Журнал регистрации учетных документов. Смотреть что такое "журнал учета" в других словарях

Журнал учета документов - реестр, облегчающий учет документов, имеющих разное предназначение и контроль над соблюдением сроков их обработки и исполнения. При составлении формы журнала учета документов, работодателю необходимо обратить внимание на состав обязательных реквизитов, установленных для того или иного типа регистрируемых документов. На что обратить внимание при разработке и заполнении журнала учета документов рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

• зачем нужен журнал учета документов;
• какие виды журналов учета документов существуют;
• каковы недостатки и преимущества ведения бумажного журнала учета документов;
• какие графы включить в журнал учета первичных документов;
• какие графы включить в журнал учета нормативных документов;
• как долго хранится журнал регистрации.

Зачем нужен журнал учета документов

Все деловые бумаги, составляющие документооборот компании, являются документами, то есть, имеют юридическую значимость. Составляются они с различными целями - информационными, распорядительными, инструктивными, заявительными и пр.

Почти во всех случаях обработки и использования документов необходим контроль над их исполнением. Он может быть осуществлен только в том случае, когда документ прошел внутреннюю регистрацию, то есть, ему был присвоен регистрационный номер и сведения о нем были внесены в журнал учета документов.

Процедура регистрации

Все процедуры, составляющие процессы создания, получения и обработки документов, строго регламентированы. Это основное условие их юридической силы. Порядок регистрации деловых бумаг установлен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно этому стандарту, регистрация документа - это внесение учетных сведений о нем в реестр, имеющий установленную форму.

Сведения, в том числе, фиксируют факт создания документа, его получения, отправления или передачи для исполнения. При этом для точной и однозначной идентификации, документу присваивается учетный регистрационный номер - специальный реквизит, считающийся обязательным. Такими реестрами являются журналы регистрации .

Процедура регистрации обязательно проводится в отношении большинства документов. Она необходима для:

К тем видам документов, сведения о которых не вносятся в журналы регистрации, можно отнести:

• печатные издания, имеющие информационный и рекламный характер - газеты, журналы, брошюры, буклеты, листовки и пр.;
• прайс-листы и прейскуранты, присылаемые без сопроводительных писем;
• копии информационных изданий и материалов, присылаемые с целью ознакомления;
• поздравительные телеграммы, письма и адреса;
• программы тренингов, курсов, семинаров, совещаний и конференций;
• пригласительные билеты;
• личная корреспонденция, присылаемая на адрес компании.

Документы, требующие регистрации и внесения в журналы регистрации, подразделяются на входящие и исходящие. Регистрация входящих бумаг осуществляется после первичного просмотра, распределения и обработки. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года, регистрационный номер и дата регистрации составляют обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 12. После присвоения регистрационного номера основные сведения сведения о документе вносятся в журнал учета документов.

Обратите внимание: с 1 июля 2017 года ГОСТ Р 6.30-2003 будет заменен новым ГОСТом Р 7.0.97-2016.

Виды журналов учета документов

Исходящие документы, создаваемые и подписываемые в компании, должны регистрироваться в день подписания. Регистрация и внесение учетной записи в журнал учета документов производятся одновременно. При этом следует учитывать, что регистрация может быть произведена только после того, как документ будет полностью оформлен, то есть, заполнены все реквизиты, являющиеся обязательным для данного вида деловых бумаг. В частности, это касается поля «Согласовано» или «Утверждаю».

Как правило, сведения о разных видах документов вносятся в разные журналы. Именно поэтому на предприятии могут быть оформлены следующие виды журналов регистрации;

• приказов по основной деятельности;
• приказов по личному составу;
• распоряжений по основной деятельности;
• распоряжений по личному составу;
• первичных документов;
• нормативных документов;
• учета выдачи документов;

Понятно, что все виды регистрируемых документов могут иметь разный состав сведений, которые необходимо отразить в журнале. Форма журнала учета документов не утверждена на государственном уровне, поэтому у работодателя имеется возможность разработать и утвердить ее самостоятельно, локальным нормативным актом, регламентирующим документооборот на предприятии.

Недостатки и преимущества ведения бумажного журнала учета документов

Учет документов на предприятии также может вестись в карточной и электронной форме. В компаниях, где документооборот невелик, чаще всего используется журнальная форма, в которую вносятся записи о документах, имеющих наиболее высокий статус и приоритет. Так, например, законом установлена обязанность работодателя по ведению журнала учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В бухгалтерии также ведутся журналы учета первичных документов, потеря которых чревата для компании крупными неприятностями.

Кроме того, журналы используются и в том случае, когда необходимо зарегистрировать документы, имеющие гриф секретности, коммерческой или служебной тайны.

Как правило, в журнале предусматривается отдельная графа , в которой сотрудник, получающий документ на исполнение, проставляет собственноручную подпись с указанием даты. Эта подпись является подтверждением принимаемой на себя сотрудником ответственности за сохранность и сроки исполнения документа.

Минусы ведения журнала в бумажной форме

Работодатель вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать локальные нормативные акты, регламентирующие и регулирующие трудовые взаимоотношения на конкретном предприятии. Их также должны регистрироваться в специальном журнале учета нормативных документов.

Поскольку эти документы находятся в открытом доступе и в подразделениях имеются их копии, такой журнал ведется с целью не проконтролировать исполнение данных документов, а учесть их наличие. Соответственно, нет необходимости включать в такой журнал графу с указание должности и фамилии исполнителя, а также его подписи. Образец журнала учета нормативных актов представлен ниже.

Хранение журнала учета документов

Вся документация, составляющая документооборот предприятия, имеет свои сроки хранения. Они устанавливаются «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», разработанным Росархивом.

В соответствии с пунктом 784 данного Перечня, книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников хранятся в течение одного года. То есть, период хранения журнала регистрации документов составляет один календарный год.

Читайте также:

Российский бухгалтер, N 7, 2011 год
Ольга Берг,
эксперт журнала

Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном ниже материале.

Журналы учета приема, перевода, увольнения работников

Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала - вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома - ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.

Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме.

С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.

Форма подачи таких сведений следующая.

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:

"___" _______________ 20__г.


Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии - в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа "Примечание". Тогда в нее вносится следующая запись:

00.00.0000


Если графа "Примечание" в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке ("запись N ___ в графе N ___ недействительна") и указываются новые сведения.

Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 года, установлены следующие сроки хранения:

Журнал учета приема работников

Журнал учета перевода работников

		До перевода			Дата перевода	После перевода
		табель- ный номер	должность (профессия)	структурное подразделение		табель- ный номер	должность (профессия)	структурное подразделение
	Лещев Евгений Сергеевич		Экон. книга для записи входящих и исходящих писем, бумаг, документов … Универсальный дополнительный практический толковый словарь И. Мостицкого журнал учета - книга для записи входящих и исходящих писем, бумаг, документов … Словарь экономических терминов Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения - (форма № МХ 5), ЖУРНАЛ УЧЕТА РАСХОДА ПРОДУКЦИИ, ТОВАРНО МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ В МЕСТАХ ХРАНЕНИЯ (форма № МХ 6), ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ ПЛОДООВОЩНОЙ ПРОДУКЦИИ В МЕСТА ХРАНЕНИЯ (форма № МХ 7), ЖУРНАЛ УЧЕТА РАСХОДА ПЛОДООВОЩНОЙ ПРОДУКЦИИ В МЕСТАХ … Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур - покупатели обязаны вести журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов фактур, в котором они хранятся, а продавцы должны вести журнал учета выставленных покупателям счетов фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры. Причем,… … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия Журнал учета мероприятий по государственному контролю - юридические лица и индивидуальные предприниматели ведут журнал учета мероприятий по контролю. В журнале учета мероприятий по контролю должностным лицом органа государственного контроля (надзора) производится запись о проведенном мероприятии по… … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия - (purchase day book, purchase journal) Книга первичной записи (book of prime entry), где регистрируются счета фактуры поставщиков фирмы. К их числу могут относиться только счета фактуры за товары, направленные поставщиками для перепродажи. Однако… … Словарь бизнес-терминов Дополнительный журнал аналитического учета, отражающий состояние индивидуальных счетов кредиторов, общий итог которых отражается на синтетическом счете учета расчетов с кредиторами в главной книге. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов журнал учета кредитов аналитический - Вспомогательный журнал аналитического учета, показывающий сальдо по индивидуальным счетам кредиторов, общий итог которых отражается на синтетическом счете учета расчетов с кредиторами, входящем в главную книгу.… … журнал учета поступающих грузов - Учетный журнал, который применяется для учета и контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей. Содержит графы, где записываются данные о поставщике, транспортном документе, товарном документе, приходном ордере или акте о… … Справочник технического переводчика журнал учета счетов-фактур - Учетный журнал, содержащий получаемые и выдаваемые счета фактуры, которые хранятся раздельно в течение 5 лет с даты их получения (выдачи). Счета фактуры в журналах учета должны быть подшиты и пронумерованы. При отгрузке товаров (выполнении работ … Справочник технического переводчика Книги Журнал учета работы тренера , Валиков А.Н.. Журнал учета работы тренера разработан для занимающихся в спортивных учреждениях (ДЮКФП, ДЮСШ, СДЮСШОР, ШВСМ, УОР, ЦО, СК). "Журнал" призван максимально упростить работу тренера, где… Вам также может быть интересно Автобизнес 0 Презентация "природный и попутный нефтяной газ" Слайд 1«Попутный нефтяной газ и экологические проблемы, возникающие при его утилизации». Слайд... HoReCa 0 «Здоровье – главное богатство человека» Категория: физическое здоровье (в какой форме мы находимся, как выглядим т.д.) психологическое... Термины и понятия 0 Небесная сфера и ее элементы презентация Суточное вращение небесной сферы Суточное вращение небесной сферы - видимое движение светил,... Торговля 0 Демократическая Республика «Конго Полезные ископаемые и климат Cлайд 1 Cлайд 2 КОНГО КО НГО, Республика Конго (франц. Republique du Congo), государство в... Справочник 0 Презентация на тему "обмен веществ в организме" Презентация обмен веществ как единая система процессов Чтобы пользоваться предварительным просмотром презентаций создайте себе аккаунт (учетную запись)... Должностные обязанности 0 Управление мчс по юао. МЧС на детской площадке! Организация и проведение работы по противопожарной пропаганде. взаимодействие со Большинство детей после долгого дня в детском саду прогуливались со своими родителями на детской...