Командировочные расчет среднего заработка. Что выбрать: средний заработок или зарплату за фактически отработанное время? Какие документы должны быть оформлены при отправке сотрудника в командировку

В данной публикации мы узнаем, как рассчитать командировочные. Командировка - это тоже работа. Причем по общему правилу от нее нельзя отказаться. Но, выполняя трудовые обязанности вне места постоянной работы, сотрудник не должен нести материальные потери. Одной из предусмотренных трудовым законодательством гарантий того, что такие потери не наступят, являются командировочные. Как же их правильно начислять сотрудникам? Итак, как рассчитать командировочные расходы ? На практике под командировочными обычно понимается денежное возмещение командированному работнику заработка, который ему надлежало выплатить, если бы он не был направлен в служебную командировку, а исполнял свои трудовые обязанности в обычном режиме по месту постоянной работы. Напомним, что ТК РФ гарантирует командированному сотруднику не только сохранение за период командировки места работы (должности), но и среднего заработка. Он должен сохраняться за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, которые приходятся на период пребывания сотрудника в командировке, в том числе и при однодневных служебных командировках. Инженер Иванов работает в режиме неполного рабочего времени (4-дневная рабочая неделя, рабочие дни вторник - пятница). Он командирован на период с 23 по 30 ноября 2010 года. Следовательно, командировочные ему нужно начислить за 5 рабочих дней (с 23 по 26 ноября и 30 ноября). Порядок расчета среднего заработка для целей начисления и выплаты командировочных установлен статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (далее - Положение). Расчетным периодом для определения среднего заработка в данном случае признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу направления сотрудника в служебную командировку. Вместе с тем ТК РФ допускает, чтобы в коллективном договоре или локальном нормативном акте предусматривались и иные периоды для расчета средней зарплаты, если это не будет ухудшать положение работников. Поэтому, если работодатель установит такой период, исчисленный на его основе средний заработок правомерно относить на расходы при определении налогооблагаемой базы для исчисления налога на прибыль). Справка. Из расчетного периода исключаются лишь те периоды времени, а также начисленные за них суммы, которые указаны в пункте 5 Положения (например, время отпуска, болезни, командировок и т.д.). В зависимости от установленного работнику режима работы и способа учета рабочего времени (поденный или суммированный) для целей начисления командировочных работодатель определяет либо средний дневной, либо средний часовой заработок работника. При поденном учете рабочего времени и работе в условиях нормального рабочего времени для целей начисления командировочных рассчитывается средний дневной заработок. Средний дневной заработок для командировок исчисляется путем деления суммы зарплаты, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда работодателя, на количество фактически отработанных в этот период дней. Пример расчета командировочных Васильева Н.Н. работает в ООО в должности логиста в режиме 5-дневной рабочей недели с 2 выходными днями (суббота и воскресенье). Заработная плата Васильевой состоит из оклада (15 000 руб.) и доплаты за особые условия труда (2000 руб.). С 1 по 12 февраля 2010 года она болела, а с 17 по 30 мая находилась в очередном отпуске. С 21 июля 2010 года Васильева была направлена на 10 календарных дней в Москву. Расчетный период для определения среднего заработка: июль 2009 года - июнь 2010 года. Средний дневной заработок Васильевой Н.Н. составил 546,34 руб. (15 000 руб. х 10 дн. + 2000 руб. х 10 дн. + 15 000 руб. / 19 дн. х 9 дн. + 2000 руб. / 19 дн. х 9 дн. + 15 000 руб. / 19 дн. х 8 дн. + 2000 / 19 дн. х 8 дн.) / (365 дн. - 12 дн. - 14 дн.). Ну а сумма командировочных - 4370,72 руб. (546,34 руб. х 8 раб. дн.). При суммированном учете рабочего времени и работе по скользящему графику для целей начисления командировочных рассчитывается средний часовой заработок. При суммированном учете рабочего времени рабочие часы по графику могут оплачиваться исходя из оклада, тарифной дневной или тарифной часовой ставки. Пример расчета командировочных Савельев Г.Н. работает в должности менеджера в ООО по скользящему графику (2 дня через 2) по 12 ч. В отношении него ООО ведет суммированный учет рабочего времени. Труд Савельева оплачивается по часовой тарифной ставке (150 руб./ч). Работодатель направлял его в командировку с 21 июля 2010 года на 10 календарных дней в Москву. В расчетном периоде он отработал 1985 ч по норме и 115 ч сверх нормы. Ему была выплачена также премия по итогам работы за 2009 год в сумме 18 500 руб. В ООО оплата сверхурочной работы производится в двойном размере. По графику работы Савельева 21 и 22 июля рабочие дни, 23 и 24 выходные и т.д. Расчетный период для определения среднего заработка: июль 2009 года - июнь 2010 года. Средний часовой заработок Савельева Г.Н. составил 167,02 руб. (150 руб./ч х 1985 ч + 150 руб./ч х 115 ч х 2 + 18 500 руб.) / (1985 ч + 115 ч). Сумма командировочных - 10 021,20 руб. (167,02 руб. х 60 ч). При повышении работодателем в расчетном периоде должностных окладов, а также ежемесячных доплат и надбавок к окладам (или введении новых окладов) всем сотрудникам или работникам структурного подразделения корректируется (индексируется) и средний заработок, поскольку пункт 16 Положения распространяется на все случаи сохранения среднего дневного заработка, в том числе и на ситуации, когда средний заработок определяется для целей начисления командировочных.

Зарплата вместо командировочных

Командировочные за выходные и нерабочие праздничные дни

Если командированный заболел...

Чтобы расчет командировочных в 2016-2017 году сделать правильно, надо знать не только общие положения, но и актуальные изменения в действующем законодательстве. Это упросит процесс начисления выплат, предотвратит возникновение проблем со стороны контрольных государственных органов.

Перечислим статьи расходов, которые при наличии соответствующего документального подтверждения не облагаются налогами:

• Командировочные деньги, потраченные сотрудником на проезд к месту выполнения полученного задания.
• Расходы на проживание.
• Суточные.

Каждый из пунктов надо изучить внимательно. Так, в общий расчет командировочных, включаются все суточные. Но до определенных пределов разрешено не начислять НДФЛ:

• 700 руб. – по РФ;
• 2500 руб. – за границей.

На практике это означает, что стоимость командировочных без превышения лимитов посчитать не сложно. Не нужны даже первичные документы, подтверждающие затраты работника при выполнении им своих служебных обязанностей. Превышения следует фиксировать. Сотрудник должен знать стоимость командировочных в сутки и те позиции, по которым допустимо списание налогов. Лучше, если он соберет больше чеков, талонов и других документальных материалов. В случае затруднений с отчетом он сможет получить консультации у работников собственной бухгалтерии.

Расчет командировочных в 2016-2017 году с примерами поездок в разные страны

Для упрощения понимания алгоритма правильных действий ниже приведены примеры, как рассчитать командировочные сотруднику при поездках в разные страны.

Проще всего установить размер командировочных, когда сотрудник не покидает территорию РФ. Ему выплачивают среднедневной заработок, компенсируют полностью затраты на проезд и питание. Если установлены суточные 700 руб., то не переводится в доход государства налог. Отчет по таким суммам не нужен, допустимо любое применение полученных по этой статье денег.

Теперь рассмотрим, как рассчитываются командировочные, если работнику российской компании ООО «Образец», надо посетить для ремонта оборудования ООО «Батька» в г. Минске, Беларусь. Допустим, что по внутреннему распорядку установлен единый размер суточных для поездок во все зарубежные страны в размере 50 Usd. Был выдан аванс, перед поездкой, в рублях, использовался для пересчета официальный курс на эту дату.

Физический размер командировочных за время отсутствия не изменился. Но другим будет соотношение курсов. Затраты допустимо списывать на дату отчета по авансу. Однако пересчету подлежат только суммы, которые были выданы в иностранной валюте. К нашей ситуации это не относится, поэтому в расчет командировочных расходов никаких изменений с учетом колебаний валютного рынка вносить не потребуется.

Как рассчитывают командировочные в сложных случаях

Внимательно надо рассматривать вопросы, как считать командировочные, если время выполнения задания с учетом переездов не превышает 24 часов. Так как вероятно двоякое толкования, имеются разные ответы от Министерства финансов РФ и других государственных органов, то рисковать не стоит. В расчет командировочных в смете не включайте суточные. Компенсируйте питание, оплату стоянки автомобиля, другие допустимые расходы именно по этим статьям.

Если выполняется расчет командировочных за границу, то по территории расходы будут учитываться в рублях, а за рубежом – в валюте. При поездке в Белоруссию штамп в паспорте пограничники не ставят. Соответствующие даты берут из проездных документов.

Изучите особый порядок расчета командировочных при срочном отзыве сотрудника, в других сложных ситуациях. При необходимости, обращайтесь к нормам постановления Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., в котором описан порядок правильного оформления документации и приведены другие тематические данные.

На сегодняшний день каждая коммерческая организация может установить свой размер суточных. Эту сумму нужно утвердить в коллективном договоре или в положении о командировках. Суточные сотрудникам выплачиваются за все дни служебной поездки, включая выходные и праздники. Время в пути до места командировки и обратно также учитывается при расчете суточных. Что касается самого факта выплат, то их можно сделать как наличными через кассу предприятия, так и через банк, отправив соответствующую сумму на карту сотрудника, и именно этот способ сейчас наиболее популярен.

Часто бывает, что сотрудник уезжает и возвращается из командировки в один день. Как быть тогда?

Однодневная командировка по РФ не оплачивается суточными. Связано это с тем, что такая поездка будет считаться обычным рабочим днем, а значит, у сотрудника не возникнет никаких специфических командировочных трат и суточные ему полагаться не будут. Исключение сделано лишь для зарубежных одно-дневных поездок. Такая командировка оплачивается в размере 50% от установленного лимита за день по служебным поездкам за границу.

В какой валюте должны выплачиваться суточные?

Что касается поездок внутри страны, то, несомненно, валютой расчетов может быть только рубль. Если же речь идет о поездках за границу, то в этом случае допускается выплата суточных как в рублях, так и в валюте. Чаще всего за основу берется доллар США или евро, но допустимо и использование местных валют в зависимости от страны назначения. Хотя использование «нестандартных» денежных знаков повлечет за собой проблему конвертации и перерасчета курсовых разниц, если только у компании не будет открыт для этого специальный расчетный счет в банке. Как правило, открытие такого счета – это дополнительные расходы для предприятий. На них готовы лишь те компании, сотрудники которых ездят в зарубежные командировки систематически.

Что делать, если сотрудник заболел в командировке?

К сожалению, случаи болезни работников во время командировочной поездки не так уж редки. Если это произошло, то компания обязана полностью оплатить суточные за все дни болезни сотрудника. При этом не важно, что командировочное задание фактически не было выполнено.

Оговорены ли в законодательстве случаи, когда фирма может не перечислять сотруднику суточные?

Если больничный не является основанием для отказа от суточных выплат, то преждевременный возврат сотрудника из рабочей поездки станет веской причиной, которая позволит отказаться от выплаты суточных. Обратите внимание, деньги не перечисляются не только из-за самовольного возврата работника из командировки, но и в случае, если поездка прервалась по инициативе работодателя. Аналогичная ситуация и с уходом в отпуск из служебной поездки. То есть, если работник раньше вернулся из командировки и сразу поехал в отпуск, такие дни в расчет суточных не попадают и работодатель их не оплачивает.

Какие документы должны быть оформлены при отправке сотрудника в командировку?

Для того чтобы перечислить суточные, сотруднику нужны основания, а именно отправка Иначе такие перечисления денег от работодателя будут признаны доходом с последующим исчислением НДФЛ. Рассмотрим, как оплатить время в командировках и какие документы для этого нужно оформить. Так, при поездках по России документом, подтверждающим дату командировки, как правило, является приказ о командировке. При этом суммы суточных выплат должны соответствовать утвержденным в коллективном договоре или в положении о командировках нормативам организации. Для зарубежных поездок в страны СНГ и Таможенного союза, как и в России, оформляется приказ о командировке. А при перемещениях в другие страны достаточно отметки пограничников в паспорте и соответствующего распоряжения директора предприятия. Что касается размеров выплат, то дни проезда по России оплачиваются по отечественным нормам. Дорога в командировку в дни пересечения границы – по заграничным. И, соответственно, дни проезда по иностранному государству – по зарубежным нормам, а даты пересечения границы по пути обратно – по российским.

Какие существуют нормы суточных, которые не облагаются НДФЛ?

Согласно Налоговому кодексу, не облагаются НДФЛ суточные в размере 700 рублей по России и в размере 2500 рублей за деловые поездки за границу. Учтите, что если по инициативе работодателя в компании выплачиваются суточные свыше нормативов, то эти «надбавки» должны облагаться НДФЛ по ставке 13 процентов.

Как определить дату получения такого дохода от сверхнормативных выплат для НДФЛ?

Организация может платить суточные в сумме, превышающей нормативы для НДФЛ. Тогда у сотрудника возникает доход, с которого нужно удержать налог. Датой получения дохода с 1 января 2016 года является последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет руководителем компании. Для выплат в валюте датой дохода также считается последний день месяца утверждения авансового отчета. И курс валюты для пересчета в рубли берется именно на эту дату. Удержать налог надо в день ближайшей выплаты сотруднику дохода, например, в день получения зарплаты. А перечислить в бюджет эти деньги нужно не позднее следующего рабочего дня согласно пунктам 4 и 6 статьи 226 НК РФ.

Как отразить суточные в справке 2-НДФЛ?

В справке 2-НДФЛ указывают только сверхнормативные суммы. Деньги в пределах норм не попадают в этот отчет. Месяцем начисления дохода сверх нормы является месяц, когда авансовый отчет утвержден. Код дохода – 4800. Дата получения дохода – последний день месяца.

Как суточные признаются в налоговом учете?

Для налога на прибыль суточные признаются полностью на дату утверждения авансового отчета руководителем компании. Не требуется подтверждение первичкой, для принятия таких расходов достаточно авансового отчета и приказа о командировке. При этом расходы признают в учете для налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета.

Начисляются ли страховые взносы на суммы суточных?

Нет, суточные освобождены от в пределах лимитов, которые компания установила во внутренних документах. Например, в положении о командировках или в коллективном договоре указаны суммы 2000 рублей по России и 6000 рублей за зарубежные поездки. И это означает, что за каждый день командировки фирма может принять эти суммы.

Как посчитать НДФЛ с суточных сверх нормы?

Ответ на этот вопрос предлагаю сформулировать в примере. Итак, работник отправляется в командировку в другой город России на три дня с 20 по 22 декабря. Суточные в фирме установлены в размере 2000 рублей. Ему выдано из кассы перед поездкой 6000 рублей (3 сут. × 2000 руб.). Когда сотрудник вернулся из поездки, он предоставил в бухгалтерию авансовый отчет, который в тот же день, 23 декабря, был утвержден руководством. НДФЛ начислен 31 декабря и составил (2000 руб. × 700 руб.) × 13% × 3 = 507 руб. При этом налог подлежит перечислению на следующий рабочий день после получения зарплаты.

В бухучете делаются следующие проводки:

Дебет 71   Кредит 50
- 6000 руб. – выданы суточные из кассы;

Дебет 44 (20, 26)   Кредит 71
- 6000 руб. – утвержден авансовый отчет;

Дебет 70   Кредит 68
- 507 руб. – начислен НДФЛ со сверхнормативных выплат;

В день выплаты зарплаты

Дебет 68   Кредит 51
- 507 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет.

Подведем итог: суточные не облагаются взносами и принимаются в расходы для налога на прибыль, если они утверждены в локальных нормативных актах фирмы. НДФЛ будут облагаться суммы, превышающие 700 рублей по России и 2500 рублей по загранпоездкам соответственно.

Датой принятия к учету расходов будет дата принятого авансового отчета. Датой дохода для НДФЛ будет последний день месяца, когда этот авансовый отчет был утвержден. Этим днем также берут курс валюты для пересчета в рубли при принятии к учету суточных в валюте. Учтите, что суточные и командировочные выплаты хоть и не являются самым часто проверяемым налоговиками участком. Но все-таки любое нарушение или неточность в их отражении может стать причиной значительных штрафов.

Работодатели часто отправляют работников в командировки. При этом возникает необходимость в выплате им суточных. Особую важность в связи с этим представляет расчет суточных при командировках в 2016 году. Поменялись ли правила о расчете, или они остаются такими же? Все это Вы сможете узнать из данной статьи.

В понятие суточных входит возмещение денежных затрат работника во время командировки работодателем. Так, во время работы в другой местности сотрудник вынужден платить за жилье, покупать еду, пользоваться услугами транспорта. Все это не должно оплачиваться из его собственных средств, поскольку в противном случае командировки обходились бы ему только в минус, в то время как они должны являться частью работы, за которую работник получает вознаграждение. Именно поэтому законодательством и предусмотрены суточные, компенсирующие расходы работников в командировке.

Размер суточных, выплачиваемых работнику

Прежде чем говорить о том, как считаются суточные в командировке, необходимо обратить внимание на допустимый размер суточных по российскому законодательству. Следует сразу сказать о том, что никаких лимитов по начислению суточных не предусмотрено, поскольку количество денежных средств, необходимых для командировок, зависит от многих факторов. Таким образом, организация вправе установить во внутренних документах организации любую сумму. Однако следует обратить внимание на изменения в законодательстве, касающиеся обложения суточных страховыми взносами. Если их размер превышает:

– 700 рублей в день для командировок на территории РФ,

– 2500 рублей для командировок на территории иностранных государств,

То денежные средства, превышающие данную сумму, должны облагаются страховыми взносами. Данные суммы также облагаются НДФЛ. Это необходимо учитывать при определении размеров суточных для работников.

Данные правила, касающиеся страховых взносов, вступают в силу с 2017 года. В 2016 же году, какие бы размеры суточных ни были указаны во внутренних актах организации, они не облагаются взносами. С нового года же правила изменяются.

Какие необходимы документы?

Для того, чтобы суточные могли быть выплачены работнику, необходимо в обязательном порядке предоставить документы, подтверждающие, что работник был в командировке в течение определенного периода времени. Поэтому расчет суточных при командировке должен базироваться на подтвержденных данных. Так, для определения количества дней, которые работник находился в командировке, используются проездные документы. Если же их у работника нет по каким-либо причинам, организация не обязана возмещать работнику его проезд. Если же в процессе командировки в качестве средства передвижения работник использовал служебный транспорт, документом, подтверждающим период, который он находился в командировке, является служебная записка.

Как считать суточные в командировке

Для того, чтобы посчитать, сколько денежных средств необходимо выплатить организации работнику, достаточно суточные за день командировки умножить на то количество дней, на которые осуществлялась командировка. Затем необходимо отнять от полученной суммы налог на доходы физических лиц, если он должен начисляться (см. пункт выше).

Какие дни учитываются при расчете суточных?

Необходимо отметить, что суточные должны быть выплачены за каждый день, который работник находился в командировке. При этом как выходные, так и праздничные дни не исключаются. Дни в пути до места назначения также включаются в расчетный период для назначения суточных.

Как рассчитать командировочные расходы при однодневной командировке

Возникает вопрос, применяется ли порядок, указанный в предыдущем пункте, при однодневных командировках? Следует отметить, что позиция законодателя такова, что суточные при командировке длиной в один день вообще не надо выплачивать. Он исходит из того, что денежные средства не должны выплачиваться работнику в ситуации, когда у него есть возможность ежедневно возвращаться домой из той местности, в которую он был отправлен, и если работодателем это признается целесообразным.

Однако бывает и так, что в процессе такой командировки работник не сможет возвращаться домой. Работодатель может в таком случае выплатить работнику по своей инициативе денежную сумму, не являющуюся суточными, и относящуюся к иным выплатам, связанным с командировкой. Законодательством это не запрещено.

Расчет суточных при командировке за границу

Следует отметить, что при командировке длиною в один день, подразумевающую поездку за пределы территории РФ, применяются иные правила, чем те, которые были указаны выше. В такой ситуации работнику должны быть выплачены суточные в размере 50% от тех, которые установлены в локальных актах компании. Таким образом, правило о невыплате суточных при однодневной командировке на зарубежные поездки не распространяется.

Что же касается зарубежных командировок в целом, возникает вопрос, как рассчитываются суточные при выезде из Российской Федерации и въезде в нее. Согласно разъяснениям Министерства труда, при пересечении границы РФ работником суточные должны составлять сумму, рассчитанную для командировок в местность, в которую он направляется, а при возвращении же в РФ суточные выплачиваются в размере суммы, предусмотренной для командировок на территории нашего государства.

Бывает также так, что работа сотрудника связана с постоянными перелетами из одной страны в другую. Как рассчитать суточные в командировке в таком случае? В данной ситуации период перемещения из одного государства в другое оплачивается в размере суточных, предусмотренных для того государства, в которое направляется работник. Таким образом, всегда действует правило о том, что суточные применяются согласно месту назначения сотрудника.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .