1.6 Обоснование количества бригад в ППП и количества рабочих в бригаде

где - значение критерия достаточной мощности для соответствующего вида работ по домам заданной программы;

Количество рабочих в бригаде рационального состава;

Принятое количество рабочих в бригаде;

Принятое количество бригад в ППП.

Так как количество бригад, как и количество рабочих в бригаде, может быть только целым числом, то при дробном расчетном значении «а» решение по количеству бригад следует принимать с округлением как в большую, так и в меньшую сторону, с тем, чтобы показатель выполнения производственных норм не превышал 1,25. При этом следует иметь ввиду, что в ППП, специализированном на возведении конструкций подземной, а также конструкций надземной части дома, ввиду ограниченности фронта работ количество бригад в ППП не может быть более двух. Количество ППП в организационной системе соответствует варианту ОТМ. При варианте равноритмичного потока - по одному ППП для каждого технологического цикла работ. При варианте 1-2-1-1 - два ППП для возведения конструкций надземной части дома и по одному для остальных циклов работ.

"right">Таблица 8

Обоснование структуры первичных производственных подразделений

С учетом принятых решений по количеству бригад определяется плановый показатель выполнения рабочими производственных норм времени:

Количество рабочих в ППП для каждого цикла работ не может превышать расчетного значения критерия достаточной мощности.

Пример расчета количества бригад в ППП и количества рабочих в бригаде для подземной части по варианту ОТМ с равным ритмом (дом).

Принимаем количество бригад в ППП равное 2.

Принимаем количество рабочих в бригаде равным 15.

Расчет количества бригад в ППП и количества рабочих в бригаде для выполнения комплекса работ по надземной части по варианту ОТМ с равным ритмом (дом).

Принимаем количество бригад в ППП равное 4.

Принимаем количество рабочих в бригаде равным 34.

Проанализировав количество потоков и бригад в потоке, делаем вывод:

Принимаем кратноритмичную модель с выделением пусковых комплексов, т.е. один поток по подземной части с бригадой 24 человека и два потока по надземной части по две бригады с численностью 33 человека.

Качество, стандартизация и сертификация продукции на предприятии

Организация и планирование производства для участков механической обработки

Количество рабочих мест, необходимых для выполнения производственной программы...

Организация производства и рабочих мест в холодном цехе кафе "Старый дворик" на 80 мест в гостинице "Измайлово"

Таблица №3 Наименование групп блюд Соотношение блюд,% Количество блюд, шт Количество наименований блюд...

Планирование на предприятии

Потребное количество оборудования (Сj) рассчитывается по формуле 1, исходя из двухсменной работы. , (1) где Ttj - норма времени на обработку i-го вида изделия на j-ой группе оборудования, мин.; Ni - годовая программа i-го изделия...

Прогноз доли рынка и объемов продаж

Количество оборудования, необходимое для выполнения производственной программы (объемов выпуска), определяется на первый год с учетом резерва производственной мощности...

Проект овощного цеха столовой при вузе на 130 мест

Учитывая режим работы предприятия, количество посетителей за каждый час работы рассчитываем по формуле: Nч = (P* Rч * Хч) / 100...

Количество людей за каждый час работы определяется по формуле: р - количество посадочных мест; ц - оборачиваемость места за день; х - процент загрузки зала в час. Наше кафе работает с 10:00 до 23:00, без перерыва. Табл.1...

Разработка бизнес-плана кафе ООО "Завтрак у Тиффани"

Расчет количества блюд Далее рассчитаем количество реализуемых блюд в торговом зале, так как нам известно количество посетителей. n = N *m, где n - количество блюд данной ассортиментной группы, шт N - общее количество потребителей, чел...

Разработка проекта организации коммерческого Call-центра

Для решения задач по расчету параметров систем распределения вызовов используется теория телетрафика, её методами и предполагается проводить дальнейший расчёт обслуживания заявок, поступающих на Call-центры. Модель трафика...

Количество потребителей за день определяется суммированием количества потребителей за каждый час работы предприятия. Основой расчета является норма времени, установленная для продолжительности приема пищи одним потребителем...

Разработка производственной программы предприятия, организации работы кухни, цехов

Расчёт количества блюд, n, шт., ведётся по формуле 2.2: n = N * m, (2.2) где N - количество потребителей за день; m- коэффициент потребления блюд. Для ресторана коэффициент потребления блюд равен 3,5. Количество блюд в ресторане составит: n = 2527 * 3...

Разработка управленческих решений по совершенствованию участка текущего ремонта на автотранспортном предприятии

Количество необходимых ремонтных рабочих определяется по формуле: , где ТКРГОД - годовая производственная программа, чел*ч.; - фонд рабочего времени на 1 рабочего, ч.; чел. Данный расчет показывает...

Расчет технико-экономических показателей структурного подразделения

Расчет потребного количества по j-ой группе оборудования (Сj) выполняем в табличной форме исходя из двухсменной работы. , (1) где Tij - норма времени на обработку i-го изделия на j-й группе оборудования, мин; Ni - годовая программа i-го изделия...

Реконструкция сервисного центра ООО "Давпон" Форд Центр Коми по обслуживанию автовладельцев г. Сыктывкара

К производственным рабочим относятся рабочие зон и участков, непосредственно выполняющие работы по ТО и ТР. Различают технологически необходимое (явочное) и штатное (списочное) число рабочих...

Совершенствование логистической системы на предприятии оптовой торговли

Складская сеть, через которую осуществляется распределение материального потока, является существенным элементом логистической системы, влияющим на издержки, возникающие в процессе доведения товаров до потребителей, а следовательно...

Тема 9. Планирование производства и сбыта продукции

1. Прогнозирование и планирование сбыта продукции. Планирование продуктовой программы в рамках перспективного и текущего планирования.

2. Обоснование объема продаж.

Прогнозирование и планирование сбыта продукции

В рыночной экономике создание и производство новых товаров, оказание новых услуг являются решающим условием для выживания предприятия. Поэтому изучение потребностей потребителей служит основой для планирования объема продаж. В результате изучения потребностей потребителей формируется ассортиментная политика предприятия.

Цель планирования продаж состоит в том, чтобы своевременно предложить покупателям такую номенклатуру товаров и услуг, которая бы соответствовала в целом профилю производственной деятельности предприятия и возможно полнее удовлетворяла их потребности. Планирование продаж заключается в определении характера новых товаров и их параметрических рядов, соотношения объемов выпуска старых и новых изделий, уровня цен и конкурентоспособности продукции, объема гарантий, качества сервиса, необходимости создания принципиально новых изделий или следования за фирмой-лидером их выпуска.

Планирование продаж - непрерывный процесс, начинающийся в момент зарождения идеи нового товара, продолжающийся в течение всего жизненного цикла изделия и заканчивающийся с изъятием его из производственной программы. Основными задачами планирования продаж являются:

· определение существующих и перспективных потребностей покупателей, анализ способов использования данной продукции, исследование закономерностей покупательского поведения на соответствующих рынках;

· критическая оценка продукции предприятия, осуществляемая с позиции покупателя;

· оценка конкурирующих изделий по различным показателям конкурентоспособности;

· принятие решений о том, какие изделия следует исключить из-за недостаточной конкурентоспособности и снизившейся рентабельности, а какие следует добавить в номенклатуру выпускаемой продукции, в том числе за счет развития других направлений производства, выходящих за рамки сложившейся специализации предприятия;

· изучение возможностей производства новых или модернизации выпускаемых изделий;

· прогнозирование возможных объемов продаж продукции, цен, себестоимости и рентабельности;

· проведение рыночных тестов новой продукции для выяснения ее приемлемости потенциальными покупателями;

· разработка рекомендаций производственным подразделениям предприятия относительно потребительских свойств параметрического ряда изделий, их цен, упаковки, предпродажного и послепродажного сервиса в соответствии с результатами тестирования.

Решением указанных задач на предприятии должен заниматься отдел маркетинга в рамках формируемой им функциональной стратегии. Основная функция маркетинга заключается в координации НИОКР, комплексном исследовании рынка, сбыта, сервиса, формировании спроса и стимулировании сбыта для достижения главной цели - завоевания возможно большей доли рынка. Игнорирование этой цели при планировании продаж может привести к появлению в номенклатуре выпускаемых изделий таких марок, которые будут выгодны для производственных подразделений предприятия, нежели для предприятия в целом. Поэтому решающее слово в формировании ассортимента и определении объема продаж должно принадлежать отделу маркетинга. Именно он должен рекомендовать, когда более целесообразно вложить средства в модификацию изделия, а когда - в усиление формирования спроса и стимулирование сбыта или снять изделие с производства.

Планирование продуктовой программы в рамках перспективного и текущего планирования

С определения объемов продаж начинается процесс тактического планирования. Практически вся система внутрифирменного планирования базируется на этом показателе. На основе плана продаж осуществляется планирование производственной программы предприятия, своевременная подготовка сырья, материалов, комплектующих изделий, инструмента, оборудования для изготовления конечной продукции и создания необходимых производственных запасов. Чтобы не потерпеть поражение в конкурентной борьбе, каждое предприятие должно тщательно прогнозировать потребности рынка и планировать перспективу продаж как минимум на 2-3 года. Соблюдение такого лага позволяет спланировать в тактическом плане все этапы производственного процесса, начиная с разработки проекта изделия, технологического процесса изготовления, опытно-экспериментальных работ и заканчивая запуском изделий в производство, а затем выходом на рынок с новой продукцией и прекращением производства старых изделий. Заканчивается работа по планированию продаж составлением портфеля заказов.

Как правило, портфель заказов состоит из трех разделов:

· текущих заказов, обеспечивающих ритмичную работу предприятия в данный период;

· среднесрочных заказов со сроком исполнения 1-2 года;

· перспективных заказов, охватывающих период времени более 2 лет.

К сожалению, спланировать портфель заказов на более длительные сроки не представляется возможным в связи с неустойчивостью и неопределенностью спроса. Текущие заказы должны быть подкреплены договорами, заключенными предприятием с покупателями продукции. Продукция, на которую не заключен договор, может быть изготовлена лишь при наличии твердой уверенности в ее сбыте. На среднесрочные и перспективные заказы также желательно заключать договоры поставки. Однако не всегда можно найти клиента, гарантирующего покупку продукции на несколько лет вперед. Особенно если речь идет о новой продукции, неизвестной широкому кругу покупателей. Тем не менее, если предприятие не будет осваивать новую продукцию, связанную с риском сбыта, оно не сможет противостоять конкурентам. Уверенность в продаже продукции - критерий действенности маркетинга.

При формировании портфеля заказов должны учитываться отраслевые особенности и жизненный цикл продукции.

Планирование новых видов деятельности, как правило, связано с наибольшим риском. Минимизировать риск при планировании портфеля продукции могут следующие меры:

нельзя приступать к изготовлению продукции при отсутствии предварительного договора на поставку. Процесс создания продукции без заказа может охватывать: техническую подготовку производства; создание необходимых производственных мощностей; подготовку кадров; поиск поставщиков материалов, комплектующих изделий, необходимых для выпуска продукции; обоснование себестоимости, цены и выгодного объема производства продукции;

применение конструкторских решений, основанных на унификации и стандартизации изделий. Унификация и стандартизация конструкций позволяет при отказе потребителя от изделия перейти на выпуск другого изделия, использовав при этом изготовленные детали и сборочные единицы для невостребованного изделия;

поиск резервных рынков сбыта. При отказе потребителя продукцию иногда эффективнее реализовать на запасных рынках сбыта с меньшей выгодой, чем допустить простои предприятия из-за отсутствия заказов или затоваривание складов готовой продукции;

наличие конкурентных преимуществ продукции. Конкурентные преимущества могут быть существенными и незначительными. Наличие незначительных преимуществ продукции предприятия по сравнению с продукцией конкурента позволяет ему с минимальными издержками удержаться на освоенном рынке. Существенные преимущества требуют больших издержек, однако позволяют выйти на новые рынки, освоенные конкурентами. Соотношение этих групп продукции в портфеле заказов определяется выбранной стратегией развития предприятия;

строгое соблюдение договорной дисциплины как по отношению к поставщикам, так и клиентам.

Процесс обоснования решений по объему продаж можно представить в виде последовательности этапов и процедур, имеющих между собой прямые и обратные связи. С информационной точки зрения в процессе обоснования объема продаж происходит уменьшение неопределенности информации о потребностях покупателей и клиентов.

Обоснование объема продаж

В процессе обоснования объема продаж выделяют следующие пять этапов: исследование конъюнктуры рынка; планирование ассортимента; оценка конкурентоспособности; планирование цены; прогнозирование величины продаж.

Исследование конъюнктуры рынка в процессе планирования продаж начинается с анализа продаж в предшествующем планируемому периоде. Основными задачами такого анализа являются изыскание резервов наиболее полного удовлетворения покупателей и клиентов, увеличения объема продаж продукции, максимально возможного использования производственной мощности предприятия, материальных и трудовых ресурсов, повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности.

В процессе анализа продаж производится оценка степени выполнения и динамики производства и реализации продукции, определение влияния факторов на изменение величины этих показателей, выявление внутрихозяйственных резервов и разработка мероприятий по их освоению.

Объем реализованной продукции в процессе анализа продаж может выражаться в натуральных, условно-натуральных и стоимостных измерителях. Обобщающие показатели объема продаж продукции оценивают в стоимостных показателях.

В практической деятельности анализ продаж продукции проводится за каждый месяц, квартал, полугодие, год. В процессе его фактические данные сравниваются с плановыми и предшествующими периодами. Рассчитываются: процент выполнения плана; абсолютные отклонения от плана; темпы роста и прироста (уменьшения) за анализируемый отрезок времени; абсолютное значение одного процента прироста (уменьшения) объема продаж. В процессе анализа определяется выполнение плана поставок продукции в целом по предприятию, в разрезе отдельных покупателей и видов продукции, выясняются причины невыполнения плана и дается оценка выполнения договорных обязательств.

Каждое предприятие работает не на абстрактном рынке, не на рынке вообще, а на его конкретной части (сегменте). Стремление изучить нужды конкретных потребителей приводит к необходимости разбить рынок на отдельные сегменты и сосредоточить свое внимание на них.

Сегмент рынка - это особым образом выделенная группа потребителей. Сегментация позволяет в максимальной степени удовлетворить потребности покупателей (клиентов) в разнообразных товарах, обеспечивает экономию затрат предприятия на производство и реализацию продукции, повышение конкурентоспособности предприятия, позволяет снизить или уклониться от конкурентной борьбы путем перехода на неосвоенный сегмент рынка, что в конечном счете обеспечивает высокое качество плановых решений. Главная цель сегментации - обеспечить адресность заявок портфеля заказов.

Признаки (способы) выделения сегментов для различных рынков неодинаковы. Например, для сегментации рынка потребительских товаров основными признаками могут быть следующие:

1. Географические (группы покупателей с одинаковыми или схожими потребительскими предпочтениями, обусловленные проживанием на конкретной территории). Географическая сегментация является наиболее распространенной в планировании сбыта и основана на учете климатических различий между регионами, особенностей культурных, национальных, исторических традиций населения, проживающего в регионе.

2. Демографические (возраст, пол, размер семьи, этапы жизненного цикла). Данные признаки обусловливают особенности потребностей людей в продуктах питания, одежде, домашней обстановке, предметах отдыха.

3. Социально-экономические (род деятельности, профессия, образование, уровень дохода). Данные признаки позволяют планировать выпуск и продажу товаров для людей богатых и тех, чей бюджет ограничен, товаров, удовлетворяющих как относительно простые потребности, так и сложные, интеллектуальные.

4. Психографические (образ жизни, увлечения, поступки, интересы). Данная классификация основана на идее прохождения каждой личностью разных стадий образа жизни.

5. Поведенческие (нормы потребления товара, степень готовности потребителей к позитивному восприятию новых товаров, мотивы покупок). Знание мотивов поведения покупателей позволяет сформировать эффективную стратегию маркетинга и привлечь новых покупателей.

Для сегментации рынка товаров производственного назначения применяется меньшее число признаков. К конкретным признакам можно отнести следующие:

· отрасль, к которой принадлежит предприятие;

· характер применяемой для изготовления продукции технологии;

· специфика организации закупок продукции;

· особенности запросов потребителей.

От выбора целевого рынка в большой степени зависит объем продаж. Исследование и сегментация рынка позволяет определить наиболее перспективные для предприятия рынки и сосредоточить на них свою деятельность. Для того, чтобы правильно выбрать целевой рынок, необходимо в процессе сегментации придерживаться следующих требований:

· каждый из рассматриваемых сегментов должен быть четко обозначен. Данное требование обеспечивается наличием точной и достоверной информации о емкости рынка и соответствующей методики ее измерения. Причем затраты на проведение маркетинговых исследований должны окупиться финансовым эффектом от политики сегментации;

· выбранный сегмент должен быть достаточно значимым, чтобы приносить прибыль;

· выбранный сегмент должен быть доступным для использования эффективных методов сбыта продукции.

Исходя из указанных требований, алгоритм выбора целевого рынка в процессе планирования продаж включает следующие этапы:

· определение потенциала сегмента рынка;

· оценка доступности и существенности сегмента рынка;

· анализ возможности освоения рынка.

Потенциал сегмента рынка характеризуется его емкостью, которая показывает, какое количество изделий может быть на нем продано. Изначально выделенный сегмент должен быть достаточно емким, чтобы покрыть издержки, связанные с внедрением и работой на нем, а также иметь перспективы роста объема продаж. Потенциал сегмента определяет величину производственных мощностей и сбытовой сети, ориентированных на данный сегмент.

Оценка доступности сегмента рынка для предприятия должна ответить на вопрос, есть ли принципиальная возможность начать продажу своих товаров на данном рынке. Для этого необходимо изучить, какие входные и выходные барьеры существуют на рынке, какие конкуренты работают на нем, какими конкурентными преимуществами и недостатками обладают продаваемые товары, какие установились правила торговли, можно ли использовать существующие каналы сбыта продукции.

Оценка существенности сегмента предполагает выяснение того, насколько выделенную группу потребителей можно рассматривать как реальный сегмент рынка, насколько она устойчива по основным объединяющим признакам.

Анализ возможности освоения рынка включает:

· анализ риска;

· исследование действующих на рынке норм, правил, стандартов, технических условий, систем и порядка сертификации продукции, требование которых необходимо соблюдать при работе на рынке;

· прогнозирование возможной реакции конкурентов на появление на рынке товаров данного предприятия. При планировании продаж товаров на конкретном рынке предприятие должно быть уверено в том, что ответные меры конкурентов не смогут заставить его уйти с рынка.

Определение емкости рынка производится на основе изучения нужд потребителей. Емкостью рынка называют объем реализуемого на нем товара в течение определенного промежутка времени в натуральном и (или) стоимостном выражении. Планирование объема продаж осуществляется в разрезе отдельных рынков: товаров производственного назначения; потребительских товаров; услуг; информационного и интеллектуального продукта.

Емкость рынка при планировании продаж рассчитывается в денежном и натуральном выражении. Знание емкости рынка и тенденции ее изменения позволяет оценить перспективность рынка в планируемом периоде. Например, неперспективным представляется рынок, емкость которого незначительна по сравнению с производственной мощностью предприятия. В этом случае доходы от продаж на нем могут не компенсировать расходы на внедрение на рынок и издержки на изготовление продукции. В то же время большая емкость рынка не всегда может определять планируемый объем продаж. В этом случае приходится считаться с остротой конкуренции, степенью удовлетворенности потребителей товарами конкурентов и другими факторами, определяющими возможность освоения рынка.

Емкость рынка может быть оценена потенциальной емкостью и долей рынка. В отличие от потенциальной (максимально возможной) емкости рынка доля рынка отражает фактические или планируемые результаты деятельности предприятия. Она определяется как отношение объема продаж данного предприятия к потенциальной емкости рынка рассматриваемого товара. Этот показатель характеризует уровень конкурентоспособности предприятия, который может быть высоким, средним, пониженным и низким. Следует отметить, что доля фирмы на рынке наиболее сильно влияет на норму получаемой ею прибыли, что является наиболее важным фактором при планировании финансовых результатов деятельности предприятия.

Методы расчета емкости рынка для различных товаров различаются. Например, емкость рынка товаров производственного назначения рассчитывается на основе анализа тенденций развития отраслей, потребляющих планируемые товары. При отсутствии такой информации емкость рынка может быть оценена на основе анализа тенденций продаж в предшествующем периоде и их экстраполяции на планируемый период.

При определении емкости рынка потребительских товаров анализируются факторы, формирующие спрос потребителей. Сюда могут входить следующие: численность и половозрастная структура населения в регионе, уровень доходов и структура потребительских расходов населения, политика в области оплаты труда.

В ходе оценки емкости рынка важно учесть все возможные факторы, определяющие спрос, в том числе и так называемые неконтролируемые факторы, связанные с непредсказуемыми обстоятельствами во внешней среде.

Емкость рынка - показатель динамичный, складывающийся под воздействием многих факторов. В его основе лежит соотношение между спросом и предложением на планируемый товар. Обобщающий показатель, характеризующий спрос и предложение, принято называть конъюнктурой рынка. Именно под воздействием конъюнктуры складывается емкость рынка в тот или иной период. Знание конъюнктуры товарного рынка позволяет не только определить его состояние, но и предсказать характер дальнейшего развития, что является необходимым условием прогнозирования возможного объема продаж при планировании.

Конъюнктура рынка формируется и развивается под влиянием многих факторов, среди которых особо следует подчеркнуть экономические, политические, социальные, научно-технологические. Задача анализа рынка состоит в установлении значимости и силы влияния отдельных факторов, выявлении определяющих конъюнктуру факторов и прогнозировании их изменения в планируемом периоде. Таким образом, прогноз развития рынка состоит в определении условий, при которых обеспечивается наиболее полное удовлетворение спроса потребителей в товарах данного предприятия и создаются предпосылки для эффективного сбыта произведенной продукции.

Конъюнктура рынка характеризуется определенным соотношением спроса и предложения на товары данного вида, а также уровнем и соотношением цен. Поэтому первоочередным объектом анализа является текущее состояние производства, спроса и предложения, товарных запасов, условий торговли и цен.

Исследование конъюнктуры рынка целесообразно проводить на трех уровнях: общеэкономическом, отраслевом и товарном.

Планирование ассортимента продукции

Важнейшим фактором, определяющим уровень и рентабельность продаж, является соответствие ассортимента и номенклатуры продукции; запросам потребителей. Под номенклатурой понимается укрупненный перечень выпускаемой предприятием продукции или оказываемых им услуг. Ассортимент служит для детализации продукции на виды, типы, сорта, фасоны, рисунки. Например, в номенклатуре автомобильного завода могут выделяться следующие виды продукции: автомобили легковые и грузовые; колесные тягачи; автобусы; подъемные краны; мотоблоки; запасные части. В то же время ассортимент каждого вида изделия представлен различными марками машин, выделенными в соответствии с их назначением, мощностью, грузоподъемностью и другими параметрами продукции.

Ассортиментная позиция - это конкретная модель, марка или размер продукции, которую продает предприятие. Набор взаимосвязанных товаров, например, различных консервированных супов, называется ассортиментной группой. Номенклатура или товарный ассортимент включает все ассортиментные группы, предлагаемые предприятием к продаже.

При планировании номенклатура или товарный ассортимент могут характеризоваться: шириной (исходя из количества предлагаемых ассортиментных групп или номенклатурных позиций); глубиной (исходя из количества позиций в каждой ассортиментной группе); сопоставимостью (исходя из соотношений между ассортиментными группами с точки зрения общности конечного потребления, каналов распределения, групп потребителей и диапазона цен).

Широкий ассортимент при планировании позволяет диверсифицировать продукцию, ориентироваться на различные требования потребителей и стимулировать покупки в одном месте. Одновременно он требует вложения ресурсов в различные категории продукции, что сопряжено с рядом сложностей.

Глубокий ассортимент может удовлетворять потребности различных покупательских сегментов рынка по одному товару, максимизировать использование места в торговых точках, препятствовать появлению конкурентов, предлагать диапазон цен и стимулировать поддержку дилеров. Однако он также увеличивает расходы на поддержание запасов, модификацию продукции и реализацию товаров. Кроме того, в процессе планирования и изготовления продукции могут возникнуть трудности в дифференциации между схожими ассортиментными позициями.

Сопоставимость ассортимента влияет на процедуры планирования и управления. Обычно сопоставимый ассортимент планировать легче, чем несопоставимый. Он позволяет предприятию специализироваться в области производства и обслуживания потребителей, создавать прочный имидж предприятия и обеспечивать стабильные отношения в каналах сбыта. Однако чрезмерная специализация и концентрация может сделать предприятие уязвимым перед угрозами со стороны внешней среды, колебаний в сбыте, замедления роста потенциала в силу того, что упор делается на ограниченный ассортимент товаров.

При планировании номенклатуру и ассортимент принято измерять количеством наименований типоразмеров продукции и cooтношением удельных весов отдельных видов изделий (работ) в производственной программе предприятия.

Номенклатура и ассортимент подвержены постоянным изменениям, причем ассортимент изменяется в большей степени, чем номенклатура продукции. Планирование ассортимента, то есть количественного соотношения отдельных видов изделий параметрического ряда продукции в плане продаж, основано на жизненном цикле товара.

Технология обоснования (планирования) численности персонала

Как определяется среднесписочная численность работников за год, за месяц, за каждый год. Основные унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты

Планирование персонала является составляющей общего планирования деятельности и развития предприятия, направленной на обеспечение пропорционального и динамичного развития персонала. Оно предусматривает определение общей и дополнительной потребности в следующем периоде, а также расчет его квалификационной структуры.

Планирование персонала включает:

• * прогнозирование перспективных потребностей предприятия в персонале (по отдельным его категориям);
• * изучение рынка труда (рынка квалифицированной рабочей силы);
• * анализ состояния рабочих мест предприятия;
• * разработка программ и мероприятий по развитию персонала.

Кадровое планирование способствует поддержанию конкурентоспособности предприятия, необходимости его дальнейшего развития и оптимального использования трудовых ресурсов.

Практической основой планирования персонала на предприятии планы экономического и социального развития коллективов.

Все работающие на предприятии делятся на следующие категории: рабочие, руководители, специалисты, служащие, охрана, ученики.

Рабочие, как уже отмечалось, делятся на основных, непосредственно занятых выполнением технологических операций по изготовлению продукции (например, на машиностроительном предприятии - литейщики, токари, сварщики и т.д.), и вспомогательных, которые выполняют различные вспомогательные или подсобные операции по ремонту, транспортировки, изготовление инструмента, обслуживание энергохозяйства т.п.. Рабочие дифференцируются также по профессиям и квалификации. Каждая профессия делится на специальности и разряды в зависимости от уровня квалификации.

На промышленном предприятии рабочие, прежде всего основные, является главным ядром, поскольку от них зависит объем, качество продукции, уровень производительности труда. От работы руководителей и специалистов, уровня их квалификации, ответственности, творчества, исполнительской и трудовой дисциплины, отношение к своим обязанностям зависит эффективность деятельности предприятия, уровень технического прогресса и уровень организации производства.

В современных условиях важно установление минимальной численности, необходимой для ведения производства, улучшение структуры кадров на каждом предприятии.

Для определения нужной численности рабочих, их профессионального и квалификационного состава исходными данными являются производственная программа, нормы выработки и времени, запланированное повышение производительности труда, структура работ. При укрупненных расчетах общая потребность предприятия в кадрах (Ч ) определяется отношением объема производства (Ов ) к запланированному выработки на одного работающего (В ):

М = Ов / В .

Точные расчеты численности необходимо делать отдельно по определенным категориям персонала рабочих-сдельщиков на основе показателей трудоемкости продукции, фонда рабочего времени и уровня выполнения норм; рабочих-повременщиков - с учетом закрепленных зон и трудоемкости обслуживания, норм численности персонала, трудоемкости, нормированных заданий, фонда рабочего времени; учащихся - с учетом потребности в подготовке новых рабочих и плановых сроков обучения.

В зависимости от специфики производства используют различные методики определения численности основных рабочих. Рассчитывая численность основных рабочих по трудоемкости работ, прежде всего нужно определить количество рабочего времени, необходимого для выполнения производственной программы. Для этого определяют количество нормо-часов, необходимых на программу, равное числу продукции, умноженной на действующую норму времени на одно изделие. Учитывая, что установленные нормы времени (выработки), как правило, перевыполняются, необходимо скорректировать потребность в нормо-часах, рассчитанную на основании действующих норм времени, на коэффициент перевыполнения этих норм.

Для определения численности основных рабочих необходимо также определить реальный фонд рабочего времени. Для этого разрабатывают баланс рабочего времени одного рабочего, в котором вычисляют три вида рабочего времени: календарный - количество дней в течение планового года; номинальный - календарное количество дней в плановом году за вычетом выходных и праздничных дней; плановый реальный или эффективный, фонд рабочего времени, получаем после отчисления из номинального фонда целодневных потерь рабочего времени, связанных с планируемыми очередными отпусками, неявками по причине болезни, отпусками по беременности и родам, выполнением служебных и государственных обязанности "связей. Если к плановому реального фонда времени одного рабочего добавить фактическую отпуск с разрешения администрации, прогулы и круглосуточные простой, то получим отчетный баланс рабочего времени одного рабочего.

Количество дней очередного отпуска рассчитывается на основе показателей количества работников по категориям и продолжительности отпуска отдельных групп.

Неявки, связанные с выполнением государственных и общественных обязанностей, планируются на уровне их процента в общем номинальном фонде рабочего времени в отчетном году.

Отпуска по беременности и родам планируются на основе отчетных данных базисного периода и плановой изменения доли женщин в общей численности всего персонала.

Невыходы по болезни в плановом балансе определяются на основании отчетных данных с учетом улучшения санитарно-производственной гигиены и снижения благодаря этому болезней.

Фактическое количество рабочих дней в плановом балансе исчисляется путем вычитания из номинального рабочего времени невыходов, разрешенных законом, а именно:

• 1) очередных и дополнительных отпусков;
• 2) отпусков по беременности и родам;
• 3) невыходов по причинам выполнения государственных и общественных обязанностей.

В отчетном балансе, чтобы установить фактическое количество рабочих дней в году к перечисленным вычетов необходимо добавить также потери времени по причине болезни, с разрешения администрации, круглосуточные прогулы и круглосуточные простои.

После того, как установлено фактическое количество рабочих дней в году, исчисляется средняя номинальная продолжительность рабочего времени. Основой для ее расчета данные о количестве или долю рабочих, имеющих различную продолжительность рабочего дня, установленную законом.

Однако эта продолжительность не остается неизменной, поскольку существуют еще разрешенные законом потери рабочего времени на перерывы кормления детей. Размер этих потерь в плане определяется на основе отчетных данных прошлого года, скорректированных на коэффициент изменения доли женщин в общей численности персонала.

В отчетный баланс включаются потери из-за внутрисменные простои, определяются по «простойными" листьями. Продолжительность простоев в балансе рассчитывается так: за простойными листьями суммируется количество часов, полученная сумма делится на среднесписочную численность рабочих.

Умножив фактическую продолжительность рабочего дня по отчету и по плану, получим реальное (эффективный) рабочее время на одного рабочего в часах.

Для определения численности основных рабочих по трудоемкости расчет выполняется по формуле:

где Чпл - плановая численность основных рабочих, человек;

Тнор - плановый объем работ, нормо-час.;

Квн - плановый процент выполнения норм времени.

Фпл - реальный фонд рабочего времени одного среднесписочного рабочего, час.

На некоторых участках численность отдельных групп основных рабочих, занятых на одних и тех же работах, можно определить по нормам выработки:

где Р - плановый объем работ в натуральных единицах измерения;

Нв - плановая норма выработки в тех же единицах за 1 час.

На аппаратурных и агрегатных работах численность основных рабочих, занятых контролем и наблюдением за агрегатами, определяется по нормам обслуживания (в химической, нефтеперерабатывающей, металлургической промышленности и др.).:

где М - количество единиц оборудования;

С - количество смен;

Коб - коэффициент приведения явочной численности к списочной (в непрерывных производствах определяется отношением номинального времени к явочной, в непрерывных - отношением календарного к явочной);

Но - норма обслуживания, т.е. количество единиц оборудования, которое имеет обслуживаться одним рабочим или бригадой рабочих.

где Ф

Тно - норма времени обслуживания.

Целью планирования численности вспомогательных рабочих является установление рациональных соотношений между основными и вспомогательными рабочими, разработка мероприятий по снижению численности вспомогательных рабочих.

Своеобразие трудовой деятельности вспомогательных рабочих обусловливает специфику в методах расчета их численности. На работах, поддаются нормированию, а также на работах, объем которых установить в зависимости от количества обслуживающих машин, механизмов и агрегатов численность вспомогательных рабочих рассчитывается теми же методами, что и численность основных рабочих по трудоемкости работ, нормам выработки, нормам обслуживания.

В тех случаях, когда производственный объект или оборудование обслуживается группой рабочих и размещения их внутри объекта не определяется, расчет численности осуществляется по нормативам.

Нормативы численности определяются через нормы обслуживания или нормы времени обслуживания.

где Р - объем работ;

Но - норма обслуживания, выраженная в тех же единицах, что и объем работы;

Ф - фонд рабочего времени (смену, месяц);

Тно - норма времени обслуживания для соответствующего периода.

Численность вспомогательных рабочих, для которых нельзя установить объем работ, нормы обслуживания, рассчитывается по рабочим местам. Сюда можно отнести: крановщиков, кладовщиков, комплектовщиков и др.

Расчет можно произвести по формуле:

где О - количество рабочих мест;

С - число смен;

Коб - коэффициент приведения явочной численности к списочной.

Дальнейшее совершенствование нормирования должно способствовать более широкому внедрению методов планирования численности вспомогательных рабочих по трудоемкости выполняемых работ и нормативам обслуживания.

Для расчета численности специалистов чаще всего используют нормативный метод, основанный на применении нормативов нагрузки, обслуживание, управляемости и численности специалистов.

Нормативы нагрузки и обслуживания могут применяться в отраслях непроизводственной сферы (например, в здравоохранении, образовании, бытовом обслуживании и др.).. Нормативы численности специалистов целесообразно применять на предприятиях отраслей материального производства. Они предусматривают установление зависимости между количественными и качественными показателями деятельности кадров специалистов и основными технико-экономическими показателями деятельности предприятия, такими как номенклатура или ассортимент продукции, производительность труда, стоимость основных производственных фондов и др.

где Нч -норматив численности специалистов с высшим или средним специальным образованием;

ЧМ - численность специалистов;

И - значение выбранного технико-экономического показателя деятельности предприятия.

На предприятиях все большее распространение получает использование штатно-номенклатурного метода, основанного на плановых показателях развития производства, типовых структурах и штатах, а также номенклатурах должностей, подлежащих замещению специалистами с высшим и средним специальным образованием. С помощью этого метода можно определить как количественную потребность в специалистах на основе штатных расписаний, так и качественную - на основе типовой номенклатуры должностей, определяет уровень классификации и профиль подготовки специалистов.

Типовая номенклатура должностей разрабатывается на всех уровнях управления - от предприятия до министерства и является исходной базой нормативов насыщенности специалистами и потребности в них в разрезе специальностей.

Нормативный коэффициент насыщенности в каждом плановом периоде рассчитывается отношением нормативной численности специалистов к среднесписочной численности работников. Общая потребность определяется умножением нормативного коэффициента насыщенности специалистами (Кн) на плановую численность работников в данном году (Чпп):

ЧМ = Кн * Чпп

На предприятиях анализируется выполнение плана по численности и состава работников. Целью этого анализа является:

• * определение соответствия между фактической и плановой численностью работников в целом и по отдельным категориям;
• * распределение работников по характеру производства (основное и вспомогательное);
• * определение состава работников по полу, стажу, возрасту и образованию;
• * выяснения причин отклонения фактической численности от плановой;
• * установление качественных изменений в составе работников;
• * выявление размеров и причин текучести.

Для определения соответствия между фактической численностью работников по каждой категории и плановой необходимо определить абсолютные и относительные излишки или недостачу работников. Абсолютные величины избытка или нехватки равны разнице между фактической и плановой численностью. Относительный избыток или относительная нехватка определяются с учетом выполнения плана выпуска продукции. кадровый персонал должность

Пример. Плановая численность рабочих составляет 4000 человек, а фактическая - 4200 человек. При этом план выпуска продукции выполнен на 110%. Абсолютный излишек равен 200 человек (4200 - 4000). Такой же будет относительная нехватка 4200 - (4000 - 110/100) = - 200 человек.

Детальный анализ численности по структуре персонала позволяет выявить тенденцию в изменении численности работников. В результате анализа состава рабочих по профессиям и квалификациям определяют средний квалификационный разряд. Например, средний разряд рабочих - 2,64, а работ - 2,34; если средний разряд работ ниже среднего разряда рабочих, то в этом случае необходимо загружать предприятие тяжелой и сложной работой, иначе предприятие должно доплачивать тем рабочим, разряд которых выше разряда выполняемой ими работы. Это приведет к перерасходу фонда заработной платы и рост себестоимости продукции. Если средний разряд работ выше, чем средний разряд рабочих, то необходимо составить план подготовки и повышения квалификации работников на предприятии по специальностям и категориям.

Соответствие руководителей и специалистов квалификационной категории можно определить по результатам аттестации с помощью аналитического показателя - среднего аттестационного балла:

где Аб - средний аттестационный балл данной функциональной группы руководителей, специалистов и служащих;

Б - конкретный аттестационный балл;

Ч - численность руководителей, специалистов и служащих, имеющих данный аттестационный балл (по трехбалльной системе - "отлично", "хорошо", "удовлетворительно").

Отдельно определяется дополнительная потребность в квалифицированных рабочих и специалистах. Методика вычисления такой необходимости - разработка балансовых расчетов.

Балансовые расчеты на предприятиях является составной комплексных планов экономического и социального развития. Они тесно связаны с перспективами развития производства, с внедрением организационно-технических мероприятий.

Дополнительная потребность предприятия в рабочих отдельных профессионально-квалификационных групп определяется как разница между фактической численностью рабочих, скорректированной на предположено в расчетном периоде уменьшение рабочих, и численностью, рассчитанной на перспективу. Количественная величина изменения численности рабочих в запланированном периоде может быть со знаком "плюс", что свидетельствует о дополнительной потребности в кадрах по отдельным профессионально-квалификационным группам. На этой основе определяют потребность в подготовке и повышении квалификации кадров. В случае знака "минус" общая потребность в данной профессионально-квалификационной группе уменьшается. Это обусловливает высвобождение рабочих.

На предприятиях целесообразно дополнительную потребность обеспечивать, прежде всего через переподготовку и повышение квалификации своих работников. Для этого необходимо провести анализ фактического профессионально-квалификационного состава рабочих с учетом уменьшения численности некоторых работников, которые в запланированном периоде остаются на предприятии или будут освобождены по отдельным профессионально-квалификационным группам. На стадии анализа определяется потребность в повышении квалификации и переподготовке работников предприятия. Это создает предпосылки для их успешного профессионально-квалификационного продвижения, выявления контингента занятых неквалифицированным, низко квалифицированной и непривлекательной трудом. На базе этого разрабатывается план повышения профессионально-квалификационного уровня работников.

В балансовом расчета существенным является определение величины последующего уменьшения рабочих и величины привлечения кадров в профессионально-квалификационным группам.

Разработка балансового метода планирования с учетом спроса и предложения рабочей силы на рынке труда, технического развития, изменений в характере и сущности труда, в профессионально-квалификационном составе работников дает возможность обеспечить необходимые темпы и пропорции расширенного воспроизводства рабочей силы.

В случае выявления потребности в квалифицированных рабочих необходимо определить круг лиц, относящихся к квалифицированным рабочих кадров. Целесообразно выделить три группы квалификации рабочих в зависимости от разрядов: малоквалифицированные (I-II разряда), квалифицированные (III-IV разряда), высококвалифицированные (V-VIII разряды).

Квалификационные требования рабочих мест и квалификации рабочих характеризуется коэффициентом, который определяется отношением количества работников, занимающих рабочие места согласно квалификационным требованиям, до необходимого количества рабочих.

На основе данных о дополнительной потребности в работниках определяют необходимое количество учащихся в профессионально-технических учебных заведениях.

Общая потребность в специалистах и??служащих определяется в зависимости от трудоемкости закрепленных функций, норм управляемости, уровня механизации управления и с учетом типичных штатных расписаний. Общая потребность в специалистах (Чс) представляет собой сумму численности специалистов на предприятии на начало планируемого периода (Чсб) и величины дополнительной потребности в специалистах (где):

ЧМ = Чсб + Дс

Рассчитывая потребность в специалистах, надо научно обоснованно определить необходимую потребность на прирост (или уменьшение) должностей, замещаемых специалистами в связи с расширением объема работ; на частичную замену практиков, занимающих должности специалистов с высшим и средним специальным образованием, на покрытие природного выбывание работников, занимающих должности специалистов и руководителей.

Дополнительная потребность в приросте должностей представляет собой разницу между общей потребностью в специалистах запланированного и базового периодов.

Вопрос оформления первичных учетных документов чрезвычайно важен для хозяйствующих субъектов. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, в частности, подтверждают для целей исчисления налога на прибыль произведенные налогоплательщиком расходы, а также доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование документов, формы которых не соответствуют установленным требованиям, может повлечь неблагоприятные для хозяйствующих субъектов последствия.

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. Отметим, что до 1 января 2013 г. согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) указанный документ составлялся по каждой хозяйственной операции. Однако понятия "хозяйственная операция" и "факт хозяйственной жизни" не идентичны.

Факт хозяйственной жизни - это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). В Законе N 129-ФЗ не было определено понятие "хозяйственные операции", но из п. 2 ст. 1 этого Закона следовало, что таковыми признавались все операции, осуществляемые организациями в процессе деятельности.

Таким образом, содержащееся в Законе N 402-ФЗ понятие "факт хозяйственной жизни" шире понятия "хозяйственная операция", которое использовалось в Законе N 129-ФЗ. И здесь возникает главный вопрос, волнующий специалистов: какие факты хозяйственной жизни могут оформляться первичными учетными документами, которые составлены по формам, самостоятельно разработанным организацией, а когда применение унифицированных форм остается обязательным? Ведь постановления Госкомстата РФ, которыми утверждались унифицированные формы первичной учетной документации, не отменены.

Следует обратить внимание, что с 1 января 2014 г. в ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ уточнено: не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Определения понятий мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета содержатся в ч. 2 ст. 10 Закона N 402-ФЗ. Кроме того, с указанной даты в ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ вступает в силу уточнение, согласно которому обеспечение своевременной передачи первичных учетных документов для внесения содержащихся в них данных в регистры бухгалтерского учета и обеспечение достоверности таких данных осуществляет лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни. При этом лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации. При этом в указанном Законе нет требования об обязательном применении унифицированных форм. Напомним, до 1 января 2013 г. применять самостоятельно разработанные формы первичных документов можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако заметим, что даже при составлении первичных документов не по унифицированным формам налогоплательщикам удавалось отстоять в суде правомерность признания расходов (подробнее см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль).

Разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

При разработке следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

• - наименование и дата составления документа;
• - наименование экономического субъекта, составившего документ;
• - содержание факта хозяйственной жизни;
• - величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• - подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события.

Необходимо иметь в виду, что перечень реквизитов по отдельным первичным учетным документам может быть расширен другими нормативными актами. Например, требования к реквизитам путевого листа содержатся в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152, принятом во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта".

Помимо собственных форм хозяйствующие субъекты могут воспользоваться рекомендованной ФНС России в Письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ формой универсального передаточного документа. Данная форма разработана на основе действующей формы счета-фактуры, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Помимо обязательных реквизитов счета-фактуры, перечисленных в п. п. 5 , 6 ст. 169 НК РФ, универсальный передаточный документ содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В связи с этим такой документ можно использовать как для отражения факта хозяйственной жизни в целях бухучета, так и в целях обложения НДС и налогом на прибыль. Порядок заполнения отдельных реквизитов, а также перечень операций, для оформления которых можно применять универсальный передаточный документ, содержатся в приложениях к указанному Письму . Кроме того, как пояснила ФНС России, в форму можно включать дополнительные столбцы и (или) вносить дополнительную информацию, необходимую участникам оформляемой операции (Письмо от 24.01.2014 N ЕД-4-15/1121@).

Как уже говорилось, руководителю организации необходимо определить применяемые формы первичных учетных документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Следует также обратить внимание на то, что первичный учетный документ может быть составлен в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). А как известно, для обмена электронными документами нужно, чтобы у участников электронного документооборота были совместимыми форматы документов. Соответственно, при разработке собственных форм документов и их форматов возникнет сложность в осуществлении электронного документооборота. Отметим, что на основе унифицированных форм уже разработаны и Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены рекомендуемые форматы широко применяемых документов: товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг). В электронном виде эти документы можно передать в налоговый орган (для подтверждения расходов в целях исчисления налога на прибыль и для иных целей по запросу инспекции) и контрагентам.

С 1 января 2013 г. требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учетных документов в Законе N 402-ФЗ отсутствует, но их использование привычно для многих хозяйствующих субъектов. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами.

Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.

В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

Действительно, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) предусмотрено применение следующих унифицированных форм:

• - приходные и расходные кассовые ордера (формы N КО-1 и КО-2 );
• - кассовая книга (форма N КО-4) ;
• - книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) ;
• - расчетно-платежные и платежные ведомости (формы N Т-49 и Т-53 ).

Указанные формы утверждены Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 , от 05.01.2004 N 1 .

Отметим, что это не все унифицированные формы, которые и c 2013 г. обязательны к применению, несмотря на предоставленную свободу разработки собственных форм.

Кроме того, неприменение унифицированных форм документов при учете труда и его оплаты может повлечь нежелательные для организаций последствия. Вопросу применения этих форм посвящен следующий раздел настоящего спецвыпуска.

Есть и другие обязательные к применению формы первичных документов. Однако требование, содержащееся в ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, общее: формы должен определить руководитель экономического субъекта. Поэтому во избежание разногласий с контролирующими органами использование унифицированных форм лучше утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

Отдельного внимания заслуживает вопрос применения унифицированных форм для оформления событий, которые происходят в сфере трудовых отношений (прием на работу, увольнение работника, предоставление ему отпуска и др.).

По мнению Роструда, после вступления в силу Закона N 402-ФЗ, то есть с 1 января 2013 г., негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письма от 09.01.2013 N 2-ТЗ , от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1 , от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1 ).

В качестве примера Роструд упоминает личную карточку работника (форма N Т-2) и отмечает, что первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Аналогичные разъяснения были даны негосударственным организациям и в отношении формы N Т-3 "Штатное расписание" (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1).

Форма личной карточки работника (форма N Т-2) , как и иные унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1).

В то же время необходимо принимать во внимание, что требования о применении этой унифицированной формы для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 в соответствии с п. 6 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе").

Рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1. Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму N Т-10 и руководствоваться указаниями по ее заполнению, утвержденными данным Постановлением.

При разъяснении вопроса учета рабочего времени в случае работы сотрудников по сменному графику Минтруд России (п. 3 Письма от 24.05.2013 N 14-1-1061) отметил, что ч. 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N N Т-12 и Т-13 , утвержденные Постановлением N 1.

Как указал Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 с 1 января 2013 г. остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Кроме того, необходимо отметить, что требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ, можно лишь частично применить к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений. Так, в ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрена возможность составления первичного учетного документа в электронном виде. В то же время Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, такой возможности не допускают. Например, в абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, прямо установлено, что отчет работника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме. Унифицированные формы служебного задания, отчета о его выполнении и командировочного удостоверения также содержатся в Постановлении N 1.

С учетом изложенного можно прийти к выводу, что оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу.

Например, личная карточка работника должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). В то же время данные сведения не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Таким образом, что касается составления документов по учету труда и его оплаты, то в настоящее время организациям целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1. И, как уже отмечалось, применение данных унифицированных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо отдельным приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Технология обоснования (планирования) численности персонала»

На примере конкретной организации (предприятия, учреждения)

Сведения о предприятии, на котором производится изучение методики планирования трудового показателя (кадровой работы)

• - наименование
• - место расположения
• -фактические осуществляемые виды экономической деятельности
• - представить в аналитической таблице следующие показатели (таб.1)

Цифры производятся за последний отчетный год(2012-13)

Таблица №1 Выполнение плана по основным социально - экономическим показателям предприятия

Указать будет ли изучаться в организации планирования численности целом по предприятию или по отдельному структурному подразделению

Схематично (на рисунке) отобразить функциональные взаимодействие структурных подразделений (должностей), за которыми закреплена работало планированию численности.

Раскрыть методику планирования

• - этапы(сроки) планирования
• - периодичность
• -информационную базу работники плана (на основании каких документов, сведений разрабатывается план)
• - формулы расчета планового показателя
• - форму плана (ксерокопию)

Привести конкретный пример планирования численности с расчетами категории персонала.

Таблица 2. Баланс рабочего времени одного работника

Таблица 3 - расчет численности персонала ремонтного цеха ЛВЧ на основе данных о трудоемкости рабочего процесса

Таким образом, согласно произведенным расчет, плановая численность работников ремонтного цеха ЛВЧ в 2011 году составит 60 человек

Полученные результаты позволят принять обоснованные решения по обеспечению предприятия кадрами.

Разновидностью рассматриваемого метода является метод определения численности административно-управленческого персонала Ч а с использованием формулы Розенкранца в общем виде:

где n -- количество видов организационно-управленческих работ, определяющих загрузку данной категории специалистов;

m i -- среднее количество определенных действий (расчетов, обработки заказов, переговоров и т. п.) в рамках i-го организационно-управленческого вида работ за установленный промежуток времени (например, за год);

t i -- время, необходимое для выполнения единицы m в рамках i -гo организационно-управленческого вида работ;

Т -- рабочее время специалиста согласно трудовому договору (контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчетах;

t р -- время на различные работы, которые невозможно учесть в предварительных (плановых) расчетах;

К н.р.в -- коэффициент необходимого распределения времени;

К ф.р.в -- коэффициент фактического распределения времени.

Коэффициент необходимого распределения времени К н.р.в рассчитывают следующим образом:

К н.р.в = К д.р х К о х К п,

гдеК д.р -- коэффициент, учитывающий затраты на дополнительные работы, заранее не учтенные во времени, необходимом для определенного процесса? m i t i (как правило, находится в пределах 1,2…1,4);

К о -- коэффициент, учитывающий затраты времени на отдых сотрудников в течение рабочего дня (устанавливается на уровне 1,12);

К п -- коэффициент пересчета явочной численности в списочную.

Коэффициент фактического распределения времени К ф.р.в определяется отношением общего фонда рабочего времени какого-либо подразделения ко времени, рассчитанному как? m i t i .

Следует отметить, что в общем виде формула Розенкранца служит для проверки соответствия фактической численности персонала (например, какого-либо подразделения) необходимой, которая зависит от загрузки данного подразделения.

Для использования формулы Розенкранца в плановых расчетах следует придать ей такой вид:

так как величины t р и К ф.р.в в этом случае неизвестны.

Приведем пример расчета численности административно-управленческого персонала с использованием формулы Розенкранца на основании следующих исходных данных.

Количество действий по выполнению работ:

• · А -- 500
• · Б -- 3000
• · В -- 300

Время, необходимое для выполнения действий по каждой работе, ч:

• · А -- 1
• · Б -- 0,5
• · В -- 3

Месячный (нормативный) фонд времени одного сотрудника согласно контракту, ч -- 170

Коэффициент затрат времени на дополнительные работы -- 1,3

Коэффициент затрат времени на отдых сотрудников -- 1,12

Коэффициент пересчета явочной численности в списочную -- 1,1

Время, выделяемое на различные работы, не учтенные в плановых расчетах, ч -- 200

Фактическая численность подразделения, чел. -- 30

Суммарное время выполнения организационно-управленческих работ:

(500 х 1) + (3000 х 0,5) + (300 х 3) = 2900.

Коэффициент необходимого распределения времени:

К н.р.в = 1,3 х 1,12 х 1,1 = 1,6.

Коэффициент фактического распределения времени:

Необходимую численность подразделения рассчитывают по полной формуле Розенкранца:

Как указано в исходных данных, фактическая численность подразделения равна 30 чел. Таким образом, расчет необходимой численности показал излишек (1 чел.) фактического количества сотрудников.

Метод расчета по нормам обслуживания

Численность рабочих Ч р по нормам обслуживания рассчитывают по формуле:

Нормы обслуживания определяют по формуле:

Где Ф t -- нормативный (полезный) фонд рабочего времени работника за день (смену);

n -- количество видов работ по обслуживанию объекта;

t едi -- время, необходимое для выполнения единицы объема i -го вида работ;

n рі -- число единиц объема i -го вида работ на единицу оборудования или иного объекта расчета (например, на единицу производственной площади);

Т д -- время, необходимое для выполнения работником дополнительных функций, не включаемых в t едi .

Время выполнения операции для таких работ, ч:

Количество операций за смену:

Количество агрегатов -- 8

Коэффициент загрузки -- 1,5

Нормативный (полезный) фонд времени одного рабочего за смену, ч -- 7,0

Время на дополнительные операции по обслуживанию агрегата, ч -- 1,4

Сначала определяют нормы обслуживания:

Отсюда численность рабочих:

Метод расчета по рабочим местам и нормативам численности

Этот метод применяют в случае использования метода расчета по нормам обслуживания, так как и необходимое количество работников по числу рабочих мест, и нормативы численности устанавливают, исходя из норм обслуживания. Численность работников по рабочим местам определяют по формуле:

Нормативы численности рассчитывают следующим образом:

Список литературы

• 1. Богатая, И. Н. Бухгалтерский учет. Серия «Учебные пособия» / И. Н. Богатая, Н. Н. Хахонова. Ростов н/Д: Феникс, 2012. - 608 с
• 2. Егоршин, А. П. Управление персоналом: Учебник для вузов. 3-е изд. / А. П. Егоршин. - Н. Новгород: НИМБ, 2011. - 720 с
• 3. Информационная база http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_144025/

Желательно выполнить подобные расчеты для всех сотрудников подразделения. К сбору данных и выполнению расчетов можно привлечь самих сотрудников, особенно при составлении перечня выполняемых ими видов работ. 4. При расчете минимально необходимой численности персонала следует учесть возможность болезни сотрудников, используя для этого статистику выдачи больничных листов в вашей организации. Свои аргументы можно усилить такими данными:

• Во многих наших организациях объем документооборота в среднем увеличивается за год на 15–30 %. Если в организации наблюдается такая тенденция, можно подготовить руководству прогноз на 2–3 года вперед и поставить вопрос об увеличении штатов с прицелом на будущее.
• Численность сотрудников службы ДОУ можно приблизительно оценить, исходя из общей численности персонала организации.

Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций

Необходимо выявить диспропорции между количеством руководящего состава и рядовых сотрудников: посмотреть, какое количество персонала обслуживает каждый бухгалтер, экономист, юрист; определить количество производственных отделов, обслуживающих подразделений; число подчиненных у каждого руководителя. Норматив штатной величины, исходя из эффективности управления, составляет: для руководителей верхнего уровня – от трех до пяти; для среднего звена – от семи до девяти.
Эти нормы на протяжении длительного времени применяются на предприятиях всех форм собственности. Они разработаны французским ученым Грайкунасом и признаны во всем мире классическими.
Если количество подчиненных превышает указанные нормативы, уровень управления штатной численностью резко падает. Предельная штатная численность учреждения рассчитывается по формулам с учетом рентабельности и экономической оправданности.

Обоснование для введения штатной единицы

И держите в голове «план минимум» - расходы, от которых нельзя отказаться ни при каких условиях.Общее обоснование списочной численности Утверждение штатной численности проводится перед проведением соответствующих исчислений. Необходимо сравнить оптимальную величину с нормативной, списочной и отраслевой.

Для удобства рационально составить таблицу. Менеджеры по работе с персоналом и экономисты часто интересуются, кем утверждается структура и списочная величина учреждения. Стоит учитывать, что оба показателя зависят от особенностей работы того или иного предприятия.

А это значит, что утверждение проводится руководителем организации. Все указанные нормативы применяются только в качестве ориентировочных.

An error occurred.

HЦr√ЕгW}╛█Ё▀ u╒▀Pфe÷╝.ЩХтУяДОН╙с7Шz]СЭiH╫lpЫ≤-└N=╜тЗИ3%t/вcИ ╤√^.аAм$╫аQёAЮ╗фQ┤ёFёбQ▀ёАзИVZ╘еиc©zиАЗrЫtU»В├оэДУя^n²$u▌GuыУ⌡Р▒╥э╔»#│~о1ВЫЫ4Э⌠╥╕:~КЮ╞в+%╤─coS≈PX;Iqж╘жN╟gсп┬Ёf┌У8⌡FG°у╛[╪Aы┬Ёi└дY;а≤Ui▄ТeмКq6█■8╚’XЁel╚Y∙d?╦║.Wя└rwf┌У8Ке╚’X7аF° j┌╣lюы8a╥8a╥┬шмэnF°ш╜²mtN#oGГUwFГЁlгёs∙╙дч^)°y╢}╒ы▀zт╜НGiК┬ ▐К6╔p°▐шЭ’⌡1;}╢нВe=зwrX┐Г}qж╗жN╟gSvЛ┬,г5⌡э╖ЬAэЯv║лыщ┘XVy▄5╛гYVy▄у╛⌡`#н╡йcЛ└щб└щБ└щБ└щ»n╥╒Р#╤QnвWne9/╠U╙$XЗС&╠ em/iu(╧┬eжы²л~╝т▒ФC╥H)g≈ЁY┘Ur╤OШYВ╤■╖JL?З╫БгV└÷n╣÷ЩMс#╞ВмЬ8р(GЗ;jРфd╬o╡Ш≥7Y∙╙o÷bаNc╕I╛mв²╙Яр~ЦL≈╣чУ»В[_и%ЙСыX3аz°уb┌у╛⌡`#н╕яgМaгlс╩C╥w╩≤\?л∙э║Зэ∙OЗЪmeмWжЭm╣█tм1KEk▌├KЫb╚╕╫░╥╘ ed╬oрxяИ≥ЧZжЧpKyЁ╧o╞║═Ыt⌡xпdДtМXiдьГ╒╦%√7.AжN╟gи≈Y3аz°%_dУК&ь╩┘╩┘╩┘╩е╩е╩еs╩5rШr≤ h@]╖╙Ф╒ё╘hгЮЩ’шХэн┼╥Аz∙O*╦╨╞вG_FuЖ┼■╫ЛT╞ 7I}&iЁ┐┌.╓Q1s1о w█83╫X=nПv▓Х[л┘oZт╘r▀~з▀жON√ьБ7yT·╘)sс╘*мm*чвк6▄╛\╡X╪эР║Кй╚©╢{Q╨▄н≈Я║С╦W∙│й╕?bОш-o╤еYSn6N7╟Ё╜щЗ;г\├3║┐ЦQёФ▌Цq√М╦;T╘~цж╣_R≥эR╪&G║ЧwS1╣╞H=Ё⌡·╓д@wЯyb╣kЙЯ$l]⌠ю╛мKм╕┌╘{│»,sv.

Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

При этом Дн определяющая доля нерабочего времени в общем фонде всего рабочего времени, рассчитанному по производственному календарю. Показатели определяются как общая сумма часов невыходов, поделенная на расчетное общее количество всех рабочих часов в соответствующий указанный период.

Справка Пример Директор по персоналу рассчитал нормативную численность отдела продаж. Получилась цифра 9. Для исчисления списочной численности был определен плановый коэффициент невыходов – Кн, начиная с января по ноябрь 2017 года.

Учитывались следующие данные: количество нерабочих дней в течение года – 49, из них 28 дней плановый отпуск, плюс 7 дней без сохранения зарплаты в соответствии с Трудовым кодексом и плюс 14 дней норматив больничных листов, это 392 часа при учете 8-часовой недели.

Расчет штатной численности персонала

Чтобы затраты на персонал не превысили нормы, а организация смогла получать стабильную прибыль, рационально применять отраслевые нормы, рассчитанные специалистами НИИ. На основании расчета штатной численности определяются такие показатели, как: количество времени, необходимое сотрудникам соответствующей специальности и квалификации на выполнение работ определенной сложности; количество работников, которые должны быть задействованы в конкретном подразделении компании.

Основные сведения и нормативы исчислений указаны в нормативно-правовых актах. В частности таблица с видами работ и временем, предназначенным для их выполнения, приводится в постановлении Минтруда России от 25 ноября 1994 года под номером 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления».

Введение

Внимание

В средних и мелких организациях штат службы ДОУ составляет примерно 2–3 % от общей численности работников.

• Еще один способ приблизительной оценки необходимого числа сотрудников для обслуживания архива организации – поделить количество хранящихся в архиве дел на 3000 (примерное среднее количество дел, обслуживаемых одним сотрудником архива). Если точное количество хранящихся дел неизвестно, то его можно оценить, измерив суммарную длину полок с документами и разделив полученную цифру в метрах на 0,025 м (среднестатистическая толщина дела – 2,5 см).

Приведенные выше цифры отражают практический опыт работы коммерческих организаций с большим объемом документов.

Если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце, то смело можно готовить докладную записку руководству. Несколько рекомендаций относительно того, как обсуждать с руководством загруженность персонала и необходимую численность подразделения

• Современные руководители, как правило, хорошо понимают язык цифр и плохо воспринимают неконкретные жалобы на перегруженность.

  По возможности, нужно подготовить оценку дополнительных затрат организации (на расширение штатов и/или повышение зарплаты) и соотнести их с той отдачей, которая в итоге будет получена.

• На разговор с руководством лучше идти, имея на руках не только данные о загруженности персонала, но и конкретные предложения по перераспределению обязанностей.

Обоснование штатной численности образец

Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания. Пример «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти» Содержание работы: Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

В этих нормативах приведены и методики расчета численности персонала ДОУ.
Times#20New#20Roman,Bold/Flags endobj 88 0 obj <

Обоснование увеличения штатной численности образец

По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов.

Важно

Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально. Как ввести новую должность в штатное расписание? Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов.

Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные. В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

• Выявить необходимость во внесении изменений;
• Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
• По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

Это объясняется тем, что в нормативах указаны типовые объемы и сложность без учета специфики определенного предприятия. Предельная штатная численность бюджетного учреждения Списочная величина состава бюджетного учреждения определяется на основании нормативов по труду по следующей формуле: Штатная численность = Общее количество затрат за год/ч: Нормативный фонд рабочего времени каждого сотрудника за один год в часах х Коэффициент невыходов во время очередного отпуска, болезни и т.д.

Нормативный фонд рабочего времени условно принимается за две тысячи часов. Эти рекомендации расчетов приведены для бюджетных организаций.

Но норматив расчета штатной величины может применяться и коммерческими организациями.

Делопроизводством и архивом в организации занимается один специалист. В его обязанности входит, помимо ведения архива, регистрация, учет и контроль документов:

• исходящие письма (1219) (в скобках - показатели за 8 месяцев прошлого года);
• входящая служебная корреспонденция (1215);
• обращения граждан (510);
• распоряжения вышестоящих организаций (429);
• распоряжения руководителя (232);
• входящие телефонограммы (155).

Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы (бюджетная организация) или перераспределение обязанностей в отделе. Как это сделать?

Оценить трудозатраты можно на основании информации об общем объеме документов в организации и о количестве ежегодно создаваемых архивных дел, используя следующие государственные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:

- «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23;

- «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72;

- «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152.

У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций (как государственных, так и коммерческих) склонны воспринимать их всерьез. Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания.

Пример

«Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти»

Наименование работы: обработка отправляемых документов

Содержание работы: Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

В этих нормативах приведены и методики расчета численности персонала ДОУ. Опыт показывает, что ими трудно воспользоваться, поэтому лучше провести оценку трудозатрат, основываясь на предложенных в государственных нормативах описаниях содержания выполняемых работ. Для этого нужно:

1. Выписать из нормативов те виды работы, которые выполняет сотрудник.

2. Проанализировать, соответствует ли содержание работы, перечисленной в нормативе, той работе, которая выполняется сотрудником.

Так, в приведенном выше примере в содержание работы включено «проставление адреса на конверте». Сейчас во многих организациях используются системы электронного документооборота, которые позволяют осуществлять данную операцию в автоматическом режиме. Если ваша система обеспечивает такую возможность, значит, трудозатраты на данный вид работы нужно будет корректировать в сторону уменьшения.

3. Подсчитать по нормативам трудозатраты и посмотреть, что получится. Желательно выполнить подобные расчеты для всех сотрудников подразделения. К сбору данных и выполнению расчетов можно привлечь самих сотрудников, особенно при составлении перечня выполняемых ими видов работ.

4. При расчете минимально необходимой численности персонала следует учесть возможность болезни сотрудников, используя для этого статистику выдачи больничных листов в вашей организации.

Свои аргументы можно усилить такими данными:

• Во многих наших организациях объем документооборота в среднем увеличивается за год на 15-30 %. Если в организации наблюдается такая тенденция, можно подготовить руководству прогноз на 2-3 года вперед и поставить вопрос об увеличении штатов с прицелом на будущее.
• Численность сотрудников службы ДОУ можно приблизительно оценить, исходя из общей численности персонала организации. В средних и мелких организациях штат службы ДОУ составляет примерно 2-3 % от общей численности работников.
• Еще один способ приблизительной оценки необходимого числа сотрудников для обслуживания архива организации - поделить количество хранящихся в архиве дел на 3000 (примерное среднее количество дел, обслуживаемых одним сотрудником архива). Если точное количество хранящихся дел неизвестно, то его можно оценить, измерив суммарную длину полок с документами и разделив полученную цифру в метрах на 0,025 м (среднестатистическая толщина дела - 2,5 см).

Приведенные выше цифры отражают практический опыт работы коммерческих организаций с большим объемом документов.

* П. 6.5 «Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», взяты только пп. 1+2+3.

То есть получается, что если только работник не производит каких-то дополнительных операций с документами (взят случай самой простой обработки), то в месяц у него уйдет на эту работу около 40 часов (это менее 5 минут на документ). Аналогичным образом нужно скрупулезно подсчитать трудозатраты по остальным видам работы (контроль исполнения, работа с архивом и т.д.). Если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце, то смело можно готовить докладную записку руководству.

• Современные руководители, как правило, хорошо понимают язык цифр и плохо воспринимают неконкретные жалобы на перегруженность. По возможности, нужно подготовить оценку дополнительных затрат организации (на расширение штатов и/или повышение зарплаты) и соотнести их с той отдачей, которая в итоге будет получена.
• На разговор с руководством лучше идти, имея на руках не только данные о загруженности персонала, но и конкретные предложения по перераспределению обязанностей. При обсуждении упор лучше делать не на необходимость разгрузить конкретного сотрудника, а на повышение эффективности работы с документами в организации, на возможный выигрыш для других служб и подразделений и т.п.
• Предложения руководству желательно оформить в виде служебной записки. Если руководитель их поддержит, то будет возможность сразу наложить резолюцию на готовый документ. В случае отрицательного решения останется документ, который может еще пригодиться в будущем.

Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС»,
член Гильдии управляющих документацией и «ARMA International»