Предварительное описание проекта. Процесс сбора требований

Разработка предварительного описания содержания проекта - раздел Менеджмент, Руководство к Своду знании по управлению проектами Это Процесс, Необходимый Для Предварительного Общего Описания Проекта С Испол...

Таблица 3-2. Разработка предварительного содержания проекта: входы и выходы

3.2.2 Группа процессов планирования

Команда управления проектом использует группу процессов планирования и составляющие ее процессы и взаимодействия для планирования и управления успешным проектом в интересах организации. Цель группы процессов планирования - собрать информацию из нескольких источников, различных по уровню полноты и доверия. Процессы планирования разрабатывают план управления проектом. Эти процессы также обнаруживают, определяют и дорабатывают содержание и стоимость проекта и составляют расписание для операций проекта, которые будут предприняты в рамках проекта. По мере того как появляется новая информация по проекту, будут выявляться или исчезать дополнительные зависимости, требования, риски, возможности, допущения и ограничения. Из-за присущей управлению проектами многомерности в ходе проекта неоднократно возникает необходимость в дополнительном анализе, а значит и в возвращении к уже утвержденным процессам. По мере того как выявляются и осознаются новые характеристики и информация, касающиеся проекта, могут возникнуть необходимость в доработках. Значительные изменения, происходящие во время жизненного цикла проекта, приводят к необходимости пересмотреть один или несколько процессов планирования и, возможно, некоторые из процессов инициации.

Это затрагивает также и частоту итераций процессов планирования. Например, план управления проектом, разработанный в качестве выхода группы процессов планирования, будет фокусироваться на изучении всех аспектов содержания, технологий, рисков и затрат. Обновления, возникшие в связи с одобренными изменениями в течение исполнения проекта, в значительной степени влияют на отдельные части плана управления проектом. Обновления плана управления проектом обеспечивают большую точность по отношению требований к расписанию, затратам и ресурсам для достижения заданного содержания проекта в целом. Обновления могут ограничиваться операциями и проблемами, связанными с выполнением отдельной фазы. Такую постепенную детализацию плана управления проектом часто называют "планированием методом набегающей волны", подчеркивая этим, что планирование в этом случае представляет собой итеративный и непрерывный процесс (см. рис. 3-7).

При планировании проекта команда проекта должна вовлекать в этот процесс всех необходимых участников проекта, в зависимости от их влияния на проект и его результаты. Команда проекта должна использовать участников проекта при планировании проекта, так как у них имеются навыки и знания, которые могут способствовать разработке плана управления проектом и вспомогательных планов. Команда проекта должна создать окружение, в котором участники проекта могли бы содействовать проекту.

Так как процесс обратной связи и уточнения не может продолжаться бесконечно, установленные организацией процедуры определяют, когда планирование заканчивается. На эти процедуры может влиять сущность проекта, установленные границы проекта, соответствующие операции по мониторингу и управлению, а также окружение, в котором будет исполняться проект.

Взаимодействия между процессами в рамках группы процессов планирования зависят от характера проекта. Например, в некоторых проектах не будет никакого или почти никакого риска до тех пор, пока основная часть планирования не будет завершена. В этот момент команда проекта может осознать, что стоимость и расписание проекта составлены очень агрессивно, а риск на самом деле значительно выше, чем считалось ранее. Результаты итераций документируются как уточнения к плану управления проектом.

Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство РМВОК®) Третье издание
46 ©2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 USA / США

Примечание: На диаграмме показаны не все взаимодействия между процессами и не все

потоки данных между процессами. Рисунок 3-7. Группа процессов планирования

Группа процессов планирования способствует планированию проекта путем нескольких процессов. В нижеприведенном списке указываются процессы, к которым команда проекта должна обратиться, чтобы решить нужно ли их выполнять, и если да, то кем. В группу процессов планирования входят следующие процессы управления проектами:

Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство РМВОК®) Третье издание ©2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 USA / США

Глава 3 - Процессы управления проектом

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Руководство к Своду знании по управлению проектами

На сайте сайт читайте: "руководство к своду знании по управлению проектами"

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Прежде чем начинать новый бизнес, необходимо все тщательно продумать и прописать. Для достижения данной цели необходимо разработать четкий бизнес-план. Девяносто процентов успеха новой компании зависят от того, насколько грамотно продумано описание содержания проекта. Пример должен включать в себя минимум шесть разделов.

Сущность проекта

Суть проекта: предоставление услуг по организации тематических вечеринок ИП «Машина времени». Преимуществом проекта в сравнении с конкурентами является многообразие и уникальность предоставляемых услуг, узкая специализация. Стоимость реализации бизнес-плана составляет 127 112 руб. Финансирование проекта входит в описание бизнес проекта. Пример – полное финансовое обеспечение собственными средствами. Проект благоприятно сказывается на вопросе безработицы. Так как его введение создаст 5 рабочих мест.

Анализ рынка

• Анализ положения дел в отрасли.

Рынок, на котором планирует работать предприятие – локальный. В регионе функционируют около двухсот средних и крупных компаний, принадлежащих к разным сферам деятельности. По данным Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по Брянской области получается, что в 2011 году рождаемость составила 9227, а в 2012 г. - 9410 человек, что предполагает увеличение численности потенциальных клиентов. Помимо этого, статистические данные указывают на рост среднемесячной заработной платы жителей Брянска. Если в 2011 году она составляла 13912 руб., то в 2012 году ее значение достигло 16530 руб. Что позволяет говорить об улучшении жизни жителей региона.

• Примерная емкость рынка.

Описание инновационного проекта, пример которого рассматривается в конкретной ситуации, должно содержать информацию о емкости рынка. Емкость рынка по корпоративным вечеринкам составляет примерно 24 млн. руб. Это связано с тем, что в Брянске около 200 компаний потенциально могут стать клиентами фирмы.

Подразумевается, что каждая из них устраивает корпоративную вечеринку 3 раза в год. На каждое из этих мероприятий у компании уходит в среднем 40 тыс. руб. Что касается тематических вечеринок в честь дня рождения, то по ним емкость составляет 4 108 370 тыс. руб. При этом учитывается численность населения Брянска, насчитывающая 410 837 человек. В среднем каждый из них тратит на празднование дня рождения 10 тыс. руб. Ожидаемая доля рынка, которую фирма планирует захватить - 5%. В связи с функционированием на ней большого числа праздничных агентств, данный процент будет достаточно весомым и прибыльным.

• Варианты стратегического поведения с целью снижения степени угрозы для бизнеса со стороны конкурентов.

Рассматривая конкурентные стратегии М. Портера, следует отметить, что «Машина времени» избирает стратегию концентрации. То есть компания принимает решение конкурировать только в узком сегменте рынка, а именно заниматься проведением только тематических вечеринок. Из конкурентных стратегий Ф. Котлера, фирме подходит стратегия нишевика, так как компания специализируется на обслуживании только тех клиентов, которые желают устроить тематическую вечеринку.

• Характеристика потенциальных конкурентов и потенциальных угроз для бизнеса.

В Брянске около 50 праздничных агентств, но ни одно из них не включает в перечень базовых услуг проведение тематических вечеринок. Данная услуга либо рассматривается как дополнительная, либо и вовсе не предлагается клиентам. Основным рыночным сегментом для данного предприятия выступают корпоративные и частные клиенты.

План сбыта и маркетинга

В пример описания проекта должен быть включен перечень предоставляемых услуг. В конкретном случае – это корпоративные вечеринки, детские праздники и мероприятия в честь дня рождения. Уникальность услуг (конкурентные преимущества) заключается в проведении исключительно тематических вечеринок, проработке всех мелочей и особенностей.

Цена на услуги агентства будет рассчитываться на основании комбинированного метода ценообразования, то есть будут использоваться затратный и рыночный методы. Система сбыта - с указанием фирм, привлекаемых к реализации услуги. Для реализации проекта потребуется помощь кафе и ресторанов Брянска, школы танцев «Шаг вперед».

Ожидается, что в феврале, марте и декабре поступит наибольшее количество заказов, так как в этот период предприятия устраивают корпоративы.

План производства

Потребность в основных средствах также должна входить в пример описания проекта. Для запуска праздничного агентства «Машина времени» понадобится помещение, МФУ, сотовый телефон, проектор, офисный диван, шкаф. Помещение будет предоставляться на условиях аренды. МФУ Panasonic KX-MB и Проектор Nec V260 приобретаются в магазине «Позитроника», сотовый телефон Explay TV240 White покупается в магазине DNC, а офисный диван и шкаф - в магазине «Аланта».

«Европейская интеграция» - Париж. ХХI века. Попытки интеграцию в области политики в 1970-1980-е гг. наталкивались на непреодолимые сложности. Подписание договора состоялось 18 апреля 1951г. в Париже. Каждый новый договор- ступень к единому будущему Европы. Членами ЕОУС стали: Франция Германия Италия Бельгия Нидерланды Люксембург.

«Международная экономическая интеграция» - Зачем нужен (или не нужен) АТЭС. Саммит АТЭС. Общий рынок. Основные интеграционные союзы. Предварительная ступень. Зона свободной торговли. Формат САММИТА. В начале славных дел. Таможенный союз. Международная экономическая интеграция. САММИТ АТЭС 2012. Председатель ЕС. Предпосылки МЭИ. Политический союз.

«Свободные экономические зоны» - Рейтинг свободных экономических зон Республики Беларусь. Рентабельность реализованной продукции за 2003-2006 гг. (в %). Предмет исследования: Свободные экономические зоны Республики Беларусь. Задачи работы: Методы исследования: Метод сравнительного анализа; описательный метод; каузальный метод. Объект исследования:

«ЕЭС» - Тема проектной группы: «Европейский Экономический Союз». Проблема: изучение взаимодействия различных государств на международном уровне. Люксембург Австрия Франция Италия Греция Испания Бельгия Мальта. Как вы считаете, нужно ли России вступать в состав ЕЭС? Можете ли вы ответить на вопрос, что такое ЕЭС?

«Экономическая интеграция» - Институциональная интеграция. Предпосылки. Частнокорпоротивная интеграция. Всемирная интеграция. Виды интеграции. 1. Введение. 2. Виды интеграции. Таким образом, формируется общее рыночное пространство. Россия в интеграционных процессах. Таким образом, предприятия пытаются противостоять конкуренции со стороны сильных партнеров.

«Международная интеграция» - Необходимость в международном интегрировании. Императивы международного интегрирования. Основные понятия. Воспроизводственное открывание. Экономическое интегрирование. Эпоха интеграции. Страны-экспортеры руд и металлов. Страны-экспортеры минерального топлива. Степень воспроизводственной открытости страны.

Всего в теме 6 презентаций

Управление содержанием проекта

Курс «Управление проектами»

Раздел стандарта PMBoK №5

Лектор: Рылов Всеволод Юрьевич, консультант, директор, старший преподаватель

Цели лекции

• Определение содержания проекта и основных документов по содержанию

• Планирование содержания проекта

• Формулировка содержания проекта и/или продукта

• Принципы построения Иерархической Структуры Работ (ИСР) и словаря ИСР

• Управление содержанием проекта

• Включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект всех тех и только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта

• Непосредственно связано с определением и контролем того, что включено и что не включено в проект

Управление содержанием проекта - введение

• PMI PMBOK 2004 (разделы 5.x):

• Планирование содержания
• Определение содержания
• Создание ИСР (иерархической структуры работ)
• Подтверждение содержания
• Управление содержанием

• Процессы взаимодействуют друг с другом, с процессами других областей знаний

• Каждый процесс происходит в каждом проекте минимум один раз в одной или нескольких фазах проекта

Проекты и продукты

• Содержание продукта - свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат

• Содержание проекта - работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с указанными характеристиками и функциями

• Мы рассматриваем процессы управления содержанием проекта

Планирование содержания

• Для каждого проекта требуется совокупность:

• Инструментов
• Источников данных
• Методологий
• Процессов и процедур
• Прочих факторов

• Важно обеспечить соразмерность трудозатрат на операции по управлению содержанием проекта размеру, сложности и важности проекта

Планирование содержания

• План управления содержанием проекта является инструментом планирования, описывающим:

• как проектная команда будет формулировать содержание проекта
• как будет разрабатываться подробное описание содержания проекта
• способы определения и разработки иерархической структуры работ (ИСР)
• методы проверки и контроля за содержанием проекта

Планирование содержания - контекст

• Факторы внешней среды предприятия

• Культура, инфраструктура, инструменты
• Человеческие ресурсы, политика в отношении персонала и ситуация на рынке
• Формальные и неформальные правила действующие в компании
• Процедуры и регламенты регулирующие деятельность по планированию содержания
• Историческая информация о предыдущих проектах

Планирование содержания: входы

• Устав проекта

• документ формально авторизующий и обосновывающий проект

• Предварительное описание содержания проекта

• описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги

• План управления проектом

• определяет, как должен выполняться, контролироваться и закрываться проект

Планирование содержания: инструменты и методы

• Экспертная оценка

• Оценка того, как в равноценных проектах произведено управление содержанием

• Шаблоны формы стандарты

• Шаблоны ИСР
• Шаблон плана управления содержанием
• Формы управления изменением содержания

Планирование содержания: выходы, результаты

• План управления содержанием

• Процесс подготовки подробного описания содержания
• Процесс создания ИСР, определение способов поддержания и одобрения ИСР
• Процесс формальной процедуры верификации и приемки завершенных результатов поставки проекта
• Процесс, контролирующий обработку запросов на изменение в подробном описании содержания проекта, связанный с процессом общего управления изменениями

Определение содержания

• Подготовка подробного описания содержания проекта - ключевая составляющая успеха проекта

• Основывается на предварительном описании содержания проекта, потребностях, пожеланиях и ожиданиях участников проекта

• Формулирует требования, допущения и ограничения

• Допущения и ограничения обязательно должны анализироваться на полноту и непротиворечивость , а при необходимости - дополняться

Определение содержания - контекст

Определение содержания: входы

• Активы организационного процесса

• правила, регламенты, инструкции

• Устав проекта (либо аналогичный набор сведений)

• Предварительное описание содержания (либо эквивалентный по информационной емкости документ)

• План управления содержанием

• Одобренные запросы на изменения

• влияют на содержание, качество, смету, расписание проекта
• часто идентифицируются и одобряются

Определение содержания: инструменты и методы

• Анализ продукта

• Преобразование целей продукта в материальные результаты поставки и требования
• Иерархическая структура продукта
• Системный анализ и инжиниринг
• Метод оптимизации выгод
• Анализ стоимости
• Функциональный анализ

• Выявление альтернатив

• Методы общего менеджмента (peer-review и т.д.)
• Мозговой штурм

• Описание содержания проекта

• Описывает результаты поставки проекта
• Работы, необходимые для создания этих результатов поставки
• Дает общее представление о проекте всем его участникам
• Регламентирует рамки проекта , что позволяет определить контекст поступивших запросов на изменения (попадают ли они в заранее определенные границы проекта)
• Является базой для планирования и определения работ, управления содержанием проекта

Описание содержания проекта

• Цели проекта (обязательно измеримые)

• атрибуты, единицы измерения, абсолютные либо относительные значения

• Определение содержания продукта

• детализируются по мере уточнения характеристик продукта

• Требования к проекту

• условия и возможности результатов поставки
• определен приоритет

• Границы проекта

• часто явно указывают на то, что не включается в продукт, услугу или иной результат

Описание содержания проекта

• Результаты поставки проекта

• Продукты, услуги, побочные результаты, отчеты и документация

• Критерии приемки проекта

• Ограничения проекта

• Утвержденный предварительный бюджет
• Контрольные события расписания
• Условия контракта

• Допущения проекта

• Факторы, влияющие на содержание проекта
• Потенциальный эффект «ложных» допущений

Описание содержания проекта

• Определение первоначальной команды проекта

• Изначально сформулированные риски

• Ограничения финансирования

• Сметную стоимость

• Ожидаемое значение
• Модификатор точности

• Требования к управлению конфигурацией

• Дополнительные спецификации и стандарты

• Требования к одобрению

• Целей, результатов поставки, документов

Определение содержания: выходы, результаты

• Запрошенные изменения

• Вырабатываются уже на стадии определения содержания
• Могут затрагивать план управления проектом и его вспомогательные планы
• Обрабатываются в рамках процесса общего управления изменениями

• (обновленный)

• Включение одобренных запросов на изменение (и связанные с этим работы)

Создание иерархической структуры работ (ИСР)

• ИСР – это согласованная с результатами поставки иерархическая декомпозиция работ, для достижения целей проекта и создания оговоренных результатов поставки

• Подразделяет работы проекта на более мелкие и управляемые части

• Для низших элементов ИСР (пакетов работ) можно определять график выполнения, сметную стоимость осуществлять контроль и наблюдение за ними

Создание ИСР - контекст

Создание ИСР: входы

• Активы организационного процесса

• Описание содержания проекта

• План управления содержанием проекта

• Одобренные запросы на изменения

• Документированные, авторизованные изменения, изменяющие или оговаривающие содержание проекта
• Одобренные запросы на изменение могут также изменять внутренние правила, планы управления проектом, процедуры, затраты или бюджет, а также расписания

• Шаблоны ИСР

• ИСР предыдущего проекта часто могут служить шаблоном для нового проекта (схожесть жизненных циклов, результатов поставки и т.д.)
• В многих областях проектной деятельности существуют стандартные шаблоны которые могут быть взяты за основу при формировании ИСР конкретного проекта

Создание ИСР: инструменты и методы

• Декомпозиция

• Это разделение результатов поставки проекта на более мелкие и более управляемые элементы; декомпозиция выполняется до тех пор, пока работа и результаты поставки не определяются на уровне пакетов работ
• Уровень пакетов работ является низшим и представляет собой точку, в которой стоимость и график работ могут быть оценены с достаточной степенью достоверности. Уровень детализации пакетов работ будет варьироваться в зависимости от размера и сложности проекта

Создание ИСР: инструменты и методы

Декомпозиция работ

• Декомпозиция всей совокупности проектных работ обычно включает в себя следующие операции:

• Определение результатов поставки и работ для их достижения
• Структурирование и организация ИСР
• Разбиение верхних уровней ИСР на детализированные элементы нижних уровней
• Разработка и присвоение идентификационных кодов элементам ИСР
• Проверка необходимости и достаточности степени декомпозиции работ

Основа для ИСР

• Использование основных результатов поставки и подпроектов в качестве первого уровня декомпозиции

• Использование подпроектов, где подпроекты могут разрабатываться сторонними организациями

• Использование фаз жизненного цикла проекта в качестве первого уровня декомпозиции, а результатов поставки проекта – в качестве второго уровня

• Использование разных подходов в каждом ответвлении ИСР

Создание ИСР – общие правила

• Требуется разделение работ по каждому из результатов поставки или подпроектов на основные элементы, где элементы ИСР представляют собой поддающиеся проверке продукты, услуги или результаты

• Каждый элемент должен быть четко и полно определен и закреплен за конкретным исполняющим подразделением , отвечающим за выполнение данного элемента ИСР

• При определении элементов указывается, как в действительности будет выполняться и контролироваться работа проекта

Создание ИСР: выходы, результаты

• Описание содержания проекта (обновление)

• Иерархическая структура работ

• Словарь ИСР - сопроводительный документ

• Подробное описание элементов ИСР
• Информация о контрольных точках, бюджете и пакетах работ
• Информация о контрактах, необходимых ресурсах, требования к качеству

• Базовый план по содержанию = описание содержания проекта + ИСР + словарь ИСР

• План управления содержанием (обновления)

• Запрошенные изменения

Подтверждение содержания

• Формальное принятие участниками проекта завершенного содержания проекта и относящихся к нему результатов поставки

• Проверка результатов поставки для определения полной готовности каждого из них

• Не следует путать с контролем качества - являющегося проверкой на соответствие требованиям и проводимого до поставки

Подтверждение содержания – контекст

Подтверждение содержания: входы

• Описание содержания проекта

• Словарь ИСР

• План управления содержанием проекта

• Результаты поставки - это полностью или частично достигнутые результаты проекта. Они являются выходом процесса руководства и управления исполнением проекта

Подтверждение содержания: инструменты и методы

• Инспекция - измерение, изучение и проверка служащие для определения соответствия работ и результатов требованиям и критериям приемки продукта

Подтверждение содержания: выходы, результаты

• Принятые результаты поставки

• Документируют прошедшие приемку результаты поставки
• Не принятые результаты документируются с указанием причин
• Обязательно включает в себя документы от заказчика подтверждающие факт приемки результатов проекта

• Запрошенные изменения

• Рекомендуемые корректирующие действия - документированные рекомендации

Управление содержанием

• Воздействие на факторы, создающие изменение содержания проекта

• Контролирование эффекта, производимого изменениями

• Интегрировано в процесс управления проектом

• Неконтролируемые изменения - сдвиг содержания проекта

Управление содержанием - контекст

• Система управления изменениями

• Определяет процедуры посредством которых могут быть изменены содержание проекта и содержание продукта
• Содержит систему отслеживания, уровни одобрения/состояния необходимые для авторизации изменений
• Управление изменениями содержания должно быть согласовано со всеми соответствующими условиями контракта

Управление содержанием: инструменты и методы

• Анализ отклонений

• Для оценки величины используются метрики и измерения эффективности проекта
• Важно определение причин отклонения по сравнению с базовым планом по содержанию и определение корректирующих действий

• Корректировка планов

• Одобренные запросы на изменения оказывающие влияние на содержание могут повлечь изменение ИСР, словаря ИСР, описания содержания и плана управления содержанием, что может привести к необходимости корректировки общего плана проекта и его частей

Управление содержанием: инструменты и методы

• Система управления конфигурацией

• Процедуры для каждого состояния результатов поставки
• Обеспечивает надлежащие рассмотрение и фиксацию запрошенных изменений содержания проекта перед тем как они будут рассмотрены в рамках общего процесса управления требованиями

Управление содержанием: выходы, результаты

• Документированные шаги в целях приведения ожидаемой будущей эффективности в соответствии с планом управления и описанием содержания проекта

• Обновление активов организационного процесса

• Причины отклонений
• Логика выбора корректирующего действия
• Прочие накопленные знания из системы управления изменениями содержания проекта
• Документируются и в базе данных активов орг. процесса