Как сделать выставку своих картин. Как организовать свою первую выставку: советы профессионального художника

Как организовать выставку - зачем она нужна + 10 шагов для организации + 4 распространенные ошибки.

Существует множество маркетинговых инструментов по продвижению товаров и услуг.

Учесть каждый, а тем более использовать за один раз довольно сложно, да и не всегда нужно.

Но есть один способ коммуникации, который совмещает в себе сразу несколько инструментов продвижения.

И это привычные для многих выставки.

Несмотря на то, что уже многие предприниматели успели оценить эффект от их проведения, некоторые все еще боятся участвовать в подобного рода мероприятиях.

И в первую очередь это связано с незнанием и непониманием организации всего процесса.

Если вы хотите знать, как организовать выставку и получить от нее максимальный результат, то продолжайте читать эту статью.

Что такое выставка и зачем она нужна?

Выставка - это одна из ключевых маркетинговых коммуникаций, включающая в себя множество способов продвижения, которые проводятся в одно время:

• презентация товара или услуги;
• дегустация (при необходимости);
• сэмплинг;
• конкурсы.

Что в итоге получает предприниматель, решившись принять участие в выставке:

• общение с потенциальными покупателями или клиентами;
• изучение конкурентов и сравнение себя с ними;
• формирование позитивного имиджа своей компании;
• получение новых заказов и переговоры о заключении будущих договоров на поставки.

Таким образом, принимая участие в подобного рода мероприятиях, предприятие получает уникальную возможность не просто изучить возможный рынок сбыта, и показать себя в лучшем свете, но и сразу по итогам работы провести работу над ошибками - улучшить качество товаров, нанять более квалифицированный персонал, заняться более активной рекламой.

Преимущества и недостатки выставки

Выставка - это довольно специфический маркетинговый инструмент, который имеет свои преимущества и недостатки.

Начнем с приятных моментов:

• организаторы используют только качественную и масштабную рекламу;
• на выставку по большей части приходит действительно заинтересованная аудитория;
• участие в таком мероприятии дает возможность предпринимателю установить новые связи с местными органами власти, другими предприятиями, которые могут быть поставщиками сырья, рекламными компаниями;
• поддержание имиджа своего предприятия.

Но на ряду с преимуществами, есть и недостатки:

• высокая стоимость участия;
• длительное время подготовки;
• дорогое оформление выставочного стенда;
• человеческий фактор (на выставку стоит отправлять только проверенных и подготовленных сотрудников маркетингового отдела).

Как организовать выставку: пошаговый процесс

Чтобы организовать выставку, необходимо проделать много работы. Западные аналитики утверждают, что на подготовку стоит тратить около одного года, наши соотечественники сходятся во мнении, что полугода будет вполне достаточно.

Сам процесс по участию в выставке будет состоять из нескольких этапов.

Вот основные из них:

1. Выбор подходящей выставки
2. Составление плана действий
3. Выбор и подготовка сотрудников, которые будут презентовать товар
4. Планирование бюджета
5. Выбор образцов
6. Разработка раздаточного материала
7. Оформление выставочного центра
8. Монтажные работы
9. Непосредственное участие
10. Подведение итогов

На каждом из этапов остановимся подробнее.

Выбор выставки и подача заявки на участие

Маркетинговый отдел предприятия должен постоянно искать и изучать информацию о том, где, когда и какие выставки будут организованы.

Если вы новичок в подобных мероприятиях, то, в первую очередь, обратите внимание на специализированные выставки, которые проводятся в вашем регионе.

Если в ближайшие полгода нет ничего подходящего, то тогда стоит рассмотреть вариант экспозиций, на которых себя могут проявить производители различных групп товаров.

На что необходимо обратить внимание при выборе выставки:

• тематика;
• количество участников;
• целевая аудитория;
• способы продвижения выставки;
• требования к выставочным стендам участников;
• стоимость участия.

Подача заявки и осуществление оплаты за участие зависит от масштаба ее проведения:

• на региональном уровне - необходимо обратиться прямо к организатору;
• на федеральном - найти посредников.

Также заранее подготовьте все необходимые документы, так как некоторые экспоцентры предъявляют жесткие требования и проводят тщательный отбор предприятий-участников.

Планирование выставки

Организовать выставку не получится без тщательного планирования.

В первую очередь, вы должны составить календарный план действий, рассчитать бюджет, чтобы понять сколько денег вы готовы вложить в такой способ рекламы, и подготовить сотрудников.

Также на этом этапе необходимо определиться с основными целями участия в таком мероприятии и сфокусироваться на них.

Стратегическими заданиями будут:

• увеличение объем продаж;
• привлечение новых покупателей;
• исследование рынка;
• оценка деятельности конкурентов и изучение их целевой аудитории;
• поиск новых связей;
• ведение предварительных переговоров с потенциальными клиентами.

Тактические задания заключаются в следующем:

• определение размеров стенда;
• выбор образцов;
• оформление выставочного стенда;
• поиск подходящего места под установку стенда в экспоцентре.

Подбор сотрудников, которые будут работать на выставке

Если директор или владелец бизнеса заинтересован в его развитии, то его присутствие на выставке является обязательным.

Во-первых, можно воочию увидеть потенциальный рынок сбыта, во-вторых, завести деловые знакомства.

Что касается, персонала, который должен непосредственно отвечать за то, чтобы организовать выставку, то он будет относиться к отделу сбыта или маркетинга.

На выставку стоит отправлять специалистов своего дела, которые:

• «от» и «до» знают выбранные товары,
• обладают хорошими коммуникативными навыками;
• смогут продать товар и описать его положительные характеристики.

Также у стенда должны быть начальник производства, начальник отдела маркетинга или сбыта.

Планирование бюджета

В бюджет организации выставки должны входить такие статьи расходов:

• взнос за участие и аренду места в экспоцентре;
• стоимость выставочного стенда (оформление, транспортировка, монтаж);
• стоимость образцов;
• подготовка раздаточного материала;
• расходы поездку и проживание сотрудников;
• расходы на форс-мажор.

Выбор образцов товара

В качестве образцов необходимо использовать те же товары, что поступают в продажу.

Любой, кто подойдет к стенду предприятия, должен иметь возможность попробовать товар.

Также приготовьте несколько единиц, которые вы сможете отдать потенциальным клиентам.

На проспекте обязательно оставьте полную информацию о товаре и контактные данные компании.

Подготовка раздаточного материала

Раздаточный материал должен быть представлен в виде:

• листовок с информацией о компании и выпускаемых ею товарах;
• прайс-листа;
• полноценного каталога.

Стоит отметить, что расходы на будут довольно большими, поэтому не спешите с легкостью прощаться с раздаточными материалами.

Рядом со стендом разместите стопку листовок, а вот прайс и каталог нужно приберечь для тех, кто действительно заинтересовался продукцией предприятия.

Оформление выставочного стенда

Самым ответственным этапом в организации выставки является оформление выставочного стенда.

От того, как будет представлен товар, зависит успех и эффект от участия в таком мероприятии.

Чтобы донести посетителям всю необходимую информацию, воспользуйтесь рекомендациями по оформлению стенда для выставки, касающимися таких моментов:

Название и логотип.

Они должны быть видны и сразу бросаться в глаза.

Поэтому обязательно разместите их на стенде.

Не нужно заставлять людей гадать, а что же это за предприятие в правом углу.

Также можете разработать какой-то клиентоориентированый слоган, который сразу привлечет внимание посетителей.

Он должен быть в центре внимания.

Поэтому избегайте яркого дизайна стенда, на котором может затеряться товар.

Также его стоит разместить таким образом, чтобы любой человек мог подойти к нему с любой стороны.

Место в зале.

Чем раньше вы подадите заявку на участие в выставке, тем выше ваши шансы арендовать удачное место.

Самым удачным является размещение стенда:

• справа от входа;
• в центре зала;
• в углах зала.

1. Размер стенда.

   Стенд должен занимать треть арендованного места, остальное пространство принадлежит сотрудникам из расчета 1,5-2 кв. м. на одного человека.

   Как правило, достаточно 5 секунд, чтобы человек зацепился взглядом за определенный стенд и принял решение к нему подойти.

   Нужно знать несколько «фишек», которые помогут в этот деле.

Итак, как оформить выставочный стенд, чтобы он наверняка привлек внимание:

• стенд может быть необычной формы с ярким, но при этом ненавязчивым дизайном;
• можно добавить бегущую строку, воспроизвести видео на экране с демонстрацией товара в действии, поставить движущиеся предметы, которые косвенно связаны с деятельностью компании;

обязательно нужно предоставить текстовую информацию на самом стенде и следить, чтобы стойка с раздаточным материалом не была пустой.

Но важно, чтобы у посетителей все же остались вопросы, на которые смогут ответить представители компании;

• если условиями организаторов выставки предусмотрена сдача в аренду больших площадей, то не поскупитесь и организуйте «остров» со столиком и стульями.

Постарайтесь задать своему стенду определенный стиль, пусть он будет лаконичным и не перегруженным множеством предметов и лишним текстом.

Любой предпочтет испытать товар в реальных условиях, чем всего лишь его увидеть на фото или прочитать о нем кучу информации.

Монтажные работы по установке стенда в выставочном зале

О доставке выставочного стенда необходимо подготовиться заранее: выбрать и провести полный инструктаж работников.

Для осуществления монтажа и демонтажа нужно установить четкие сроки: по одному дню.

Если давать работником расслабиться, то можно увеличить расходы.

В дни проведения мероприятия необходимо следить за чистотой стенда и его наполнением.

Участие в выставке и подведение итогов

Ну вот все этапы, как организовать выставку пройдены, осталось только в ней поучаствовать.

И здесь уже все зависит от работников, которые будут проводить презентацию.

1. У стенда всегда должны быть люди, к которым смогут обратиться посетители.
2. В первую очередь, стоит уделить внимание оптовым покупателям, а затем уже розничным.
3. Потенциальным клиентам предлагается заполнить анкету, после чего ему предоставляется каталог с полным ассортиментом товаров и прайсом.

Заполненные анкеты и послужат основой для подведения итогов выставки.

По ним же можно отследить, сколько покупателей действительно заинтересовалось товарами компании.

После этого можно проводить работу над ошибками, а также оценить сильные и слабые стороны проведенной работы.

Еще несколько советов, как провести выставку, собраны в видеоролике:

Основные ошибки при проведении выставки

Многие не до конца понимают, что значить организовать выставку, из-за чего и возникает много вопросов, незнание ответов на которые приводит к отрицательным результатам.

Выставка - это только работа у стенда.

Это не так.

Это совокупность последовательных действий, которые и приведут к успеху.

Важно ответственно подходить к каждому этапу организации - подготовке, непосредственно участию и подведению итогов.

Участие в выставке только ради участия.

Руководство предприятия должно четко поставить цели, которых необходимо добиться от участия.

Основное внимание должно быть приковано к стенду.

Даже самый красивый и привлекающий внимание стенд не спасет, если сотрудники не будут подготовленными и не смогут общаться с клиентами.

Выставка закончилась, и на этом все.

Ничего не закончилось, пока не проведен полный анализ полученных данных, и не проведена работа над ошибками.

Ведь какой был смысл тратить столько времени и денег, чтобы потом не принять во внимание полученную информацию.

Если вы готовы выходить на новый уровень продвижения своего бизнеса, то обязательно изучите любую информацию, касающуюся вопроса, как организовать выставку .

Это действительно очень выгодный и эффективный способ заявить о себе.

Но без знания определенных моментов вряд ли удастся получить «выхлоп» от проделанной работы и потраченных средств.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Презентуете ли вы свои собственные работы или произведения других художников, проведение выставки – это уникальный обогащающий опыт. Хотя свести воедино столько элементов, чтобы это все образовывало единое целое и при этом имело смысл, может быть совсем не просто. Поэтому, когда вы самостоятельно организовываете выставку, крайне важно, чтобы у вас был план действий. Как только вы определились с темой выставки, можете принимать заявки от заинтересованных художников, выбрать подходящее для этого мероприятия место и запустить рекламную кампанию, чтобы вашу коллекцию увидели и оценили по достоинству как можно больше людей.

Шаги

Часть 1

Выберите объединяющую тему. Продуманную художественную выставку характеризует хорошо прослеживаемая тема, которая связывает разные кусочки вместе и дает ощущение, что они – часть единого целого. Продумайте, какой посыл должна передавать ваша выставка. Это может быть образ или явление, чувство или определенная изобразительная техника.

Выберите самую впечатляющую работу. Отберите для показа несколько самых лучших или недавних произведений. Если вы проводите личную выставку, которая должна отводить основное место вашей собственной работе, вам понадобится от 10 до 30 картин для представления публике. Тему выставки нужно отобразить в каждом экземпляре.

Свяжитесь с местными художниками для предоставления материалов для экспозиции. Проведите небольшое исследование в поисках творческих людей в вашем регионе, которые могут быть заинтересованы в участии в вашей выставке. Совместные усилия могут стать отличной возможностью для многих разных художников представить их искусство на одном мероприятии, что в результате даст более разнообразную и полную подборку.

Работайте посредством разных каналов. Ваша выставка не должна состоять исключительно из полотен и рисунков. Свободно включайте работы фотографов, скульпторов и прочих мастеров образного искусства. Широкая подборка работ придаст сотрудничеству динамичную атмосферу и принесет больше радости вашим клиентам.

• Самое лучшее решение – браться за произведения, которые можно оправить рамой, повесить на стену и продать. Хотя можно также пригласить поэтов или музыкантов, которые будут выступать на мероприятии, особенно если их работа дополняет тему выставки.

Часть 2

Организация мероприятия

1. Определитесь с датой и временем. Организация художественной выставки требует изматывающей по интенсивности координации, поэтому будьте реалистичны касательно временных рамок, которые вы для себя устанавливаете. Стоит начинать планирование мероприятия по крайней мере за 2-3 месяца, чтобы у вас было достаточно времени на подготовку. Если есть возможность, выберите дату ближе к концу недели, когда у многих выходной, и люди ищут, чем бы заняться в городе.

   Забронируйте место проведения. Начните поиски подходящего места для проведения выставки. Самое очевидное решение – снять студию или художественную галерею, но помните, что выбор не ограничивается только традиционными художественными локациями. Вы можете поспрашивать в ресторанах, кафе, дворцах культуры, церквях и бизнес-центрах, и узнать, не желают ли они помочь в проведении этого мероприятия.

   Оцените ваши работы для продажи. Целью выставки является не только показ работ художника, но и их продажа. Как только у вас собралась экспозиция, стоит подумать, во сколько вы оцениваете каждое произведение. Постарайтесь установить цены, которые приемлемы и для вас и для покупателя, принимая во внимание технику живописи, техническую сложность и труд, вложенный в создание этого произведения.

   Пустите слух. Пусть люди в вашем окружении знают, что вы работаете над выставкой. Можете упомянуть об этом при личной встрече или разместить информацию о мероприятии на своих страничках в социальных сетях. В некоторых случаях возможно сотрудничество с администрацией места проведения – они могут сделать так, чтобы новость достигла более широкого круга посетителей через их веб-сайт, пресс-релизы и официальные анонсы.

   Часть 3

   Проведение успешной выставки

   1. Попросите помощи. Заручитесь поддержкой волонтеров, а также помощью профессионалов: грузчиков, рамочников и экспертов по освещению. Все вместе будет легче справляться с координированием разгрузки и погрузки работ, размещением необходимого оборудования и дисплеев в предусмотренном месте, наблюдением за произведениями искусства, чтобы их не повредили или не украли. Преданная команда может облегчить ваше бремя, а ее (команды) присутствие гарантирует, что мероприятие пройдет без сучка и задоринки.

      • Кроме грузчиков, неплохо нанять фотографа или оператора, чтобы заснять мероприятие на пленку, а также музыкальную группу или диджея для ненавязчивого музыкального сопровождения.
      • Делегируйте задания и обязательства команде волонтеров, чтобы у вас была возможность заняться последними штрихами в приготовлении.

   2. Подготовьте выставочное пространство. Первым вашим распоряжением станет монтировка и размещение произведений в предусмотренном месте. Исходя из этого, вы можете настроить освещение таким образом, чтобы каждая работа была хорошо освещена и отчетливо видна. Представьте, как вы хотите, чтобы посетители увидели пространство и взаимодействовали с ним, потом обдумайте окончательную планировку, которая будет удовлетворять поставленные задачи.

   3. • Как и все, что касается выставки, при составлении меню нужно учитывать локацию. Также подумайте, какую атмосферу вы хотите создать (обыденную или формальную) и в какие наряды должны быть одеты присутствующие.
      • Более авторитетные художественные галереи иногда покрывают стоимость продовольствия на больших мероприятиях.
   • Очень рекомендуется оформлять страхование ответственности для локации, где проводится выставка. Таким образом, вы не будете нести ответственность, если что-то случится с гостем, картиной или самим помещением.
   • Распланируйте, купите, организуйте доставку, уборку, обрамление и размещение как можно раньше, чтобы уменьшить стресс, связанный с приближением даты мероприятия.
   • Оберните работы в пузырчатую упаковку, чтобы защитить их во время транспортировки к месту проведения и обратно.
   • Если вы не боитесь публичных выступлений, выступите на открытии с краткой речью. Поблагодарите гостей за то, что они пришли, затем в течение нескольких минут коротко поясните выбранную тему, представьте художников, с которыми вы сотрудничали, и ваше общее виденье этого проекта.
   • Поразмыслите над тем, чтобы продавать другие товары (футболки, сумки, значки, и так далее), которые могут заинтересовать людей, не намеренных покупать оригинальные произведения искусства.

   Предупреждения

   • Не забудьте предупредить будущих посетителей, если на выставке представлены "взрослые" темы, которые не подходят для юных зрителей.

Дорогие друзья! Хочу организовать выставку картин своего деда. Начал звонить по галереям, но столкнулся с неожиданной для себя проблемой. Или все забронировано до нового года или космические цены. Прежде, чем отдавать чемодан финансов незнакомым людям, мне очень хотелось бы посоветоваться со знающими людьми. Выбрал этот сайт, так как здесь вас много:)

Есть картины, есть их автор, которому скоро 90 лет. Что то продавать из картин нужды нет, выставка это подарок художнику-любителю. Выставки у него никогда не было. Дайте пожалуйста совет, что нужно делать?? Можно ли организовать все малой кровью самому? Снять помещение, развесить картины. Как обычно обеспечивается охрана? Какой зал лучше снимать? Стоит ли к кому то обращаться? Если да, то к кому? В галерею, дом культуры или что еще. Самое главное. Как сделать так, чтобы на выставке ходили какие то люди?? Рассматривали.

Возможно совсем идиотские вопросы, заранее простите! Загорелся идеей, нужны советы.

Возможно, позже разместим коллекцию творений деда на этом сайте. Пока что дед относится к интернету скептически, не понимает зачем, махает руками. Заранее спасибо всем отписавшимся! Если сделал что то нетак прошу меня простить.

Давно прошло то время, когда выставку можно было организовать только в галереях и музеях. Сегодняшние художники часто выбирают для презентации все более необычные площадки. Свою выставку вы можете организовать даже в государственной библиотеке, хотя для первого раза лучше выбирать более приспособленные для этого варианты – частные галереи или арт-пространства. Это могут быть образовательные учреждения, институты, коворгинги или специально отведенные для выставочных целей помещения свободного назначения – например, в Центре современного искусства ВИНЗАВОД.

Средняя цена аренды за сутки стартует с отметки в 60 000 рублей. Выставка на ВИНЗАВОДЕ или «Стрелке» обойдется от 300 000 рублей за сутки. Да, такие цены могут напугать начинающего художника, но не стоит забывать о том, что на некоторых площадках вполне можно выставляться на бартерной основе. Главное – уметь грамотно договариваться, продумывать состав выставки и выбирать гостей. В таком случае вы пиарите площадку, а площадка пиарит вас.

Материалы

Полноценную выставку можно организовать уже с 15 полотнами. Многое, конечно, зависит от выставочного пространства: при размещении работ в каждом конкретном зале необходимо учитывать его размер и особенности планировки. Если ваши работы имеют маленький формат, нужно выставить больше картин. Невозможно однозначно ответить на вопрос о том, сколько времени потребуется на их создание. Все зависит от индивидуальных особенностей художника, . Помните, что качественную выставку всегда характеризует хорошо прослеживаемая тема, связывающая вместе разрозненные картины и вселяющая ощущение, что все они – часть единого целого.

Как привлечь зрителей на выставку

Для привлечения посетителей подключайте все средства: рисуйте плакаты, листовки и рекламные брошюры, распространяйте их там, где чаще всего тусуются любители искусства. Сделайте грамотный пресс-релиз и разошлите его в редакции газет, журналов и телеканалов.

Соцсети – ваше все. Не забудьте разместить афишу своей выставки во всех соцсетях, тщательно проверив, что всюду указаны ключевые детали такие, как: дата, время и место проведения. Просите друзей делать репосты и не скупитесь на платную рекламу в соцсетях. К примеру, если организовать мероприятие на Facebook и начать транслировать рекламу, то каждый подписавшийся на ивент человек (потенциально желающий прийти) будет стоить 30-40 рублей.

Сколько картин можно продать

При создании экспозиции художнику, конечно, лучше заранее подумать над тем, во сколько он оценивает каждое свое произведение. Не стоит ставить перед собой заоблачные цели, планируя продать на выставке все свои картины. Так не бывает. Кроме того, покупка вряд ли произойдет на самом мероприятии: скорее всего коллекционер, заинтересовавшийся одним (или несколькими) из ваших полотен, возьмет паузу для раздумий, а позже свяжется с вами.

Евгения Пак, основательница творческой студии Art of You

«Организация первой выставки подобна построению малого бизнеса. Поняв механизм работы этих процессов, можно переходить к основанию своего творческого стартапа».

Чем привлечь помимо самих картин

Во-первых, выставка – это не обязательно только картины. Фоном можно пустить концептуальную музыку или атмосферные видео, транслируемые на стену при помощи проектора. Добавить скульптур и фотографий, если вы занимаетесь чем-то еще помимо живописи или графики. Ну и все это должно подаваться в одном стиле, как и вся реклама о мероприятии.

Фуршет

Организуя фуршет для гостей, вы демонстрируете свою клиентоориентированность. Шампанское, коктейли и легкие закуски совсем не обязательно обойдутся вам в целое состояние: многие компании работают на бартерной основе (за пиар). Можно также найти спонсоров – успешные бизнесмены и крупные компании сейчас с радостью инвестируют в благотворительность. Важно, однако, учесть тот факт, что некоторые площадки не всегда дают согласие на распитие алкоголя на мероприятии. Этот нюанс необходимо обговорить заранее, чтобы избежать напрасных трат и всяческих недоразумений. в зависимости от организующей его кейтеринговой компании и состава блюд: 650-1500 рублей на человека.

Нужен ли специально обученный человек

Выставки могут организовывать не только художники, скульпторы или фотографы. В наши дни этот формат популярен для пиара различных стартап-проектов, связанных с технологиями или производством. Еще одно модное направление, которое мы сейчас запускаем в Art of You – это ко-бренд. Арт-коллаборации на стыке искусства и бизнеса – это свежо и интересно. К примеру, один известный банк реализовал проект по созданию платежных карт с изображением картин талантливого художника. Известный художник-каллиграф Покрас Лампас изобразил стрит-арт-версию логотипа модного дома Fendi на крыше их офиса в Риме. Такие акции привлекают внимание и к бренду, и к художнику.

Нужно ли нанимать специалиста для работы над выставкой? Наверное, это будет не лишним, если у вас имеются средства и нет времени на самостоятельную разработку концепции мероприятия, поиск площади, переговоров, составления договоров, планирование бюджета, рассылку информационных материалов и прочие активности. Уровень зарплаты такого специалиста варьируется между 45 000 и 80 000 рублей в месяц.

Выставка - это единственное уникальное и универсальное мероприятие, в котором можно использовать все инструменты маркетинга. Зачастую участие в выставке не требует огромных затрат, но правильная и ответственная подготовка к выставке позволяет достичь значительных результатов: увеличить объем продаж, представить новые товары или услуги, улучшить имидж вашей фирмы, сформировать сеть дилеров или дистрибьюторов, изучить рынок и т.д.

Существует много причин, по которым стоит принять участие в выставке .

Выставки предоставляют возможность:

• заключить договоры с потенциальными партнерами
• вывести на рынок новый продукт
• найти новых покупателей и партнеров
• развить новое направление своей коммерческой деятельности
• стимулировать активность персонала
• получить информацию о текущей ситуации на рынке
• поддержать местных торговых агентов
• встретиться с деловыми партнерами и т.д.

Где проходят (проводятся) выставки

Специализированные выставки отрасли чаще всего проводятся в двух крупных выставочных центрах (комплексах) Москвы: Кросус Экспо или Экспоцентр. (ссылка календарь выставок в Москве>>)

Если вы впервые приняли решение участвовать в выставке , мы постараемся объяснить простейшие понятия, с которыми вам придется столкнуться при подготовке к мероприятию.

Подготовка к выставке

Как правильно участвовать в выставке, как эффективно провести выставку и получить отличные результаты? Советы и рекомендации для участников / экспонентов.

Прежде всего, необходимо определить конкретные и реалистичные цели , которые вы предполагаете достичь с помощью участия в выставке . Самые распространенные из них:

• презентовать новый товар или услугу
• пополнить базу клиентов
• найти новых партнеров
• заявить о своей фирме
• проанализировать определенный сегмент рынка и т.д.

Разумеется, цели вашей компании могут быть уникальными.

После того, как определены основные цели, будет нелишним набросать план их достижения, подобрав приемлемые для вас инструменты, подготовить стендистов для работы на выставке. Несомненно, вам хорошо известны основы маркетинга и рекламы, и мы не хоте ли бы повторять простые истины, поэтому приведем лишь небольшой пример в качестве иллюстрации.

Предположим, ваша компания – новичок на рынке. В этом случае было бы логично сделать акцент на стенде – чтобы привлечь к нему как можно больше внимания. Для этого можно заранее забронировать «выгодное» место на плане, заранее изучив, где находится вход в павильон, туалеты, точки питания, то есть, места скопления посетителей. Возможно, полезно будет узнать, где располагаются лидеры отрасли и конкуренты.

Как оформить стенд на выставке

Стенд нового участника должен быть броским, ярким. В оформлении выставочного стенда может использоваться цветная оклейка, подсветка, яркие баннеры, красивая и стильная мебель..

Выставочный стенд (стандартный стенд, эксклюзивный стенд) - это лицо компании на выставке, он во многом характеризует ее положение на рынке, ее потенциал, амбиции, возможности, поэтому многие участники ориентированы на строительство эксклюзивного стенда.

Для оформления экспозиции компании можно использовать дополнительное оборудование для выставок: разборные выставочные конструкции или мобильный выставочный стенд. Если позволяет формат выставки и бюджет, желаемого эффекта поможет добиться эксклюзивная застройка.

На фото выставочные стенды участников выставки «…. – 2011, 2012»,
эксклюзивные выставочные стенды, нестандартная застройка.

Как определить размер стенда?

Нередко экспонент затрудняется с определением и выбором размеров выставочного стенда, т.к. не представляет как будет выглядеть стенд (экспозиция).

Размер выставочного стенда определяется исходя из бюджета, технической необходимости: демонстрация привезенного оборудования, расстановка буклетниц, переговорная зона, ресепшн и количества работающих на выставке.

Маленький стенд (от 6 до 12 кв.м.) позволит компактно разместить информацию: плакаты, информационная стойка, стул.

Средний стенд (от 12 до 18 кв.м.) позволяет размещать витрины с образцами продукции, несколько переговорных столов.

Большой выставочный стенд (от 20 кв.м. и более) - это большая выставочная площадь для работы группы менеджеров, включает переговорные зоны, зоны демонстрации продукции, определяет уровень компании на отраслевом рынке.

Правила работы на выставке, для персонала участника

Вероятно, вам приходилось посещать много мероприятий, и вы согласитесь, что мало привлечь посетителей на стенд, нужно уметь с ними работать. Потому мы хотели бы напомнить основные правила работы персонала на выставке.

Будет здорово, если сотрудники компании-участника будут опрятны, приветливы и внимательны к каждому посетителю.

Перед выставкой проведите тренинг для сотрудников, объясните им цели участия в выставке, функции каждого из них, кто представляет вашу целевую аудиторию и т.д. Осознание сотрудниками целей участия, методов и принципов работы на выставке, может превратить ваш стенд из обычной "витрины" в плацдарм для продвижения навстречу новым заказчикам и новым рынкам.

Сотрудники должны быть коммуникабельными и хорошо осведомленными о деятельности фирмы, продукции и услугах. Прекрасно, если это будут опытные продажники. Выставку посещают разные люди, а умение определить тип посетителя и удержать его внимание - это важная составляющая успеха.

Если выставка международная – явно не помешает знание иностранного языка.

Даже если посетитель проходит мимо вашего стенда, ему важно чувствовать, что он вам интересен. Тогда вы станете интересны ему. В ожидании посетителей не стоит увлекаться телефонами, планшетами, чтением посторонней литературы или приемом пищи прямо на – никакой вежливый человек не захочет вас отвлекать, а вы его наверняка не заметите. Именно для этого мы предлагаем застраивать небольшие подсобные помещения для организации питания на выставке (стенде компании) или использовать специализированные точки питания на территории выставочного центра.

Общаясь, проявляйте свой интерес, ведите активный диалог, предлагайте посетителю отправить материалы по электронной почте – вы заранее получаете его контактную информацию и даже экономите полиграфию, которую зачастую отказываются брать из-за внушительного веса. Пообещав связаться с собеседником после мероприятия, обязательно сделайте это. Если вы хотите, чтобы в памяти человека осталось название вашей фирмы, письмо должно поступить к нему в течение 48 часов. В течение выставки контакты стоит систематизировать, чтобы запомнить их обладателей и не упустить ничего важного.

Если на выставке вы планируете вести переговоры с иностранными посетителями и партнерами, то необходимо заблаговременно позаботиться о наличии переводчика на стенде компании.

Привлечение посетителей

Мы рекомендуем сделать адресные телефонные звонки ключевым партнерам и клиентам и сообщить им, что ваша компания принимает участие в выставке. Однозначно, на вашем сайте должна быть размещена информация о том, что компания будет принимать участие в выставке и о том, что вы будете там представлять.

Разумеется, каковы бы ни были цели компании, от участия в выставке, как правило, экспоненты ждут увеличения объема продаж и знакомства с новыми клиентами. Часто организаторам приходится слышать в свой адрес жалобы на недостаточное количество посетителей. Действительно, одной из наших задач является проведение рекламной кампании и привлечение целевой аудитории на выставку .

Однако не стоит забывать, что о достаточном количестве гостей на каждом конкретном стенде следует позаботиться именно компании-участнику. Для этого мы предлагаем:

Публикацию информации о вашей компании на сайте выставки;

Мы предоставляем неограниченное количество бесплатных пригласительных билетов, чтобы вы заблаговременно могли сделать адресную рассылку потенциальным партнерам и клиентам и пригласить их посетить ваш стенд.

По мнению некоторых специалистов, не стоит пренебрегать и отраслевыми СМИ. Вы можете направить пресс-релизы или другие информационные материалы о деятельности вашей компании для публикации в отраслевых СМИ, особенно, если это информационные партнеры выставки. В этом случае можно договориться о проведении интервью во время мероприятия или репортаже о самой компании. Таким образом, еще до начала мероприятия у вас появится возможность составить плотное расписание встреч и переговоров на вашем стенде.

Оценка эффективности выставки

Подведение итогов и оценка результативности выставочной деятельности.

Стоит помнить, что после завершения выставки, ваша работа не прекращается. Чтобы закрепить наметившиеся успехи, необходимо действовать без промедления. Договаривайтесь о следующей встрече с интересующими вас людьми, разошлите письма с благодарностью за проявленный интерес всем новым «знакомым». Каждый посетитель, который обратил внимание на вашу продукцию или услуги, заслуживает внимания. Зачастую после участия в выставке накапливается масса визитных карточек с перспективными контактами, но, вернувшись к привычному режиму работы, вы забываете о них, желая разобраться со срочными вопросами, накопившиеся за время вашего отсутствия. Обозначение приоритетов, безусловно, ваше право, но помните, что визитные карточки, контакты, налаженные на выставке, очень быстро теряют свою актуальность.

Резюмируя, можем сказать, что выставки - это великолепная возможность для продвижения фирмы на конкретном рынке при условии:

• Если участие в них планируются заранее.
• Если часть посетителей идет на выставку конкретно на ваш стенд, а другим вы не оставляете шансов пройти мимо.
• Если персонал умеет, хочет и готов работать на выставке.
• Если в ходе выставки подготовлены точные и информативные записи переговоров, «по горячим следам» которых сразу же начинается работа.