Журнал учет трудовых книжек бланк. Хранение трудовых книжек. Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета трудовых книжек — это регистрационный журнал, который должна вести каждое предприятие, использующее наемный труд. В книге производится регистрации трудовых книжек персонала. Содержимое документа позволяет отследить нахождение трудовой книжки, систематизировать и обобщить информацию обо всех трудовых книжках работников.

Организация для организации своего документооборота может использовать различные регистрационные журналы, книги. Например, приказы можно регистрировать в отдельном журнале, платежные ведомости в другом (). Некоторые из этих журналов не являются обязательными, а используются организациями для оптимизации документооборота. Например, не обязателен к заполнению, так же как и . Книга учета трудовых книжек не относится к необязательным документам. Данная книга должна присутствовать на каждом предприятии.

Отсутствие книги учета может повлечь за собой определенную ответственность. Форма книги разработана Министерством труда России, скачать бланк книги учета трудовых книжек можно по ссылке в конце статьи.

Данный в бланк вносятся на основании предоставленной работником при приеме на работу. Если в процессе трудовой деятельности трудовая книжка выдается работнику на руки, об этом должна ставиться отметка в книге учета. При увольнении также делается соответствующая отметка.

Как правильно заполнить?

Так как документ обязателен для всех организаций и может быть запрошен проверяющими органами, то вести его нужно в рукописном виде. Не допустим электронный вариант.

Каждый лист должен иметь индивидуальный номер, все листы прошиваются и скрепляются пломбой (сургучной печатью).

На обложке книги нужно указать сведения об организации и лице, которому поручено ведение данного журнала.

Регистрации подлежат не только сами трудовые книжки, но и вкладыши в них.

Табличная часть содержит 13 граф для отражения информации о трудовой книжке. Для каждой трудовой книжки заполняется отдельная строка журнала. Порядковый номер строки проставляется в первой графе.

В следующих трех графах нужно указать день, месяц и год начала трудовой деятельности работника на новом для него месте работы.

В пятой графе пишется ФИО владельца трудовой книжки, а в шестой — переписываются данные о самой трудовой книжке или ее вкладыша (серия и номер).

В 7, 8 графах нужно указать, на какую должность принят работник и в какое подразделение.

1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжке и вкладышей к ним.
3. Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Кто заполняет

Заполняет и ведет Книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

• кадровик
• бухгалтер
• hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначается приказом работодателя как ответственное лицо за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Пример заполнения книги учет трудовых книжек

На обложке:

• полное наименование организации
• дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях, при приеме и увольнении работников.

Заполняем при приеме на работу

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:

Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии)

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу)

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу

Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Заполняем при увольнении

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой, если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же заносим реквизиты сопроводительного письма, если от работника ни ответа не привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.

Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.

Как прошить книгу учета рабочего времени

Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием

Как опломбировать книгу учета рабочего времени

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

1. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
2. Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранение и уничтожение

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Где можно купить

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Штрафы за отсутствие или нарушения учета

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Трудовые книжки, вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в организации. Учет заполненных трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а учет бланков этих документов - в приходно-расходной книге.

Книги учета трудовых книжек нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.

Журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек, как правило, ведется сотрудником отдела кадров. В ней осуществляется регистрация всех трудовых книжек, оформленных впервые, а также принятых от поступающих на работу сотрудников.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приходно-расходную книгу, как правило, ведет бухгалтер. В нее заносится информация о полученных и выданных бланках трудовых книжек и вкладышей в них. Основной раздел журнала состоит из 12 граф:

• в первую графу записывается регистрационный номер документа;
• во 2-4 графах указывается дата (число, месяц, год арабскими цифрами) прихода/расхода бланка трудовой книжки либо вкладыша в нее;
• в 5 графу вносится наименование контрагента, от кого получены бланки либо кому они отпущены;
• в 6 графе указывается название, номер и дата документа - основания получения / выдачи бланков;
• в 7-8 и 10-11 графах указывается серия и номер приобретенных / отданных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а в 9 и 12 графах - сумма покупки / продажи.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у работодателя, выдаются на руки сотруднику при увольнении. За их получение работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Если трудовые книжки по каким-то причинам не забираются при увольнении, они хранятся в отделе кадров в течение двух лет, отдельно от книжек работающих сотрудников, затем передаются в архив организации и хранятся там в течение 50 лет. По истечению этого срока они подлежат уничтожению.

Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее в необходимом количестве также хранятся в организации.

После принятия работодателем решения о приеме на работу сотрудника на вакантную должность, между сторонами оформляется трудовой договор. Новый работник передаёт руководителю субъекта хозяйствования или его представителю из кадровой службы свою трудовую книжку. В неё вносится запись о принятии на работу. Обязательно указание должности и номера приказа о зачислении. Факт передачи документации фиксируется на специальном бланке трудовой книжки и в журнале учёта.

Ответственным за ведение книги обычно назначают кадрового работника

Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них регламентировано на законодательном уровне.

Процедура необходима для обеспечения проведения обязательной регистрации документов, целью которой является фиксирование факта их передачи на хранение. В журнале регистрируют все переданные книжки. В случае если работник был переведён на другую должность или в другое подразделение, необходимо отразить эту информацию в соответствующей документации. Одновременно с книгой учёта ведётся расходно-приходная книга, в которую вносятся записи о приобретённой за счёт компании документации.

Форма приходно-расходной книги по учёту бланков

Назначение ответственного лица за ведение документации

Сотрудник, ответственный за заполнение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, назначается приказом руководителя. Обычно такие функции возлагаются на работника по кадрам, который занимается ведением и хранением документации строгой отчётности. Законодательные нормы не предъявляют особых требований к форме распорядительной документации. Однако в ней обязательно должна присутствовать информация, идентифицирующая личность ответственного работника с указанием перечня обязанностей в сфере кадрового делопроизводства.

Читайте также: Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля форма-3

Требования, предъявляемые к оформлению кадровой документации

Книга учёта и движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть в твёрдом переплёте. Это обеспечит сохранность журнала в презентабельном виде на длительный период. Все страницы документа должны быть пронумерованы. Он должен быть прошит таким образом, чтобы концы шнура можно было заклеить бумагой с внутренней стороны книги. На бумаге необходимо описать, сколько листов пронумеровано и прошито, а также указать дату проведения мероприятия. Руководитель субъекта хозяйствования заверяет документ своей подписью и печатью. Её оттиск должен попадать на наклеенную бумагу, шнур и журнал.

Правила заполнения

Бланк книги учёта движения трудовых книжек

В журнале тринадцать разделов, каждый из которых оформляется в соответствии с определёнными правилами. Образец заполнения книги учёта движения трудовых книжек поможет компетентно оформить документацию, учитывая действующие правовые нормы.

В журнале необходимо отобразить информацию:

1. Порядковый номер записи, являющийся регистрационным для конкретного документа. Трудовые книжки и вкладыши к ним регистрируются отдельно. При этом каждому документу присваивается свой номер.
2. Дата заключения трудового договора. Числа должны быть указаны арабскими цифрами.
3. Информация, идентифицирующая личность устроившегося на работу сотрудника, включающая инициалы и данные трудовой книжки.
4. Должность владельца книжки и структурное подразделение, на которое он принят для выполнения производственных задач, указанные в соответствии со штатным расписанием.
5. Номер приказа о зачислении на работу и дата его регистрации.
6. Подпись специалиста, уполномоченного оформлять журнал и принимать на хранение трудовые книжки.
7. Для работника, оформляющего новую трудовую книжку, следует указать размер денежной суммы, оплаченной на приобретение бланка. Эти средства подлежат взысканию с работника. Они также могут быть выделены ему на безвозмездной основе, в случае, если это предусмотрено нормами внутренней документацией.
8. Информация о возврате трудовой документации заполняется при увольнении его владельца.

Сведения о количестве трудовых книжек работников компании нуждаются в систематизации и учете. Учет трудовых книжек на предприятии – важная задача, которую должен организовать каждый работодатель. Для учета книжек разработана форма документа, которая помогает оформить реестр трудовых книжек в простой и доступной форме. Данный документ поможет отразить все сведения о движении трудовых книжек работников компании.

Книга учета движения трудовых книжек ведется по форме, утвержденной постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Допускается изготовить журнал учета трудовых книжек своими силами (то есть распечатать листы и переплести их) или приобрести готовый, напечатанный в типографии, в специализированном магазине. Вопрос, как организовать и вести учет трудовых книжек, работодатель вправе решить самостоятельно, руководствуясь собственными возможностями. Главное, необходимо помнить, что журнал учета трудовых книжек (бланк) должен соответствовать форме, утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Также нужно соблюдать установленные действующим законодательством требования к его заполнению.

Прежде чем скачать журнал учета движения трудовых книжек и приступить к его заполнению – внимательно ознакомьтесь со всеми нюансами, с которыми вам придется столкнуться в процессе заполнения. Однако не стоит делать выводы, что книга учета трудовых книжек (образец скачать вы сможете ниже) является сложной в заполнении. Однако во избежание ошибок ознакомьтесь с образцом заполнения, будьте внимательны при оформлении журнала.

Книга учета движения трудовых книжек (образец заполнения)

За ведение журнала учета трудовых книжек и вкладышей в них отвечают кадровики или иное подразделение компании, которое занимается наймом и увольнением работников предприятия.

В журнал учета движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже) вносится информация о всех трудовых книжках, которые приняты от работников. Если у работника нет свободного места в трудовой и ему выдается вкладыш, об этом также нужно внести запись в журнал регистрации трудовых книжек.

Какая информация содержится в книге?

• Номер п/п;
• День, когда работник был устроен на работу, оформлена трудовая книжка или вкладыш: отдельно в каждой ячейке укажите число, месяц, год;
• Далее книга учета трудовых книжек содержит «реквизиты» работника, которому принадлежит книжка: ФИО, реквизиты трудовой книжки или вкладыша (в случае, если вкладыш выдается в процессе работы у работодателя). Данные о вкладыше нужно отразить в отдельной строке, а не вписывать в одну строку с реквизитами трудовой книжки.
• Далее журнал ведения трудовых книжек содержит информацию о должности, профессии, на которой трудится/которой обладает работник;
• Наименование отдела, где трудится сотрудник (с указанием отдела, структурного подразделения);
• Далее журнал учета трудовых книжек содержит данные документа, на основании которого работника приняли на работу (таким документом мог быть приказ, распоряжение руководителя предприятия);
• В отдельной графе расписывается работник отдела кадров, который принял или оформил трудовую книжку;
• Далее книга ведения трудовых книжек содержит сумму, которая была получена от сотрудника за оформление трудовой книжки;
• Число, когда трудовая книжка была выдана работнику в случае увольнения;
• После журнал регистрации движения трудовых книжек содержит запись о том, что при уходе с предприятия работник забрал свою трудовую книжку: работник должен оставить свою подпись, подтверждающую тот факт, что он получил на руки трудовую книжку, в последней колонке книги учета трудовых книжек.

Правила заполнения книги движения трудовых книжек

При заполнении книги стоит придерживаться определенных правил. Все страницы книги учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также закреплены сургучной печатью (в случае ее наличия) или опломбированы.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек? Прошивка книги – это один из этапов защиты ее от вредительства, изъятия листов недобросовестными работниками. Данная процедура выполняется ответственным работником кадровой службы (или иного отдела, отвечающего за ведение журнала учета выдачи трудовых книжек). На книге необходимо сделать два или три прокола, воспользовавшись дыроколом или шилом. Проколы делаются аккуратно, на левой части книги, на полях. Отверстия должны располагаться друг над другом, в линейку. Затем в отверстия необходимо продеть нить, скрепив между собой листы, концы нити вывести не на титульный лист книга учета движения трудовых книжек, а с обратной стороны, к внутренней стороне задней обложки и поставить на них сургучную печать или пломбу.

Печать из сургуча – сложный вариант, так как обладает очевидно выраженными недостатками: является сложной в изготовлении, объёмной, но в то же время хрупкой и ломкой. Вид пломбы, которым необходимо «запечатать» журнал выдачи трудовых книжек (образец), законодательно не установлен, поэтому это можно сделать с помощью того вида пломбы, который удобен вам. Главная задача пломбы (как и печати из сургуча) – защита от доступа посторонних лиц в журнал движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже), в частности, для того чтобы удалить, выкрасть или заменить ее страницы. Самым простым вариантом является бумажная пломба: концы нити необходимо закрепить и аккуратно приклеить небольшим листом бумаги, поставить печать (это необязательно: можно поставить печать в случае, если она есть в наличии у предпринимателя).

Так как книга регистрации трудовых книжек используется в компании длительное время, то можно предусмотреть другие варианты пломбы: пластиковая, металлическая, пленочная. Выбор пломбирования остается на усмотрение работодателя.

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек? Финальную подпись на книге ставит именно руководитель предприятия, а не работник кадрового отдела. Заверительная подпись должна содержать в себе сведения о количестве листов в книге, написанное числовым значением и прописью, должность подписанта, ФИО и подпись. Подпись в журнал регистрации трудовых книжек (образец): «В книге пронумеровано и прошнуровано 130 (сто тридцать) листов. Директор Назаров Д.В. (подпись)».

Ответственность за отсутствие книги

Работодателям следует иметь ввиду: если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует или неправильно оформлена, то это является нарушением требований трудового законодательства, за которое работодателя могут привлечь к ответственности (в частности, административной).

Во избежание проблем необходимо журнал ведения трудовых книжек скачать, пронумеровать, прошить, опломбировать. Если у вас в компании была книга учета, но велась она не по установленной законодательством форме, необходимо это исправить: скачать бланк книги учета трудовых книжек, перенести туда все сведения о движении трудовых книжек в компании. В дальнейшем работодателю необходимо вести книгу по установленной законодательством форме и придерживаться порядка ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.