Как составить протокол совещания. Образец протокола общего собрания

Работа – это наш второй дом. Здесь мы проводим основную часть нашего времени. Здесь мы зарабатываем деньги на все материальные блага.

Для максимального результата, место работы должно удовлетворять человека по всем параметрам, но, к сожалению, в нашей стране очень часто возникают споры между работодателем и работником. Очень часто возникают они из-за неправильного начала трудовой деятельности, из-за того что при устройстве на работу человек не узнал какие-либо детали или из-за отсутствия трудового договора его попросту обманули. Так как же правильно устроиться на работу?

Трудовой кодекс о гарантиях трудоустраиваемым гражданам

Как гласит конституция, Россия – социально ориентированная страна, направляющая свою политику на создание условий, которые обеспечивают достойную жизнь, и предоставляет свободу в развитии личности.

Все права граждан, связанные с трудоустройством, четко прописаны в Трудовом Кодексе Российской Федерации.

Согласно со статьей 37, каждый гражданин не ограничен в проявлении способностей к труду. Человек имеет право выбирать вид и место работы, но определяет уровень подготовки работника работодатель. Это прописано в статье 196.

В некоторых случаях работодатель оплачивает обучение работников, об этих случаях написано в статьях 57 и 199. Однако согласно со статьями 207 и 249 ТК РФ, если работник не выполнил условия отработки за обучение, он обязан вернуть деньги.

В статьях 197 и 198 прописаны права работодателя и рабочего при составлении трудового договора.

Приём на работу по правилам

Трудоустройство гражданина РФ осуществляется с согласия двух сторон, на основе свободного выбора. Но при выборе профессии стоит учитывать ряд нюансов. Многие виды деятельности обязывают иметь диплом профессионального образования. Также в ряде профессий существует минимальный или максимальный возрастной предел. Не на каждую работу могут устроиться женщины.

Некоторые организации могут выдвигать свои требования, которые не указаны в трудовом кодексе РФ.

При приеме на работу работник обязан предоставить обязательный перечень документов.

Согласно статьи 65 ТК РФ требуется предоставить:

• документ, удостоверяющий личность,
• трудовая книжка (за исключением некоторых случаев),
• военный билет,
• справку о судимостях или их отсутствии,
• справку гос. пенсионного страхования,
• идентификационный код.

Фирма может также потребовать диплом о высшем или техническом образовании, трудовую книжку, медицинскую справку, справку о несудимостях и прочие материалы, которые описывают вашу личность.

Если по какой-либо причине организация не принимает работника, она обязана дать ему обоснованный отказ. Но существует ряд пунктов, из-за которых работодатель по закону не может отказать человеку в устройстве на работу. Это цвет кожи, политические и религиозные убеждения, язык, национальность, участие в общественных программах.

Человек считается служащим организации сразу после подписания документа о приеме на работу.

А с момента начала трудовой деятельности ему начисляется заработная плата, за исключением случаев, которые указываются в трудовом договоре. При приеме человека на должность его обязаны ознакомить с его обязанностями, условиями работы, корпоративным графиком и дать инструкции по технике безопасности.

На что рассчитывать?

В ТК РФ, в статье 212, указанно, что работодатель обязан предоставить все условия по безопасности и охране труда рабочих.

Многие детали рабочей среды указываются в трудовом договоре, который заключается при приеме на работу и является одним из важнейших документов работника и работодателя.

В соглашении указывается должность, график работы, оклад и различные надбавки, обязанности обеих сторон и прочие детали. Все детали описаны в статье 57 ТК РФ. Согласно статье 67, если вы приступили к работе, а договор еще не заключен, он заключается автоматически.

Инструменты соблюдения обещанного

При устройстве на работу вы заключаете трудовой договор, в котором указываются все обязанности работника и работодателя. Вам не имеют права отказать в создании этого соглашения, так написано в статье 64 Трудового Кодекса.

Также гарантией выполнения обязанностей может быть коллективный договор.

Этот документ заключается после коллективных переговоров и контролируется выбранными представителями, такими как профсоюзы или уполномоченные частные лица. Все что касается коллективного договора прописано в статье 40 ТК РФ.

Квотирование рабочих мест

Квотирование рабочих мест – установление количества вакансий для определенной группы населения.

В эту группу входят инвалиды, многодетные родители, сироты, беженцы, люди, освободившиеся из тюрьмы и пр.

По Трудовому Кодексу РФ, организация обязана выделить вакансии и обустроить рабочие места людям, попадающим под эту категорию. Квотированные рабочие места обязаны предоставить организации, чей штат превышает 100 человек. Количество таких вакансий должно быть не меньше 2%, но не больше 4%.

Дискриминация в труде

К большому сожалению это очень частое явление в нашей стране. Страдают от дискриминации очень много людей, независимо от пола и возраста.

Чаще всего попадают под дискриминацию молодые специалисты, не имеющие опыта работы и люди предпенсионного возраста. Также очень часто страдают девушки, которые недавно стали мамами или планируют в ближайшем будущем обзаводиться детьми.

Если открыть газету объявлений, можно увидеть множество дискриминационных проявлений. Это и ограничения по возрасту и по национальности, и особая предвзятость к красоте, и даже к цвету волос.

По всемирно принятым нормам, вести трудовую активность имеет право каждый человек, независимо от цвета кожи, возраста, пола, религиозных убеждений и тем более независимо от внешности.

В статье 2 ТК РФ сказано, что на работу и продвижение по служебной лестнице имеет право каждый человек и дискриминация наказуема законом. А в статье 3 трудового кодекса написаны виды дискриминации. Также в статье 64 написано о дискриминации при составлении трудового договора, а в статье 132 – при оплате труда.

Гендерная дискриминация

В трудовом кодексе РФ четко говорится о льготах, которые предоставляются девушкам во время декретного отпуска, но многие работодатели стараются избегать лишних затрат и поэтому далеко не все женщины получают работу.

Работодатель не имеет права отказать девушке, которая в будущем захочет иметь ребенка, и тем более он не имеет права её уволить, если она уже в положении, за исключением случаев невыполнения рабочих обязанностей.

Не законным также будет, если работодатель заставляет подписать девушку об отказе вступления в брак или беременности.

Возрастная дискриминация

Возрастная дискриминация – пожалуй, самый распространенный вид дискриминации. Человек пришедший устраиваться на работу очень часто оказывается либо слишком молодым, либо слишком старым. Почти во всех объявлениях ищут молодого специалиста с опытом работы, но где такой опыт получить молодому специалисту никто не указывает.

Когда вы заканчиваете специальное техническое или высшее учебное заведение вам, помимо диплома, выдают документ, рекомендующий вас на ту или иную должность. К сожалению, эти документы в большей своей массе не имеют никакого значения и редко можно устроиться на предложенную должность или условия труда там просто не выносимы. Так же мало значения имеет рекомендационный документ по переводу на другую работу, наоборот, к нему работодатель отнесется очень скептически.

При найме на работу должен браться в учет только профессиональный уровень человека и его личные качества, а не цвет кожи, возраст и пол. Если человека не принимают на работу, то он в праве, получить обоснованный отказ и в случае дискриминации может его оспорить. В Трудовом Кодексе РФ четко сказано, что в случае отказа, он должен быть только обоснованным, в противном случае человек имеет право обратиться в суд.

Законные ограничения

Все законные основания отказа в трудоустройстве написаны в ТК РФ. Одним из обстоятельств законного отказа является минимальный предел возраста. Работодатель не имеет права брать на работу подростка, не достигшего 16 лет, за исключением некоторых случаев.

Также ограничивается труд женщин и подростков. Они на законных основаниях получат отказ, если условия труда очень вредные или тяжелые.

Не получат работу люди, которые не имеют соответствующего для данной должности образования. В некоторых случаях человек имеет судебный запрет на занятия данным видом деятельности, и это тоже является законным основанием для отказа.

Неравноправие, которое наказуемо

В статьях 19 и 3 ТК РФ написано о том, что мужчина и женщина на равных имеют право заниматься всеми видами деятельности. На практике все выглядит совершенно иначе. Как писалось выше, многие работодатели, из-за стремления сэкономить, не очень стремятся нанимать женщин детородного возраста.

Все наказуемые случаи неравноправия при устройстве на работу можно прочитать в Трудовом Кодексе Российской Федерации.

Если вы получили необоснованный отказ, вы вправе потребовать письмо, в котором будет четко указана причина отказа. В случае, если кадровик не очень спешит предоставлять подобный документ, нужно написать заказное письмо на имя директора. Именно заказное письмо отправляется для того, чтобы представить доказательства в суде, если директор вам не ответил.

Вообще в борьбе с любого рода дискриминацией лучшим помощником будет хороший адвокат. Если вы сможете убедить адвоката в том, что вас не приняли на работу из-за дискриминации, то он сделает все возможное, чтобы доказать это в суде. Он расскажет, где и какие документы вам нужно взять. Соберет нужные доказательства и будет представлять вас в суде.

В суде часто запрашивают нотариально заверенные документы. А значит, на этом можно заработать. Узнайте,

Вопросы на собеседовании по тестированию могут быть весьма непредсказуемыми. Предлагаем

Должностная инструкция генерального директора в торговле должна учитывать все нюансы. Образец смотрите в

Судебная практика

Основой для обращения в суд может стать любые действия работодателя, противоречащие закону России о труде, такие как необоснованный отказ, при приеме на работу, нежелание оформить трудовой договор, принуждение к отказу от беременности у женщин, ограничения из-за инвалидности и прочее. Если вы уверенны в том, что с вами поступили незаконно, вам следует прочесть Трудовой Кодекс РФ и в случае подтверждения обращаться в суд.

Очень часто работники обращаются в суд с иском о нежелании составлять трудовой договор работодателем. В таких случаях суд практически всегда выигрывается, потому как в статье 64 ТК РФ четко указанны все пункты, когда договор не составляется.

Суды о необоснованном не приеме на работу или неправомерном увольнении сотрудника – очень трудоемкий процесс, но также в большинстве случаев иски удовлетворяются.

Практически всегда выигрываются дела о дискриминации на работе. Этой теме уделяют особое внимание и дело может вызвать большой резонанс. В некоторых случаях суд может помочь восстановиться на рабочем месте или получить другую должность в этой организации после сокращения штата. При сокращении штата работодатель обязан по возможности предоставить другое рабочее место человеку.

Готовьтесь сразу, что процесс этот трудоемкий и длительный, и стопроцентного положительного результата вам не гарантирует ни один, пусть и самый лучший, адвокат. Каждый случай по-своему уникальный и требует индивидуального подхода. Например, доказывать, что человека уволили из-за полученной инвалидности гораздо проще, чем доказать, что человека не взяли на работу из-за длинных волос или татуировки.

Гарантии при приёме на работу, хоть и закреплены законодательно, на практике часто не соблюдаются. Хотя по утверждению комиссии по труду, в Росии всё реже случаются конфликты на тему трудового законодательства между работниками и работодателями. Это приятная тенденция для обеих сторон.

Статья 64 Трудового Кодекса РФ конкретизирует положения части 2 статьи 19 Конституции РФ, а также международных нормативно-правовых актов, касающихся гарантий при приеме на работу и трудовой дискриминации. В данной статье мы рассмотрим какие существуют гарантии при приеме на работу по трудовому, срочному договору и на испытательном сроке.

Гарантии при приеме на работу при заключении трудового договора

Гарантии при приеме на работу устанавливаются Трудовым договором (ТД) – документом, регламентирующим права и обязанности работодателя (организации) и принимаемого в организацию работника.

Законодательно предусмотрено заключение его в письменной форме , при этом один экземпляр организация оставляет у себя, один отдает работнику. На основании подписанного ТД издается приказ о приеме на работу, работника с ним в обязательном порядке должны ознакомить.

На этапе заключения ТД иногда возникают споры. Работнику могут отказать в его заключении, не имея на то веских оснований, не относящихся к деловым качествам соискателя. Ст. 64 Кодекса предусмотрено, что по требованию соискателя принимающая на работу организация обязана дать письменный отказ от приема на работу . Однако на практике это редко доходит до суда, т.к. доказать субъективность причин работодателя довольно сложно. К тому же, начинать трудовую деятельность с конфликта никто не желает.

Отказ в заключении трудового договора

ТК РФ запрещает необоснованный отказ в приеме на работу, утверждая исчерпывающий перечень объективных и субъективных причин , по которым работника все-таки могут не принять. К объективным причинам относятся:

1. Сокращение численности персонала.
2. Реорганизация.
3. Ликвидация и т.д.

Основанием для отказа могут быть причины, относящиеся к конкретному соискателю. Причины правомерного отказа в заключении ТД отражены в таблице ниже.

Если организация отказывает лицу в приеме на работу по причинам, не связанным с вышеназванным, такой отказ считается неправомерным и может быть оспорен в суде.

ТК запрещает отказ от заключения ТД по субъективным причинам : раса, пол, возраст, национальность, язык, семейное положение, место жительства (в том числе регистрация), религия, принадлежность к партии или иной социальной группе.

Перечень этот не является исчерпывающим, то есть к дискриминирующим можно отнести и другие качества работника, не связанные с его деловыми качествами.

В то же время при приеме на работу могут учитываться следующие обстоятельства:

• отнесение вакантной должности к определенному виду труда, если это оговорено федеральными законами;
• забота государства об определенных категориях граждан (инвалиды, матери-одиночки, молодежь, беременные женщины и т.д.);
• ограничение доступа иностранных граждан к некоторым видам деятельности в целях обеспечения национальной безопасности и поддержания баланса рынка труда.

Вместе с тем, заполнение свободной должности – право работодателя . ТК не содержит норм, принуждающих работодателя заполнять вакансии сразу после из возникновения.

Таким образом, трудовое законодательство оговаривает лишь приблизительные причины, по которым соискателя имеют право не принять на работу. Во всех случаях ущемление прав при приеме на работу доказывается в суде.

Гарантии при приеме на работу по срочному трудовому договору

По общему правилу с работником заключается ТД на неопределенный срок . ТК РФ устанавливает исчерпывающий перечень случаев, когда ТД может быть заключен на определенный период:

• выполнение сезонных или других работ, имеющих определенный срок;
• выполнение работы, не являющейся обычной деятельностью организации (строительство, ремонт, аудит и т.п.);
• замещение должности временно отсутствующего работника (если работник в отпуске по уходу за ребенком, на больничном);
• прием в организацию пенсионера по старости;
• прием на работу руководителей, их заместителей или главных бухгалтеров;
• прием на работу по совместительству;
• прием в организацию, являющуюся малым предприятием;
• прием на работу студента очной формы обучения.

Заключение срочного ТД без указанных выше причин является грубым нарушением прав работника, так как упрощает процедуру увольнения и лишает работника многих прав и социальных гарантий. На рисунке ниже представлены виды трудовых договоров и какие гарантии предоставляет при приеме на работу работодатель по срочному, бессрочному договору, по совместительству и гпх (гражданско-правового характера).

Гарантии работника на испытательном сроке

Законодательство предусматривает возможность установления для вновь принимаемого на работу сотрудника испытательного срока (ст. 70 ТК РФ).

Обычная продолжительность испытательного срока – 3 месяца. В некоторых случаях срок может быть продлен до 6 месяцев. Эта норма может быть установлена в отношении руководящих должностей и главных бухгалтеров, а также их заместителей.

В обязательном порядке испытательный срок устанавливается для госслужащих.

Продление срока испытания не допускается . Длительность испытания устанавливается изначально ТД или иным соглашением. Если в этот период работник отсутствовал по уважительной причине (например, болезни), срок продлевается на период отсутствия работника.

По окончании срока испытания работодатель вправе в одностороннем порядке расторгнуть ТД. В этом случае он за 3 дня до даты увольнения предоставляет работнику уведомление, в котором указывает причины, по которым трудовые отношения между ними прекращаются . На основании уведомления уволенный работник вправе обратиться в суд. Работник может добровольно уволится до окончания срока, более подробно читайте: “ “. Скачать бланк заявления для увольнения на испытательном сроке можно по ссылке: → .

Если срок испытания закончился, а организация такого уведомления не предоставила, считается, что работник выдержал испытание, и расторжение ТД в одностороннем порядке не допускается (только по общим правилам, предусмотренным ТК).

Защита персональных данных

Право работника на защиту персональной информации закреплено ст. 23 и 24 Конституции, а также ТК РФ. К организации предъявляются определенные требования, связанные с обработкой (получением, хранением, передачей, использованием) личных данных, используемых для оформления нового сотрудника.

ТК РФ устанавливает, что организация должна запрашивать все необходимые ей сведения непосредственно у работника. Если какие-то сведения находятся у третьей стороны, у работника необходимо спросить на это разрешение.

Работодатель не вправе запрашивать и обрабатывать сведения о религии, убеждениях, принадлежности к партиям и общественным организациям, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законодательством.

Обработка и хранение личных сведений о работнике должно производиться в порядке, обеспечивающем сохранность данных и недопустимость использования их третьими лицами без согласия самого работника.

Дополнительные гарантии работников

В целях эффективного социально развития общества, обеспечения экономического роста и совершенствования трудовых отношений законодательство РФ предусматривает дополнительные гарантии при трудоустройстве для определенного круга лиц:

• молодые люди;
• одинокие и многодетные родители;
• родители дошкольников, детей-инвалидов;
• инвалиды;
• люди предпенсионного возраста;
• лица, освобожденные из исправительных учреждений;
• беженцы и т.д.

Реализуются права этих категорий граждан путем создания дополнительных рабочих мест и специализированных организаций. Федеральным законом от 24.11.1995 N 181-ФЗ “О социальной защите инвалидов в Российской Федерации” установлена обязанность организаций численностью более 100 человек принимать на работу инвалидов . Их численность должна составлять от 2 до 4 % среднесписочной численности работников организации. При этом условия ТД инвалидов не должны быть хуже условий труда остальных работников.

Юридические гарантии - это установленные действующим законодательством средства, с помощью которых государство обеспечивает соблюдение субъективных прав, в данном случаи прав будущих работников. Юридические гарантии делятся на общие и специальные, не большой перечень гарантий приводится ниже, с более подробным перечнем можно ознакомиться в Трудовом Кодексе Российской Федерации: 1. Общие: § Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора (ст. 64 ТК РФ) Отказ заключения договора может быть обжалован в судебном порядке; § Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей; § По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме; § ст. 70 ТК РФ устанавливает круг лиц, в отношении которых работодатель не вправе устанавливать испытательный срок при приеме на работу; § Законодательством установлен максимальный испытательныйсрок при приеме на работу (три месяца); § ст. 60 ТК РФ запрещает работодателю требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательством; § и другие. 2. Специальные - применяются только в отношении прямо предусмотренных в законе работников: § ст. 212 ТК РФ работники занятые на тяжелых работах, работники, связанные с движением транспорта и некоторых других работников проходят при приеме на работу обязательные медицинские осмотры; § ст. 253 ТК РФ ограничивает применение труда женщин на работах, связанных с вредными условиями труда, а также запрещает применение труда женщин на работах, связанных с подъемом и перемещением тяжестей вручную, превышающие предельно допустимые для них нормы; § ст. 265 ТК РФ запрещает применение труда несовершеннолетних на работах с вредными и опасными условиями труда, а также на работах, выполнение которых может причинить вред их здоровью и нравственному развитию; § ст. 266 ТК РФ устанавливает обязательные для несовершеннолетних медицинские осмотры при приеме на работу; § и другие. Небольшие нюансы при трудоустройстве. При приеме на работу работодатель вправе потребовать от работника: Паспорт, либо иной документ, удостоверяющий личность; Трудовую книжку; Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; Документы воинского учета; Документ об образовании, если работа требует специальных знаний; Идентификационный номер налогоплательщика (цифровой код, упорядочивающий учёт налогоплательщиков в Российской Федерации. Присваивается как юридическим, так и физическим лицам). Если трудовой договор заключается впервые, то трудовая книжка и свидетельство о пенсионном страховании оформляется работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки, в связи с ее утратой, работодатель обязан, по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку. Граждане, замещавшие должности государственной или муниципальной службы, в течении двух лет обязаны при заключении трудовых договорах, сообщать работодателю сведения о последних месте службы. Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах. Прием на работу оформляется приказом или распоряжением работодателя, изданным на основе заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям, заключенного трудового договора. При разночтении в содержании приказа и трудовом договоре следует руководствоваться трудовым договором (ст. 68 ТК РФ). Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания или фактического поступления на работу. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом считается заключенным, если работник преступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Если распоряжение о выходе на работу дает не уполномоченное лицо, то трудовой договор считается не действительным. Уполномоченным представителем может быть лицо, уполномоченное подписывать приказ о приеме на работу. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме, не позднее трех дней со дня допущения работника к работе. При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника. Работодатель также обязан провести инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и ознакомит с другими правилами по охране труда. Если Вы не смогли предусмотреть все нюансы при приеме на работу или Вам отказали в трудоустройстве и Вы считаете свои права нарушены, мы с большим желанием защитим Вас от противоправных действий и добьемся компенсацию в Вашу пользу. Компания Юридический центр "Лидер" обладает колоссальным опытом досудебного урегулирования трудовых споров, в редких случаях наши клиенты доходят до суда. 70.

Вы также можете найти интересующую информацию в научном поисковике Otvety.Online. Воспользуйтесь формой поиска:

Новая страница 1

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности , например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись , после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон , после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области .

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: ( или: ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается) .

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:

Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить...», «Предусмотреть...», «Внести изменения...». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа - секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее - Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

- место и время проведения общего собрания акционеров;

- председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Сокращенный вариант оформления протокола

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Выписка из протокола

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную .

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Рис.2. Внесите организационные детали

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

• Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
• Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
• Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
• Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
• Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
• Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
• Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
• Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1., вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось. Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

• Решения, которые касаются всех
• Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
• Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Итак, решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

Отзывы:

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания. Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу. Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

В.В.САЛМИН

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!