Объяснительная о нарушении сроков исполнения документов. Объяснительная по факту выявленных нарушений

Объяснительная записка

10.07.2017 года №41
О допущении простоя оборудования

Я, Клячуковский Эльдар Романович, допустил простой оборудования на своём участке производства, так как во время поломки оборудования я отсутствовал на своём рабочем месте по причине совещания у начальника цеха Молжонкина П.Э. Мой помощник не смог починить аппарат. И поэтому дожидался меня.

Инженер цеха № 12 (подпись) Клячуковский Эльдар Романович

Ошибка в документах

Наиболее «популярная» ошибка на работе, это неправильное и неграмотное заполнение документов. Это может произойти как по вине человека, так и по вине машины – например, компьютера.

Если виновен сотрудник, то этой причиной может быть его усталость или загруженность в день допущения ошибки. Например, работник завысил цены в товарной накладной и счёт-фактуре для покупателя. Следствием такой ошибки стало то, что отгруженный товар вернулся обратно к продавцу, а покупатель отказался его оплачивать, так как увидел неправильные цены.
Виноватой признана бухгалтер. А причиной такой ошибки может быть то, что сотрудница, в обязанности которой и входило оформление бумаг на отгрузку товара, ушла в отпуск, а свои обязанности переложила на виновного бухгалтера, который не имел должного опыта работы в данной сфере.

Такая ошибка не приведёт к дисциплинарному взысканию со стороны работодателя, но может повлиять, например, на распределение премии между сотрудниками бухгалтерской службы.

Каждый работник — это, прежде всего, живой человек, которому свойственно ошибаться. Если в работе допущена ошибка, не стоит опускать руки и ждать увольнения, нужно попытаться оправдать себя перед начальством, объяснив причины ошибки в письменном виде посредством объяснительной записки.

В любом случае, работодатель не сможет применить к работнику дисциплинарное взыскание (уволить его, объявить выговор или замечание) без письменного объяснения работника. Хорошо, если причина ошибки не связана с преднамеренными действиями работника, в противном случае оправдать свое поведение будет сложно.

Объяснительную записку должен написать сам виновный работник. Оформить ее можно на любом чистом листе бумаги, особых требований к документу ну предъявляется, составляется текст в свободной форме. Объяснительная об ошибке в работе прикладывается к прочим документам, направляемым руководителю на рассмотрение. В числе этих документов докладная записка начальника подразделения, прочие документы, подтверждающие ошибку — акты и иная документация.

На основании полученных документов и объяснения работника руководитель принимает решение о необходимости наказания и степени этого наказания. Если такое решение было все-таки принято, то составляется приказ о дисциплинарном взыскании.

Как написать объяснительную об ошибке в работе?

Правильно оформленный текст должен содержать сведения о лице, которому адресуются объяснения работника (руководитель организации), а также сведения об авторе записки.

После заголовка, который располагают по центру или с левого края листа пишется сам текст объяснительной.

Строгих требований к тексту не предъявляется, однако нужно понимать, что документ будет читать руководство компании, а потому нужно придерживаться делового стиля написания, избегать неуместных шуток и вольных выражений.

Писать лучше кратко, слишком подробная история может вызвать много дополнительных вопросов, чем больше текст, тем больше шансов написать в нем что-то не то, что может расположить руководителя против автора объяснительной записки.

Обычно сначала в тексте пишется описание ситуации, последствия, которые она имела, после чего указываются причины случившегося и слова раскаяния, если это уместно.

В описание нужно включить дату, когда произошло событие, название подразделения, суть ошибки — что именно сделал или не сделал работник.

Если ситуация имела последствия для других работников, организации, клиентов, имущества компании, то это нужно указать. Лучше писать честно, не уменьшая последствий. Руководитель, конечно, узнает масштабы случившегося, но версия работника очень важна для того, чтобы понять степень его вины.

Основная и самая важная часть объяснительной записки — это описание причины ошибки в работе. Самый главный совет — не обманывать, не сваливать свою вину на других, не обвинять в ошибке других работников (если в том нет их вины). Если работник действительно не виноват, то можно просто написать правду. Что делать, если работник действительно допустил ошибку по своей вине?

Как правило, причиной ошибки выступает невнимательность работника. Если это действительно так, то можно немного снизить степень своей вины, признав свою невнимательность и объяснив ее. Например, напарник болеет и приходится выполнять двойную работу за себя и напарника. Конечно, усталость накопилась и допущена ошибка. Причиной ошибки по невнимательности можно назвать большую загруженность на работе, большой поток клиентов, болезнь, неприятности на работе или личной жизни.

Конечно, все эти причины не снимают вины с работника, но располагают руководство к этому работнику более лояльно.

Если работник в объяснительной записке признает вину в допущенной ошибке, то в конце нужно высказать слова раскаяния и обещания избегать таких ошибок в будущем.

Записка подписывается, ставится текущая дата, после чего документ передается по назначению.

Скачать образец бесплатно

Объяснительная записка об ошибке в работе образец — .

26.02.2017

Что такое объяснительная записка, в каких ситуациях нужно писать объяснительную, как правильно оформлять, для каких целей служит этот документ? Кому подается объяснительная записка и вопросы, которые могут возникать в определенных ситуациях?

Об объяснительной записке

Объяснительная записка представляет собой документ справочного либо информационного характера. В соответствии с положениями ТК перед вынесением решения о привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности работодателю надлежит взять с него объяснение в письменной форме.

Условно документ может носить пояснительный и оправдательный характер, в каждом конкретном случае используется тот или иной его вид (все зависит от степени тяжести проступка).

Объяснительная записка может потребоваться при различных обстоятельствах, возникающих на рабочем месте для дальнейшего представления ее вышестоящему должностному лицу. Составляется документ по распоряжению последнего, либо по инициативе сотрудника в целях получения объективной информации о допущенном проступке.

Объяснительная записка содержит в себе указание на:

• все обстоятельства нарушения;
• оценку ситуации сотрудником, допустившим какое-либо нарушение (опоздание, неисполнение должностных обязанностей и т.п.);
• причину, по которой проступок был допущен и т.д.

Составляется объяснительная записка на бумажном носителе на имя лица, затребовавшего ее. Обязательной ее формы законодателем не предусматривается, но в ряде компаний разработаны типовые формы такого документа.

Важно

Сотрудник вправе отказаться от написания объяснительной, что не несет за собой для него правовых последствий.

Акт об отказе писать объяснительную записку

В ситуациях, когда объяснительная записка не написана (при отказе от ее написания), работодателем составляется соответствующий акт.

В нем следует отразить:

• наименование (Акт об отказе писать объяснительную );
• данные о сотруднике («отказнике»), с указанием его инициалов, должности, наименования предприятия/организации;
• данные о лицах (не менее 2-х), присутствующих при составлении акта с указанием их ФИО и должностей;
• описание ситуации, ставшей основанием для требования объяснений с работника-нарушителя со ссылкой на статьи ТК РФ;
• иные сведения, например, когда сотрудником дано объяснение своего отказа от написания записки, то этот факт требует отражения в акте;
• дата составления документа;
• подпись лица, составившего его.

На написание объяснительной работнику дается 2 дня (рабочих), в противном случае составляется упомянутый акт об отказе, на основании которого к нему могу применяться меры дисциплинарного воздействия.

Как написать объяснительную записку

Не все знают, как написать объяснительную записку в случае допущения нарушений трудового распорядка, невыполнения рабочего задания, распоряжений руководства и т.п., хотя особых стандартов для нее не предусмотрено.

Как правильно написать объяснительную записку ? Для этого следует руководствоваться определенными правилами, среди которых:

• написание документа от 1-го лица;
• соблюдение делового стиля изложения;
• краткость, логичность, достоверность, последовательность излагаемой информации.

Заверяется объяснение личной подписью сотрудника, допустившего проступок, и проставляется дата написания таковой. На ее основании руководитель должен принять решение о наложении дисциплинарного взыскания или в отказе от такового.

На специализированных сайтах можно найти пример объяснительной записки или скачать ее образец, на который можно ориентироваться при составлении документа.

Верно изложенная в нем информация нередко позволяет избежать наложения дисциплинарного взыскания.

Полезно узнать, какой , если вы решили уволиться?

1. Прежде всего необходимо знать законы,а так же свои права и обязанности.
Факт написания объяснительной может явиться подтверждением Вашей вины.Если Вы не видите в своих действиях ничего предосудительного, из-за чего руководитель унижает и провоцирует,требует объяснительную.Вы должны решить для себя,что именно Вы хотели бы от войны со своей начальницей.
Вы решили довести дело до суда,тогда имейте в виду,что Ваш отказ от дачи объяснения по поводу совершенных действий не может расцениваться как дисциплинарный проступок.
Согласно ч.1 ст. 193 ТК РФ обязанность по истребованию объяснения в письменной форме по поводу действий, совершенных работником, до применения к нему дисциплинарного взыскания лежит на работодателе.
Если работник отказывается написать объяснительную составляется акт.
Руководство не вправе расценивать отказ работника в даче объяснений как нарушение служебной дисциплины.

2.Будет не лишним посоветоваться с юристом,возможно и с коллегами,если среди них есть друзья или хотя бы сочувствующие.Пишите объяснительную без эмоций,идеальная объяснительная не может превышать один лист А4.

3.Пишите объяснительную по классическому стандарту:
"_____ числа,______ месяца______года произошло то-то и то–то.
Я, ФИО, по данному происшествию,могу пояснить следующее______________

4.Пишите обычным канцелярским языком,который не допускает двоякого истолкования описываемых событий. Если Вы сложившейся ситуации не считаете себя невиноватой,можно использовать проверенное выражение:-"В создавшейся ситуации,действовала в соответствии со сложившейся обстановкой".

5.Не пишите объяснительные от руки,комиссия по трудовым спорам,да и руководство организации,обычно не любят разбирать каракули.Впрочем даже если у Вас хороший почерк,он может выдавать волнение или попросту кривили душой.Поверьте,это несложно,человек волнующийся (а вы ведь волнуетесь,когда пишете объяснительные?)забывает следить за ровностью строки и красотой букв.

6. Изложите факты сухо,как бы со стороны.Используйте синонимы и их добавочные значения. Нельзя говорить (опоздала),следует говорить(задержалась),это два разных слова для объяснительных. Опоздание - дисциплинарный проступок.
Задержался - по сути то же самое, но звучит гораздо безобиднее.

7.Если в проступке,который вменяют именно Вам,виновен кто-то другой,старайтесь как можно сдержаннее изложить свое мнение и быть объективны,сдержанно изложите причины, по которым произошел инцидент.Если где-то в душе,Вы все-таки готовы признать свою вину,признавайте и в дальнейшем не жалейте об этом.

8.Никогда не врите и не оправдывайтесь.
Помните,объяснительная,это не конец Вашей жизни и не всегда может явиться концом карьеры,в данной организации.
Самое основное,предположите,сможете ли Вы обратить все сказанное,в объяснительной,себе на пользу.
Сможете даже подать заявление руководству с просьбой устранить отмеченные начальником недостатки.

Полезная информация:
Как оформить докладную (объяснительную) записку?
ссылка

Сейчас мы поговорим о разнообразных реальных ситуациях, которые могут возникнуть в организации, если возникнет просьба . По указанной ссылке вы сможете прочесть о том, каковы правила составления объяснительных записок, там также приведена ее форма. В данной же статье мы предложим вам несколько примеров объяснительных записок. Однако имейте в виду, что в организации может возникнуть и такая ситуация, когда потребуется дополнительная юридическая консультация.

Ситуация 1

Если в том или ином случае вам требуется составить объяснительную записку, то при ее написании излагайте все обстоятельства. Вам необходимо продемонстрировать, что организация делает все, что в ее силах. Если дело обстоит так, что дела пошли плохо не по вашей вине, например, еще до вашего поступления на работу в данную фирму, то следует показать, что на исправление ситуации потребуется определенное время.

«Я работаю в отделе маркетинга и договоров одной сотовой компании на протяжении четырех месяцев. По работе мне приходится ездить по объектам, на которых установлены антенны и мачты нашей компании, а также приходится заниматься договорами. У нашей фирмы есть и такие объекты, договора по которым отсутствуют уже более трех лет, то есть задолго до того, как я пришла на эту работу.

И ситуация сложилась таким образом, что мне необходимо написать объяснительную записку, почему договор до сих пор не оформлен, и почему имеется такой штраф от Минфина. Посоветуйте, как поступить? Ведь я только-только сумела добраться до этих объектов, так как до этого пришлось заниматься другими объектами, сроки у которых также давно прошли.»

«Я, (ФИО), работаю в компании с 27.04.2014. Согласно должностной инструкции от 27.24.2014 я занимаюсь оформлением договоров на установку объектов. В настоящее время мною было оформлено 65 договоров на объекты, которые были вновь введены в эксплуатацию. Однако в организации имеются объекты, договоры на которые не были заключены более 3-х лет. Часть таких договоров на сегодняшний день уже оформлена мной, но в связи с большим количеством объектов и их удаленностью я не успела подготовить к подписанию все договоры, в том числе …»

Ситуация 2

Когда против вас выдвигают беспочвенные обвинения, вам обязательно следует защищаться: «Я не виновен в поломке устройства. Считаю необходимым отметить, что данное устройство часто используется в работе… Так как виновные в поломке не были установлены, прошу не удерживать из зарплаты стоимость…»

Не исключено, что у вас есть свидетели, в таком случае следует использовать такие обороты как: «Мои слова может/могут подтвердить ФИО», также могут быть использованы показания камер видеонаблюдения и т.п. При наличии смягчающих обстоятельств можно использовать такие фразы: «В связи с происшествием я находился в шоковом состоянии», «Были сломаны в результате аварии водопровода» и т.д.

Возможно для вас будет выгоднее при описании происшедшего случая, умолчать о тех или иных деталей, особенно, если детали не имеют большого значения и не оказывают влияния на объективность оценки ситуации.

«09.06.2014 мне пришлось отправиться по работе в однодневную командировку в Ростов-на-Дону, а уже на следующий день необходимо было выйти на работу. В 15:00 я освободился и отправился на автовокзал, однако по дороге у меня начались желудочные колики, и у меня резко ухудшилось самочувствие. Пришлось обращаться за медицинской помощью. Когда мое состояние улучшилось, было уже 20:00, я снова поехал на автовокзал, но оказалось, что предпоследний автобус ушел в 19:45. Я стал дожидаться автобуса, который должен был отправиться в 21.45, но его отменили. Добраться обратно было больше не на чем. Тогда я позвонил начальнику своей группы, объяснил ситуацию и договорился, чтобы на следующий рабочий день меня подменили.

Сейчас директор нашей компании требует объяснительную, но я не знаю, как ее правильно составить и не представляю, к кому можно обратиться за помощью в этом вопросе. Не хочу упоминать о своих проблемах со здоровьем, так как это может послужить причиной для моего увольнения. Пожалуйста, подскажите, как мне поступить...»

Так как объяснительная записка предполагает изложение всех обстоятельств происшествия в свободной форме, то так и поступайте. Вам не обязательно рассказывать о своем состоянии здоровья, в данном случае достаточно будет сослаться на отмену автобуса, на который уже был куплен билет.

Ситуация 3

Что делать, если во время рабочего процесса ваши эмоции зашкаливают, и вы понимаете, что немного перегнули палку и перешли на личности? Не стоит отрицать очевидное. Однако, вы всегда можете немного смягчить факты и представить ситуацию таким образом, чтобы вызвать к себе симпатию.

«Помогите, пожалуйста, правильно составить объяснительную и вместе с ней встречную докладную записку. Дело обстоит так. В нашей фирме задерживают выплату зарплаты, и в этой ситуации заместитель руководителя старается спровоцировать работников на нарушение дисциплины, бунт и невыход на рабочие места. Ведя с сотрудниками провокационные разговоры, она получает их мнения о ситуации, а затем передает их руководителю организации. В ответ на такое поведение я сказала, что она иуда и предательница. В результате зам написала докладную, в которой обвинила меня в нарушении субординации и трудовой дисциплины, а также в оскорблении.»

«Заместитель директора Иртеньева Г.П. систематически подстрекает сотрудников компании к невыходу на рабочие места из-за задержки заработной платы, а также занимается доносами на коллег. В результате таких действий 16.10.2014 у нас с ней возник конфликт, в ходе которого я откровенно высказала ей свое мнение на ее счет, назвав ее предательницей. Иных оскорбительных выражений в адрес Иртеньвой Г.П. я не допускала, нарушений трудовой дисциплины также не было. Считаю, что у меня есть право на высказывание собственного мнения.»

Еще одним вариантом самозащиты в подобных ситуациях может стать контратака. Однако следует понимать, что использование откровенной лжи здесь недопустимо. Например: «В докладной записке (далее следует должность и ФИО заявителя) ситуация представлена в искаженном виде…», «Кроме того, ФИО повысила тон до крика в разговоре со мной и в оскорбительной форме назвала меня некомпетентной (сказала, что в этой фирме любой человек умнее меня). В такой ситуации я не смогла сдержаться, также повысила тон и высказала свое мнение о ней».

Можем привести еще один пример подобной объяснительной записки: «Однако техник прибыл на место только через 1 час 10 минут после вызова, из-за чего я не сдержался и на повышенных тонах высказал свое мнение, о его халатном отношении к работе».

Ситуация 4

Не стоит отрицать, если вы допустили просчет. Вам следует попытаться обрисовать те трудности, с которыми вам пришлось столкнуться. Не нужно понапрасну принижать себя, ведь у каждого есть право ошибаться. Тем более, нет никакой уверенности, что другой человек справился бы лучше вас. Кроме того, другого сотрудника надо еще найти: пройти собеседования, подобрать человека, подходящего по квалификации, опыту и уровню заработной платы. А значит, ваша ошибка не означает, что вы будете сразу же уволены или подвергнуты строгим дисциплинарным взысканиям.

«Работаю в кредитном отделе банка. В связи с большой загруженностью и образовавшимся беспорядком на рабочем столе, не смогла вовремя отправить заявку. Это привело к тому, что клиенты на меня написали жалобу. Руководство требует объяснительную. Что мне лучше написать в ней? Как правильно объяснить, что я просто не смогла справиться со своими обязанностями, так как имею еще очень небольшой опыт и была в тот день сильно загружена работой?»

«Я, (ФИО), работаю в кредитном отделе банка с 22.07.2014. До этого момента не имела опыта работы с кредитной документацией. Мои должностные обязанности включают: (здесь идет перечисление). Документооборот составляет в среднем 200 документов день.

Так как я имею небольшой опыт работы и была очень загружена 05.08.2014, я не справилась со своими должностными обязанностями. В связи с этими причинами заявка на кредит №… от 05.08.2014 была отправлена с нарушениями установленных сроков...»

«Прошу помочь правильно сформулировать объяснительную записку. Я занимаю должность старшего специалиста в Фонде ОМС. Одна медицинская организация допустила ошибку в своем годовом отчете, а я ее не заметила. Теперь руководство требует от меня объяснительную...»

Ситуация 6

Как поступить, если вы допустили нарушение, и вас на этом поймали? Конечно, нужно признать свою вину и дать обещание не допускать в будущем подобного поведения. Такая тактика хорошо сработает, если это был единичный случай, а не постоянное злоупотребление.

«В нашей фирме разрешается выходить в Интернет только по рабочим вопросам. Периодически, когда я мало загружен по работе, посещал несколько сайтов и форумов на тематики ремонта и автомобилей. От руководства пришел список ресурсов, на которые я заходил, и попросили предъявить объяснительную записку, почему я несанкционированно использовал корпоративный Интернет в личных целях. Как написать ее правильно?»

Если вас поймали с поличным и предъявили список нарушений, вам остается лишь покаяться. Сделать это можно в такой форме: «Признаю, что периодически пользовался корпоративным Интернетом по личной необходимости. Обязуюсь впредь не делать этого, а также прошу не подвергать меня каким-либо дисциплинарным взысканиям».

Ситуация 7

Если ваш непосредственный начальник поддерживает вас и находится на вашей стороне, вам необходимо написать что-то нейтральное и удовлетворяющее другие службы/отделы.

«Я работаю инженером-технологом на производственном предприятии, на проходной у меня изъяли личный пропуск, так как у него истек срок действия. Мой руководитель требует, чтобы я составил «грамотную» объяснительную записку для службы безопасности. Посоветуйте, что написать...»

«Я, (ФИО), не продлил личный пропуск в должный срок по причине …».

Причины могут быть указаны различные: командировка, больничный отпуск, а также аналогичные причины у лица, который занимается продлением пропусков. Может быть и так, что вы обращались за продлением пропуска, однако ответственный сотрудник был в тот момент сильно загружен (в связи с установкой новой аппаратуры, подготовкой отчетов и т.п.), и вас попросили подойти в другой раз.

Ситуация 8

Если вы планируете проявить инициативу и предполагаете получение управленческого решения от своего руководства, для того чтобы внести какие-либо изменения в производственный процесс или улучшить нестабильную ситуацию, то необходимо будет .

«Пожалуйста, помогите написать докладную записку, я даже не знаю, на чей адрес ее составлять. Дело обстоит так. Меня назначили на объект ответственным за разгрузку железнодорожных вагонов. Столкнулся там с нарушениями ТБ по инструкции, регламентирующей разгрузку вагонов. Происходит сверхнормативное складирование материала, сама площадка не посыпается противогололедными веществами, рабочие мерзнут, так как они не утеплены, как требует инструкция. Работа производится даже во время тумана, хотя инструкция запрещает это. Однако начальник охраны труда утверждает, что не имеет права останавливать производство...»

Вам следует обратиться в своей докладной записке непосредственно к руководителю вашей компании. Сделать это можно следующим образом: «Довожу до вашего сведения, что на объекте X железнодорожные вагоны разгружаются с нарушением инструкции по технике безопасности… и пр.». Затем вы можете описать сложившуюся ситуацию аналогично тому, как изложили в своем запросе.

Естественно, жизненные обстоятельства и рабочие ситуации весьма многообразны, а потому предусмотреть каждый случай невозможно, как и невозможно найти готовый образец документа на любой запрос. Однако, мы надеемся, что благодаря приведенным примерам объяснительной записки, вы получите практическую пользу для себя и в будущем сможете справиться с самыми разнообразными ситуациями.