Сверхнормативные расходы на оплату суточных. Сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами

19.04.2018Рубрика: Налоги

Сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами при определенных условиях. Что это за условия и можно ли не удерживать взносы со сверхнормативных суточных, рассмотрим в данной статье.

Суточные — что это?

Служебная командировка — это выполнение служебного задания работником вне места его работы и жительства в течение определенного времени (ст. 166 ТК РФ). Если же деятельность работника связана с разъездами, он находится постоянно в пути, его поездки командировками не считаются. При направлении сотрудника в командировку работодатель должен обеспечить сохранность его места работы и среднего заработка.

Обязательно должны быть возмещены следующие издержки (ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

доставка до места выполнения служебного задания;
аренда жилья;
суточные — сопутствующие расходы по проживанию;
другие издержки, которые были произведены сотрудником, находившимся в командировке, по согласованию с руководителем предприятия.

Исходя из вышесказанного, суточные являются сопутствующими расходами, которые были произведены сотрудником, находившимся в командировке. Однако какие именно издержки имеются в виду, в ТК РФ не поясняется. А вот в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС05-151 понятие «суточные» связано не только с осуществлением работником заданий, поставленных работодателем, вне места работы, но и с проживанием сотрудника во время выполнения задания.

Понятие сверхнормативных суточных

Суточные, суммы которых превышают:

700 руб. в день на территории РФ,
2 500 руб. в день вне территории РФ,

являются сверхнормативными; их обязательно необходимо подтвердить и обосновать первичными документами. Однако эти суммы учитываются только для расчета НДФЛ.

Что же касается взносов, предприятие само должно составить документ, регламентирующий процесс выплаты и нормируемые суммы расходов по командировкам. Например, можно составить и утвердить регламент или положение по командировкам, где организация сама имеет возможность определить нормы расходов на командировки. Принятые и утвержденные суммы расходов в регламенте по командировкам принимаются к учету при определении финансового результата предприятия и в итоге при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Обращаем внимание на то, что с утвержденных размеров суточных взносы начислять не нужно (ч. 2 ст. 9 закона № 212-ФЗ).

Когда суточные облагаются страховыми взносами?

Начисление страховых взносов должно осуществляться на все выплаты, которые производятся физлицам, и вознаграждения также к ним относятся (ч. 1 ст. 7 закона № 212-ФЗ).

С суточных, выплаченных сотрудникам свыше предусмотренных норм, должны быть начислены взносы (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

К командировкам длительностью менее одного дня эта норма не относится. По этому поводу имеется два мнения.

ФСС считает, что суммы, которые выдаются на командировки длительностью менее одних суток, должны облагаться взносами. Об этом можно прочитать в письмах ФСС РФ от 02.07.2013 № 15-03-14/05-6357 и Минтруда РФ от 01.04.2015 № 17-3/В-156. А вот мнение ВАС РФ таково, что сопутствующие расходы по командировкам, согласованные с руководством предприятия, являются компенсационными выплатами и взносами не облагаются (определение ВАС РФ от 14.06.2013 № ВАС-7017/13, постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 04.03.2015 № Ф04-15458/2015 по делу № А27-18975/2013 и Арбитражного суда Центрального округа от 31.10.2014 по делу № А48-770/2014).

Поэтому в данном случае следует понимать, что при неначислении страховых взносов с сумм по однодневным командировкам существует риск возникновения споров с проверяющими инспекторами в процессе прохождения проверки. А отстаивать свое мнение вам, возможно, придется в суде.

Сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами так же, как и подоходным налогом. Однако нормы суточных различаются для начисления НДФЛ и для начисления страховых взносов. Более того, при определенных обстоятельствах взносы вовсе не нужно начислять, даже если выплаченные суточные превышают норму.

Когда работнику полагаются суточные?

Работнику необходимо выплачивать суточные при направлении его в служебную командировку. Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ командировкой считается выполнение сотрудником служебного поручения за пределами основного места работы, то есть места расположения организации-работодателя, указанного в трудовом договоре. Если в трудовом договоре прописан разъездной тип работы, то в таком случае суточные начислять сотруднику не нужно. Также нет необходимости выплачивать суточные, если срок командировки укладывается в 1 день. Если в перечисленных случаях компания все же решила оформить выплату суточных, сумму нужно обложить и НДФЛ, и страховыми взносами.

В суточные не входит оплата проезда, проживания, дополнительных затрат, понесенных в связи с выполнением служебного задания (например, аренда конференц-зала, траты на сотовую связь). Оплата суточных предполагает оплату расходов, связанных с проживанием сотрудника в течение командировки, например затраты на питание. Причем подтверждать документально суточные не требуется (письмо Минфина от 01.04.2010 № 03-03-06/1/20). Таким образом, чеки из кафе собирать не придется, если, конечно, это не представительские расходы.

Что понимают под нормой суточных?

Понятие нормы суточных используют только в целях начисления НДФЛ. В настоящий момент установлены размеры выплат, освобожденные от обложения подоходным налогом:

в пределах страны - 700 руб. в день;
за рубежом - 2 500 руб. в день.

Если размер суточных превышает установленный размер, на разницу нужно начислить НДФЛ.

В целом организация не имеет ограничений по установлению тарифов суточных, более того, размеры можно ранжировать в зависимости от категории работников. Главное - решение об установленном размере суточных закрепить во внутренних организационных документах, например, в положении о командировках или в коллективном договоре. При надлежащем утверждении размера суточных в локальных нормативных документах организация вправе отнести всю сумму суточных на расходы для уменьшения базы по налогу на прибыль.

Нужно ли облагать суточные взносами?

Согласно ч. 2 ст. 9 закона «О страховых взносах…» от 24.07.2009 № 212-ФЗ суточные не должны облагаться страховыми взносами. Контролирующие органы считают, что суточные облагаются страховыми взносами , если их размер не соответствует нормам, установленным во внутренних документах организации (письмо ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260, письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). Если же необходимо выплатить суточные больше нормы, то в положении о командировках следует указать, что в некоторых случаях сумма суточных может быть увеличена, а также отдельно прописать размер в приказе на конкретную командировку.

Однако такой регламент прекратит свое действие с 2017 года. Так как бразды правления над администрированием страховых взносов берет в свои руки ФНС, то и правила будут установлены в более строгом порядке. В частности, начисление страховых взносов на суточные будет происходить аналогичным образом, что и начисление НДФЛ. То есть от обложения будут освобождены только суммы в пределах 700 и 2 500 руб. (в зависимости от места назначения командировки).

Командировка длится меньше суток - начислять ли взносы?

Если командировка продолжается меньше 1 дня, то на суммы, выданные сотруднику в таких случаях, должны быть начислены взносы. Такое мнение выразили чиновники (письма ФСС от 02.07.2013 № 15-03-14/05-6357 и Минтруда РФ от 01.04.2015 № 17-3/В-156). Однако суды его не разделяют (определение ВАС РФ от 14.06.2013 № ВАС-7017/13, постановление Арбитражного суда ЗСО от 04.03.2015 № Ф04-15458/2015 по делу № А27-18975/2013), обосновывая это тем, что данные суммы являются компенсацией работнику расходов, которые он может понести во время командировки и, следовательно, взносами не облагаются.

Начислять или не начислять взносы в подобных случаях, решает каждая компания самостоятельно. Но, принимая второе решение, нужно быть готовым к тому, что аргументировать свою позицию, возможно, придется в суде.

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

700 рублей за день нахождения в командировке в России;
2500 рублей за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ.

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217 и статьи 210 Налогового кодекса РФ.

Допустим, организация выплатила сотруднику сверхнормативные суточные. Тогда у сотрудника возникает доход для целей НДФЛ.

Доход признается на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, после возвращения сотрудника из командировки. НДФЛ удержите при ближайшей выплате дохода сотруднику – например, зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты дохода сотруднику (под. 3 п. 1 ст. 223, п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ).

Отдельно скажем про загранкомандировки. Возможны два варианта.

Вариант № 1
Суточные выданы в валюте

Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, пересчитайте выплаченную сумму в рубли по курсу Банка России. Сделайте это на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Если доход есть, удержите НДФЛ (письмо Минфина России от 21.01.2016 № 03-04-06/2002).

Вариант № 2
Суточные выданы в рублях

Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, курс валюты на конец месяца не важен. Используйте фактически полученную сотрудником сумму.

Если доход есть, признайте его на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет. А при ближайшей выплате сотруднику денег удержите НДФЛ (письмо Минфина России от 09.02.2016 № 03-04-06/6531).

Обратите внимание

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы размер выплаченных суточных не влияет.

Страховые взносы

При расчете взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний суточные не учитываются, если они:

предусмотрены действующим законодательством;
выплачиваются в пределах норм, которые установлены в соответствии с действующим законодательством.

Обязанность организации выплачивать суточные предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Эта же статья обязывает работодателей закрепить порядок и размеры (нормы) суточных в коллективном договоре или других внутренних документах.

Таким образом, суточные в размере, предусмотренном внутренними документами, освобождаются от обложения страховыми взносами. С суточных, размер которых превышает установленные нормы, взносы нужно начислить.

Исключением из этого правила являются выплаты членам экипажей судов загранплавания взамен суточных. На такие суммы начисляют страховые взносы вне зависимости от того, предусмотрены они внутренними документами организации или нет (подп. «и» п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

Расходы в виде суточных подтвердите авансовым отчетом и документами, которые оформляют при направлении в командировку. Чеки и квитанции о том, на какие цели сотрудник потратил деньги во время поездки, не нужны (письмо Минфина России от 11.12.2015 г. № 03-03-06/2/72711).

По общему правилу при методе начисления суточные признавайте в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты. Однако при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных можно только после того, как сотрудник представит авансовый отчет. Поэтому расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Приказом руководителя организации суточные по командировкам в Чехию установлены в размере 800 чешских крон в день. Суточные при командировках по России организация выплачивает из расчета 700 руб. в день.

За время командировки работнику начислили суточные:

– за 2 дня пребывания в Чехии – в размере 1600 крон (800 CZK/дн. × 2 дн.);
– за 1 день возврата в Россию – 700 руб.

Всю сумму суточных бухгалтер включил в расходы при расчете налога на прибыль: 1600 CZK × 2,7143 руб./CZK + 700 руб. = 5042,88 руб.

При расчете налоговой базы по НДФЛ за январь бухгалтер не учитывал суточные, так как их размер не превышает:

– по командировкам по России – 700 руб. в день (700 руб. = 700 руб.);
– по командировкам в Чехию – 2500 руб. в день ((800 CZK × 2,7143 руб./CZK)

При этом предельный размер суточных по загранкомандировкам бухгалтер рассчитал, исходя из курса, действующего на дату оплаты суточных.

Бухгалтер не включил суточные в облагаемую базу по взносам на обязательное пенсионное страхование и взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Упрощенка

Налоговую базу организаций на «упрощенке», которые платят единый налог с доходов, суточные не уменьшат. При расчете единого налога такие организации вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на «упрощенке» с объектом «доходы минус расходы» могут учесть суточные в составе расходов, уменьшающих налоговую базу (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Включайте их в состав расходов в размере (как фиксированном, так и по фактическим расходам), предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, положением об оплате труда, положением о командировках и т. п.