Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем. Официально-деловой стиль: примеры

Стилистика русского языка разнообразна. В каждой жизненной ситуации есть определенные нормы общения. В официальной сфере тоже существуют специфические нормы, которые иногда идут вразрез с общеязыковыми. Это особенность официально-делового стиля. Он сухой и пресный, все обороты в нем однозначны и постоянны.

Официально-деловой стиль: определение

Официально-деловой стиль – это стиль деловодства и законодательных актов, который формировался на протяжении многих лет. Его характерной особенностью считается постоянство в использовании одних и тех же слов и лексических оборотов.

Официально-деловой стиль, примеры которого периодически встречает в своей жизни каждый человек, должен быть понятным и однозначным. К тому же все его жанры пишутся по одним и тем же шаблонам. Иногда, чтобы получить новый документ, достаточно просто переписать 2-3 слова.

Стилистические особенности

Как и любой другой, он имеет свои характерные признаки. Официально-деловой стиль в деловых текстах характеризуется точностью и однозначностью изложения, долженствующее-предписывающим характером, полной безличностью, отсутствием любым эмоциональных проявлений, стандартностью и стереотипностью.

Любой документ должен быть трактован только в одном ключе. Поэтому все изложенные в нем данные имеют однозначный характер, потому как иное означает неразбериху и беззаконье в любых делах.

Поскольку это стиль деловодства, он используется для регулирования официальной сферы жизни человека и общества. Все, что в нем излагается, должно быть беспрекословно исполнено.

Никакой личной характеристики или субъективных трактовок в документах не может быть. Поэтому официально-деловой стиль русского литературного языка допускает изложение личной информации только в незначительных документах типа заявления или объяснительной для аргументации необходимости того или иного действия.

Однозначность изложения трактует и высокую степень стереотипности. Она присутствует на всех уровнях стиля: от набора лексем до общей структуры всего документа.

Лексика стиля

Как и любой другой, официально-деловой стиль в деловых текстах использует стандартный для себя набор лексем и оборотов. В первую очередь это слова из отрасли официального общения: предписываю, разрешаю, уведомляю, истец, глава, закон и им подобные. В других стилях они используются значительно реже.

Второй характерной особенностью считается употребление постоянных выражений и штампов речи. Это делает любой текст предсказуемым, но в то же время совершенно однозначным: исходя из, принимая во внимание, в соответствии с .

Примечательно, что, невзирая на высокий уровень безличностности, в официально-деловом стиле допускается использование местоимений и глаголов первого лица. К сравнению, в научном стиле это совершенно не приемлемо.

И последняя особенность – это наличие сухой, немного устаревшей канцелярской лексики, которая в других стилях звучит неуместно и несколько комично: имеет место быть, находится в состоянии алкогольного опьянения, жидкость, внешне похожая на коньяк .

Синтаксические конструкции

По постоянству синтаксических конструкций каждый человек легко определит официально-деловой стиль. Примеры его хорошо известны каждому из школы. И наверняка не раз в жизни приходилось писать заявление или протокол.

На синтаксическом уровне в первую очередь отмечается наличие небольших конструкций, простых предложений, минимальное количество усложнений, таких как однородные члены предложения или вставные конструкции. Это диктуется необходимостью простоты и однозначности в понимании изложенной в документе информации.

На уровне текста наблюдается высокий уровень стандартизации его структуры. К примеру, каждое заявление начинается с шапки в верхнем правом углу, в которой указывается, кто и к кому обращается. Далее идет сам текст заявления, который заканчивается датой и подписью обращающегося. Верхний левый угол документа оставляется для наложения резолюции по данному заявлению. Такая же стандартизация характерна для всех остальных жанров.

Отрасли применения

Довольно большое распространение имеет официально-деловой стиль речи. Примеры текстов встречаются любому человеку постоянно. Поэтому этот стиль разделен на несколько подстилей, в зависимости от отрасли применения.

Законодательные документы используются для формирования нормативно-правовой базы общества. Она предписывает правила, по которым должен жить каждый человек, подпадающий под влияние конкретно этого документа. Также в законодательных актах устанавливается наказание за невыполнение предписаний.

Юрисдикционная отрасль констатирует нарушение и назначает наказание за него. Здесь же находятся и прошения о помиловании и пересмотре дела в связи с определенными доказательствами или обстоятельствами.

Очень распространен административный официально-деловой стиль. Примеры таких документов даже изучаются в школьной программе. Сюда относятся документы, регулирующие деятельность отдельных организаций и их взаимодействие с отдельно взятыми личностями.

И последняя отрасль – дипломатическая. От правильности ведения документации в этой сфере зависят отношения между государствами. Одна неправильная запятая или слово может стать причиной глобального конфликта.

На практике официально-деловой стиль речи примеры текстов имеет самые разнообразные. Назвать абсолютно все жанры в одной статье будет довольно проблематично. Поэтому остановимся на самых популярных из них, разделив их на группы в зависимости от отрасли использования.

К законодательным документам относятся закон, акт, решение, указ. Составляются они на высших уровнях власти специально подготовленными людьми.

В отрасли юристикции жанры официально-делового стиля в русском языке представлены приговорами, судебными решениями, кассационными жалобами, ордерами на обыск или задержание.

Административные документы — одни из самых распространенных. Сюда принадлежат заявление, автобиография, приказ, рекомендация, факс, телефонограмма, расписка и многие другие.

В дипломатии чаще всего используются договоры, пакты, соглашения, конвенции.

Деловодство

Уже немало сказано о том, насколько богат на жанры официально-деловой стиль. Примеры их использования встречаются постоянно. Это активный стиль, употребляемый повсеместно в повседневной жизни. Чаще всего простой человек сталкивается с ним в отрасли деловодства. При приеме на работу мы пишем резюме, автобиографию и заявление, подаем справки с предыдущего места работы.

В основном у всех этих документов примерно одна и та же структура. Начинаются они с указания автора, составившего этот текст, далее идет изложение материла, которое заверяется подписью и печатью, если таковая имеется.

В русской филологии официальный деловой стиль документа, языка, речи имеет активный характер использования. Он высоко стандартизован и имеет определенный набор слов и выражений, использующихся вопреки некоторым законам языка.

К примеру, тавтологии не являются стилистической ошибкой, поскольку способствуют однозначному пониманию, чего нельзя достичь использованием местоимений для более красивого литературного звучания.

Каждый человек в своей жизни обязан уметь пользоваться этим стилем, поскольку он регулирует взаимодействие личности с организацией, государством и всем правовым миром в целом.

Официально-деловой стиль речи примеры заявление

привести примеры делового стиля речи (3-4)предложения плиз. 6 класс

1. Работа с текстами.
2. Индивидуальная работа учащихся (по карточкам).
3. Самостоятельная работа (написание заявления).

Оформление:

1. На доске записана тема урока, основные черты официально-делового стиля речи.
2. Схема “Стили речи”.

Дидактический материал.

1. Тексты для работы.
2. Карточки с индивидуальными заданиями.

Ход урока

1. Вступительное слово.

Вы уже знакомы со стилями речи. Вспомните, какие стили существуют? Где чаще всего встречается каждый из стилей?

Поможет вам в этом схема, расположенная на доске.

Стили речи

1. Научный
2. Официально – деловой
3. Публицистический

Сегодня мы будем говорить о стиле, который получил название официально-деловой. Слово “деловой ” означает “относящийся к делу, связанный с делом, работой, службой, предприятием, учреждением”.

Данный стиль речи отличается от всех других стилей речи лексическими, морфологическими и синтаксическими особенностями и определёнными оборотами речи, удобными для ведения деловых бумаг.

Основная функция официально-делового стиля речи – официальное сообщение, точная передача информации.

Познакомимся с основными чертами официально-делового стиля речи :

1. точность;
2. краткость;
3. сжатость;
4. использование готовых, уже утвердившихся словесных формул;
5. безличность;
6. неэмоциональность изложения .

Официально-деловой стиль используется в официальной переписке граждан с учреждениями, а также учреждений друг с другом, для составления государственных документов (указов, законов, уставов) и деловых бумаг (заявлений, справок, протоколов, автобиографий и т.д.). Для официально-делового стиля важна предельная точность изложения, которая исключала бы разное толкование. В текстах официально-делового стиля используются специальные (юридические, дипломатические и т.д.) слова, стандартные обороты речи, например: в соответствии с постановлением, за указанный период, принимая во внимание, обязан выполнить.

2. Работа по карточке.

Прочитайте слова, какие из них преимущественно употребляются в официально-деловом стиле? Что они обозначают?

Удостоверять, взимать, лес, утро, нижеизложенный, красота, протокол, расследование, луг, инструкция, дирекция, травушка, резолюция, стихотворение, уведомление, учебник, аннулировать, солнце, конфискация.

3. Понятие о заявлении и о способе оформления данного документа.

Существует ряд документов официально-делового стиля, которые оформляются по особым стандартам. С одним из таких документов мы и познакомимся.

Заявление – официальное сообщение в устной или письменной речи, письменная просьба о чём-нибудь.

Заявление как официальный документ адресуется организации, предприятию или должностному лицу (например, заявление об освобождении от занятий в школе, о предоставлении путёвки в спортивный лагерь, о принятии на учёбу в школу). Заявление обычно составляется в двух экземплярах и пишется от руки. При этом надо соблюдать установленную форму заявления.

Заявление включает:

1. Наименование адресата, которому направляется заявление (название учреждения или должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества. Эта часть заявления располагается по правой стороне листа).
2. Фамилию, имя, отчество и должность заявителя, которые пишутся в родительном падеже без предлога (эта часть тоже располагается по правой стороне листа).
3. Наименование документа (пишется с маленькой буквы посередине строки; после слова “заявление” ставится точка.
4. Текст просьбы пишется с красной строки.
5. Подпись заявителя (пишется внизу справа).
6. Дата (ставится слева под текстом ниже подписи).

Директору средней школы № 14
г. Москвы Иванову И. И.
ученицы 6 класса
Петровой Ольги

Прошу освободить меня от учебных занятий на 2 дня (с 8 по 9 февраля) для участия в соревнованиях по лыжным гонкам на первенство города.

4. Задания и упражнения для закрепления навыков написания заявления.

А) Оформите, поставив имена и фамилии в нужном падеже, вступительную часть заявления.

Ирина Мищенко, Иван Остапенко, Михаил Седых, Анна Садко, Елена Терещенко, Мария Петрова.

2. От кого подано:

Ольга Анисимова, Валентин Черных, Юрий Грабарь, Нина Николаева, Геннадий Солдатов.

Б) Отредактируйте текст, чтобы он стал заявлением, написанным по требованиям к этому документу.

Директору школы
Комаренко
от Игнатова Р.П.

Товарищ директор, к вам обращаюсь я, учитель художественной школы Игнатов Р.П. По такому вот вопросу.

Уважаемая, очень прошу вас освободить меня на время от работы в художественных кружках, которые проходят после обеда. Я прохожу лечение в поликлинике, справку потом принесу. Прошу вас не откажите в моей просьбе. Подписался сам лично Игнатов Р.П.

В) Прочитайте тексты заявлений. Чем они отличаются друг от друга? Выпишите слова и словосочетания, повторяющиеся в каждом заявлении, характерные для официально – делового стиля. Исправьте замеченные ошибки.

Директору Елагинской
средней школы Тихвинского района
Величко И.Л.
ученика 9 класса Титова Фёдора

Ввиду болезни отца прошу разрешить мне уехать на неделю домой.

Заведующему теплицей “Рассвет”
Рябовского района Нижегородской области
Пермякову В.В.
Ушаковой Веры Петровны,
проживающей по адресу:
дер. Карповка,
ул. Светлая, д. 15

Прошу принять меня разнорабочей в вашу тепличку. Я окончила техникум, работать смогу.

Г) Прочитайте текст. Сформулируйте устно просьбу, изложенную в тексте. Каких реквизитов не хватает в этом заявлении для того, чтобы оно стало документом? Отредактируйте текст заявления.

Прошу не отказывать в моей просьбе. Я буду очень стараться

5. Домашнее задание.

Напишите заявление с просьбой: (на выбор)

1. разрешить вам на каникулы уйти пораньше;
2. принять вас на временную работу;
3. разрешить вам организовать для учащихся младших классов кружок “ Мои домашние животные”;
4. принять вас в учебное заведение;
5. разрешить вам концерт художественной самодеятельности;
6. разрешить вам перейти в другой класс.

6. Подведение итогов урока.

xn--i1abbnckbmcl9fb.xn--p1ai

Официально-деловой стиль: примеры и принципы создания деловых текстов



Официально-деловой стиль создания текстов – это не только вещь полезная и нужная в повседневной жизни, но и прибыльная, если Вы занимаетесь копирайтингом. Такие тексты сейчас особенно в цене, и за них заказчики платят неплохие деньги. Не верите? Посудите сами: грамотно составленная жалоба может склонить решение тех или иных инстанций в Вашу сторону, позволив Вам получить преимущества или избежать затрат. Это актуально для всех, поскольку живем мы в бюрократическом обществе, где самое сильное слово имеют деловые бумаги. Сегодня мы рассмотрим официально-деловой стиль на практике, изучим принципы создания деловых текстов и приведем примеры делового стиля.

Примеры делового стиля окружают нас повсюду. Допустим, Вы блоггер, и уличили другого блоггера в бессовестном воровстве Вашего контента. Что вы делаете? Вы грамотно пишете обоснованную жалобу с доказательствами хостеру или службе поддержки поисковой системы и ждете положительного результата по. В зависимости от того, насколько грамотно жалоба будет составлена, насколько точно в ней будет выдержан деловой стиль, во многом определяется решение по Вашему вопросу.

Итак, деловой стиль – это среда официальных отношений. Деловой стиль используется в:

7. Юриспруденции
8. Экономике
9. Правительственных кругах
10. Сфере рекламы
11. Международных отношениях

Как видите, весь бюрократический аппарат использует исключительно деловой стиль. Вот почему умение создавать деловые тексты может сослужить Вам не только практическую службу, но и принести финансовую выгоду в том случае, если Вы составляете официальные тексты для других людей.

Как и любой другой стиль письма, официально деловой стиль имеет ряд присущих только ему характеристик. Именно их мы сейчас и рассмотрим.

1. Официально-деловой стиль: качественный объем

Текст официально-делового стиля должен быть максимально сжатым: все четко, конкретно, по существу. Лишних деталей быть не должно. Это обязательное требование, и этому есть даже логическое объяснение. Представьте, что Вы работаете в службе поддержки Яндекса. К Вам каждый день приходят горы писем. Разумеется, в Ваших же интересах, чтобы эти письма были как можно короче и как можно четче обрисовывали суть проблемы.

Пример официально-делового стиля №1

Неверно: А потом озлобленный Пупкин как разгонется, да как с размаху зарядит битой по машине Сидорова, проклиная его, на чем свет стоит.

Верно: Пупкин ударил машину Сидорова битой.

2. Официально-деловой стиль: эмоциональность

Официально-деловой стиль должен быть лишен эмоций. Даже если Вы пишете гневную жалобу на своего заклятого врага, Ваши тексты не должны иметь никакой эмоциональной окраски. Четкость, точность и хладнокровие. Неважно, кто составляет текст – дипломат или плотник, профессор или дворник – в официально-деловом стиле индивидуальность не должна проявляться.

Пример официально-делового стиля №2

Неверно: А потом этот подлец, этот мерзавец, этот негодяй недобитый Сидоров написал на моем заборе такое, ой… Такое написал он красной краской, что вам и не снилось, а потом убежал, представляете?!

Верно: Сидоров, используя красную краску, написал на моем заборе ряд нецензурных слов и скрылся.

3. Официально-деловой стиль: лексика

Лексика официально-делового стиля часто содержит отглагольные существительные, сложные союзы и устойчивые словосочетания:

• На основании…
• В соответствии с…
• Исходя из…
• За счет…
• По той причине что…
• В силу…

Стоит также отметить, что деловому стилю свойственно употребление местоимений первого лица, что, например, недопустимо в научном стиле.

Пример официально-делового стиля №3

Исходя из письменного заявления Пупкина П.П., принимая во внимание его активную трудовую деятельность, а также в соответствии с п.п. 10.3 и 11.5 КД ОАО «ПупкинсКомпани», приказываю оказать материальную поддержку проекту интеграции технологии «Стелс» в систему «Паук» Пупкина П.П. в размере 1000 (одной тысячи) базовых величин.

4. Официально-деловой стиль: структура

Структура официально-делового стиля часто диктуется видами документов, в которых этот стиль используется. Например, заявление должно быть написано строго по общепринятому образцу.

Деловой стиль выделяется жесткой логической структурой и может содержать длинные предложения, в которых явно прослеживаются логическая и смысловая связь. Также для этого стиля характерны перечисления и прямой порядок слов.

Пример официально-делового стиля №4

В соответствии с постановлением №5 от 28 апреля 2011 года, отменяются положения, принятые на 35 съезде народной партии копирайтеров, предусматривающие использование готовых шаблонов для выполнения заказов индивидуальных предпринимателей, прошедших государственную регистрацию до 22 августа 2009 года и имеющих при себе удостоверение личности, хозяйственный договор, и право на пользование услугами копирайтера в течение как минимум года.

Резюме: итак, подведем итоги. Официально-деловой стиль характеризуется:

• Жесткой логической структурой
• Нулевой эмоциональностью
• Конкретикой и фактами
• Соответствующей терминологией и оборотами
• Местоимениями от первого лица

А умение создавать тексты делового стиля позволят Вам не только решать свои бюрократические вопросы более эффективно, но и помогать решить эти проблемы другим, получая за это свой коммерческий интерес.

shard-copywriting.ru

Приведите примеры кождого стиля речи: научный, разговорный, официально-деловой, художественный, публицистический.Пожалуйста.

Ответы и объяснения

Пример художественного стиля.
Каир представляет из себя маленький Париж, очень красивый и изящный город, с широкими тротуарами, площадями, обсаженными пальмами. Жить зимой в нем очень приятно: днем температура 16 градусов тепла, ночи холодные, вечное почти солнце, дожди бывают очень редко, а потому дома строятся с плоскими крышами. (По Н. Варенцову.)
Примернаучного стиля:
Наиболее важными хозяйственно-биологическими признаками сортов являются: стойкость к условиям произрастания (к климату, почве, вредителям и болезням) , долговечность, транспортабельность и длительность хранения. (Г. Фетисов.)
Примеры

Примерами документов этой разновидности официально-делового стиля могут служить приводимые ниже отрывки.
Положение о выборах в Верховный Совет СССР
Статья 3. Депутатом Верховного Совета СССР может быть избран каждый гражданин СССР, достигший 23 лет, независимо от расовой и национальной принадлежности, пола, вероисповедания, образовательного ценза, оседлости, социального происхождения, имущественного положения и прошлой деятельности.

В другой разновидности официально-делового стиля - обиходно-деловом стиле находят свое отражение служебная переписка (деловое письмо, коммерческая корреспонденция) , официальные деловые бумаги (справка, удостоверение, акт, протокол) , частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.) . Все они характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.

Образцы некоторых деловых бумаг.
Заявление
Прошу Вас предоставить мне недельный отпуск для поездки домой по семейным обстоятельствам. Прилагаю письмо с сообщением о болезни моей матери. 10 января 1974 г.
(подпись)

Другой пример:
Расписка.
Я, Елена Тихонова, ученица 9 класса «Б» школы № 65, получила в школьной библиотеке 5 (пять) экземпляров «Толкового словаря русского языка» С. И. Ожегова и Н. Ю. Шведовой для проведения урока русского языка. Книги обязуюсь вернуть в этот же день.
23 марта 2000 г. Е. Тихонова
Пример разговорного стиля: - Ну, и где вы были вчера? Рассказывай! - Фильм смотрели. Новый. - Про что? - Детектив какой-то. - Как называется? - Да, не помню я, забыл. Из головы вылетело.
Пример публицистического стиля: «. Блеском и славою покрыли себя в веках тысячи и тысячи ваших сыновей. Они обогатили нашу жизнь великими открытиями, их труд, труд сыновей ваших, создал из зверя человека- лучшее из всего, что видано на земле. Как же можете вы допустить, чтобы рожденный вами человек снова принизился до зверя, до хищника, до убийцы. Матери! Жёны! Вам принадлежит голос, вам принадлежит право творить на земле закон. «(М. Горький.)»

Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной переписки. Особенности, примеры. В чем отличия делового формата текста и речи от разговорного или литературного? Образцы, шаблоны писем (10+)

Деловой стиль написания текста

Главная цель делового языка - точно и понятно донести смысл сказанного до собеседника или читателя. Все остальное - второстепенно. Формальный текст должен быть понятен и легко читаться . Стремиться к красоте формального текста не стоит, это же не художественное произведение. Написать красивый деловой текст дано далеко не каждому, да и смысла в этом никакого нет.

Примеры документов в деловом стиле

Не стремитесь к краткости. Краткость полезна только в дополнение к информативности и читаемости. Если для точного понимания смысла нужно написать еще несколько строк, обязательно напишите их. Представьте себе человека, который будет читать Ваш текст. Взгляните на текст его глазами. Сделайте текст удобным для чтения этому человеку. Задумайтесь, какие вопросы могут возникнуть у читателя, какие пояснения понадобились бы Вам, находись Вы на его месте. Сразу приложите все необходимые материалы и дайте необходимые пояснения.

К официальному тексту, если он имеет достаточный объем, имеет смысл делать приложения. В основном тексте излагать суть вопроса, в приложениях приводить обоснования. Такой текст намного легче читать.

Официальные тексты мы пишем для того, чтобы что-то от кого-то получить или добиться. Приступая к тексту, сосредоточьтесь на своей цели, сделайте текст таким, чтобы он вел к ней кратчайшим путем. Тогда текст получится хорошим.

Приступая к написанию официального текста, четко сформулируйте цель , с которой Вы пишете документ, и напишите эту цель на бумаге (набейте на компьютере), чтобы она (цель) была у Вас перед глазами. Все время помните о цели. Не уходите от темы. В Ваш документ нужно внести только то, что нужно для достижения цели, с которой этот документ написан. Не нужно никаких лирических отступлений, призывов, лозунгов, шуток и прочего лексического шума.

В официальных текстах проявление эмоций неуместно и вредит качеству. Например, вполне допустимо написать так: "Я была неприятно удивлена тем, что Ваш менеджер не предоставил мне скидку как постоянному клиенту". Тут Вы говорите, что обоснованно ожидали скидки и не получили ее. Но не следует писать так: "Вчера я посетила Ваш магазин, попросила у менеджера скидку. Но он мне ее не предоставил. Я была так расстроена, что не спала всю ночь. Это такой стресс для меня."

Не путайте официальный стиль написания текста с юридическим, публицистическим, литературным и другими. Для них выработаны совсем другие требования и каноны. Не смешивайте стили. Для справки, этот текст написан в публицистическом стиле. Примеры документов в официальном деловом стиле в конце статьи.

Местоимения

Используя местоимения, помните правило, что местоимениями мужского рода ("он", "который", ...) может быть заменено существительное мужского рода, которое употреблялось в тексте последним , местоимениями женского рода ("она", "которая", ...) может быть заменено самое последнее существительное женского рода, а местоимениями среднего рода ("оно", "которое", ...) - последнее существительное среднего рода. Местоимения множественного числа должны относиться к последним перечисленным объектам.

Например: Барак Обама и его супруга представляют собой идеальную пару. Они - чернокожие. Он - преуспевающий политик, она - активист зеленых технологий, возделывает экологическую грядку, которую разбила перед Белым Домом.

А так писать не стоит: Барак Обама, его супруга и их собака гуляют обычно втроем. Они представляют собой идеальную пару (вероятно, вместе с собакой). Он - преуспевающий политик, она (наверное, собака) - активист зеленых технологий, возделывает экологическую грядку.

Местоимениями третьего лица в официальных текстах злоупотреблять не стоит, так как они в любом случае затрудняют чтение (помните про главную цель текста). Лучше лишний раз употребить существительное или сокращение. Не бойтесь повторения слов, если это необходимо для правильного и быстрого понимания текста.

Местоимение "Вы" в некоторых случаях пишется с большой буквы, а в некоторых - с маленькой. С большой буквы оно пишется, когда это - обращение к одному человеку. Например, "не могли бы Вы мне помочь", или "Прошу Вас". С маленькой буквы "вы" пишется, когда это относится к группе людей. Например, "Я обращаюсь к вам, представители разных регионов России, собравшиеся на этом съезде".

Структура официального текста

Еще раз вспомните про главную цель написания делового текста! Сейчас я отступил от еще одного правила написания формальных писем. Правило звучит так: Текст по-возможности должен излагаться последовательно. В тексте не должно быть ссылок на абзацы, которые были намного раньше или, что еще хуже, намного позже. Совсем избежать таких ссылок удается не всегда, но их должно быть минимальное количество. При написании документа всегда обращайте внимание на такие ссылки и старайтесь уменьшить их количество.

Если текст длинный, старайтесь разбить его на логические блоки. Иногда полезно в конце логического блока привести краткое резюме сказанного в нем. Блок может содержать пояснения и обоснования некоторой мысли. Эти объяснения могут отвлечь от самой мысли, так что коротко ее сформулировать в конце будет полезно. Если письмо короткое, относится к одной теме, то резюме можно сделать одно, в конце или самом начале текста. Стиль написания текста, когда Вы сначала формулируете мысль, а потом ее обосновываете, применяется в обращениях к очень занятым людям, чтобы они могли из первых строчек документа понять, о чем речь, вдуматься, согласиться сразу, не читая, или, если у них возникнут вопросы и сомнения, прочитать обоснование.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Еще статьи

Жалоба, претензия. Структура, формат, пример, шаблон, образец, текст, ...
Жалоба, претензия. Правильный формат. Шаблон жалобы. Как ее правильно составить?...

Как правильно составить объяснительную записку?...
Как написать объяснительную записку. Советы, рекомендации. Ответы на вопросы чит...

Запросы, обращения. Типовой порядок, регламент рассмотрения, ответа. П...
Типовой порядок, регламент рассмотрения и ответа на запросы и обращения граждан,...

Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, шаблон, текст, стру...
Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, поя...

Авторитет на работе, в офисе - слушайте, молчите, незаметно лидируйте....
В офисе не говорите много, но слушайте, наблюдайте и запоминайте. Завоевывайте а...

Шаблон заявления для получения материальной помощи. Текст....
Порядок написания заявления на материальную помощь. Примеры. ...

Как себя вести на работе, в офисе? Этикет. Правила. Правильное поведен...
Как правильно себя вести на работе, чтобы Вас любили, уважали и продвигали по сл...

Коммерческое, деловое предложение. Сотрудничество. Бизнес. Продажа. Пр...
Коммерческое предложение. Советы по составлению. Предложение о сотрудничестве. В...

16 Апр

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

1. Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
2. Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
3. Как правильно написать деловое письмо.

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

• Стилистика изложения;
• Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
• Оформляется на официальном бланке компании;
• Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
• Редко занимают объем более 1 страницы;
• Наличие строгой служебной субординации.

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

• Гарантийное письмо;
• Сопроводительное;
• Информационное;
• Письмо-предупреждение;
• Письмо-напоминание.

Письма, на которые нужен ответ.

• Обращение;
• Предложение;
• Запрос;
• Требование;
• Прошение.

Некоммерческие письма.

• Письмо-приглашение;
• Письма с выражением соболезнования;
• Письма с выражением благодарности;
• Письма с информированием о чем-либо;
• Письма, в которых содержатся рекомендации;
• Гарантийные письма;
• Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
• Письма с поздравлениями по разным поводам;
• Письмо-просьба;
• Письма с инструкциями;
• Сопроводительные письма.

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

К ним относятся:

• Письма с ответами на запросы;
• Непосредственно запрос;
• – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
• Претензия;
• Напоминание;
• Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

• Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
• Составленные по строгому образцу.

По адресатам.

• Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
• Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
• Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

• Отправленные в виде факсового сообщения;
• Отосланные по электронной почте;
• Те, что отправлены в обычных конвертах.

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

Стилистика.

Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Требования к изложению информации.

Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

• Адресно, предназначается конкретному лицу;
• На дату написания вся информация должна быть актуальна;
• Достоверно;
• Беспристрастно;
• Аргументировано;
• Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.

Бланк.

Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

• Для написания делового письма используются листы формата А4;
• Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
• Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
• Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
• Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

• Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
• Название компании полностью;
• Номера факса и телефона;
• Номер банковского счета;
• Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
• Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
• Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.

Деловое письмо после проведенной встречи

Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для . Как отразить это в письме, обсудим дальше.

1. Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
2. Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
3. Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
4. Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
5. Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
6. Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами «.
7. Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам.. .».

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

• Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
• Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
• Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
• Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

Пример : Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

Как закончить деловое письмо

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

• Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
• Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
• Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
• Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
• Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.

Как попрощаться с адресатом.

Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

Приведем несколько вариантов:

• С уважением к Вам…;
• С пожеланием успехов…;
• С наилучшими пожеланиями…

Ставим подпись правильно.

Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

Деловые письма на английском языке

Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

Дата написания.

Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

Реквизиты получателя.

• Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
• Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
• Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
• Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

Указание адреса.

Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).

Как обратиться к получателю.

Стандартные обращения:

• Dear Madam;
• Dear Sir;
• Dear Sir or Madam;
• Dear Mrs;
• Dear.

После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

Тематика.

Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.

Основной текст.

Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

Как попрощаться.

Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.

Оформление подписи.

Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.

Оформление приложений.

Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

Что писать с заглавной буквы.

• Фамилии и инициалы;
• Наименования компаний;
• Наименования городов, штатов и так далее;
• Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
• Первые слова в прощании;
• Вступительные обращения.

Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

Образцы деловых писем на русском и английском языках

Заключение

Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.

С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.

В межличностных отношениях важен не только разговор, но и переписка, ведь информация, изложенная в текстовом виде, легче воспринимается, ее можно сохранить и обращаться к ней множество раз. В современном мире считается, что написание писем - занятие устаревшее и неактуальное. На самом деле в повседневной жизни люди очень часто обращаются к эпистолярному жанру. Именно поэтому очень важно разбираться в стилях письма и обладать навыками их написания.

Что такое «стиль»

Что понимается под стилем в лингвистике? текста, письма - это совокупность определенных языковых средств, с помощью которых человек выражает свою мысль в устной или письменной форме. В русском языке выделяют пять основных функциональных стилей речи:

• разговорный;
• художественный;
• публицистический;
• научный;
• официально-деловой.

Некоторые лингвисты выделяют еще два дополнительных стиля: конфессиональный и эпистолярный. Последний стоит описать более подробно.

Разновидности писем

Эпистолярный стиль - это набор языковых приемов, которые используются в написании писем. Его название происходит от греческого слова epistola, что можно перевести как «письменное послание». В той или иной ситуации этот стиль заимствует характеристики основных стилей речи.

В зависимости от адресата и цели сообщения переписки делятся на несколько видов, или стилей письма:

• Неофициальный.
• Официальный (деловой).

Если цель письма - обмен какой-либо научной информацией, то такая переписка содержит в себе черты научного стиля. Эпистолярный стиль также очень часто применяется в публицистике, когда автор в своем письме может обращается как к конкретному лицу, так и ко всей общественности, призывая к активным действиям.

Особенности писем

Характерные признаки у каждого стиля письма различаются, однако есть определенные особенности, которые их объединяют. В составлении любого послания очень важно соблюдать определенную структуру. Необходимо выделить адресата и адресанта, определить их социальную роль. С помощью правильно подобранных для данной ситуации языковых средств как можно более точно и кратко изложить суть послания.

В зависимости от цели автор писем может использовать различные выражения и устойчивые фразы. Обычно в переписках раскрывается личность и индивидуальность адресанта. В большей степени это выражено в неофициальном стиле письма, когда у автора больше возможностей для использования оригинальных языковых оборотов или иных средств передачи своих мыслей и чувств адресату. Письмо - это не только письменный монолог, иногда в нем присутствуют элементы диалога, например когда автор обращается к получателю. Для эпистолярного стиля также характерно сочетание разговорной и письменной речи.

Разные стили письма представляют собой различные образцы написания и используют неодинаковые клише. Для достижения оптимального результата и информативности послания полезно знать их композицию и правила написания.

Структура писем

Определяющим признаком эпистолярного стиля является композиция. Люди теряются в многообразии видов переписок, что порождает вопрос о том, как написать письмо. Общую структуру всех писем можно свести к следующим элементам:

1. Начало, уважительное обращание к адресату.
2. Основная часть, раскрывающая суть послания.
3. Конец, или заключение, в котором подводятся итоги всему написанному.
4. Подпись автора и дата написания.
5. В некоторых случаях постскриптум (P.S), в который помещается дополнительная информация.

Личное письмо

Стиль личного письма наиболее интересен и разнообразен. Такие послания - своеобразная страничка дневника, в которой автор выражает свои сокровенные мысли и переживания. Степень их раскрытия зависит от близости отношений между отправителем и получателем.

Адресатами личных писем, как правило, являются члены семьи, родственники, друзья. Характер таких переписок интимен и строго конфиденциален, личность автора ярко прослеживается на протяжении всего рассказа или исповеди. Это может быть повествование о прошлых событиях, размышления на различные темы, наблюдения или советы. Творческое начало здесь невероятно велико, ведь отправитель располагает огромным арсеналом художественно-выразительных средств. Они помогают более ярко отобразить чувства и ощущения автора по тому или иному поводу, в каком-то роде выполняют функцию мимики при живом общении. Так, личные письма получаются очень эмоциональными и экспрессивными, ведь в них автор очень часто не стесняется в сильных выражениях, иногда даже используя ненормативную лексику.

У частного послания нет строгих правил написания, кроме тех основных, присущих всем эпистолярным стилям письма. Здесь поощряется свобода авторской мысли, непринужденность и естественность.

Письма в научной деятельности

Письма в научной сфере составляются с целью обмена между учеными. Это своеобразный вид научного доклада, адресованный определенному лицу. Для научного стиля письма характерны точность и логичность изложения. Двусмысленная трактовка той или иной информации здесь недопустима, материал должен пониматься однозначно. В достижении этой цели помогает использование тезисов и терминов. Научная информация также должна быть подкреплена неоспоримыми фактами, которые и подтверждают ее подлинность.

Цели, с которыми создается научное письмо, требуют от него монотонности и сухости изложения. Разумеется, такое послание лишено экспрессивности, объективность в нем играет определяющую роль. Чаще всего изложение материала в научном письме происходит в форме монолога. Авторское начало в таком письме сведено к минимуму. Здесь важно сделать акцент на содержании письма, а не на точке зрения написавшего его. Однако личное мнение отправителя в той или иной степени все же отображается, пусть и неявно.

Эпистолярный стиль в публицистике

Основная цель публицистических произведений - с помощью грамотно построенной речи воздействовать на читателя, внушить ему какую-либо мысль или идею. Для достижения этой задачи многие журналисты обращаются к форме письма, которое публикуют в СМИ. Такие послания могут быть двух видов: с адресатом и без. Письмо без определенного получателя предназначено для широкого круга людей. В них на обозрение общественности выносятся актуальные вопросы или события. Есть в журналистике письма, адресованные определенному лицу, например главам государств или другим медийным личностям. Их задача - добиться от влиятельных адресатов решения насущных проблем, требование незамедлительных действий.

В отличие от научного, публицистический стиль письма более субъективный и противоречивый. Для освещения и оценки происходящих событий публицист умело манипулирует различными выразительными средствами.

Особенности написания

Журналисты тщательно отбирают общественно важное событие и всесторонне анализируют его с точки зрения автора письма или его заказчика. Далее выносится определенное суждение и предлагаются варианты решения описываемой проблемы. В составлении такого письма очень важны навыки убеждения, а также знание человеческой психологии. Применяя их на практике, публицисты направляют обсуждение в нужное им русло, тем самым практически не оставляя читателям свободу выбора.

Официальное письмо

В системе классификации писем формальный стиль письма занимает особое место. Он применяется в деловых переписках, является межкорпоративным каналом связи. Официальное письмо имеет множество видов, которые выполняют различные функции. Оно также обладает четкой структурой и строгими нормами, от которых не стоит отклоняться. Деловое письмо использует средства, присущие официально-деловому стилю речи. В большинстве случаев такое послание имеет конкретного адресата, например юридическое или физическое лицо.

Специфика делового стиля письма заключается в его сухом, официальном и однообразном языке. В нем в огромном количестве используются канцеляризмы, штампы, клише и стандартные обороты, а также различного рода сокращения. Информация подается с помощью простых распространенных предложений. Тон официальных писем нейтрален, изложение информации максимально логично и последовательно. Все это способствует решению основной задачи деловой переписки: точно, лаконично и объективно передать конкретное сообщение, лишив его эмоциональной окраски и субъективности.

Виды официальных писем

В зависимости от содержания деловые письма делятся на множество видов. Обычно в каждом официальном письме поднимается один вопрос. В случае если необходимо сразу разрешить две и более проблем, несколько видов помещаются в рамки одного послания.

Различают следующие типы деловых писем:

• Сопроводительные - письмо с указаниями по отправке документов.
• Гарантийные - подтверждение и закрепление определенных условий.
• Благодарственные - выражение благодарности и желания дальнейшего сотрудничества.
• Приглашения - официальное предложение участия в мероприятии.
• Поздравительные.
• Информационные.
• Рекламные, или предложения о сотрудничестве.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы.
• Письмо-ответ.

Составление делового письма

Характера правильно? Важно знать и корректно применять законы композиции таких посланий. Прежде всего необходимо определиться с темой письма и его видом. Здесь нужно учесть всю ту информацию, о которой адресат уже знает, и, отталкиваясь от этого, тщательно продумать содержание и приводимые аргументы. Письмо должно быть максимально информативным и логичным, без лишних отступлений и воды.

Существуют две группы деловых писем: одноаспектные и многоаспектные, или простые и сложные. Одноаспектные послания сжаты и рассматривают только один вопрос. Они обычно не требуют ответа. Многоаспектные письма поднимают несколько проблем, поэтому и более сложны по структуре. Следует подробно рассмотреть их композицию.

Текст сложного письма состоит из нескольких частей. В первой части указываются мотивы, побудившие автора к написанию послания, приводятся необходимые аргументы. Здесь необходимо ответить на вопрос о том, с какой целью создавалось это письмо. Во второй части автор делает выводы, высказывает предложения, решения затронутой проблемы и просьбы.

Структуры некоторых видов официальных писем

Письмо-просьба:

1. Причина, сформировавшая просьбу.
2. Сама просьба.
3. Желаемый результат, выражение благодарности и готовности к сотрудничеству в случае удовлетворения просьбы.

Письмо-запрос:

1. Причины важности запроса.
2. Сам запрос.
3. Результат в случае выполнения просьбы.

Сопроводительное письмо

1. Уведомление о материалах.
2. Сведения о материалах.

Письмо-ответ, отклоняющее просьбу

1. Дублирование ранее изложенной просьбы.
2. Причины отказа.
3. Изложение самого факта отказа или отклонения.

Иногда в письме-ответе приводятся альтернативные пути решения затронутого вопроса.

В современном делопроизводстве в основном используются одноаспектные официальные письма.

Оформление письма

Деловая переписка осуществляется на фирменных бланках для официальных писем. Они должны соответствовать государственным стандартам и содержать следующие элементы:

• Логотип юридического лица.
• Название юридического лица (автора письма).
• Контакты (адрес, номер телефона, электронная почта, сайт).
• Дата составления письма.
• Регистрационный номер письма.
• Отсылка к дате и номеру входящего послания (если это письмо-ответ, например).

В конце письма отправителем указывается следующая информация:

• Должность и фамилия с инициалами подписывающего письмо.
• Должность и фамилия с инициалами составителя (если он не ставит свою подпись).
• Список приложений (если имеются).

Помимо соблюдения формальных правил в оформлении большую роль играет бумага (если письмо отправляется обычной почтой). Она будет различаться в зависимости от типа делового послания. Например, для обычного официального письма подойдет простая белая бумага. Для писем-приглашений, поздравлений, благодарностей лучше всего выбрать плотную или тисненую бумагу. Рекламные письма хорошо смотрятся на цветной бумаге.

Клише и устойчивые фразы

Правила официального стиля письма требуют использования готовых языковых формул. В различных ситуациях можно использовать следующие конструкции:

При обосновании причин и мотивов:

• В связи с отсутствием финансовой помощи...
• В связи со сложной экономической ситуацией...
• В порядке проведения совместной работы...
• В соответствии с Вашим письмом...
• В соответствии с протоколом...
• В ответ на Ваше обращение...
• В подтверждение нашей договоренности...
• В целях усиления ответственности...
• На Ваше обращение...

При составлении письма-просьбы:

• Просим оказать содействие...
• Просим выслать в наш адрес...
• Просим принять участие...
• Прошу принять меры...
• Прошу
• Прошу довести до сведения...
• Прошу ликвидировать задолженность...

Для вступления в сопроводительных письмах:

• Направляем информацию...
• Возвращаем справочные материалы...
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор...
• Посылаем справочную литературу... и т. д.

Письма-подтверждения начинаются так:

• Подтверждаем...
• С благодарностью подтверждаем...

При составлении письма-ответа (неудовлетворение просьбы):

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...
• Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...
• На Ваше обращение о совместной работе считаем...

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

• Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
• Просим извинить за задержку с ответом.
• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

При составлении писем-приглашений:

• Приглашаем принять участие...
• Просим направить представителя...

При составлении письма-гарантии:

• Оплату гарантируем...
• Качество изделий гарантируем...
• Сроки выполнения гарантируем...

Эти заготовки помогут вам сделать все правильно.

Как написать деловое письмо, которое не потеряется в «информационном мусоре» и будет прочитано? Правила, рекомендации, примеры

Слово - доступный бизнес инструмент. В деловом мире невозможно найти человека, который бы не использовал слово в своей работе.

Современный бизнес постепенно превращается в бизнес по переписке. С помощью писем - электронных или традиционных - происходит общение с клиентами, деловыми партнерами, работодателями. Письмо позиционирует автора либо как профессионала, либо как человека, с которым не стоит продолжать отношения.

Профессионал должен уметь писать

• понятно
• результативно
• убедительно
• интересно

И научится этому никогда не поздно. Начинаем с азов: постигаем разницу между деловым и обычным письмом.

Чем служебное письмо отличается от обычного? Специфика делового письма

Письмо - короткий текст объемом в одну-две страницы, предназначение которого донести до адресата информацию относительно чего-либо.

Характер информации и отношения между отправителем и получателем письма делят корреспонденцию на

• деловую (формальную)
• личную (неформальную)

Для делового письма характерны:

• лаконичность
• точность
• аргументированность и логичность
• информативность
• оценочная и эмоциональная нейтральность
• стандартизированность:
• используются официальные бланки
• употребляются устойчивые обороты речи, специальные канцелярские термины и построения
• количество тем - 1-2
• адресность
• четко выраженная субординация (в случае необходимости)

Какие виды делового письма существуют?

Вид делового письма определяет

1. Цели его написания

Коммерческие цели

• Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия - составляйте для адресата письмо-предложение (оферту)

• Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки - отправляйте письмо-запрос
• Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)

Некоммерческие цели

• Благодарите в благодарственном письме
• Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие - письмом-подтверждением
• Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
• Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
• Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях
• Если вам необходимо отправить важные документы или материальные ценности обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо

2. Получатель

Если вы адресуете письмо сразу нескольким получателям, значит, вы составляете циркулярное письмо

Ваше письмо может затрагивать несколько тем одновременно, что автоматически делает его многоаспектным

4. Структура

Регламентированные письма предполагают составление текстовой части письма по определенному образцу, а нерегламентированные имеют свободную форму изложения

5. Форма отправления

• в конверте
• в электронном виде
• по факсу

Структура делового письма: вступление, основная часть, заключение

Структура стандартного делового письма требует более тщательного рассмотрения.

Корректно оформленное письмо должно соответствовать следующей схеме:

Рассмотрим подробнее некоторые пункты схемы:

1. Заголовок

Как правило, это краткое изложение темы письма.

Важно: Составляйте заголовок правильно, если хотите, чтобы адресат прочел ваше письмо.

Отсутствие заголовков в деловой корреспонденции свойственно новичкам, у которых нет элементарных навыков ведения деловой переписки.

2. Обращение

• имеет традиционную форму «Уважаемый»
• пишется с большой буквы посередине строки

Важно: Использование сокращений в обращении запрещено!

3.Преамбула

• знакомит адресата с основной мыслью письма
• готовит адресата к правильному восприятию последующей информации, изложенной в письме

4. Основная часть текста обосновывает ключевую идею, изложенную в преамбуле

В этой части письма

• вы четко указываете суть предложения/обращения
• приводите аргументы:факты, цифры, иную конкретику по теме письма. экспертное мнение, собственный позитивный/негативный опыт

Для удобства обоснования можно использовать следующую схему:

Важно: Последний абзац должен содержать фразу, указывающую на конкретный шаг или ожидаемый результат и побуждать адресата к действию

5. В заключении:

6. В окне «Подпись» обязательно указывается информация об адресанте:

• должность

Как не ошибиться в выборе стиля письма?

В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?

• Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
• При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
• Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
• Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться

Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:

• в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
• вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы

Как придерживаться выбранного стиля?

Личный стиль

• Наличие личных местоимений: я, мы, вы
  Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся
• Прямые обращения и просьбы
  Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
• Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал

Формальный стиль

• Замена личных местоимений абстрактными существительными
  Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
• Замена личных обращений и просьб констатациями
  Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра
• Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что

Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.

Что такое письмо-претензия и как его писать? Чем оно отличается от других видов писем?

Важно: При составлении письма акцентируйте внимание адресата на том, какие именно действия вы от него ожидаете. Также укажите конкретные сроки для реализации поставленных вами задач.

Шаблон письма-претензии поможет составить его правильно:

Что такое письмо-ответ и как его писать?

Существует два типа писем-оветов:

• письмо-отказ
• письмо с положительным ответом

Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):
1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма
2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о

• дате составления инициативного письма
• его регистрационном номере

Пример доброжелательного и корректного письма-отказа приведен ниже:

Однако, отказ не всегда должен быть мягким. Существуют ситуации, когда необходим жесткий и строгий стиль общения. Ниже приведен шаблон писем-отказов на все случаи жизни: от жестких до мягких:

Информационное письмо: его отличие от письм-ответов и письм-претензий

Информационное письмо многофункционально:

• сообщает (например, об изменении цен в прайс-листах)
• извещает (о переизбрании членов совета директоров)
• уведомляет (об отгрузке товара)
• заявляет (о намерениях)
• подтверждает (получение товара)
• напоминает (о выполнении взятых на себя по договору обязательств)
• рекламирует и информирует (о компании вообще, о товарах / услуга в частности)

Пожалуй, самым актуальным вопросом на сегодняшний день является вопрос, как правильно составить рекламно-информационное письмо.

1. Отсутствие структуры
2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
3. Неаккуратное оформление
4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок
5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
8. Отсутствие логики в изложении материала
9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления

Что еще нужно знать про деловые письма?

1. Для современной деловой корреспонденции используют метод блочной структуры составления текста.
Такой метод экономит время и поддерживает общий стиль всей деловой документации. Характерная черта метода - открытая пунктуация или отсутствие точек/запятых (например, при оформлении списков)

2. Для заголовка письма может использоваться шрифт без засечек (например, Arial). Такой шрифт на подсознательном уровне воспринимается как устойчивый и основательный

3. В основном тексте следует использовать шрифты с засечками (Times News Roman). Благодаря засечкам глаза легче двигаются от буквы к букве, что делает процесс чтения более быстрым

Важно: Есть письма, которые всегда пишутся только от руки!
Это письма-поздравления, письма-соболезнования, письма-благодарности

Большое количество полезной информации относительно составления текстов деловых писем можно найти в видео от Саши Карепиной.

Видео: Как писать сопроводительные письма и резюме

Видео: «Учимся у сказочников». Секреты продающих текстов