявление об увольнении (а также все заявления, связанные с трудовой деятельностью) работник пишет на имя руководителя организации, а подписывать его и издавать приказ будет уже руководитель филиала.

Что касается записи в трудовой книжке, вопросов не возникает: запись производит сотрудник кадровой службы филиала. Но проблема в том, что запись должна заверяться оттиском печати организации, печать филиала для этих целей использовать категорически нельзя. Согласно Постановлению N 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, запись в трудовой книжке заверяется только печатью организации .

Напомним, что в соответствии с законодательством печать организации должна содержать полное наименование юридического лица на русском языке и указание на место нахождения юридического лица. Печать обособленного структурного подразделения также должна содержать наименование обособленного подразделения и, соответственно, его местонахождение.

Таким образом, если прием работника в филиал, его перевод, предоставление отпуска и т.п. могут осуществляться непосредственно в филиалах, то с увольнением работника не так все просто. И если передача трудовых книжек в головную организацию создает определенные проблемы, выход только один - изготовить печати организации по количеству филиалов и передать их на основании приказа руководителя организации ответственным в филиалах лицам.

Подведем итог. Если вы открываете филиал, в первую очередь решите, каким образом будут осуществляться трудовые отношения с работниками этого филиала - централизованно или на месте. В том и другом случае есть свои плюсы и минусы, выбор остается за работодателем. Если трудовые отношения регулируются централизованно, то нужно продумать и закрепить в локальном нормативном акте процедуру и сроки передачи кадровой документации, учитывая при этом сроки, установленные ТК РФ (трехдневный срок подписания приказа о приеме на работу, трехдневный срок выдачи документов, связанных с работой, срок выдачи трудовой книжки в связи с увольнением и т.д.). Если же принимается решение о передаче полномочий по регулированию трудовых отношений непосредственно филиалу, необходимо правильно оформлять соответствующие документы: доверенность на руководителя филиала, положение о филиале, приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, хранение печати, и др.

Л.В.Куревина

Эксперт журнала

"Отдел кадров

коммерческой организации"

Кризис приносит не только серьезные потери, но и новые возможности. В процессе экстенсивного1 роста возникает необходимость выхода интересов организации за пределы региона, в котором она создана. Недостаток такого расширения - сложная система контроля за развитием региональной сети. Фактически единственным способом сохранения полного контроля за деятельностью региональных представителей является создание разветвленной сети обособленных подразделений, непосредственно подчиненных центральному управлению, которое возможно путем организации представительства или филиала. Рассмотрим практические аспекты их создания и функционирования с точки зрения трудового права.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

Назначение руководителя подразделения

Напомним, согласно прямому указанию п. 3 ст. 55 ГК РФ, руководители представительств и филиалов назначаются руководителем юрлица и действуют на основании его доверенности. В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона об ООО 2 филиалы и представительства создаются по решению общего собрания участников общества. В акционерных обществах создание филиалов и представительств отнесено к компетенции совета директоров общества 3 . При этом представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юрлица. Изменения в уставе организации вступают в силу для третьих лиц с момента надлежащего уведомления о создании филиала (представительства) органа, осуществляющего госрегистрацию юрлиц.

Согласно ст. 61 ТК РФ, трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Как указывает Верховный суд Российской Федерации в Постановлении Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» , следует иметь в виду, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица (организации) либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников, поскольку именно в этом случае при фактическом допущении работника к работе с ведома или по поручению такого лица возникают трудовые отношения (ст. 16 ТК РФ) и на работодателя может быть возложена обязанность оформить трудовой договор с этим работником надлежащим образом.

Кроме того, еще ранее ВС РФ в п. 9 Постановления Пленума Верховного суда от 22.12.92 № 16 «О некоторых вопросах применения судами Российской Федерации законодательства при разрешении трудовых споров» указывал, что судам необходимо учитывать, что трудовой договор (контракт) считается заключенным, если выполнение работы без издания приказа (распоряжения) поручено должностным лицом, обладающим правом приема на работу, либо когда работа выполнялась с его ведома.

Таким образом, для назначения руководителя филиала или представительства должны быть осуществлены следующие действия:

общее собрание участников (совет директоров) должно принять решение о создании филиала или представительства, определить место его нахождения и основные параметры функционирования, принять решение о внесении соответствующих изменений в Устав организации; единоличный исполнительный орган общества должен направить уведомление в налоговый орган о создании филиала (представительства); единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор) должен своим приказом внести изменения в штатное расписание организации, определив количество штатных единиц сотрудников филиала (представительства) и их должностные оклады; издать распоряжение о заключении трудового договора с руководителем филиала либо иным способом осуществить действия, указывающие на фактическое допущение его к работе.

Спорные моменты компетенции при заключении трудового договора

Заключение трудового договора с сотрудниками филиала (представительства) до момента принятия решения полномочного органа организации об их создании представляется, на наш взгляд, спорным.

С одной стороны, до момента принятия решения о создании филиала (представительства) в организации отсутствуют рабочие места, штатные единицы и бюджет для приема данных лиц. Причем создание их по решению генерального директора представляет собой фактическое создание филиала (представительства) и может рассматриваться как превышение его полномочий. Что касается фактического допуска к работе, то и в этом случае остается ряд вопросов: каким образом можно допустить к работе сотрудника, чья трудовая функция не определена, а определить ее при отсутствии решения о создании обособленного подразделения технически невозможно. Каким образом осуществляется фактический допуск при отсутствии рабочего места?

Следовательно, можно предположить, что право заключения трудовых договоров с работниками филиала (представительства) возникает у единоличного исполнительного органа только после принятия решения о создании такого подразделения вышестоящим органом управления в обществе. При этом заключение трудового договора возможно и до момента уведомления регистрирующих органов, поскольку для самой организации решение о создании филиала вступает в силу немедленно после его принятия.

С другой стороны, единоличный исполнительный орган наделен общими полномочиями на заключение трудовых договоров. Причем с формальной точки зрения не имеет значения, может ли организация обеспечить сотрудника рабочим местом и возможностью осуществлять трудовую деятельность. Ситуация, когда сотрудник с момента заключения трудового договора находится в простое, выглядит немного абсурдно, но в принципе возможна. Таким образом, можно представить ситуацию, когда трудовые договоры заключены, а филиал или представительство еще не созданы. Представляется, что в подобной ситуации учредители (акционеры) вправе как одобрить впоследствии действия генерального директора, так и воспользоваться своим правом на привлечение его к ответственности за незаконные действия, приведшие к убыткам. При этом, согласно ст. 277 ТК РФ, руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации.

Обособленное подразделение, не являющееся филиалом (представительством)

Отметим, что создание обособленного подразделения, не являющегося филиалом (представительством), производится проще. Благодаря тому, что нет необходимости вносить изменения в учредительные документы юрлица. Подобное подразделение создается фактическими действиями организации по оборудованию стационарных рабочих мест вне места нахождения самой организации. При этом, как следует из многочисленных разъяснений контролирующих органов, такое подразделение считается созданным с момента начала его деятельности, т. е. с того момента, когда заключены первые трудовые договоры с сотрудниками 6 . С этого момента у организации возникает обязанность уведомить налоговую инспекцию (п. 4 ст. 83 НК РФ) по месту нахождения обособленного подразделения о его создании, а также обязанность по уплате налогов, сборов, подачи отчетности с учетом наличия такого подразделения.

На практике создание подобных обособленных подразделений производится путем издания приказа единоличного исполнительного органа и выделения им необходимых денежных средств на его функционирование. Руководителям таких подразделений могут выдаваться доверенности на осуществление действий, порождающих гражданско-правовые последствия, по аналогии с руководителями филиалов и представительств: они могут вести отдельный управленческий баланс и многое другое.

Создание подразделения и назначение руководителя

На практике создание как полноценных филиалов и представительств, так и иных обособленных подразделений порождает ряд проблем чисто технического характера. Необходимо оценить перспективность существования подразделения, подобрать подходящее помещение, заключить договоры на обслуживание технических нужд (связь, коммунальные услуги и др.). Конечно, для этого может быть командирован один из сотрудников самой компании, но все эти вопросы могут быть намного более эффективно решены на месте с использованием местных же кадров. И в данном случае возникает проблема: каким образом формализовать отношения с такими сотрудниками, если подразделение еще не существует?

Достаточно часто в такой ситуации руководство организации обещает сотруднику «на месте» его последующее трудоустройство, при этом никоим образом не фиксируя возникающих между ними отношений. Подобная практика чревата возникновением конфликтов. К примеру, местному сотруднику поручают осуществить действия по созданию обособленного подразделения, однако в результате проведенных им переговоров и исследования рынка выясняется, что проект требует больших финансовых вложений и от него отказываются. Лицо, осуществлявшее подготовительную деятельность, оказывается обманутым в своих ожиданиях.

Далее — судебный процесс по требованию признать трудовой договор заключенным и восстановить на работе на основании того, что был осуществлен фактический допуск. Причем может сложиться ситуация, когда он будет проходить в другом регионе. В соответствии с п. 1 ст. 29 ГПК РФ иск подается в суд по месту нахождения ответчика. Однако, согласно п. 2 данной статьи, иск к организации, вытекающий из деятельности ее филиала или представительства, может быть предъявлен также в суд по месту нахождения ее филиала или представительства. Поэтому на практике возникают ситуации, когда исковое заявление подается (а иногда и рассматривается судом) по месту предполагаемого нахождения филиала организации. Территориально суд может находиться за многие сотни километров от места нахождения организации, а рассмотрение спора проходит на фоне вполне понятного желания защитить местного жителя от произвола «пришлых варягов».

Вне зависимости от результата судебного разбирательства такой процесс может оказаться довольно дорог (стоимость билетов, проживания представителя, командировочные расходы). Причем зачастую восстановление в должности невозможно, поскольку ее никогда и не существовало.

Между тем данной ситуации достаточно легко можно избежать, если формализовать отношения между организацией и будущим сотрудником агентским договором, определив в нем объем действий по подготовке к созданию обособленного подразделения и указав, кроме всего прочего, размер вознаграждения агенту. И лишь после завершения подготовительных процедур и формального создания обособленного подразделения заключить договор.

Руководитель организации при выборе способа создания филиала (представительства) по правилам гражданского законодательства или способа создания обособленного подразделения в контексте налогового законодательства должен учитывать, что в регулировании трудовых отношений в рамках каждого из них имеются свои особенности.

Так, руководитель филиала (представительства) может быть уволен по ряду специальных оснований. Например, при принятии необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ст. 81 ТК РФ), или при однократном грубом нарушении руководителем филиала (представительства) своих трудовых обязанностей (п. 10 ст. 81 ТК РФ).

Уволить руководителя обособленного подразделения по данным основаниям невозможно.

Представляется, что подобный подход законодателя немного непоследователен, поскольку в достаточно большом количестве правоотношений филиал (представительство) и обособленные подразделения уравниваются. Так, испытательный срок в обоих случаях может составлять до шести месяцев (абз. 13 ст. 70 ТК РФ). Коллективный договор принимается и забастовка объявляется также в одинаковом порядке. Но именно данные примеры позволяют нам утверждать, что законодатель в ряде правоотношений проводит четкую грань между ними. Можно предположить, что данные различия в регулировании труда руководителей филиалов (представительств) и иных обособленных подразделений являются следствием различий в их создании и, соответственно, в порядке назначения руководителей на данные должности.

Проблемы кадрового делопроизводства в обособленных подразделениях

После формального создания обособленного подразделения и заключения трудового договора с руководителем следующим этапом идет набор персонала. При этом заключение трудового договора может производиться как главой обособленного представительства при условии делегирования ему данных полномочий, так и единоличным исполнительным органом. При этом необходимо помнить, что в соответствии со ст. 20 ТК РФ работодателем выступает сама организация.

Поэтому встречающиеся в юридической литературе утверждения, что «в качестве работодателя могут выступать не только организации — юридические лица, но и их обособленные структурные подразделения» 7 , представляются полностью не соответствующими действующему законодательству. Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются органами управления организации или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном действующим трудовым законодательством, учредительными документами юрлица и локальными нормативными актами.

Трудовое законодательство не знает такого понятия, как «доверенность» 8 . Соответственно, полномочия руководителя филиала должны быть закреплены во внутреннем распорядительном документе организации. К таким документам относятся локальные нормативные акты, содержащие нормы широкого действия, распространяющиеся на неопределенный круг лиц. Подобные документы могут носить постоянный или временный характер. При этом не имеет особого значения, каким образом они будут именоваться. Так, если полномочным органом работодателя будет издан документ с наименованием «Приказ» (административное распоряжение работодателя, направленное на конкретное лицо), обладающий признаками локального нормативного акта, его действие будет равнозначно изданию документа с наименованием «Положение», содержащего те же самые нормы. Но, как правило, право заключать трудовые договоры с сотрудниками филиала в пределах утвержденного штатного расписания фиксируется в положении о филиале (представительстве). Подобные положения могут быть как общими (распространяющими свое действие на все обособленные подразделения организации), так и индивидуальными (относящимися только к конкретному подразделению).

На практике достаточно распространены обе ситуации. И когда право заключения трудового договора делегировано руководителю обособленного подразделения, и когда им обладает только руководитель или сотрудник центрального офиса компании. Каждая из них имеет как свои плюсы, так и свои минусы. Рассмотрим их более подробно.

Первая ситуация, когда заключение трудового договора осуществляется единоличным исполнительным органом юрлица, а кадровое делопроизводство ведется в головном офисе. Подобная ситуация чревата массовыми нарушениями требований трудового законодательства. Причем их тем больше, чем дальше удален филиал от центра осуществления кадровой политики. Проблемы начинаются уже с момента заключения трудового договора. Напомним, что в соответствии со ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

В силу удаленности центра ведения кадрового делопроизводства данные документы пересылаются из филиала в копиях, а их сличение с оригиналами производится на месте. Соответственно, работодатель не застрахован от злоупотреблений со стороны руководства обособленного подразделения.

Кроме того, согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка на протяжении всего трудового договора находится у работодателя. При этом, поскольку полномочное на ведение трудовых книжек лицо находится в центральном офисе, возникает необходимость ее пересылки. В ряде случаев это чревато ее утерей и зачастую задержкой при выдаче работнику в случае увольнения. Особенно это актуально в случаях, если работодатель в силу ч. 3 ст. 80 ТК РФ обязан расторгнуть трудовой договор с даты, указанной работником. Кроме того, при таком режиме работы регулярно возникают задержки с ознакомлением работников с приказами и локальными нормативными актами организации.

В ряде случаев это может быть критично.

Например, для привлечения к дисциплинарной ответственности ТК РФ установлены достаточно жесткие сроки, и в случае их пропуска наложение взыскания невозможно. Часть проблем может быть снята путем использования современных средств связи, но оно не в силах ликвидировать ее полностью.

Делегирование же полномочий по заключению трудовых договоров и ведению кадрового делопроизводства руководству филиала имеет определенный смысл только в случае, если обособленное подразделение достаточно велико. Как показывает практика, в небольших подразделениях обеспечить эффективное делопроизводство сложно. Кроме того, в этих случаях возникает возможность серьезных злоупотреблений со стороны руководства филиала при приеме сотрудников на работу. Начиная с обычного протекционизма родственникам и заканчивая приемом сотрудников сверх установленных штатным расписанием единиц. Причем, поскольку руководитель обособленного подразделения имеет право заключения трудовых договоров, они будут полностью легитимны и, соответственно, приведут к обязанности выплачивать заработную плату и обеспечивать необходимые условия труда.

В заключение хотелось бы отметить, что регулирование трудовых отношений в обособленных подразделениях требует особого внимания со стороны как руководителя организации, так и сотрудников ее кадровых служб. Понимание особенностей подобного регулирования, безусловно, поможет избежать серьезных нарушений трудового договора и конфликтов с сотрудниками. Вместе с тем при должном внимании к данной проблеме обеспечение соблюдения действующего трудового законодательства не представляет серьезных затруднений.

Юридическая тонкость

Определение понятий «филиал» и «представительство»

В соответствии с п. 1 ст. 55 ГК РФ под представительством понимается обособленное подразделение юрлица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юрлица и осуществляет их защиту. Согласно п. 2 указанной статьи, под филиалом понимается обособленное подразделение юрлица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Данные формулировки достаточно размыты и требуют серьезного уточнения. Однако на их основе можно установить некоторые базовые критерии.

Во-первых, филиал и представительство — это организационно обособленные от основной организации подразделения. Во-вторых, они расположены вне места нахождения головной организации. Филиал при этом обладает более широкими полномочиями, чем представительство. Как отмечает профессор Эрделевский: «Различие же между филиалом и представительством состоит в более широких функциях первого по сравнению со вторым. Если представительство создается с целью осуществления только юридических действий, сводящихся к представлению и защите интересов юридического лица, то деятельность филиала состоит в осуществлении как юридических, так и фактических действий, посредством которых могут выполняться все функции юридического лица либо их часть» 4 . Однако в силу того, что представление интересов — понятие очень широкое, на практике, выбирая, в какой форме создавать обособленное подразделение, о различиях филиала и представительства обычно не задумываются.

Гражданским законодательством РФ предусмотрено только два вида обособленных подразделений. Причем информация о них должна быть четко зафиксирована в учредительных документах и реестрах государственного учета (ЕГРЮЛ). Установленный порядок регистрации показал себя достаточно громоздким и не всегда удобным, особенно для крупных организаций. К тому же, если в гражданских правоотношениях вопрос регистрации обособленного подразделения не является ключевым 5 , то в налоговых правоотношениях он стоит более остро, поскольку место ведения коммерческой деятельности определяет место уплаты налогов и сборов.

Полагаем, именно поэтому ст. 11 Налогового кодекса РФ рассматривает обособленное подразделение организации как любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Отметим, что обособленные подразделения, выраженные в дефинициях налоговых правоотношений, не требуют внесения изменений в учредительные документы, но подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту налогового учета.

1 Экстенсивный (от позднелатинского extensivus — расширительный, растяжимый) — связанный с количественным увеличением, распространением.
2 Федеральный закон от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в ред. от 29.04.2008 с изменениями от 27.10.2008.
3 Подпункт 14 п. 1 ст. 65 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» в ред. от 29.04.2008 с изменениями от 27.10.2008.
4 Эрделевский А. М. Гражданско-правовой статус филиалов и представительств. Москва, 2001.
5 Руководитель филиала во всех случаях действует по доверенности, и именно она определяет его статус. В большинстве случаев это снимает все вопросы о легитимности деятельности обособленных подразделений.
6 См.: Письмо ФНС РФ от 29.12.2006 № ШТ-6-09/1275@ «О направлении разъяснений», Письмо МНС РФ от 29.04.2004 № 09-3-02/1912 «О признании одного рабочего места обособленным подразделением», Письмо МНС РФ от 24.02.2004 № 09-3-02/755 «О постановке на учет организации в налоговом органе по месту нахождения обособленных подразделений» и т. д.
7 Бойкова О. С., Филиппова М. В. Новейшая судебная практика по трудовому законодательству с комментариями: практическое пособие. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008.
8 А положения гл. 10 ГК РФ не могут применяться ни прямо, ни по аналогии в силу прямого указания ст. 1, 2 и ст. 6 ГК РФ (Прим. авт.).

Юридическое лицо, создав обособленное подразделение (далее также – ОП), вправе назначить его руководителя. Соответствующие полномочия надлежит отразить в трудовом договоре и доверенности на руководителя обособленного подразделения (образец которой прилагается к настоящей статье). Такая доверенность позволит руководителю ОП выступать в правоотношениях от имени организации.

Следует отметить, что руководитель ОП имеет право выдавать доверенности иным лицам (в том числе своим подчиненным) в порядке передоверия (объем полномочий в таких доверенностях не может быть шире объема полномочий руководителя). При этом доверенности от имени руководителей филиалов и представительств выдаются в простой письменной форме, без нотариального удостоверения (это исключение четко прописано в п. 3 ст. 187 Гражданского кодекса РФ), от имени руководителей иных ОП – должны быть нотариально удостоверены.

Руководитель обособленного подразделения

Руководитель ОП принимается на работу головной организацией и получает доверенность на осуществление полномочий от имени головной организации, а не от имени ОП, т.к. единоличным исполнительным (либо иным) органом юридического лица он не является.

С руководителем ОП заключается контракт в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ.

Одной из особенностей контракта с лицом, поступающим на соответствующую должность, является срок испытания. Он может составлять до шести месяцев (статья 70 Трудового кодекса РФ).

Кроме этого нужно учитывать, что трудовой договор с руководителем обособленного подразделения (образец прилагается к настоящей статье) должен содержать указание на местонахождение ОП и его наименование (статья 57 Трудового кодекса РФ).

Существуют особенности прекращения трудовых отношений с руководителем ОП. В частности, невозможно уволить такого сотрудника по ст. 278 Трудового кодекса РФ (дополнительные основания для прекращения трудового договора с руководителем организации), т.к. действие данной статьи не распространяется на руководителей ОП. В целом, в ТК РФ нормы, касающиеся руководителей организации, не распространяются на руководителей ОП, если прямо не оговорено иное.

Обязанности руководителя обособленного подразделения

Круг обязанностей руководителя ОП работодателю надлежит прописать в заключаемом с ним контракте и в положении об ОП.

К примеру, обязанности могут быть следующими:

руководство ОП в рамках возложенных на него задач;
осуществление планирования мероприятий ОП, организация и контроль за реализацией мероприятий ОП;
участие в приме на работу и распределении должностных обязанностей работников ОП;
участвует в перспективном и текущем планировании, подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся деятельности Представительства;
соблюдение необходимых условий охраны труда и повышение квалификации сотрудников;
участие в принятии решений по поощрению и привлечению к ответственности сотрудников ОП.

Персональная ответственность руководителя обособленного подразделения устанавливается за своевременное и качественное выполнение возложенных должностных обязанностей, целей и задач, поставленных головной организацией перед ОП.