Телефонный этикет. Деловое общение по телефону

·. Отвечая на телефонный звонок, говорите четко, понятно, приятным голосом. Это будет свидетельством как вашего профессионализма, так и внимательного, уважительного отношения к вызывающего абонента

Во время разговора по телефону то, что вы говорите, и то, как именно вы это говорите (интонация, тон вашего голоса), имеют особое значение, потому что визуальные компоненты вашего профессионального имиджа (то, что ба ачате ваши собеседники при личной встрече с вами) отсутствуют. Назвав только свое имя и организацию, вы можете создать о себе впечатление как о заинтересованную, готовую к сотрудничеству, приветливую, или наоборот, равнодушную, холодную человека. Дальнейший разговор, как правило, будет развиваться на основе первого впечатления от ваших слиів.

Следует принять за правило относиться к тем, кто вам звонит, так, как вы относитесь к гостям в вашем офисе или дома. Таким образом вы добьетесь их уважения и доброжелательного отношения. Вежливость и любезность в отношении лиц, которые звонят, повысят как ваш профессиональный имидж, так и репутацию организации, в которой вы работает тоте.

·. Старайтесь, чтобы собеседник не чувствовал, что вы ограничены во времени, даже если оно и есть. С помощью небольшой практики, а также глубокого вдоха, вы можете создать впечатление, что имеете столько ча асу для беседы, сколько это необходимо. Если вам позвонили в совершенно неподходящее время, спросите, можете ли вы перезвонить позже и назовите конкретный чаас.

·. Говорите медленно и понятно. Обращайте внимание на то, как вы произносите слова. Улыбнитесь, чтобы ваш голос звучал с достаточным оптимизмом

·. Никогда не ешьте и не жуйте резинку, разговаривая по телефону. Если вы чувствуете, что сейчас чихнет или начнете кашлять, отвернитесь и закройте рот или трубку рукой, а затем извинитесь

Избегайте посторонних разговоров. Если телефон зазвенел во время вашего разговора с кем-то из присутствующих, перед тем, как поднять трубку закончите, то говорили, даже если это будет"Извините, пожалуйста"В том в случае, когда во время телефонного разговора, вам необходимо прерваться, чтобы кратко переговорить с кем-то из присутствующих, извинитесь перед лицом, позвонила. Если вам необходимо выяснить что-то в пр исутних в комнате для того, чтобы помочь человеку, позвонила, спросите ее, согласна ли она подождать, или скажите:"Я сейчас посмотрю / проверю"Таким образом вы дадите ему понять, почему ваше внимание будет переключена на другую лицереключена на іншу особу.

·. Учитывайте возможность услышать собеседником посторонние звуки в помещении, из которого ведется разговор. По

необходимости перейдите в более тихое место, закройте окно, выключите радио

·. Не следует во время разговора без крайней необходимости печатать на компьютере, человек, позвонивший, может услышать звук и расценить его как проявление вашего невнимания и неуважения к ней

·. Если на линии появились шумы или разговор время от времени прерывается вследствие технических причин, предложите перезвонить. Более вежливым будет потратить время, чтобы избавиться технических проблем (сторо онних звуков), чем в течение всего разговора быть раздраженным и не сосредоточенм.

·. Не затягивайте разговор. Короткие разговоры берегут время, и ваши собеседники будут благодарны за это. Конечно, все с удовольствием воспринимают определенную меру личных вопросов, например:"Как поживаешь?" кой была. Ваша поездка? ??*,. Но детальное обсуждение личных проблем, как и затяжная разговор ни о чем, - неподходящее занятие в деловых ситуациях и, как правило, не интересно для большинства людия більшості людей.

когда звонят МЫ

Когда мы звоним по телефону, хорошими манерами, как и полезным для дела, будет попытка сделать разговор можно удобнее и эффективнее для лица, которому мы звоним. Для того, чтобы ваш звонок был в максимально эффективным и беспроблемным, не стоит забывать о таком:

·. Будьте организованным, подготовьтесь к разговору. Заранее отправьте по почте или по факсу материалы, будете обсуждать. Таким образом вы сможете при необходимости во время разговора обращаться к ним разо ом с вашим собеседником. Имейте все необходимые бумаги перед собой, а не в соседней комнататі.

Продумайте, что вы собираетесь сказать, до того, как позвоните. Стоит записать основные положения, которые вы собираетесь об говорить, и во время беседы отмечать, что было сказано

Разделите вашу беседу на блоки и после каждого делайте паузу, достаточную для того, чтобы ваш собеседник мог ответить

· извинитесь, если набрали чужой номер, или телефон соединил вас неправильно. Не бросайте молча трубки. Это не вежливо, к тому же современная техника позволяет выяснить, с какого номера был сделан д звонок телефона могут определить и перезвонить вам, что в свою очередь может негативно сказаться как на вашей репутации, так и репутации вашей организации. Искренне извинитесь, как бы вас не раздражала ситу ация. Чтобы не терять ничей время, скажите:"Извините, очевидно, я набрал неправильный номер"этого будет достаточноього буде досить.

Перед тем, как положить трубку, вы можете спросить, совпадает набранный вами номер с номером, который ответил. Возможно, в ваших записях допущена ошибка. Убедитесь, что вы не набирать неправильно й номер вдруг. В заключение не забудьте попрощатьсяися.

·. Четко представляйтеся. Если ответил секретарь, скажите:"Здравствуйте!. Это. Леонид. Шевчук из компании. АБВ ли

могу переговорить с господином. Добренко?"Представьтесь и лицу, с которым вас соединили

Никогда не следует думать, что можно опустить поздравление в том случае, когда звоните человеку, с которым часто общаетесь по телефону. Невежливо заставлять собеседника догадываться, кто именно говорит, е идволикаючись при этом от сути разговорови.

·. Спросите, имеет ли собеседник возможность переговорить с вами. Телефонный звонок без предварительной договоренности может быть таким же проявлением плохих манер, как не запланирован визит в чужого офиса. Вы можете сказать что-то вроде:"Роман, мне необходимо переговорить с тобой следующую презентацию. Думаю, это займет минут десять. Ты можешь сейчас говорить? /. Ты имеешь сейчас время?раз час?"

·. Если вы оставляете сообщение с просьбой перезвонить вам, дайте номер телефона, а не говорите"Он знает"Это сэкономит время другого лица и будет проявлением уважения с вашей стороны. Укажите, найзруч чниший время для того, чтобы застать вас на месте, особенно, если вы планируете некоторое время находиться за пределами офисмежами офісу.

·. В соответствующей ситуации предупредите собеседника, что вашу беседу слушать третий человек, особенно, если вы используете спикерфон. Вы можете сказать:"Господин. Гнатенко, вместе со мной в кабинете госпожи. О. Орлова, руководитель отдела планирования, она готова ответить на все ваши возможные вопросы по этому поводуиводу".

·. Помните, что первый звонок имеет преимущество

Если это не президент компании звонит вам из. Австралии, старайтесь не прерывать разговор, которую вы ведете в этот момент, и не отвечать на другие вызовы

Избегайте посторонних отвлечений. Не ведите параллельную беседу с кем-то, присутствовать вместе с вами в комнате. Если вам необходимо на определенный короткий момент приостановить разговор, предупредите об этом человека на ли инии. Можно сказать:"Простите меня на минуту"/"Извините, я буду с вами через одну минутуерез одну хвилину".

Если во время вашего разговора по телефону в кабинет вошел кто-то из коллег и не проявляет намерения выйти, даже увидев вас погруженным в беседу, сделайте паузу, извинитесь перед собеседником ("Простите ме эн"), а затем вежливо, но твердо скажите гостю:"Я с удовольствием поговорю с. Вами, как только закончу разговоракінчу розмову."

В том случае, когда в вашем кабинете находится визитер, не поднимайте трубки телефона, если только вы не ожидаете важный звонок. При этом не забудьте дать соответствующее объяснение гостю

·. Следите за своей речью. Обращайтесь к собеседнику по имени, используя правильное название его должности или титула. Особое внимание уделяйте словам"Вы"/"ты", избегая замечаний типа:"Вы забыли",""Ты должен"и т д. Лучше излагать свои замечания в форме вопроса:"Вы отправили мне отчет, который мы обсуждали?" ка к продолжению разговора. Старайтесь отвечать на сказанное в положительном тоне:"Буду рад заняться этим проектомайтеся відповідати на сказане у позитивному тоні: "Буду радий зайнятися цим проектом".

·. Своевременно и адекватно прерывайте разговор. Говорить по телефону чересчур долго, это так же, как засидеться в гостях. Вы можете думать, что собеседник захвачен беседой, а на самом деле он уже давно. Розн ратовано стучит пальцами по столу, ожидая наименьшую паузу, чтобы тактично закончить разговор. Старайтесь почувствовать, когда разговор переходит разумные пределы, и останавливайте себебе.

ПРОБЛЕМЫ ВО ВРЕМЯ РАЗГОВОРА ПО ТЕЛЕФОНУ

К сожалению, вы не можете полностью гарантировать успех телефонного разговора, многое зависит от вашего собеседника. Для того, чтобы сделать ваше общение максимально эффективным, необходимо знать, как решу. Уват проблемы, которые могут возникнуть во время телефонного разговора, знать, как вести себя в тех случаях, когда беседа по телефону"идет трудноважко".

Телефонные переговоры давно стали важным инструментом бизнеса и просто частью нашей жизни. И понятно, что если вы хотите производить впечатление умной девушки или женщины, общение по телефону должно быть вежливым. Причем не только с родственниками, друзьями и приятельницами, но и с незнакомыми людьми - об этом говорит современный этикет. Если соблюдать элементарные правила общения по телефону, вежливость всегда будет вашей визитной карточкой. Она поможет вам сформировать или укрепить положительный образ.

Конечно, вежливость нужна и на работе. Соблюдение правил делового разговора способно повлиять на имидж вашей компании вообще и на ваш имидж деловой леди в частности. Поэтому стоит научиться правильно отвечать на телефонные звонки, если вы хотите сделать успешную карьеру в офисе или в личном бизнесе. Этикет делового разговора по телефону освоить не так уж и сложно: главное - запомнить основные правила, которым и посвящена данная статья.

Небольшая оговорка: конечно, под прицелом нашего внимания главным образом будет искусство правильно вести беседу с бизнес-партнерами, клиентами, поставщиками, начальством, подчиненными. Но и нюансы, так сказать, неформальной техники общения по телефону мы не пропустим. Ведь во время бесед с подружками, родственниками, молодыми людьми тоже могут попадаться «подводные камни», которых воспитанной девушке стоит избегать. Так что этикет делового общения будет дополняться секретами неформального разговора по телефону.

Не стоит долго трезвонить

Набрав интересующий вас номер, в ожидании ответа не держите трубку слишком долго. Оптимальная длительность ожидания - не более пяти или шести гудков. Если вам не ответили за это время, то вызываемый собеседник или отошёл, или слишком занят и не может сейчас говорить. В любом случае не стоит забывать о вежливости, оглашая кабинет бесконечными звонками. Если звонят вам, то отвечать на вызов нужно после второго или третьего звонка. Такая оперативность поможет звонящему сэкономить время и покажет ваши хорошие деловые качества.

Современный этикет подразумевает, что правила действуют не только во время делового разговора, но и при неформальном общении. Даже номер лучшей подруги не стоит набирать десять раз в пять минут (если, конечно, не случилось что-то жизненно важное). Раз трубку не берут сразу, значит по каким-то причинам не могут этого сделать - нужно проявить терпение. Лучше набрать номер через время или дождаться, пока вам перезвонят. И брать трубку (или принимать вызов на мобильном) тоже лучше без лишних задержек. Даже если вы знаете, что сейчас ваш номер набрали, чтобы просто поболтать. Этикет предписывает все тех же два-три звонка. И действительно, зачем заставлять человека ждать дольше?

Представьтесь, назвав своё полное имя

Первым называет своё имя вызываемый абонент, то есть тот, кто отвечает на звонок. Подняв трубку, всегда начинайте с приветствия, а затем назовите свою должность в компании (или название отдела, в котором вы работаете) и своё полное имя. Обычно руководство компании заранее решает, как именно сотрудники должны называть компанию при ответе на телефонный звонок - корпоративный этикет предполагает, что это должно быть короткое, но полное представление организации, которое подходило бы для ответа на весь спектр возможных входящих звонков. А вот при звонках внутри компании достаточно назвать только своё полное имя.

Целесообразно также в самом начале разговора добавить одну-две фразы, которые помогли бы создать приятную атмосферу и показали бы собеседнику вашу доброжелательность и желание помочь. Невыразительные «Алло» или «Слушаю!» неуместны, так как не дадут звонящему никакой информации - он будет вынужден спрашивать о том, куда он попал и кто с ним говорит. Кроме того, приветствие даёт вызывающему абоненту достаточно времени для того, чтобы подготовиться к восприятию важной для него информации.

Конечно, в этом плане неформальное общение гораздо проще: в начале обычного, а не делового разговора нет необходимости называть свою фамилию или должность, нет нужды подбирать первую фразу. Этикет не будет нарушен, если вы просто скажете: «Привет, это… » - главное, чтобы собеседник понял, кто с ним общается. Если же вы созваниваетесь с давним другом (подругой), ближайшими родственниками (например, с мамой или сестрой) или молодым человеком, - с тем, кто знает вас по голосу, - можно вообще не представляться, а просто обменяться приветствиями.

Да, этикет может предписывать и более уважительное начало, например: «Здравствуйте» или «Добрый день» и по имени-отчеству, но только тогда, когда и в реальной жизни вы общаетесь точно так же. И помните, что последовательность обмена приветствиями, характерную для делового общения, воспитанная девушка или женщина сохраняет даже в неформальном разговоре. Если звоните, дайте человеку поздороваться, не перебивайте (даже если это ваша лучшая подруга), а потом сами поприветствуйте его и скажите, чего хотите. Если звонят вам, поздоровайтесь, а потом дайте человеку поприветствовать вас и внимательно выслушайте его - этикет будет безупречно соблюден.

Всегда спрашивайте, своевременно ли вы звоните

Если звоните вы, всегда спрашивайте, есть ли у собеседника время выслушать вас. Дело не только в вежливости, хотя и это тоже очень важно. Если ваш собеседник в данную минуту чем-то слишком занят, он будет слушать вас не слишком внимательно и не сможет полностью вникнуть в изложенную вами информацию. В итоге ваш звонок будет неэффективным. Этикет и банальная логика подсказывают, что лучше не забывать о приличии и в начале разговора использовать такие фразы:

• Можете ли вы уделить мне пять (десять, несколько) минут? Мне нужно поговорить с вами о… (коротко изложите суть вопроса).
• Когда мне лучше созвониться с вами, чтобы обсудить… ? Мне потребуется для разговора пять минут вашего времени.
• Если вас не затруднит, перезвоните мне сразу, как освободитесь.

Особенно важно спрашивать у собеседника, удобно ли ему с вами говорить, если вы звоните на мобильный телефон. Ведь в этот момент человек может быть где угодно, и не везде он готов выслушивать деловые предложения.

Если наоборот - кто-то звонит вам в то время, когда вы не можете разговаривать, - теперь уже вы можете попросить собеседника перезвонить вам. Сообщите время, наиболее удобное для повторного звонка. Можете пообещать, что перезвоните сами. Обязательно извинитесь за то, что не можете выслушать позвонившего коллегу и вынуждены прервать разговор.

Этикет предписывает учитывать эти правила не только во время делового общения, но и при неформальной беседе. Когда номер набираете вы, конечно, можно обойтись без сухого официоза, но даже у мамы, подружки или мужа (парня) стоит поинтересоваться, удобно ли ей (ему) сейчас разговаривать. Особенно если вы звоните человеку на работу. Исключение составляют лишь те ситуации, когда вы точно знаете, что ваш собеседник сейчас ничем важным не занят или специально ждет вашего звонка.

Если же набрали вас, но времени поддерживать беседу нет, не стесняйтесь сказать, что вы заняты, даже если на другом конце провода тот человек, которому вы очень близки и дороги. Но помните, что правильное современное общение по телефону - это еще и искусство, умение и способность не обидеть и не разочаровать. Поэтому даже при неформальном разговоре извинитесь за то, что не можете поговорить, и скажите, что перезвоните. Но только не забудьте выполнить это обещание. Или скажите, когда вас набрать, если по какой-либо причине не сможете перезвонить сами. Этим вы не только соблюдете этикет, но и покажете, что уважаете внимание обратившегося к вам человека.

Небольшое дополнение: если вы достаточно часто созваниваетесь с кем-то, тем более не просто с подружками, а по работе, для делового общения, целесообразно договориться об определенном времени. Если партнер по бизнесу будет знать, что, например, вы наберете его в 15:00, он сможет подготовиться к беседе. И наоборот: если вы будете знать, что делового звонка стоит ждать, например, в 11:15, это даст вам возможность спланировать свой трудовой день до этого момента и после него - это как раз тот случай, когда этикет работает на вас.

И никто не мешает вам договориться с подружками и назначить время для десятиминутки ежедневной болтовни. Знать, когда будет проходить неформальное общение по телефону, тоже удобно, ведь у каждой девушки и женщины есть еще куча бытовых забот и нужно, чтобы их решение не совпадало по времени с дружеской беседой.

Не забывайте о тоне вашего голоса. Улыбайтесь!

Если вы никогда ещё не встречались с человеком, с которым разговариваете по телефону, то единственным средством создать о себе благоприятное впечатление станут интонации вашего голоса. Поэтому тону голоса необходимо уделить особое внимание, потому что именно так можно создать благоприятную атмосферу для важного разговора. Если во время разговора вы будете улыбаться, ваш незримый собеседник почувствует к вам симпатию. Это поможет расположить его к себе, и ваш разговор будет протекать более продуктивно.

И во время неформальной беседы доброжелательный тон тоже очень важен. Почему? Просто представьте себе ситуацию: у вас все хорошо, но с мамой или подружкой вы разговариваете как-то сухо, холодно, безжизненно. В такой ситуации человек по ту сторону провода либо обеспокоится, и тогда начнутся расспросы на пустом месте, либо обидится на вас. Но вы ведь и сами прекрасно понимаете, что с близкими сердцу людьми общаться доброжелательно еще важнее, чем с бизнес-партнерами во время делового разговора.

Естественно, при неформальной беседе вполне допустимы не только улыбки, но и смех, шутки, приколы. Но, веселясь, не забывайте о том, что нужно все-таки соблюдать этикет и не перебивать собеседника, даже если это лучшая подруга и у вас только что родился очень смешной каламбур в ответ на какое-то ее выражение. В противном случае шутки могут закончиться обидами и упреками.

Говорите чётко и размеренно, точно выражая мысль

Целью делового звонка должно быть достижение взаимопонимания, а не стремление привести контраргументы на каждый довод собеседника. Дайте звонящему достаточно времени, чтобы усвоить ваши мысли, но не затягивайте разговор, чтобы не потерять его внимание. Обдумайте заранее предстоящий разговор, чтобы передать суть проблемы как можно более точно, избегая пространных и многословных рассуждений.

В то время как вы ведёте деловой разговор по телефону, темп речи должен быть почти вдвое меньше, чем при обычном разговоре. Это необходимо главным образом из-за того, что слушающий вас человек ограничен в возможности использовать для восприятия другие органы чувств, кроме слуха. При визуальном контакте лучшему пониманию способствуют жесты, мимика и другие средства невербального общения, в то время как при разговоре по телефону ваш собеседник только слышит ваш голос. Поэтому старайтесь говорить немного медленнее, чем обычно, чётко выговаривая слова и употребляя короткие предложения. Говорите коротко и ясно.

Вы без труда сможете определить оптимальный темп беседы, если в самом начале разговора вы прислушаетесь к тому, как говорит ваш собеседник. Если вы хотите достичь взаимопонимания, лучше будет, если вы подстроитесь именно под его темп речи. Если человек говорит медленно, то он не будет успевать следить за вашей мыслью, слушая «сто слов в минуту». А если собеседник говорит быстро, возможно, он торопится, и медленная, перемеженная частыми паузами речь будет его раздражать. Вряд ли он захочет когда-нибудь разговаривать с вами ещё раз.

Все эти правила важны не только для делового общения - они находят свое применение и в неформальной беседе. Даже если вы рассказываете последние новости лучшей подружке, не стоит мямлить или тараторить - этикет призывает вас уважать собеседников, давать им время подумать, представить, сказать. Помните, что искусство общения по телефону состоит в том, чтобы и рассказать, и услышать, а также получить и подарить моральное удовольствие от разговора с вежливым человеком.

Завершение разговора

Положите трубку только тогда, когда вы будете уверены, что вызывавший вас собеседник сказал всё, что ему было необходимо. Прервать собеседника на полуслове и положить трубку было бы слишком невежливо с вашей стороны. В самом конце стоит коротко подвести итог разговора, чтобы убедиться, что ваш собеседник услышал всё сказанное вами и что вы сами правильно поняли всё, что он вам сказал. Это поможет избежать возможных недоразумений.

Если разговор получился более продолжительным, чем вы рассчитывали, по его окончании не извиняйтесь, а поблагодарите собеседника за то, что он уделил вам своё время. Тем самым вы покажете, что уважаете его рабочее время, и вам не придётся заканчивать разговор извиняющимся тоном. Обеим сторонам будет приятно, если вы приветливо попрощаетесь, пожелав друг другу удачи или хорошего дня. Такое пожелание поможет вежливо закончить важный телефонный разговор.

Эти правила делового общения находят свое отражение и в неформальных случаях. Завершая беседу с дорогим вашему сердцу человеком, нельзя говорить: «Пока» - и просто вешать трубку. Нужно обязательно дождаться его ответа, даже если торопитесь. В принципе, этикет воспитанной девушки подразумевает, что это же правило вы будете соблюдать и в случае с просто знакомыми или родственниками. И, конечно же, если человек по ту сторону трубки первым говорит вам: «До свидания», - обязательно вежливо с ним попрощайтесь. Понятно, что если вы этого не сделаете, на вас могут просто обидеться. Причем чем ближе вас воспринимает человек, тем глубже будет обида. Помните, что правильное и современное общение по телефону - это искусство, которое обязывает внимательно относиться к чувствам собеседников.

Обсуждение 1

Похожие материалы

По материалам книг: "Социальная психология и этика делового общения" (М.: Культура и спорт, 1995) и "Кузин Ф. Культура делового общения" (М.: Ось-89, 1997)

Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается опера­тивность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другое учреждение, город для выяснения обстоя­тельств какого-либо дела. По телефону можно сделать очень многое: провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу и т.д. Очень часто первым шагом на пути к заключе­нию делового договора является телефонный разговор.

Человечество пользуется телефоном уже более века. Каза­лось бы, времени вполне достаточно для того, чтобы научиться разумно пользоваться этим техническим средством... Но умение говорить по телефону по наследству не передается. Искусством общения при помощи этого аппарата овладевает каждый. Хо­рошо, если есть толковые наставники или удачные объекты для подражания, у которых можно научиться правильно разговари­вать по телефону. Соответствующие курсы, различные методи­ческие пособия по этой теме широко распространены в раз­личных странах мира.

У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией независимо от расстояния. Но к деловому телефонному разговору надо то­же тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить в нем главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям рабоче­го времени (до 20-30%). Так утверждает американский менед­жер А.Маккензи. Среди 15 главных причин потерь времени бизнесменом, менеджером он поставил на первое место теле­фонные разговоры. Психологи отмечают, что продолжитель­ность телефонных разговоров зависит от их эмоциональной окраски. Излишняя эмоциональность создает предпосылки для речевой нечеткости, неделовитости фраз, что увеличивает вре­мя телефонного разговора.

Известно также, что при телефонном разговоре наблюда­ется такое явление, как пресыщение общением. Оно может явиться источником напряженности между сторо­нами. Поэтому во время разговора надо соблюдать меру. Иначе может потеряться смысл общения и возникнуть конфликт. Признаки пресыщения общением: возникновение и усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость и т.п. Следует вовремя выйти из контакта с парт­нером, чтобы сохранить деловые отношения. Кроме того, ведя длительные телефонные разговоры, вы можете получить репу­тацию зануды или пустомели. Подобная репутация подорвет интерес к вам и к вашим деловым предложениям. Чтобывосстановить доброе имя фирмы и свое реноме, придется затратить значительно больше усилий, чем при установлении первого делового контакта.

Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. В японской фирме не будут долго держать сотрудника, который не решит деловой вопрос по телефону за три минуты.

Основа успешного проведения делового телефонного разговора - компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Важно, чтобы служебный, деловой телефонный разговор велся в спокойном вежливом тоне и вызывал положительные эмоции. Еще Ф.Бэкон отмечал, что вести разговор в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке. Во время делового телефонного разговора необходимо создать атмосферу взаимного доверия.

По мнению психологов, положительные эмоции тонизируют деятельность головного мозга, способствуют четкому рациональному мышлению. Отрицательные эмоции приводят к нарушению логических связей в словах, аргументации, создают условия для неверной оценки партнера, его предложений. Поэтому можно сделать выводы о том, что эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения. Существенное значение имеет также умелое проявление э к с п р е с с и и. Она свидетельствует об убежденности человека в том, что он говорит, в его заинтересованности в решении рассматриваемых проблем. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника своим делом. Здесь вам поможет правильное использование методов внушения и убеждения. Как это сделать, при помощи каких средств? Голос, тон, тембр, интонации внимательному слушателю говорят очень много. По данным психологов, тон, интонация могут нести до 40% информации. Нужно только обращать внимание на подобные "мелочи" во время телефонного разговора. Самому же стараться говорить ровно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прерывать собеседника.

Если ваш собеседник проявляет склонность к спорам, высказывает в резкой форме несправедливые упреки, в его тоне звучит самомнение, то наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же. Если есть возможность, переведите разговор на спокойный тон, частично признайте его правоту, постарайтесь понять мотивы его поведения. По­старайтесь кратко и ясно изложить свои аргументы. Ваши до­воды должны быть правильными по существу и грамотно изло­жены по форме. В разговоре старайтесь не допустить выражений типа: "идет", "добро", "лады", "пока" и т. п. В телефонном разговоре также лучше не употреблять специфические, профессиональ­ные выражения, которые могут быть непонятны собеседнику.

· Надо помнить, что телефон усугубляет не­достатки речи; быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно следите за произноше­нием чисел, имен собственных, согласных букв. Если в разго­воре встречаются названия городов, поселков, имена собствен­ные, фамилии и т.п., которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам.

Этикет делового телефонного разговора имеет в своем запа­се целый ряд реплик для корректировки общения. Например:

Как Вы меня слышите?

Не могли бы Вы повторить?

Извините, очень плохо слышно.

Простите, я не расслышал, что Вы сказа ли, и т.п.

Прежде чем позвонить кому-либо, вспомните: длительное воздействие телефонных звонков отрицательно сказывается на нервной системе (поэтому сами старайтесь снимать с аппарата трубку, как только услышите звонок), ненужные телефонные раз­говоры нарушают рабочий ритм, мешают решению сложных воп­росов, требующих глубокого анализа, обсуждения в спокойных условиях, т.е. мешают работать тем, кто находится радом.

Звонок по домашнему телефону деловому партнеру, сослу­живцу для служебного разговора может быть оправдан лишь серьезной причиной, кому бы вы ни звонили: начальнику или подчиненному. Воспитанный человек не станет звонить после 22 часов, если для этого нет острой необходимости или не по­лучено предварительное согласие на этот звонок.

Как показывает анализ, в телефонном разговоре 30-40% занимают повторения слов, фраз, ненужные паузы и лишние слова. Следовательно, к телефонному разговору надо тщательно готовиться: заранее подобрать все материалы, докумен­ты, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса ор­ганизаций или нужных лиц, календарь, авторучку, бумагу и т. п.

До того, как вы решили набрать номер, следует точно определить цель разговора и свою тактику его ведения.Составьтеплан беседы, запишите вопросы, которые хотите решить или сведения (данные), которые хотите получить, продумайте порядок постановки вопросов. Четко сформулируйте их, чтобы ваш собеседник не мог многозначно толковать их. Первой же фразой старайтесь заинтересовать собеседника. Держите в памяти даты и номера документов, официальных материалов, имеющих отношение к разговору, постарайтесь спрогнозировать контраргументы собеседника и свои ответы ему. Если обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного вопроса и переходите к следующему.

С помощью стандартных фраз старайтесь отделять один вопрос от другого. Например:

Итак, по этому вопросу мы договорились?!

Как я Вас понял (в этом вопросе), мы можем рассчитывать на Вашу поддержку?

Разговор по каждой теме должен заканчиваться вопросом, требующим однозначного ответа.

При подготовке к деловой беседе по телефону постарайтесь, ответить себе на следующие вопросы:

какую главную цель вы ставите перед собой в предстоящем телефонном разговоре;

можете ли вы вообще обойтись без этого разговора;

готов ли к обсуждению предлагаемой темы собеседник;

уверены ли вы в благополучном исходе разговора;

какие вопросы вы должны задать;

какие вопросы может задать вам собеседник;

какой исход переговоров устроит (или не устроит) вас;

какие приемы воздействия на собеседника вы можете использовать во время разговора;

как вы будете вести себя, если ваш собеседник

• решительно возразит, перейдет на повышенный тон;

  не отреагирует на ваши доводы;

  проявит недоверие к вашим словам, информации.

· Для подготовки к деловому разговору по телефону, в особенности междугородному и международному, лучше разработать специальный бланк, в котором будущий разго­вор записывается с учетом прогнозируемых ответов, например, такой:

По окончании делового телефонного разговора потратьте 3-5 минут на анализ содержания и стиля разговора. Проанали­зируйте свои впечатления. Найдите уязвимые места в разговоре. Постарайтесь понять причину своих ошибок.

Правила ведения делового телефонною разговора, когда звонят вам

Если раздался телефонный звонок, рационально снимать труб­ку при любом звонке. Можно, конечно, и не снимать трубку, если вы сохраняете работоспособность под телефонные трели. Но при этом нужно иметь в виду, что с каждым получасом звонки будут раздаваться все чаще: накапливается число не обслуженных вами абонентов, они вынуждены звонить повторно, в третий и четвер­тый раз. В конце концов, вам придется трудиться под почти не­прерывный звон. Кроме того, никогда нельзя знать заранее, какой именно звонок принесет вам выгодный контракт или ценную ин­формацию.

Снимать трубку лучше всего после первого звонка. Если вы сидите в комнате один, у вас достаточно времени, чтобы дописать предложение или дочитать абзац в присланном письме. Вполне допустимо снять трубку после второго или третьего звонка. Если у вас посетитель, вам хватит времени закончить фразу и, сказав собеседнику “Извините”, снять трубку. Итак, во всех случаях, ког­да звонит телефон, рекомендуется снимать трубку, не выжидая, в течение промежутка времени от окончания первого до начала четвертого звонка.

Иногда в трубке бывает плохая слышимость. Но это не озна­чает, что вам нужно повышать голос. Мнение о том, что если я плохо слышу собеседника, то и он плохо слышит меня и, значит, надо говорить громче, является ошибочным. Поэтому в случае плохой слышимости надо не повышать голос самому, а попросить того, кто вам звонит, говорить громче, и спросить при этом, как он слышит вас.

Самые распространенные варианты первого слова, произноси­мого в снятую телефонную трубку, - это “Да”, “Алло”, “Слушаю”. Эти слова по своей информативности совершенно одинаковы и безличны и потому никак не характеризуют того, кто снимает телефонную трубку.

Отзывы “Да”, “Алло”, “Слушаю” можно назвать нейтральными, поскольку они не несут информации о том, кто именно снял трубку и в какой организации или фирме. Поэтому в деловом общении следует отказаться от нейтральных отзывов и заменить их инфор­мативными. Сняв трубку, нужно сразу же назвать свое учреждение (а по внутреннему телефону структурное подразделение: отдел, ре­дакция, бухгалтерия и т. п.), а также свою фамилию.

Таким образом, отвечая на звонок, нужно всегда представлять­ся. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Это, кроме того, создает обстановку доверительности и помогает лучше понять со­беседника. Найдите доброжелательную, нравящуюся вам самим формулу (как бы вы сами хотели, чтобы вам отвечали).

Не давайте выхода вашим отрицательным эмоциям. Вашему собеседнику вряд ли будет интересно, что за пару минут до этого вы имели неприятный разговор с шефом или просто встали не с той ноги.

При частых звонках или при спешке обычно называют фами­лию с добавлением слова “слушаю” (“Иванов слушает”) или ука­зывают только название учреждения или его отдела: “Бухгалте­рия”, “Первый отдел”.

Во всех вышеназванных случаях абонент должен знать, с кем он говорит или хотя бы куда он попал. Если произошла ошибка при наборе номера, недоразумение сразу же разъяснится и не повлечет за собой потери времени на его выяснение.

Зазвонил телефон. Вы сняли трубку. Опять - в который раз - просят отсутствующего на месте коллегу. Недовольно по­морщившись, вы несколько раз резко отвечаете: “Его нет!” и тут же кладете трубку. Но давайте задумаемся - не сами ли вы своим ответом провоцируете повторные звонки. Где же выход? Он в вежливом и более подробном ответе на каждый телефонный зво­нок отсутствующему сотруднику, сколь бы они вас не раздражали. Оптимальный ответ в данном случае может быть примерно таким: “Его нет, будет тогда-то. Может быть, ему что-то передать?

Когда к телефону просят вашего коллегу, сидящего за соседним столом, вы можете ответить на просьбу: “Сейчас” или “Oдну минуту”, после чего пригласите сослуживца к аппарату, например, “Сейчас... Иван Иванович, вас!” Сделайте так, чтобы информация, переданная в чье-либо от­сутствие, дошла до адресата. Хотя организовать обмен информа­цией через третьих лиц непросто, это может окупиться сторицей. Для того чтобы выяснить, что вам нужно, задавайте вопросы по анкетному принципу (“Откуда вы звоните?”, “Ваша фамилия и номер вашего телефона?” и т. п.).

Ниже приводится краткий перечень того, что следует и что не следует делать, когда в вашей фирме звонит телефон.

Этот список можно продолжать бесконечно. Например, нельзя превращать разговор в допрос, задавать вопросы типа: “С кем я разговариваю?” или “Что вам нужно?” Надо следить за своей дик­цией (не чмокать и т. п.). Если вы говорите с акцентом, постарай­тесь говорить отчетливо. Избегайте привычки зажимать микро­фон рукой, чтобы что-то сказать коллегам - собеседник может ус­лышать.

Если ваш собеседник высказывает по телефону жало­бу, не говорите ему: “Это не моя ошибка”, “Я этим не занимаюсь”, и т. д. Если вы так скажете, это может отрицательно сказаться на репутации вашей организации и не поможет клиенту в решении его проблем. Поэтому дайте ему выговориться до конца; выразите ему сочувствие, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон, номер заказа или другие данные. Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку.

Существуют выражения, которых следует избегать при теле­фонных разговорах, чтобы о вашей фирме не сложилось преврат­ного представления. К ним, в частности, относятся:

1. “Я не знаю”. Никакой другой ответ не может подорвать до­верие к вашей организации столь быстро и основательно. Прежде всего, ваша работа заключается в том, чтобы знать - именно поэтому вы занимаете свое место. Если же вы не в состоянии дать ответ вашему собеседнику, лучше сказать: “Хороший вопрос... Разрешите, я уточню это для вас”.

2. “Мы не сможем этого сделать”. Вместо отказа “с порога” предложите, например, подождать, прежде чем вы поймете, чем можете оказаться полезными, и попытайтесь найти альтернативное решение. Рекоменду­ется всегда в первую очередь сосредоточиваться на том, что вы можете сделать, а не на обратном.

3. “Вы должны...”. Серьезная ошибка. Ваш клиент вам ничего не должен. Формулировка должна быть гораздо мягче: “Для вас имеет смысл...” или “Лучше всего было бы...”.

4. “Подождите секунду, я скоро вернусь”. Задумайтесь, вы хоть раз в жизни успевали управиться со своими делами за “се­кунду”? Вряд ли. Скажите вашему собеседнику что-то более похожее на правду: “Для того чтобы найти нужную инфор­мацию, может потребоваться две-три минуты. Можете подо­ждать?”

5. “Нет”, произнесенное в начале предложения, невольно при­водит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется. Универсальных рецептов, чтобы избавиться от “отрицательного уклонения”, нет. Каждую фразу, содержа­щую несогласие с собеседником, следует тщательно обдумы­вать.

Как показывает практика, даже при беглом знакомстве с тео­рией телефонных переговоров значительно улучшается работа служащих и одновременно повышается уровень удовлетворенно­сти собственной работой - с вежливыми людьми приятно разго­варивать.

Часто при общении с собеседником мы отдаем предпочтение разговору по телефону. Это не вполне логично. Почему тот, кто позвонил вам по телефону, вправе перебить вашу беседу? Ведь он обратился к вам позднее, чем тот, кто рядом с вами и с кем вы вели беседу. Пришедший вынужден сидеть и ждать, слушая телефонный диалог, а затем восстанавливать оборванные нити прерванного телефонным звонком разговора, а иногда повторно напоминать, о чем шла речь до этого. Вот почему, если разговор с сидящим у вас человеком заканчивается, нужно попросить те­лефонного собеседника подождать, не вешая трубку. Если вы чув­ствуете, что разговор продлится еще 10-15 минут и он достаточно серьезен, нужно попросить еще раз позвонить через четверть часа, когда вы освободитесь.

В отдельных случаях при телефонном общении используются телефонограммы. Телефонограмма, как правило, содержит ин­формацию, по объему не превышающую 50 слов. Если разговор по телефону - это диалог, не ограниченный по времени, то теле­фонограмма - это письменная фиксация монолога, регламенти­рованная по времени.

Обязательными реквизитами телефонограмм является наиме­нование учреждения (фирмы) адресанта и адресата, реквизиты “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, номера, даты и времени передачи и приема телефонограммы, фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номеров телефонов, текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок. Он составляется как для служебного письма, т. е. должен начинаться с существитель­ного в предложном падеже с предлогом “о” или “об”.

Телефонограммы пишутся телеграфным стилем, т. е. кратко, ясно, точно, однозначно, простыми предложениями. Допускается двухсоставная композиция телефонограммы: в первой части кон­статируются факты, побудившие дать телефонограмму, во вто­рой - предпринимаемые действия. Как правило, текст телефо­нограммы излагается от первого лица (например: “Напоминаем...”, “Сообщаем...”, “Попрошу выслать...”).

Чтобы упорядочить фиксацию передаваемых и принимаемых телефонограмм и устранить возможную неполноту и неточность их передачи и записи из-за небрежности исполнителей, рекомен­дуется иметь под рукой чистые бланки примерно такой формы:

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Адресант Адресат

Наименование Наименование

№ .... дата.... № .... дата....

Время передачи.... час. .... мин. Время приема.... час. .... мин.

Передал(а) Принял(а)

Заголовок телефонограммы
________________________________________________________________________________________

(Подпись)

Когда приходит время заканчивать телефонный разговор и прощаться, следуют правилу: кто первый начал разговор, т. е. кто позвонил, тот и должен его заканчивать.

Лицу, которому позвонили, не следует проявлять нетерпение и всячески “закруглять” разговор. Это дурной тон. Вы начинаете прощаться, а человек, говорящий с вами, возможно, еще не все узнал или не все уяснил.

Как надо прощаться с собеседником? Дадим лишь два совета. Первый совет - поблагодарите еще раз собеседника, если он поз­дравил вас с чем-то или сообщил приятные сведения. Второй со­вет - если считаете нужным, заверьте собеседника, что вы всегда рады его звонку и личной встрече, или просто попрощайтесь и пожелайте всего хорошего.

Правила ведения делового телефонного разговора,
когда звоните вы

Когда вам пришла в голову мысль позвонить, не хватайтесь сразу за телефонную трубку. Прежде всего надо уяснить себе, с какой целью собираетесь звонить и какое должно быть содержа­ние разговора.

Набирать номер следует тщательно, без спешки. Не ведите пальцем диск при обратном (рабочем) ходе. Можно нарушить за­данную скорость вращения диска, и получится сбой или непра­вильное соединение. Не следует действовать с максимально до­ступной вам скоростью. Дело в том, что скорость подключения искателей на АТС может отставать от вашего темпа, и вы опять-таки не пробьетесь к абоненту.

Коэффициент загрузки на линиях телефонной связи в нашей стране выше, чем нам хотелось бы. Поэтому короткие гудки при попытке дозвониться мы слышим едва ли не чаще, чем длинные. У телефонных линий есть свои “часы пик”, когда гудки “занято” могут появиться не после, а во время набора номера, после шестой цифры, пятой, четвертой, а иногда и первой. Поэтому уметь зво­нить - это понятие, включающее не только умение набрать но­мер и вести разговор, но и умение “пробиться” по телефону к нужному абоненту.

Самый простой способ дозвониться - это набирать нужный номер непрерывно раз за разом, по возможности без пауз. Ничего лучше этого способа предложить нельзя, если вы пытаетесь ре­шить по телефону дело, которое является для вас очень важным.

Получила распространение “народная мудрость”: перед набо­ром последней цифры сделайте длительную выдержку. Предпо­лагается, что во время этой выдержки предыдущий разговор за­вершится, а никто другой пробиться по этому номеру не может, поскольку вы держите телефонную линию занятой (что неверно). Есть даже и такой вариант - не просто делать выдержку перед набором последней цифры, а набрать эту цифру и долго держать диск. Подобные “хитрости” лишены всякого смысла: они не дают ничего, кроме загрузки телефонных сетей.

В тех случаях, когда дело, по которому вы звоните, может неко­торое время подождать, целесообразно использовать способ регуляр­ных наборов. В начале рабочего дня вы на листочке бумаги записы­ваете фамилии и номера телефонов всех лиц, с которыми надо сегодня связаться. Затем начинаете звонить по списку. Если очеред­ной номер занят или не отвечает, переходите к набору следующего. “Прозвонив” весь список один раз, вы не возвращаетесь к тем но­мерам, которые были заняты, а переходите к выполнению другой работы. Гигиена умственного труда требует короткого отдыха после каждого часа работы. Поэтому примерно через час вновь возьмитесь за список и пройдитесь по нему сверху донизу. В результате еще несколько фамилий окажутся вычеркнутыми. Так, с интервалом в час-полтора вы устраиваете “телефонные” паузы в своей основной работе и, давая голове некоторую разгрузку, одновременно решаете исподволь нелегкую задачу дозвониться.

В ответ на свой звонок вы услышали с другого конца линии “Алло”. После этого рекомендуется всегда назвать свою фамилию и поздороваться, прежде чем начать непосредственный разговор, даже если вы рассчитываете, что вас узнают по голосу. Наиболее приемлемым вариантом начала разговора можно считать следующий: “Это Васильев. Здравствуйте... (после ответа “Здравствуйте”) ... попросите Сабитова”.

Если вы спешите, можно отказаться от приветствия, но тогда обязательно добавьте к своей просьбе слово “пожалуйста”: “Мне Сабитова, пожалуйста”.

Очень важно начать разговор без принуждения. Для этого необходимо связывать каждый последующий вопрос с предыдущим, как при обычной беседе. Из ответов нужно быстро выделить информацию о потребностях клиента.

По окончании деловой части разговора не пускайтесь с чувством облегчения в обсуждение политических или бытовых новостей, даже если у вас есть минутка свободного времени и соответствующее настроение. Сначала справьтесь, расположен ли вести подобный разговор ваш собеседник, может быть, у него как раз нет для этого ни времени, ни желания.

Вежливость нужно проявлять не только во время личного общения или беседы, но и во время телефонного разговора. Существуют правила и здесь, как для того, кто звонит, так и для того, кто на звонок отвечает.

Как правильно позвонить?

Во-первых, что касается времени. Невежливо тревожить людей рано утром, поздно вечером, ночью и в выходные дни, а также в те моменты, когда твой собеседник принимает гостей, если у него тяжело болен кто-то из близких и в других подобных ситуациях, если, конечно, ты об этом знаешь или предупреждена.

Согласись, что удобнее подождать пару часов, нежели позвонить подруге ни свет ни заря и "вежливо" спросить: "Я тебя не разбудила?" — и услышать в ответ сон-ный, раздраженный голос (еще полбеды, если это будет голос твоей подруги, а если это будет голос кого-то из ее родителей?).

Звонить поздно вечером, даже если ты хочешь вежливо сказать "Спокойной ночи", — тоже не самый лучший вариант. А вдруг ты разбудишь того, кому желаешь спокойного сна?

Ну а ночью лучше поспать самой и дать поспать другим.

Было бы нескромно отрывать внимание человека от гостей и приковывать его к твоей персоне, а уж беспокоить больного человека телефонными звонками и вовсе жестоко.

Единственным исключением из этих правил является ситуация, когда кто-то из твоих знакомых ждет от тебя важной информации и сообщает тебе, что ты можешь позвонить в любое время дня и ночи.

Продолжительность разговора зависит, конечно, от важности той информации, которую ты собираешься сообщить, и от ряда других условий.

Например, если ты звонишь из телефона-автомата, а рядом с тобой ждет своей очереди другой человек, то время твоего общения должно быть сокращено до минимума. Нельзя долго разговаривать по телефону также в том случае, если ты звонишь от соседей или знакомых.

Что касается существа телефонного разговора, то это отдельная тема. Ты, конечно, знаешь, что телефон существует не для развлечения, а для того, чтобы дать возможность пообщаться людям, находящимся друг от друга далеко. Поэтому мило болтать о пустяках по телефону недопустимо, темой разговора может быть только действительно важный вопрос.

Например, одна девчонка звонила на работу своей маме по пять раз за полчаса. Каждый раз она набирала номер, просила женщину, поднимавшую на другом конце трубку, позвать к телефону свою маму, а когда мама подходила к телефону, спрашивала: "Мам, а что мне поесть?" Мама говорила, что в холодильнике стоит кастрюля с супом, девочка отвечала, что она поняла, и клала трубку. Через несколько минут ее начинал волновать вопрос — можно ли поесть еще и то, что лежит в сковородке, и она опять звонила на работу маме. Получив ответ на этот вопрос, она звонила опять, чтобы спросить, чем покормить кошку, потом звонила еще раз, чтобы узнать, когда мама вернется с работы и т. д. Девчонку совсем не волновало, что она отрывает от работы по таким мелочам не только свою маму, но и другую женщину, которая принимает телефонные звонки.

Не стоит обсуждать по телефону то, о чем можно поговорить при встрече. К тому же по телефону обсуждение важной информации затруднено тем, что мы не видим выражения лица, позы, жестов собеседника и не можем составить полное представление о том, как он воспринимает наши слова.
Поздравить с праздником по телефону ты можешь только близких друзей или подруг, а также тех, кто живет в другом городе. А вот выражать соболезнование по телефону не принято.

Если у тебя гости, а тебе нужно позвонить по телефону, то твое решение должно быть обдуманным. Если разговор можно отложить, то лучше перенести его на то время, когда гости уйдут. Согласись, неловко чувствуешь себя, когда подружка, к которой ты пришла в гости, оставляет тебя, чтобы поболтать с кем-нибудь по телефону. Если дело не терпит отлагательств, то ты должна извиниться перед гостями и очень кратко изложить суть вопроса по телефону, чтобы гости за это время не успели заскучать без хозяйки.

Звонить по телефону из дома, где ты находишься в гостях, не совсем удобно, но допустимо, если дело действительно важное и неотложное, а кроме того, необходимо вежливо попросить у хозяев разрешения позвонить. Долго говорить по телефону в такой ситуации нельзя, поэтому ты должна сразу предупредить об этом своего собеседника.

Если ты поддерживаешь телефонную связь со своей подругой через ее соседей, то тебе следует хорошенько обдумывать каждый звонок, поскольку не совсем удобно беспокоить чужих и, возможно, незнакомых тебе людей. Твои звонки должны быть краткими, в приемлемое для других время.

Конечно, просить о чем-то и благодарить за что-то другого человека лучше в личной беседе, при непосредственной встрече. Но близкому человеку передать свою просьбу или благодарность можно и по телефону. Не стоит этого делать в том случае, если ты звонишь не своему ровеснику, а, например, учителю или кому-то еще из взрослых.

Обсуждать другого человека по телефону нетактично, лучше этого не делать, ведь существует вероятность того, что кто-то еще слышит ваш диалог. По той же причине не следует беседовать по телефону о чем- то очень личном, ведь твой собеседник может находиться в такой ситуации, когда ему неудобно откровенно говорить на эту тему, потому что рядом находится посторонний человек.

Телефонная связь не всегда бывает удачной, поэтому уровень громкости вашего голоса должен быть приемлемым.

Не стоит кричать изо всех сил в трубку, но и шептать тоже нельзя. Если связь плохая, лучше перезвонить, а не напрягать чрезмерно свои голосовые связки и не причинять неудобств присутствующим при твоем разговоре людям; если нет ус-ловий для нормального разговора и приходится понижать голос, лучше отложить разговор до более подходящего момента. Говорить по телефону нужно четко и разборчиво, максимально внятно, а не максимально громко.

А что делать, если ты плохо слышишь того человека, которому звонишь? Для вас обоих важно, чтобы информация была получена и при этом правильно понята, поэтому ты должна предупредить своего абонента, что плохо его слышишь, возможно, он просто тихо говорит, если же виновата связь, то лучше перезвонить.
Если ты попала не туда, куда хотела дозвониться, то лучше всего в такой ситуации вежливо извиниться и положить трубку. Не стоит мучить незнакомого человека на том конце провода вопросами "А куда я попала?", "Какой у вас номер?", "Кто говорит?" и т. п.

Уточнить номер телефона того человека, к которому ты случайно попала, можно только в том случае, если ты уже не первый раз набираешь номер, а дозвани-ваешься все к нему же. В этом случае нужно быть очень вежливой и извиниться еще раз за причиненное беспокойство.

Бывает так, что после того, как ты набрала номер, ты слышишь диалог незнакомых людей. В такой ситуации воспитанный человек положит трубку и не станет слушать чужой разговор, а тем более вмешиваться в него.

Как вести телефонную беседу?

Если ты звонишь своим знакомым или друзьям домой, то после приветствия ты должна представиться. Если ты узнала по голосу, что трубку взяла твоя подруга, то ты можешь сказать, например: "Привет, это Наташа Савельева!", или "Привет, Маша, тебе звонит Наташа Савельева!", или "Добрый день, Света, тебя беспокоит Наташа Савельева!", или "Привет, это я, Наташа!"

Кстати, неплохо было бы тактично намекнуть своим друзьям и подругам, чтобы они тоже не забывали представляться, когда звонят тебе домой, чтобы тебе и твоим родителям было приятно общаться с ними и не возникало сложностей в передаче информации. Поэтому, чтобы избежать неразберихи, лучше заранее догово-риться с друзьями: "Давай представляться, когда будем звонить друг другу по телефону!"

Если ты звонишь своей подруге, а трубку берет кто-нибудь из ее родителей, то после обязательного приветствия и представления ты можешь спросить, например: "Можно пригласить к телефону Катю?", или "Могу я поговорить с Катей?", или "Вы не могли бы позвать к телефону Катю?", или "Позовите, пожалуйста, Катю!" и т. п.

Если ты позвонила подруге, а тебе ответил незнакомый голос, невежливо допытываться: "Кто у телефона?" или "С кем я говорю?" Чтобы убедиться, что ты попала в нужную квартиру, после приветствия можно спросить, например: "Это квартира Сизовых?" После получения утвердительного ответа ты должна представиться и вежливо попросить пригласить к телефону твою подругу.

Говорить лучше всего лаконично, не впадая в подробные описания и детальные характеристики, это удобно и для тебя, и для твоего собеседника.

Поскольку при телефонном общении участники разговора не имеют возможности видеть друг друга, то уместны различного рода уточнения, вопросы, переспрашивания. Если твой друг что-нибудь рассказывает тебе, время от времени ты можешь давать ему понять, что слышишь его и тебе ясно, о чем идет речь (ведь если ты будешь молча утвердительно кивать головой, он этого не увидит). Чтобы подтвердить твое внимание к словам собеседника, иногда вставляй в диалог следующие слова: "Да, да", "Да, я слышу, о чем ты говоришь", "Да, я поняла", "Конечно", "Я слышу" и т. п.

Заканчивает телефонный разговор обычно тот, кто звонил, но в беседе с близкими друзьями это правило может не соблюдаться. Однако если ты говоришь по телефону с парнем, то закончить беседу — твое право. Мужчина, согласно этикету, кладет телефонную трубку только после того, как женщина прекратила разговор.

По окончании разговора нужно попрощаться. Не обязательно произносить только одно слово прощания, можно сказать собеседнику что-нибудь приятное, например: "Спасибо за информацию", или "Было очень приятно поговорить с тобой", или "Спасибо, что уделили мне несколько минут" и т. п.

Как правильно принять телефонный звонок?

Если тебя попросили позвать к телефону, например, кого-то из родителей, нужно сказать: "Подождите, пожалуйста!", "Сейчас", "Подождите минуту!" и т. п. Ни в коем случае нельзя спрашивать: "А зачем?" или "А что вы хотите ей (ему) сказать?" Если того, кого просят к телефону, нет дома, следует вежливо спросить, не надо ли что-то передать ему, или подсказать, в какое время лучше перезвонить, чтобы застать нужного человека. Если тот, кто звонит, не представился, не стоит проявлять излишнее любопытство.

Если тебе позвонили по телефону в тот момент, когда у тебя гости, тебе нужно извиниться перед ними и вежливо попросить звонящего связаться с тобой в более удобное время, если, конечно, ин-формация не срочная и имеется возможность перезвонить после того, как уйдут гости. В любом случае разговор должен быть коротким.

Если по недоразумению попали в твою квартиру, не надо раздражаться, повышать голос, лучше спокойно сообщить о том, что звонящий ошибся ("Вы не туда попали" или "Вы ошиблись"). Невежливо в таком случае говорить что-нибудь вроде: "Надо нормально набирать номер" или "Вы сами-то знаете, куда хотите по-пасть?" И совсем недопустимо шутить с незнакомым человеком, заявляя, что он дозвонился в морг, баню, зоопарк и т. п.

Если ты идешь в гости в квартиру, где есть телефон, не стоит оставлять его номер, если в этом нет необходимости. Если же без этого не обойтись, то, придя в дом, предупреди хозяев, что тебе могут позвонить.

Что еще нужно знать о телефонных разговорах?

Услышав в телефонной трубке голос нежелательного собеседника, быстренько придумай любой правдоподобный аргумент, чтобы мгновенно закончить разговор, например ты можешь сказать: "Извини, я не могу сейчас разговаривать, жду звонка от мамы", или "Прости, в дверь позвонили", или "Извини, я не могу долго говорить, у меня на кухне сейчас молоко убежит". Умный человек быстро поймет, что с ним просто не желают разговаривать, и перестанет тревожить тебя звонками.

Совершенно недопустимо мешать разговору других людей, например задавать какие-нибудь вопросы человеку, который в этот момент говорит по телефону.
Нельзя бестактно торопить человека, разговаривающего по телефону-автомату, например стучать монеткой по стеклу телефонной будки или специально делать так, чтобы твое недовольное лицо попало в поле зрения говорящего. Если тебе действительно нужно срочно позвонить из автомата, вежливо скажи об этом тому, кто его занимает.

Неприлично комментировать чужой разговор, свидетелем которого можно стать на улице у таксофона, или высказывать вслух свое отношение предмету беседы, например, такими фразами: "Нашли о чем говорить!" или "Может, уже хватит об этом?" Тактичный человек постарается отойти подальше от говорящего по телефону и не проявлять излишнего любопытства.

И еще следует помнить, что телефон придуман не для развлечения. Звонить по любому придуманному номеру и спрашивать: "Это морг? Позовите Васю с третьей полки!" — не только бестактно, но и глупо. Существует множество более интересных развлечений.

Телефон – это неотъемлемая часть нашей жизни. Мы всегда его носим с собой, забыв дома мобильный, очень переживаем. Телефон – это уже не просто аксессуар, это средство связи, позволяющее всегда быть в курсе последних новостей. В среднем в сутки мы тратим на разговоры от 1 до 3 часов, в зависимости от человека и его работы. Но, к сожалению, далеко не каждый человек в нашей стране, знает хотя бы минимальные правила телефонного разговора.

Сколько раз в жизни я слышала надоедливые, раздражающие телефонные беседы, даже не сосчитать. Особенно запомнилась «милая» девушка, с которой мне пришлось ехать в поезде 3 часа. Все это время она громко разговаривала по телефону.

Я была в курсе всех подробностей ее интимной жизни за прошлую неделю, знала об ее отношении с родителями, о парне, которому она изменила. Мне абсолютно не была нужна эта информация. Я чувствую себя не комфортно, слушая чужие разговоры, о личной жизни. А вот те, кто мило говорит по телефону обо всем подряд, зная, что рядом десятки ушей, чувствуют себя прекрасно и ничуть не смущаются.

Меня, к сожалению, окружают люди, для которых занимает 5 часов. Искренне жаль, что наши люди не знают элементарных основ телефонного этикета.

Давайте немного узнаем о правилах беседы по телефону и постараемся применять их в жизни.

Простые правила

Дурным тоном считаются телефонные звонки до 8 утра и после 9 часов вечера. Согласитесь неприятно, когда Вас будят в 7 часов утра, чтобы спросить какую-то ерунду. В выходные лучше не звонить до 11 часов, все хотят выспаться хоть раз в неделю. Если же Вас все-таки разбудили, постарайтесь отвечать спокойно, не грубить. Выслушайте собеседника, вдруг это действительно важная новость, но если Вас разбудили из-за пустяка, не лишним будет, в спокойной форме, сделать замечание.

Если Вам нужно говорить по телефону с незнакомым человеком подумайте, что Вы ему скажите, продумайте время звонка, например, важно не попасть на время обеденного перерыва.

Если к телефону просят подойти кого-то из близких, скажите, чтобы подождали минутку, и позовите необходимого человека. Если того, кого просят, к телефону нет дома, спросите, что нужно ему передать.

Каждый человек хотя бы один раз в жизни ошибается номером. Это нормально. Если Вам позвонили и попали не туда, скажите вежливо: «Вы не туда попали», или «Извините, Вас не правильно соединили».

Если Вам попался назойливый собеседник, который не хочет заканчивать свою беседу, не тратьте свое время на него, строго, но корректно скажите, что больше не можете продолжать с ним разговор.

В начале разговора сначала нужно представиться, спросите, не отвлекаете ли Вы человека, в конце попрощайтесь.

Если связь прервалась, перезвонить должен тот, кто первый звонил.

Телефонный разговор должен длиться не более 15 минут, Вы должны кратко излагать суть дела, если же Вы не можете вложиться в это время, и Ваш собеседник тоже не против, поболтать часок другой, проследите, чтобы Ваша беседа никому не мешала. Выйдите в другую комнату, закройте за собой двери, совместите беседу по телефону и прогулку в парке.

Не болтайте в общественном транспорте, в кинотеатре, в толпе людей. Так, Вам не придется по несколько раз повторять одно и то же.

Нельзя разговаривать по громкой связи не сообщив об этом собеседнику. Иначе можно попасть в очень пикантную ситуацию вам обоим. Вы ведь не знаете, что хочет вам сказать человек, может он хочет спросить о том, с кем вы спали вчера ночью.

Никогда не просите прощения зато, что вы позвонили кому-то. Поблагодарить вы должны обязательно, но при этом, заикаясь извиняться, точно не стоит.

Ни при каких обстоятельствах не совмещайте прием еды и разговор по телефону. Чавканье, глотание и не дай бог отрыгивание услышать в трубке – это ужас настоящий. Поэтому, если не хотите выглядеть свиньей в глазах собеседника, никогда не совершайте подобную глупость в своей жизни.

Позвонив человеку, помните, что на раскачивание темы для звонка у вас есть ровно одна минута. Нет ничего хуже, чем когда вам звонят и десять минут пытаются сказать, почему вас решили набрать. После такого разговора всегда остается ощущение, что у вас напрасно забрали время.

Старайтесь говорить громко и четко. Шепот уместен при наличии великолепной связи и общения с сексуальным партнером.

Общение сближает людей, но помните в телефонной беседе важно вовремя остановиться. Попробуйте заменить телефонное общение разговором с глазу на глаз. Ведь телефон не может передать эмоции, и не заменит глаза собеседника.