Распределение обязанностей в коллективе. Распределение обязанностей в семье: принципиальные моменты

Грамотное распределение обязанностей и ответственности в компании – одно из важнейших условий эффективного и производительного труда. Как показывает многолетний опыт компаний, занимающихся , во многих организациях не существует четкого разделения труда между сотрудниками и подразделениями, нет конкретных должностных инструкций. Следовательно, нет и ответа на вопрос: «Кто за что отвечает?». Разделение труда позволяет расставлять персонал по рабочим местам с учетом личных способностей, профессиональных и деловых качеств, поднять работоспособность и трудовую отдачу работников. В свою очередь, рационализировать и оптимизировать разделение труда в организации невозможно без его регламентации.

кадровый учёт москва

Одним из основных регламентирующих документов в компании являются должностные инструкции, которые полно и четко отражают функциональные обязанности работников, их права и ответственность. От того, насколько правильно и грамотно они составлены, во многом зависит слаженность и продуктивность работы всей организации. Должностные инструкции в относятся к группе так называемых факультативных документов, т.е. формально они не являются обязательными кадровыми документами, однако их разработка, наличие, применение рекомендованы или предписаны многими государственными положениями и приказами.

Должностная инструкция содержит информацию, необходимую как руководству, так и компаниям по поиску персонала для осуществления обоснованного отбора кандидатов на вакантные должности. Она содержит следующие разделы.

1. Общая часть.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения (связи по должности).

Положения об отделах

Одна из важнейших задач любой организации – формирование оптимальной внутренней структуры. Должна быть налажена система быстрого и результативного взаимодействия отделов, четкое распределение сфер деятельности и конкретных функций между ними. Поэтому не менее важным, чем должностная инструкция, локальным нормативным документом для ведения кадрового делопроизводства является положение об отделах. Этот документ определяет порядок создания подразделения, его структуру и внутреннюю организацию, задачи, права, обязанности и ответственность, а также характер взаимодействия с другими отделами. Типовое положение об отделе обычно содержит следующие пункты.

1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права, которыми должно обладать руководство.
5. Ответственность.
6. Связи отдела с другими подразделениями.

Нюансы распределения обязанностей в малочисленных компаниях

К сожалению, часто в компаниях, особенно малочисленных, работа построена по принципу «единой семьи», а должности разделены лишь на бумаге: каждый трудится «везде». В итоге возникают бесхозные, ничьим вниманием не охваченные участки работы, происходят накладки, сотрудники загружаются неравномерно, деловые неудачи или провалы заканчиваются безрезультатными поисками виновных. Для правильного распределения обязанностей работников необходим перечень дел, выполняемых каждым за определенный период, с учетом периодических разовых работы. Выделив схожие работы, требующие примерно одинаковых знаний и навыков, можно определить необходимое количество исполнителей для каждого такого участка. Это понадобится и при подборе новых кадров – как своими силами, так и с помощью компаний по подбору персонала . Часть работ можно отдать на аутсорсинг: например, ведение кадрового делопроизводства , единоразовые задачи и т.п. Кроме того, не обязательно принимать на работу новых сотрудников: скажем, функции заместителя руководителя может выполнять компетентный информированный сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

Власть. Кому её отдать?

Компании по поиску персонала отмечают, что идеальный руководитель – это, прежде всего, лидер, способный вести за собой сотрудников и всю компанию. Он должен обладать опытом и знаниями, уметь принимать решения, пользоваться уважением у подчиненных, создавать гармоничный микроклимат и рабочую атмосферу внутри коллектива. Можно обладать властью, но не уметь руководить, одним из следствий чего обычно становится неграмотное распределение задач. Правильное делегирование частной задачи – это средство достижения более общих целей организации. Если задача четко не поставлена и не поручена исполнителю, руководитель будет вынужден выполнять ее сам, что во многих случаях просто невозможно. Правильно управляет тот, кто добивается выполнения работы другими. Именно умение делегировать задачи превращает человека в руководителя.

Распределение ответственности

Руководитель всегда несет полную ответственность за деятельность своих подчиненных, и начинать он должен с оптимального распределения прав и обязанностей в своей компании. Возможны варианты распределения ответственности по системам «елочка» и «матрешка». В системе «елочка» права и ответственность вышестоящего руководства поглощают только часть прав и ответственности (полномочий) нижестоящего руководителя. Это система бюрократической организации с четкой фиксацией прав и ответственности на каждом уровне. Руководители высшего звена могут вмешиваться лишь в некоторые полномочия руководителей низших звеньев.

кадровый учет в организации

Система «матрешка» - это система множественного подчинения. В ней права и ответственность вышестоящего руководителя полностью поглощают права и ответственность (полномочия) всех нижестоящих руководителей. Передавая подчиненным часть ответственности и ставя перед ними новые, более сложные задачи, руководитель дает сотрудникам возможность «расти», овладевать дополнительными производственными навыками, показывать, на что они способны.

Таким образом, грамотное распределение обязанностей и ответственности, внедрение в практику должностных инструкций и положений об отделах являются важным инструментом как для управления персоналом, так и для эффективного функционирования компании в целом.

Такая профессия, как бухгалтер, является одной из важнейших на любом предприятии, именно поэтому распределение обязанностей между работниками бухгалтерии играет значимую роль в обеспечении нормальной работы любого предприятия и его руководства.

История возникновения профессии

Название самой профессии «бухгалтер» произошло от немецкого «buchhalter», переводится оно как счетовод, счетчик или особа, которая отвечает за счетные книги.

Возникла данная профессия еще во времена Древнего Рима, уже тогда начали появляться так называемые книги для счета, которые очень напоминают составляющийся в наши дни баланс. Само понятие баланс появилось намного позже, но суть его ведения осталась неизменна — уравновесить приходы и расходы. Первым обоснованным упоминанием понятия может похвастать математик из Италии Луки Пачоли, который в 1494 году опубликовал «Трактат о счетах и записях», именно после этого его стали называть отцом двойной бухгалтерии.

Сущность системы с тех времен не изменилась, конечно же, появились нововведения, и их немало, но основа осталась неизменной: дебет — приход и кредит — расход, а в итоге все должно сойтись и прийти к нулевому значению. Вначале отмечается переход товаров или услуг в деньги и в обратном порядке, следом вносятся доходы и расходы предприятия, а так же инвестиции или вложения от внешних или внутренних источников. Все передвижения денежных средств фиксируются определенными счетами, которые заносятся в таблицу, имеющую две соответствующие стороны.

Не сложно догадаться, что ее стороны — это дебет или приход, который влечет за собой запись в другой строке именуемой кредит или расход, в ней фиксируются долги приобретенные товары или полученные денежные средства. Дословный перевод этих названий такой: дебет — «должен», кредит — «верит».

Эта система вот уже более половины тысячелетия широко распространена и идеально функционирует. Технические приемы прогрессируют и развиваются, но основа остается старой и проверенной: акт предприятия, фирмы или любого другого учреждения требующего ведения отчетности имеет две записи о приходе и расходе средств.

Выбор работника на должность бухгалтера

Ведение бухгалтерского учета требует от работника следующих требований:

1. Внимательность. Малейшая ошибка может стоить больших денег предприятию.
2. Уровень знаний и опыт работы. Очень редко неопытный специалист может проявить себя в хорошем свете, хотя и бывают исключения. Достаточно небольшого опыта работы, но понимания основы бухгалтерского дела для продуктивной работы.
3. Рекомендации с прошлого места работы. Часто, опираясь на эти данные, можно составить систематический портрет работника и понять, подходит он или нет. Возможно, какие-то рекомендации вызовут подозрения или же наоборот, подтолкнут к решению нанять этого человека.
4. Образование. Мало кто смотрит на наличие квалификации у специалиста, но это немаловажно при приеме на работу.
5. Стрессоустойчивость. Работа бухгалтера связана с множеством стрессовых ситуаций, например, отчетности, проверки, недовольства рабочих и начальства и так далее.
6. Усидчивость. Работа связана с различными расчетами и множеством операций с цифрами, поэтому потребуется полная концентрация внимания на них.

Еще одним требованием является доверительные отношения к бухгалтеру, но это приходит только со временем и после пройденных годовых, квартальных и месячных отчетов.

Продолжительная работа бухгалтера является основой для успешности и процветания предприятия, ведь он будет в курсе всех дел и легко сможет выйти из любой сложившейся ситуации. Взаимопонимание между руководителем и бухгалтером — залог успеха любого дела. Он может подсказать пути выхода из кризисной ситуации, указать, где у фирмы проблемы, а где все хорошо, а так же распланировать дальнейшую безубыточную работу, рассчитав все необходимое до копейки. Именно поэтому нанимать нужно такого сотрудника, работать с которым будет легко, при наличии полного доверия и который сможет объяснить понятными и доступными словами все происходящее в сфере финансовых вопросов.

Суть работы главного бухгалтера

Главный бухгалтер входит в подчинение непосредственно к руководителю. Основные должностные обязанности состоят в следующем:

• сохранение целостности собственности;
• контроль всех финансовых потоков;
• соблюдение рациональности и экономности в использовании ресурсов;
• разработке стратегий, которые приведут к повышению прибыли.

Главный бухгалтер имеет свою собственную службу на предприятии, которой является бухгалтерия. Она не входит ни в одно из имеющихся подразделений.

Должность главного бухгалтера обязывает иметь высшее экономическое образование, а так же опыт работы от 10 лет в бухгалтерии. Во время отпуска или больничного его обязанности исполняет заместитель главного бухгалтера, который имеет такие же права, но и несет ответственность за совершенные промахи в работе. Если заместитель так же отсутствует, то по приказу директора предприятия назначается ответственный человек, который временно берет на себя обязанности, права и несет ответственность вместе с главным счетоводом.

При назначении на должность и увольнения с нее необходимо проводить тщательные проверки, чтобы не взвалить ответственность предыдущего сотрудника на нового, и для того, чтобы ушедший работник не оставил за собой хвостов. Данные оформляются в виде акта, в который так же входят проверка учета предприятия и всех остальных отчетов, сдаваемых предприятием. Только после полной проверки и подведения ее итогов документ подписывает директор предприятия, тем самым утверждая его. И только после этого может произойти прием на пост или уход с занимаемой должности главного бухгалтера.

Примечателен тот факт, что, несмотря на работу с финансовыми потоками, на работников бухгалтерии не возлагается материальная ответственность за материальные ценности и денежные средства согласно должностной инструкции.

Структура бухгалтерии в целом

Для всех видов финансовой деятельности существует свой бухгалтер, основные должности следующие:

• главный бухгалтер;
• заместитель главного бухгалтера;
• расчетчик заработной платы;
• бухгалтер кассир;
• бухгалтер ревизор;
• бухгалтер по основным средствам и т.д.

Это список является не полным, но тут выделены самые основные и распространенные работники бухгалтерии.

Основные права и обязанности для всех них абсолютно одинаковы:

1. Ведение бухгалтерского учета и операций хозяйственной деятельности, в которые входит контроль основных средств и затрат, наблюдение за продажами и производством, предупреждение критических финансовых ситуаций на предприятии.
2. Контроль документации, приходящей непосредственно с производства, и сверка их с фактическими данными.
3. Отражение согласно операциям на счетах учета, которые непосредственно связаны с основными средствами, запасами материалов для производства и денежных средств.
4. Составление отчетностей и калькуляций по себестоимости производимой продукции, оказываемых услуг. В ходе этого определение возможных мест, где образовываются потери и излишние затраты.
5. Экономический анализ производства, в котором межотраслевые нормативы берутся за основу и проводится корректировка норм затрат на производстве.
6. Составление отчетностей и подготовка для этого необходимых документов.

Дополнительно работники бухгалтерии осуществляют формирование и ведение базы для хранения финансовой информации и проводят подготовку документов для сдачи отчетности.

В обязанности работников бухгалтерии входит непосредственное наблюдение и контроль над функционированием предприятия. Именно они следят, чтобы параметры работы в соотношении количество-качество не выходили за доступные пределы, а также за соблюдением плановых показателей на производстве и в сфере торговли.

Основные функции бухгалтера — это обеспечение правильного и своевременного учета всего происходящего на предприятии.

Учет ведется в виде документальной отчетности об выполненных операциях. Так же именно на бухгалтера возлагается такая ответственность, как перечисление налогов, различных платежей, регистрация происходящих финансовых, кредитных или расчетных операций.

Когда всем членам семьи или семейной паре удается без пререканий разделить определенные обязанности по дому, чтобы все чувствовали себя достаточно удовлетворенными от сделанного выбора – этим они демонстрируют уважение друг к другу, тем самым оградив семью от неизбежного конфликта. Как известно, все конфликты зарождаются еще задолго до самого скандала, когда накал страстей не готов проявиться, и вылиться в неизбежные ссоры. И именно домашние обязанности занимают почетное второе место, опережая конфликты, происходящие в семье из-за денег.

Обязанности жены и мужа

Семья – это не только общие интересы, но и разграничение обязанностей

Для большинства женщин свойственно беспокоиться о том, что проживающие в доме мужчины не всегда хотят выполнять именно часть работы, которую они обязаны и контролировать в доме. И если учесть, что брак и семья представляют, во многом, взаимоотношения, которых придерживаются бизнес партнеры, то, вряд ли кто-то станет конфликтовать с теми, кто им «пригодится» буквально через пару минут. Бизнесом можно назвать общее ведение дома и распределения обязанностей – без этого просто не обойтись.

И если для взрослых это значит, вести не только финансовые вопросы и эффективно планировать семейный отдых, но и совершать определенные покупки, вкусно готовить, а так же воспитывать своих детей, то для самих детишек придется остановиться на обязанностях – убирать и выполнять «мелкую» вспомогательную работу по дому. Ведь если в бизнесе все идет достаточно гладко, то и семья будет «обеспечена» гармонией и пониманием.

Если заглянуть в недалекое прошлое, то можно вспомнить, как наши мамы или бабушки старательно «обслуживали» все семейство! И тогда понимаешь, почему в наше время современные женщины стараются вести себя совершенно по-иному, предупредительно стараясь не только правильно распределять все семейные обязанности, но и соблюдать гармонию в семье, учитывая все пожелания членом семьи.

Роль женщины в семье не должна сводиться к уровню рабыни

Для основной части женщин, в наше время, не свойственно постоянно готовить, а также регулярно заниматься домашними делами – тратя на это все свое время. Женщины хоть и убираются в доме, но делают это не так часто, стараясь, особенно навести «блеск и чистоту» перед тем, как придут гости, чтобы можно было выглядеть идеальной и все успевающей хозяйкой.

Современные жизненные темпы диктуют свои условия, и именно поэтому, для женщин просто иногда не хватает времени и сил, для того чтобы оставаться привычной для многих домохозяйкой. И если для некоторых женщин «отмазкой» может стать то, что они просто не умеют заниматься домашними делами, то в большинстве случаев, женщины не опускаются на уровень рабыни, только потому, что, им элементарно не хватает на это времени. Ведь нужно постоянно зарабатывать деньги, а так же заниматься регулярно воспитанием (или контролировать процесс специального образования) их потомства.

И если для большинства мужчин свойственно ностальгировать по «заведенному» ранее укладу, мечтая о том, что их женщина будет постоянно стоять у плиты, а в доме будет исключительная чистота и порядок, то, для самих женщин эта тема приобрела уровень переговоров и договоренностей – при которых можно будет не только конструктивно пересмотреть все семейные обязанности, но и договориться о разделении их, с учетом пожеланий домочадцев. Нужно уметь договариваться…

Мужчина и его роль в распределении семейных обязанностей

• Если для некоторых мужчин совершенно не существенно чтобы их женщина приняла на себя (кроме заработка денег) еще и обязанности прилежной домохозяйки, то другая часть мужчин с ними в корне не согласны. Считая, что дом – это не только крепость, и уютное гнездышко, многие мужчины предпочитают думать о том, что любовь и отличное расположение всегда им поможет вернуть тарелка вкусно приготовленного борща или любимые блинчики, подаваемые утром женой с ароматным медом или икоркой.

• Конечно же, возможно многим женщинам и хотелось бы ежедневно заниматься хозяйством, но вряд ли работая на производстве или в офисе, они смогут полноценно уделять этому внимание. Ведь катастрофическая нехватка времени не позволит сделать даже половины того, что порой современная женщина планирует для себя с утра – она иногда просто в состоянии все охватить. «Нельзя объять необъятное» – поэтому, помня это, современные мужчины не только должны входить в положение их жен, но и чтобы не происходило нервных срывов или переутомлений, а порой и скандалов «на ровном месте», пара должна обговорить все и решить вопросы, касающиеся их совместного быта и отдыха.

Конструктивный подход в распределении семейных обязанностей

Прежде чем заняться непосредственным распределением семейных обязанностей, стоит заранее оговорить некоторые нюансы и решить – кто из домочадцев, что предпочитает выполнять, и как часто это делать. А если кто-то из чего-то не может, необходимо сразу выяснить – почему? Допустим, если мужчина признается, что считает мытье посуды и стирку – женской прерогативой, а женщина объективно не успевает это выполнять самостоятельно, то значит, семья должна приобрести не только стиральную машинку, но посудомоечную.

При этом не стоит забывать, что только бережное отношение к близким, и уважение их труда, позволит создать в доме не только уют и тепло, но и достаточный уровень комфорта. Ведь всегда можно, даже при отсутствии частой уборки и ежедневного приготовления шикарных изысканных блюд, создать в доме необходимый «уровень чистоты» и уютно, а так же приготовить сытный завтрак – не становясь в позу и не «считаясь» , кто больше устал или перетрудился.

И только так можно будет добиться не только создания идеального комфорта в доме, но придать отношениям между мужчиной и женщиной особую доверительность, которая «заставит» всегда возвращаться домой с отличным настроением. При этом думать о том, что это хочется делать каждый день, не зависимо от того, что творится на работе или происходит у твоих друзей.

Избегайте семейных конфликтов при обсуждении семейных обязанностей

Безусловно, довольно часто многие конфликты в семье могут происходить только на бытовой почве и вырастать они могут просто не из чего. Но, для того чтобы домашние дела можно было выполнять с удовольствием и не тратить на это свой негатив – стоит избегать конфликтов в семье, заранее договариваясь об распределении семейных обязанностей. Все заняты, а порой хочется прийти домой и просто упасть на диван или устроиться перед монитором компьютера, чтобы расслабиться и пролистать страницы любимых сайтов.

И если современной женщине не стоит просить своего супруга помочь ей по дому, то это только лишь потому, что прося о помощи – это автоматически создает впечатление, что работу по дому должна выполнять только она, как и нести полную ответственность за то, что в нем происходит. Это не правильно! Вместо этого, стоит попросить супруга выполнить только его часть семейной работы. Работу по дому необходимо заранее разделить, как и общие семейные обязанности, которые помогут равномерно распределить весомый груз домашнего быта.

Обсудив заранее, что каждый не любит выполнять, не стоит забывать, что порой кому-то все же придется пойти на компромисс, зная, что только близкий и родной человек сможет переложить часть домашней работы на свои плечи – ценя и уважая своего партнера. Ведь можно, иногда, выполнять нелюбимую работу всей командой, распределив обязанности и зачастую просто идя на уступки. Необходимо стараться организовывать работу по дому так, чтобы это было максимально эффективно и учитывало биологический режим (биологические часы бодрствования) домашних.

К тому же, чтобы избежать конфликтов, стоит заблаговременно оповещать друг друга о своих планах на неделю. Ведь поручения оставленные детям или своей второй половинке (супругу или супруге), должны быть не только выполнены, но и сделаны это без упреков или ссор. Составив заранее список и распределив – кто что делает, это поможет не только выполнить все поручения, но и затратить на это минимум драгоценного времени.

Разговор на эту тему, улучшает семейную систему

Еесли что-то не было выполнено, не стоит кричать и выяснять отношения, а просто взять и поговорить о том – почему это не было исполнено. Возможно, нужно будет перераспределить обязанности или помочь в осуществлении поставленной задачи, чтобы потом можно было вместе приятно отдохнуть или провести семейный отдых, выехав с детьми на уикенд.

Распределение обязанностей - один из самых сложных навыков для собственника или управленца. Некоторые не могут научиться этому никогда. Они вникают во все подробности и рано сходят в могилу. Другие на словах соглашаются, но на самом деле за все хватаются сами.

На маленьких предприятиях довольно трудно поручить кому-то работу, ответственность и власть, ведь это означает, что этот <кто-то> будет решать, как тратить хозяйские деньги. Нужно отдать такую долю власти, чтобы дело шло, помощники проявляли инициативу, и предприятие работало в ваше отсутствие.

Теоретически, принципы распределения работы одинаковы, будь у вас 25 рабочих и один управляющий, или 200 служащих и несколько менеджеров. Но воплотить эти принципы в жизнь довольно сложно.

Распределение обязанностей - это, наверное, самое сложное, что приходится изучать владельцу предприятия. Некоторые не могут научиться этому никогда. Они вникают во все подробности и рано сходят в могилу. Другие на словах соглашаются, но на самом деле за все хватаются сами. Они охотно передают менеджерам ответственность, но не дают никакой власти.

Сколько власти?

Власть - это горючее, на котором едет машина, когда вы передаете работу и обязанности. Встает вопрос: <в какой степени вы позволите чужому человеку принимать решения, которые касаются ваших собственных денег?>.

На этот вопрос нелегко ответить. Иногда владелец предприятия должен решать его в рабочем порядке, как это пришлось сделать Тому Бразеру. Он так гордился тем, что он самый главный, что никак не мог отдать другому часть своих обязанностей. Он пробовал, но, к своему разочарованию, обнаружил, что результат его не удовлетворяет.

Однажды, вернувшись из короткой командировки, Том прошел в свой кабинет, но тут же выскочил оттуда, потрясая пачкой ведомостей. <Кто подписал документ на выплату сверхурочных, пока меня не было?>, - кричал он. <Я>, - ответил начальник производственного отдела.

Увидев, что все головы повернулись на крик, Том снизил тон разговора. Он повел начальника производственного отдела в кабинет.

Там произошел следующий разговор:

Вы посмели утвердить сверхурочные. Это пока еще моя компания, и я решаю, какие сверхурочные платить, а какие - нет! Вы отлично знаете, что в цену сверхурочные не входят.

Да, но вы сказали, что я полностью отвечаю за производство. Вы сказали, чтобы я ни за что не срывал поставки.

Верно. Действительно, я припоминаю, что писал вам о нескольких заказах перед тем, как уехать из города.

Хорошо, что вспомнили. А с одним из них, с тем, большим, мы задерживались, поэтому я и подписал сверхурочные.

Да, я бы, наверное, поступил так же. Но на будущее давайте договоримся сразу. С этого момента все сверхурочные утверждаю я.

После этого Том собрал начальников остальных отделов, в том числе агента по закупкам и зав. канцелярией. Он рассказал им, что произошло, и объяснил, что они не должны принимать решения, связанные с увеличением накладных расходов. Такие решения утверждает только он, подчеркнул Том. Это его компания, и именно он разорится, если издержки съедят прибыль.

И все-таки, даже если вы успешно управляетесь со своей компанией, вам все равно придется передавать кому-то часть обязанностей. Какую часть, это определяется в каждом конкретном случае.

Как минимум, нужно отдать такую долю власти, чтобы:

1. дело шло;
2. помощники проявляли инициативу;
3. и предприятие работало в ваше отсутствие.

Кому передать?

Распределить ответственность - не значит просто сказать помощникам: <Ребята, теперь вы все - начальники>. Те, кому вы передаете власть и ответственность, должны разбираться в технических подробностях того дела, которое вы им доверяете. Но техническая подготовка это еще не все.

Кроме этого, человек, приходящий на ответственную должность, должен или быть менеджером, или иметь соответствующую квалификацию. Основные обязанности менеджера заключаются в том, чтобы планировать, управлять и координировать работу других.

Менеджер должен обладать тремя <И> - инициативой, интересом и изобретательностью. Начальник отдела должен быть достаточно самостоятельным, чтобы начать работу и поддерживать ее нормальный ход. Менеджеру не нужно, например, указывать, чтобы все его подчиненные приходили на работу вовремя.

Необходимо принимать во внимание и личные качества. Руководитель должен обладать сильной волей, чтобы, если придется, преодолеть сопротивление. Он также должен быть достаточно самолюбив, чтобы быть на хорошем счету. Но не настолько, чтобы вызвать неприязнь других сотрудников.

Объясните распределение обязанностей

Разумные люди обычно хотят знать, за что они будут отвечать. На примере Чарльза Вилей посмотрим, как владелец предприятия это им объясняет. Он начал с того, что создал иерархическую структуру. Он разделил свою маленькую фирму на отделы - производственный отдел, отдел сбыта и административную часть.

Кроме того, г-н Вилей разработал со своими помощниками порядок прохождения заказов. Начальники отделов помогли найти области, в которых обязанности перекрывались или <висели в воздухе>. После этого составили подробный перечень обязанностей на бумаге. Таким образом, каждый начальник отдела точно знал свои обязанности и пределы своей компетенции.

В уставе был и список мер, которые начальники отделов могли предпринимать по собственной инициативе, и список действий, которые требовали утверждения головной конторы - самого г-на Вилей, или, в его отсутствие, помощника генерального менеджера.

Г-н Вилей продумал ситуацию, когда его может не быть на заводе. Чтобы быть уверенным, что все будет нормально, он назначил начальника производственного отдела помощником генерального менеджера, и уполномочил его решать все текущие вопросы в отсутствие самого г-на Вилей.

Когда вы распределяете обязанности, убедитесь, что работа отделов скоординирована. Рассмотрим опыт владельца другого небольшого предприятия, Энн Джонс. Она думала, что у нее все в порядке, пока начальник цеха не доложил ей, что его завалили срочными заказами.

<Я не в состоянии выполнять обещания, которые дал Билл>, - ворчал начальник цеха. Билл был начальником отдела сбыта. Вызвали Билла. Он заявил: <Я должен был пообещать выполнить заказ пораньше. Иначе мы бы его вообще не получили>.

Энн решила проблему, приказав начальникам отделов в дальнейшем согласовывать все сроки. Когда определяете каждому менеджеру его обязанности и ответственность, убедитесь, что работа отделов согласована. Только так вы уменьшите риск запутаться в сроках и будете знать, кто отвечает за ту или иную работу. При таком распределении обязанностей каждый менеджер знает, что делать, пока ситуация не вышла из-под контроля.

Не теряйте управления

Если вы руководите компанией через посредников, вы не должны терять контроль над обстановкой. Для этого вы определяете, кто отвечает за каждое конкретное дело, и проверяете его/ее работу.

Управляя помощниками, нужно придерживаться середины. Не надо вникать в их действия настолько, чтобы мешать работе, но и нельзя слишком отдаляться, чтобы не потерять представление, что же происходит в вашей собственной компании.

Вам нужна обратная связь, чтобы быть в курсе дела. Отчеты позволяют получить нужную информацию в нужный момент. Они могут быть ежедневными, еженедельными или ежемесячными, в зависимости оттого, какая информация вам нужна. Каждый начальник отдела может отчитываться о своих успехах или их отсутствии, в наиболее удобных для него единицах измерения, например, ящиках, готовых к отправке, контрактах на территории, или рабочих часах на одного сотрудника.

Другой способ получить информацию - рабочие собрания. На них начальники отделов могут сами рассказать о своей работе, успехах и трудностях.

Работайте с кадрами

Для владельца предприятия распределение ответственности не заканчивается с налаживанием контроля за деятельностью менеджеров. Предприятие должно развиваться, а навыки управления не приходят сами собой. Вы должны научить своих менеджеров.

Хорошая методика обучения - это рассказывать менеджерам, как бы поступили вы, если бы были на их месте. Кроме того, вы должны следить, чтобы они получали информацию, которая им нужна для правильной оценки ситуации.

Во время обучения вы должны убедиться, что довели свою мысль до слушателя. Иногда слова не точно передают мысли. Задавайте вопросы, чтобы быть уверенным - менеджер вас понял, и понял правильно. Другими словами, распределение обязанностей даст эффект только если у вас налажен хороший контакт с менеджером.

И, самое главное, слушайте. Бывает, что владелец предприятия так увлечется своей речью, или тем, что он собирается сказать, что совершенно не слушает собеседника. Если вы хотите, чтобы ваш ученик продвигался вперед, нужно объяснить, почему вы его этому учите. Если человек знает цель своей деятельности, он сможет более толково руководить.

Давайте своим сотрудникам возможность работать

Иногда вы замечаете, что увязли в массе мелких дел, хотя вы сделали все, чтобы распределить обязанности и передать часть ответственности своим менеджерам. Но вместо того, чтобы определить пределы компетенции для каждого менеджера, расписать все обязанности, следить за их исполнением и учить новому, вы никак не можете выбраться из рутинной работы. Почему?

Обычно это случается потому, что вы не смогли сделать самого главного.

Вы не смогли отойти в сторону и дать ход своему механизму.

Если вам приходится передавать полномочия, вы должны дать менеджерам и возможность работать так, как им удобно. Вы поставите компанию в сложное положение, если попробуете оценивать менеджеров по тому, способны ли они выполнить конкретное задание точно так же, как это сделали бы вы. Нужно судить по результатам, но не по способу их достижения.

Любые два человека по-разному реагируют в одной и той же ситуации. Будьте готовы к тому, что что-то будет сделано не так, как это делаете вы. Конечно, если менеджер слишком далеко отходит от основных принципов деятельности предприятия, его/ее нужно вернуть в требуемое русло. Вы не можете себе позволить иметь непредсказуемого дублера.

Вы должны также помнить, что, заставляя менеджеров делать работу качественно ниже, вы лишаете их уверенности в себе. Что же касается вас, то если ваш помощник не справляется со своей работой, и его/ее недостатки нельзя исправить, просто замените этого человека. Но если помощник добивается хороших результатов, не стоит следить за каждым его или ее шаге.

Чтобы компания работала эффективно, обязательным условием является грамотное распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Практический опыт организаций, которые осуществляют деятельность по подбору персонала, показывает, что многие бизнес-структуры не имеют четкого разделения труда между работниками и структурными подразделениями. В результате на вопрос, кто за что должен отвечать, нельзя получить четкий ответ.

При условии разделения труда можно расставить персонал на те участки работы, которые будут отвечать их личностным особенностям, соответствовать профессиональным и деловым качествам. Это в свою очередь не только поднимет работоспособность, но и увеличит трудовую отдачу сотрудников.

Оптимизация и рационализация разделения труда в компании возможна лишь при условии наличия соответствующих документов, которые будут регламентировать эту сферу взаимоотношений в трудовом коллективе. Одним из таких документов является приказ о распределении обязанностей между сотрудниками.

Разделение и кооперация труда

Разделение и кооперация труда – это те понятия, которые являются базисом для его организации. Именно с их помощью определяется место каждого сотрудника в трудовом процессе, распределяются функции и обязанности, устанавливаются требования к квалификации и качеству выполненной работы.

Разделение труда – это разграничение деятельности в ходе совместного производства или выполнения услуг. Если оно выполнено рационально, это значит, что трудящиеся расставлены по рабочим местам оптимально эффективно.

А это повышает не только результаты работы, но и их работоспособность, уровень удовлетворенности и заинтересованности, снижает утомляемость. Как результат – растет уровень профессионализма рабочих, снижаются затраты и улучшается качество работы.

На предприятии выделяют такие основные виды разделения труда:

Разделение труда и его кооперация – два неразрывно связанных понятия. Сложность кооперации определяется глубиной разделения труда. Под кооперацией понимается объединение разных работ и процессов для того, чтобы был достигнут конечный результат совместного труда. То есть это система отношений между исполнителями и подразделениями.

Отечественные предприятия применяют такие виды производственной кооперации:

• межцеховая;
• внутрицеховая;
• внутриучастковая.

Оптимальный вариант разделения и кооперации может быть выбран после анализа производственного процесса и его специфики, содержания работ, которые выполняются, степени загрузки рабочих мест, требований к качеству работы и иных критериев. Цель его внедрения – повышение эффективности труда.

Образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками:

Положение об отделах

Перед любой организацией стоит сложная задача – сформировать оптимальную внутреннюю структуру.

Между отделами должна быть налажена система взаимодействия и четко распределены сферы деятельности и функции. Все отделы должны иметь свое положение, которое является важным документом для кадрового делопроизводства и относится к локальным нормативным бумагам организации.

В нем определяется порядок, по которому создается подразделение, его структура и внутренняя организация, специфика взаимодействия с другими отделами и т.д.

В типовом положении обычно имеются такие пункты:

• общие положения;
• ключевые задания;
• ряд функций, которые выполняет конкретный отдел;
• права, которыми наделен руководитель;
• ответственность;
• внешние связи с другими подразделениями организации.

Особенности в небольших предприятиях

Большинству небольших компаний свойственно строить работу по принципу семейности, это означает, что при том, что обязанности распределены на бумаге, каждый сотрудник выполняет определенный участок работ на конкретном этапе рабочего процесса.

Как следствие – появление бесхозных запущенных участков работы, которыми никто не интересуется. Это приводит к накладкам, неравномерной загруженности работой и прочим неприятным ситуациям, в итоге приводящим к получению низких результатов труда.

Чтобы правильно распределить обязанности, нужно составить список дел, которые каждый выполняет в определенный период времени. Если выделить схожие работы, которые требуют приблизительно одинаковых знаний, возможно понять, какое количество исполнителей должно трудиться на каждом участке работы. Это позволит оптимизировать штат работников.

Делегирование ответственности

Хороший руководитель – это тот, кто способен вести за собой сотрудников. Его опыт и знания позволяют принимать решения, создавать благоприятный микроклимат в коллективе, что в конечно итоге приводит к высоким результатам. Не каждый, кто наделен властными полномочиями, является талантливым руководителем, способным принимать правильные решения и грамотно распределять обязанности.

Верное делегирование отдельной задачи помогает добиться достижения общих целей компании. Неверно поставленная перед исполнителем задача приводит к тому, что руководитель вынужден выполнять ее лично, а это не всегда возможно в силу различных причин. Правильный управленец тот, кто может добиться выполнения работы другими особами, а не взваливает все на себя.

За деятельность подчиненных всегда отвечает руководитель. Чтобы механизм работал исправно, с самого начала должны быть оптимально распределены права и обязанности. Существует две системы, по которым можно распределять обязанности: «елочка» и «матрешка».

В первом случае вышестоящий руководитель может пользоваться лишь частью прав и полномочий руководителя, который ему подчиняется.

Матрешка же – это система с множественным подчинением. При этом вышестоящий управленец полностью поглощает права и полномочия руководителя, который находится на ступень ниже. При этом выполнение новых более сложных задач сотрудниками дает им возможность расти и получать дополнительные навыки.

Нюансы в отделе бухгалтерии

Каждый вид финансовой деятельности предполагает, что им будет заниматься и нести за него ответственность, конкретный специалист.

В связи с этим бухгалтерия должна иметь следующих сотрудников (приведенный перечень не является исчерпывающим):

• главбух;
• его заместитель;
• бухгалтер по расчету заработной платы;
• кассир;
• ревизор;
• бухгалтер по основным средствам.

Главбух подчиняется непосредственно руководителю. Его должностные обязанности состоят в контроле всех финпотоков, соблюдении рациональности при использовании ресурсов компании, обеспечении целостности собственности организации и разработке стратегий, которые повысят уровень доходов.

На подобную должность может претендовать человек с высшим экономическим образованием, имеющий более 10 лет работы в бухгалтерии. Когда главный бухгалтер уходит в отпуск или болеет, выполнение его обязанностей ложится на плечи заместителя, который не только получает полномочия своего непосредственного начальника, но и будет нести ответственность, если допустит в работе промах.

Просто так без проверки уйти с предприятия главный бухгалтер не может. Это позволяет не взвалить всю ответственность на нового сотрудника, устроившегося в организацию. Уволиться работник сможет только после того, как будет проведена полная проверка и подбиты все итоги, а директор поставит подпись под соответствующим документом, тем самым удостоверив его правильность и законность составления.

Остальные специалисты выполняют одинаковые обязанности в своей узкой отрасли, а именно:

• Ведут и учет операций, связанных с . Это предполагает осуществление контроля основных средств и расходов, наблюдение за ходом продаж и производства, недопущение критических ситуаций в компании, которые будут связаны с .
• Контролируют бумаги, которые приходят с производства и проводят их сверку с имеющимися данными.
• Отражают информацию по проведенным операциям на соответствующих счетах учета.
• Составляют отчетность и калькуляцию по продукции, которая производится, для выявления мест, где появляются излишние затраты.
• Подготавливают и все необходимые для этого документы.

Дополнительно работниками этого отдела производится формирование базы, в которой хранится вся финансовая информация. Они отвечают за постоянное наблюдение за тем, как функционирует предприятие. Именно в их обязанности входит отслеживание того, чтобы параметры не выходили за пределы нормы в вопросах количество-качество, а также соблюдение плановых показателей.

Составление и образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками имеет следующую структуру:

• шапка, в которой указывается название компании, наименование документа, дата, когда он был составлен и его номер;
• в преамбуле указывается, о чем будет идти речь в бумаге;
• перечисляются нормативные документы, которые легли в основу издания приказа;
• в основной части указывается, каким образом распределяются обязанности между сотрудниками: их полномочия, направления деятельности, ответственность и права;
• документ подписывает руководитель компании;
• перечисленные в приказе сотрудники ставят свои подписи под документом в знак того, что они ознакомлены с бумагой.

Образец приказа можно найти на специализированных сайтах в Интернете. Составление подобного документа является обязанностью кадровика предприятия. Все проекты приказов до подписания согласовываются с руководителем компании.