Лист ознакомления с инструкцией по делопроизводству образец. Образец ведения журнала должностных инструкций

В Трудовом кодексе (абзац 3 часть 2 статья 57) отмечается необходимость указания в характера деятельности сотрудника. Он включает в себя описание должности, квалификации, обязанностей. Также вносится информация о социальных гарантиях и льготах, предусмотренных для отдельных категорий работников.

На основании части 5 статьи 57 ТК РФ в соглашении прописываются и права и обязанности сторон. Если информация не будет включена в документ, то данный факт может рассматриваться в качестве отказа от реализации прав или выполнения обязательств.

Понятия в законе нет. Но согласно статье 8 отмечается необходимость создания локальных нормативных актов для отражения норм трудового права. В соответствии с этой статьей в учреждении имеются должностные инструкции.

В инструкции входят задачи и обязанности сотрудника, ответственность и полномочия. Документ должен не только отражать понятия и термины, но и подробно расшифровывать их.

При приеме на работу сотрудник в обязательном порядке знакомится с положениями документа. Ознакомление производится под роспись с целью доведения до работника условий труда, внутреннего распорядка учреждения, прав и обязанностей сторон, ответственностью при возникновении каких-либо ситуаций.

Для подтверждения факта изучения документа создан журнал ознакомления сотрудников с должностными инструкциями. В нем работники расписываются после прочтения бумаги. При этом подпись является согласием лица на правила, установленные в организации.

Основные моменты

Должностные инструкции не являются обязательным документом, которые должны разрабатываться внутри предприятия. Однако трудовые договоры часто ссылаются на них. Это приводит к тому, что в организации все же оформляют локальный акт такого рода.

Должностная инструкция дает возможность изложить все трудовые обязательства сотрудника в отдельном документе. Это позволяет сократить объем трудового договора. В таком случае в соглашении ставится ссылка на приложение в виде инструкции.

Составление документа необходимо для каждой имеющейся в организации должности.

В нем отражаются:

• функции;
• права;
• полномочия;
• трудовые условия.

Составляет документ чаще всего юрисконсульт. Однако нередко к процедуре привлекаются и начальники отделов, специалисты кадровой службы. Вместе они учитывают все нюансы трудовой деятельности и особенности законодательства по данному вопросу.

После оформления документ направляется руководителю учреждения для подписания. Он должен в обязательном порядке издать приказ о введении инструкции во внутреннее пользование.

Далее к ознакомлению привлекаются сотрудники, для которых разрабатывался документ. Факт прочтения фиксируется под роспись в специальном журнале. Обязанность такого заверения отмечается в статьях 22 и 67 Трудового кодекса РФ.

Ознакомиться с документом должен как новый работник, так и сотрудники, уже оформленные кадровой службой. Также в соответствии с пунктом 8 статьи 86 обязательно доведение до граждан локальных нормативно-правовых актов, которые регулируют обработку персональных данных.

Ознакомление с должностными инструкциями преследует не только задачу доведения до сотрудника основных прав и обязанностей. Документ необходим для построения трудовых отношений между работником и работодателем в соответствии с законом.

К примеру, работники, не изучившие положение о коммерческой тайне, не могут быть привлечены к ответственности за ее разглашение. В случае подписания соответствующего акта, ответственность наступит на законных основаниях.

Законодательно не отражается порядок доведения до работников локальных документов. Но чаще всего используется журнал ознакомления сотрудников с должностными инструкциями.

Главные требования

Должностные инструкции могут приниматься в учреждении в качестве отдельного локального нормативного акта, а также приложения к трудовому договору. Важно учитывать особенности его разработки и учета сведений.

Нормативные акты

Вопрос разработки локальных нормативных актов входит в компетенцию работодателя. Эта норма отражается в части первой статьи восьмой ТК РФ.

При этом в законе не указываются:

• порядок;
• сроки создания;
• вопросы утверждения;
• внесение изменений.

Если должностные инструкции являются локальным актом, они положены для ознакомления всеми сотрудниками, которые принимаются на конкретную должность. Порядок предоставления документа для прочтения описан в части третьей статьи 68 ТК РФ. Она содержит норму, согласно которой ознакомление проводится до подписания трудового соглашения.

В случае осуществления трудовой деятельности уже принятыми сотрудниками и разработке локального акта, ознакомление производится в срок, установленный работодателем. Ведь в статье 22 ТК РФ прописывается только обязанность руководства довести до сведения работников должностных инструкций в соответствии с их трудовой деятельностью.

Даже если сотрудник только принят на работу, а документ был разработан позже, то ознакомление с ним производится через несколько дней после подписания трудового соглашения.

В законе отражена обязанность работодателя знакомить работников с документом под роспись. Способ подтверждения при этом не указан. Поэтому работодатель может самостоятельно определить документ, который будет содержать подпись работника. Иногда отметка о прочтении ставится на самом тексте распечатанной инструкции.

Чаще всего заводится специальный журнал. Если в учреждении создается такой документ, то в нем подробно прописывается номер, дата должностной инструкции, за которую расписывается работник.

Приложение к трудовому договору

В Трудовом кодексе РФ отсутствуют упоминания о создании приложений к трудовому соглашению. Если работодатель решает создать должностные инструкции как приложение к документу, то на него будут распространяться правила о внесении изменений, аналогичные корректировке трудового договора.

В соответствии со статьей 67 ТК РФ заключение договора происходит в письменном виде. В ходе процедуры составляются два экземпляра, по одному каждой стороне с соответствующими подписями.

Если должностная инструкция считается приложением к договору, то в аналогичном порядке проводится ее прочтение и подписание. Вместе с трудовым соглашением разрабатываются два экземпляра инструкции и передаются каждой стороне после подписания.

Законодательно не предусматривается срок подписания должностных инструкций, являющихся приложением к трудовому договору. Но логично, во избежание трудовых споров, сделать это в момент проставления подписей на соглашении.

Если должностная инструкция, ранее не являющаяся частью трудового договора, разрабатывается в учреждении, стороны подписывают дополнительное соглашение. Порядок процедуры отмечается в статье 72 ТК РФ. Оно может быть составлено в любой срок по усмотрению работодателя.

Разработка и учёт

Законодательно не предусматривается обязанность работодателя разрабатывать должностные инструкции. Они необходимы, прежде всего, для налаживания отношений между сторонами.

Ведь в документе прописываются:

• задачи деятельности;
• квалификационные требования;
• функциональные обязательства;
• права;
• обязанности;
• ответственность сотрудника.

Разрабатывается документ юридическим отделом или кадровой службой. Лучше всего привлекать дополнительно руководителей подразделений, знакомых со спецификой работы.

Проект должен быть завизирован в обязательном порядке.

До принятия документа ознакомиться с ним должны:

• юристы;
• кадровики;
• представительный орган работников (Профсоюз).

В конце проводится утверждение инструкции начальником организации.

Особенности имеет хранение документа. На основании Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года, документы, аналогичные должностной инструкции, хранятся работодателем на протяжении 75 лет. Даже в случае замены инструкции на новую, предыдущий вариант уничтожать нельзя в течение трех лет.

При выпуске документ вносится в журнал регистрации должностных инструкций. Он помогает быстро отыскать требуемые инструкции по номеру. Также он будет являться подтверждением факта соблюдения или нарушения прав работника со стороны работодателя.

Форма журнала не предусматривается на законодательном уровне. Поэтому его разработка осуществляется в соответствии с желанием работодателя.

При создании новых должностных инструкций в журнал должна вноситься отметка с:

• номером и датой создания инструкции (например, №23-ДИ/2016);
• наименованием должности;
• структурным подразделением, где будет применяться документ;
• датой утверждения;
• датой ознакомления;
• данными работника;
• наличием и расположением копий документа;
• примечаниями (ликвидация должности, передача инструкции в архив, количество копий, полученных работником).

Журнал регистрации ведется кадровой службой учреждения. Он позволяет систематизировать данные о выпускаемых должностных инструкциях.

Стоит помнить, что права и обязанности работника, прописанные в должностных инструкциях, не должны отличаться от пунктов трудового договора, противоречить трудовому законодательству. Также в документе отражается ответственность сотрудника при невыполнении обязательств.

После подписания и утверждения документ должен быть зарегистрирован. Он получает номер, который помимо порядкового содержит и индекс.

При создании журнала регистрации ориентироваться на унифицированную форму не получится ввиду ее отсутствия. Поэтому работодатель должен самостоятельно разработать ее для фиксации локальных нормативных актов.

Чаще всего при создании используются графы, содержащие:

• порядковый номер;
• дату утверждения;
• дату постановки инструкции на учет;
• должность;
• структурное подразделение;
• дату внесения изменений;
• непосредственно внесенные изменения;
• дату ознакомления сотрудника;
• личные данные работника;
• подпись лица;
• подпись ответственного за ведение работника;
• место хранения копий;
• примечания.

Эти разделы не в обязательном порядке включаются в журнал. Учреждение может самостоятельно убрать некоторые позиции или расширить список.

Образец журнала ознакомления сотрудников с должностными инструкциями

При подготовке журнала для ознакомления сотрудников можно ориентироваться на приведенный ниже образец разработке граф:

ЖУРНАЛ

для ознакомления сотрудников

с должностными инструкциями

согласно занимаемой должности

Подробный алгоритм

Должностная инструкция является документом, на основании которого разрабатывается организационное и правовое положение каждого сотрудника. В соответствии с ним работодатель может проводить аттестацию, оценивать нарушения и привлекать к дисциплинарной ответственности. Если работник не будет соответствовать требованиям, он может быть даже уволен.

Важен документ и для самого сотрудника.

Он может ознакомиться с:

• характером работы;
• квалификационными требованиями;
• обязанностями;
• полномочиями;
• правами;
• ответственностью за несоблюдение требований.

Должностные инструкции разрабатываются, утверждаются и вводятся в деятельность на основании приказа. При приеме на работу гражданин изучает документ до подписания трудового договора.

Если должностные инструкции определяются для ограниченного круга лиц, то подписание возможно непосредственно на документе после окончания текстовой части. Ниже расписывается составитель.

Разрешается сразу пропечатать фразу «С должностной инструкцией ознакомлен». Если она отсутствует, то сотрудник должен собственноручно сделать такую пометку. Рядом ставится подпись, расшифровка и дата.

Если с должностной инструкцией нужно ознакомить обширный круг работников, то нужно завести журнал. В нем каждый человек ставит фамилию, имя, отчество, должность, подпись и дату.

Работнику нужно держать документ в непосредственной близости для руководства в повседневной деятельности. При подписании должностной инструкции можно отметить, что второй экземпляр был передан сотруднику. В этом случае он не сможет сослаться на то, что положения документа были им забыты.

Отказ от осмотра

В некоторых случаях при ознакомлении с должностными инструкциями составляется специальный акт. Он необходим, если работник отказывается изучить текст документа или ознакомиться с изменениями, внесенными в него. Тогда оформляется запись подобного рода:

«Сегодня, 12 февраля 2019 года в 11.30 в офисе ООО «Старый город», расположенном по адресу: г. Москва, ул. Строителей, д.12, оф. 14 менеджеру по продажам А.И. Ореховой была предоставлена для ознакомления ее должностная инструкция. Работница отказалась знакомиться с документом под роспись.

В связи с этим должностная инструкция была прочтена вслух в присутствии А.И. Ореховой начальником отдела кадров Коростылевой О.И.».

Должностные инструкции помогают решить различные трудовые споры между работником и работодателем. Поэтому оформлять их необходимо в соответствии с законодательными требованиями.

Должностная инструкция — перечень обязанностей, работ, поручений, функций, которые должен исполнять работник, находясь на определенной должности в конкретной организации.

Законодательство не обязывает предприятие заключать должностную инструкцию с работниками, это носит чисто рекомендательный характер. Однако большинство работодателей предпочитают очертить круг обязанностей своих сотрудников, что помогает в дальнейшем дисциплинировать персонал и привлекать к ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, а также избежать лишних финансовых затрат на выплату заработной платы работникам по сути выполняющим одну и ту же работу.

Наличие должностной инструкции также полезно и для работника. Во-первых: он знает и понимает какой именно круг обязанностей и вид работ он должен исполнить, и за что начисляется заработная плата. Во-вторых: в случае привлечения к дисциплинарной или административной ответственности работодателем за невыполнение трудовых обязанностей, не предусмотренных должностной инструкцией это будет являться нарушение его трудовых прав, которые можно восстановить в судебном порядке.

В должностной инструкции должно быть четко прописано какие обязанности должен выполнять сотрудник, занимая эту должность. Какую несет ответственность за невыполнение поручений. С должностной инструкцией работника необходимо ознакомить до подписания трудового договора. Чтобы сотрудник реально мог взвесить все свои возможности и способности для выполнения всех обязанностей. А также понимал последствия их неисполнения. Для подтверждения ознакомления с должностной инструкцией работнику необходимо поставить подпись. Расписываются сотрудники на Листе ознакомления с должностной инструкцией, который подшивается к должностной инструкции. Документы должны быть прошиты и пронумерованы, на последнем листе закрепляется бирка, на которой указывается количество страниц, ставиться печать предприятия и подпись руководителя. Лист ознакомления с должностной инструкцией составляется в виде таблицы. Рассчитывается он на всех сотрудников, занимающих данную должность, которые будут с ней знакомиться, в течение всего срока действия документа.

В Листе ознакомления прописывается:

— Наименование должности.

— Наименование организации.

В графах таблицы должны быть указаны:

1) ФИО сотрудника;

2) Дата ознакомления;

3) Подпись сотрудника, ознакомившегося с инструкцией.

Важно: дата ознакомления не должна быть позже даты подписания трудового договора.

Лист ознакомления хранится столько же сколько и должностная инструкция.

Теги по материалу: лист ознакомления с должностной инструкцией, лист ознакомления с должностной инструкцией образец, лист ознакомления с должностной инструкцией бланк, лист ознакомления с должностной инструкцией бланк скачать

Документооборот - понятие обширное, порой он скрывает в себе такие требования, о которых даже не догадываются самые опытные делопроизводители и специалисты по кадрам. Например, есть такая форма, как журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами. Скорее всего, большинство небольших организаций обходятся без этого документа, однако по требованиям Трудового кодекса нужно знакомить работников с внутренними нормативными актами, а значит, нужно это как-то оформлять. В этой статье мы рассмотрим, что представляет собой журнал и как его правильно заполнять.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Нормами статьи 68 Трудового кодекса РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить работников со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под роспись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Существует несколько способов это сделать:

• оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем Положениям, приказам и иным документам;
• ставить росписи непосредственно на ЛНА;
• завести специальный журнал.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими персонализированными документами обычно знакомят «под роспись» — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее, ведь если на них непосредственно будет расписываться каждый человек, свободного места не останется очень быстро. Поэтому работодатели или заводят специальные дополнительные листы, для подписей (что неудобно), либо создают журнал ознакомления работников с ЛНА. При этом в большой организации с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, можно оформить такую форму книжного типа отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Утвержденной формы такого журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов. Поэтому только от работодателя зависит, как именно он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все локальные нормативные акты, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк должен утвердить своим приказом руководитель организации.

Ничего сложного в таком документе быть не должно. Например, он может выглядеть так:

Также не обязательно придавать ему книжную форму. Это могут быть и отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на тутульном листе не нужно, можно только проставить дату начала и дату окончания записей.

Структура журнала и срок его хранения

Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать:

• данные работника (ФИО);
• должность и отдел в организации;
• дату визирования (при необходимости — время);
• личную подпись каждого работника.

При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения. Ведь многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов об ознакомлении с ними. К тому же работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, могут продолжать работать в данной организации и поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, будет достаточно тяжело.

Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 , в котором прямо сказано, что все локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. Поэтому целесообразно установить такие же требования и для журнала ознакомления, если он касается персональных данных. В частности, постоянно нужно хранить такие локальные документы, как:

• Положения о структурных подразделениях организации;
• Положения об оплате труда.

Поэтому, если работники ставят свои подписи и знакомятся именно с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, должен быть аналогичным.